デジタルトランザクション管理：非実体化できるすべてのドキュメント

「デジタルトランスフォーメーション」という用語は、最も多様な分野や文脈で、どこでも繰り返される表現です。 それはまた、実質的には運用上の意味のないスローガンでもあります。

それどころか、どんなビジネスも操作性の領域であり、そうでなければなりません。 したがって、デジタル革命は、あらゆるレベルで、常に具体的なプロセスの改善、簡素化、節約、機会の拡大、および企業内の精神の真の変化につながる必要があります。 言い換えれば、「デジタルトランスフォーメーション」は「デジタル成熟」にならなければなりません。

そして、この成熟期における基本的で非常に具体的で不可欠なステップは、デジタルトランザクション管理（DTM）システムです。

DTMは、ドキュメントベースのトランザクションをデジタルで、およびクラウドコンピューティングを介して管理するために構築された、非常に多様なカテゴリのサービスです。

ご想像のとおり、この分野は確かに広大です。電子取引から文書の転送（社内外）まで。 認証、認証、および非実体化されたアーカイブから; 電子署名から、「否認防止」の法的側面、企業とクライアント間の共同閲覧など、さまざまなものがあります。

「 DTMソリューションのおかげでどのドキュメントをデジタル化できますか？」という質問に対する答えは、非常に簡単です。「潜在的にすべてのドキュメント」です。

ただし、この投稿では、企業の日常業務とその運用フローの中心であり、可能な限り広い範囲をカバーしていると思われる3つの特定の領域を分離することにしました。 ドキュメントのアーカイブ、認証、電子署名、そして最後に、 HR部門内の内部ドキュメントフローに関連するすべてのものを指します。

すぐに言いましょう。これらは、重複と統合の多くのポイントを持つ3つの決定的な側面です（デジタル化について話すときは常に覚えておく必要のある用語です！）。

ただし、これら3つのポイントを分析する前に、デジタルトランザクション管理が提供するメリットとメリットを簡単に確認しましょう。 それが次のセクションで行うことです。

デジタルトランザクション管理のメリット

DTMシステムのより広範な実装から生じる多くの利点と機会があります。 いくつかの主要なポイントの周りにそれらを集めましょう：

1.コスト削減：印刷、郵送、アーカイブ、および認証のコスト（および関連する人員）の削減のおかげです。

2.時間の節約：アナログからデジタルへの切り替えに関しては直感的な側面です。 たとえば、メールで契約書を送信して署名することと、代わりにデジタルでリモートで契約書に署名することの違いを考えてみてください。 注意：時間の節約は、会社とその従業員だけでなく、顧客にとっても重要です。これは、評判、顧客体験、および忠誠心に関して非常に重要です。

3.セキュリティの強化：DTMを使用すると、物理的なドキュメントの保存、転送中の損失または損傷、操作、および一般的なデータの漏洩または損失に関連するリスクが軽減されます。 すべてが常に完全に追跡可能、取得可能、検証可能であり、迅速かつ直感的です。 もちろん、これはインフラストラクチャがクラウドベースの場合に当てはまります。

4.柔軟性とスケーラビリティ：DTMシステムが常に構築されているクラウドコンピューティングアーキテクチャから直接派生する2つの機能。 これらの機能は、流動的で加速されている今日のエコシステムの課題を克服するために不可欠であり、一時的な中断やボトルネックを回避することが重要です。

5. CRMおよびCCMシステムとの統合：これは絶対的に中心的なものです。 ペーパーレス企業とは、効率が高く、無駄を減らし、コストを最適化し、運用を高速化し、内部プロセスをよりスマートにする企業です。 しかし、最も重要なことは、顧客に最高のカスタマーエクスペリエンスを提供できる会社です。

この点でDTMソリューションはどれほど重要ですか？ Forresterの委託研究の結果は、次のことを示しています。

• 契約、合意、取引の締結を断念した人の32％は、紙と手作業の手順に落胆したために断念しました（出典：docusign.co.uk）。

このセクションを、すべての本番エコシステムにおけるDTMシステムの重要性の高まりを示す別の図で締めくくりましょう。

• 2021年、世界のデジタルトランザクション管理市場は80.4億ドルと評価されました。 2022年から2030年まで、年間平均25.5％（CAGR）の成長が見込まれています（出典：grandviewresearch.com）。

約束どおり、ドキュメントのアーカイブのトピックから始めて、前述の3つの側面について説明します。

1.非実体化されたドキュメントのアーカイブ

ペーパーレス企業の出発点は、デジタルアーカイブシステムのみです。 この基盤がなければ、アーキテクチャの残りの部分は耐えられません。 ただし、注意してください。非実体化は、単純なドキュメントのデジタル化を超えた概念です。

デジタル版は完全な法的および証拠的価値を引き受けるため、電子化プロセスを通じて、紙の文書を完全に排除することができます。 私たちは、繊細で非常に重要な法的価値との違いについて話している。 非実体化されたドキュメントのアナログドキュメントに対する利点は何ですか？ 沢山あります。

繰り返しますが、それは効率と時間とお金の節約の問題です。 次に、ドキュメント全体だけでなく、ドキュメントの一部にも関連する、検索の容易さに関連する重要な側面があります（非実体化されたドキュメントに移動するプロセスが可能な限り実行されていると仮定します）。 次に、共有、即時性、マルチチャネル、および透明性に関連するすべてについて考えます。

要するに、それは非常に明白で直感的な利点のシリーズ全体です。 ただし、直接的な側面ではなく、おそらく最も決定的な側面に焦点を当てたいと思います。

非実体化されたアーカイブは、貴重なデータの鉱山に変わります。 よく言われるように、現代の企業の実物資産であるデータ。 ここでは、実際、内部プロセスの機能に関する情報、とりわけサプライヤーや顧客との関係に関する情報が保存され、いつでもすぐに利用できます。

この情報を入手し、それを自動的かつインテリジェントに解釈する方法を知り、この知識から意思決定を行うことが、効率を高め、顧客との関係を継続的に改善する秘訣です。

2.認証とデジタル署名

識別と認証は、デジタルドキュメント管理に関連するすべての前提条件です。

ここで、セキュリティ、現在の規制への準拠、および一般に準拠に関連するすべてのものが非常に重要になります。 そして、あらゆる種類のリスクを軽減すると同時に、導入されたシステムの効率を最適化するために、これらの領域を管理するために専門の会社に依存することの重要性がここに現れます。 しかし、最も普及していて不可欠なツールの1つである電子署名の周りの円を引き締めましょう。

次のようなさまざまな種類の電子署名を規制するのは、デジタル管理コードです。

• 単純な電子署名（ SES）。
• 2013年2月22日の首相令のタイトルV第55条から第61条に基づく関連技術規則に従った高度電子署名（AES）。
• 関連するAgIDガイドラインに従ったSPIDセキュアデジタルIDによる署名。
• デジタル署名または修飾された電子署名;
• CADの第25条に従って、公証人または公務員の立会いのもとで公証された署名。

過度の技術に迷わないようにしましょう。 ただし、強調したい側面が1つあります。Doxeeが提供するような電子署名サービスに依存している場合、最も明白な利点の1つは、他のデジタルトランザクション管理ソリューションとの統合の可能性です。

実際、Doxeeの電子署名サービスは、電子請求書、標準のデジタルストレージなどの他の製品だけでなく、CRMおよびCCMシステムとも簡単に統合できます。

つまり、法的要件への準拠だけではありません。 それは、規制順守と高レベルの顧客およびユーザーエクスペリエンスを組み合わせた完全なデジタルオンボーディングプロセスを構築することです。

3.内部プロセスと人事部門

ここで、分離することが不可欠であると私たちが感じるデジタルトランザクション管理ソリューションに関連する最後の側面に到達します。 非実体化されたアーカイブと関連するデジタル署名の認証の後、社内の内部ドキュメントフローに焦点を当てたいと思います。

この分野では、効率的で現代的な企業の主な目標は、雇用から関係の管理、解雇まで、さまざまな複数の形式の労働契約を紙に印刷しないことです。 しかし、それだけではありません。休暇、休暇、怪我、病気、経費の払い戻しなどの要求を含む官僚的な側面もあります。 私たちは非常に複雑でデリケートな問題について話しています。そこでは、犯罪者、予期せぬ不測の事態などのリスクが潜んでいる可能性がありますが、潜在的には時間の大幅な損失もあります。

幸いなことに、これらの内部フローの非実体化された専門的な管理は、これらのリスクを大幅に軽減し、同時に、これらの活動に費やされる時間を大幅に削減します。

ただし、非実体化されたドキュメントは、特定の避けられない要件を保証する必要があります。

• 文書自体の出所と著者の特定の識別を許可します;
• 不変性と完全性を確保する;
• 文書に関連する意志の特定の表明を、コンピューター手順を通じてその意志を表明した人（署名者または署名者と呼ばれる）に一意にリンクします。
• 署名者が署名に関連付けられているドキュメントのコンテンツを順守できるようにします（ここでも、電子署名の必須ツールが返されます）。

つまり、問題を回避するために、義務、規制、および機密性の高い手順に非常に注意深く従う必要があります。 デジタルトランザクション管理ソリューションは、これらすべてを最も安全で機敏で透過的な方法で管理するのに役立ちます。

しかし、もう一度強調しましょう。これらすべての義務とともに、押収される機会もあります。 これらの機会には、（時間とお金の）節約、効率の向上、および会社と従業員、協力者、および顧客との関係の改善が含まれます。

DoxeeのPaperlessExperience製品は、税務プロセスの非実体化のニーズと、イタリアおよびヨーロッパのコンプライアンスに関連するドキュメントを満たし、この基盤の上に構築されており、会社を完全なデジタル成熟に導くための最良の同盟国です。