契約ライフサイクル管理ソフトウェア: もう頭を悩ませる必要はありません

会社に出入りするすべてのドルは、契約に結び付けられています。

契約はほとんどの企業にとって必要悪であり、法務部門を通過させることは取引の成立を妨げます。 しかし、販売、調達、およびその他のビジネス チームは、プロセスを自動化するための専用ツールを使用していますが、法務部門は何十年もの間、昔ながらの古い Word、電子メール スレッド、およびバックアップ ドライブ (オンラインとオフラインの両方) で行き詰まりました。

これが、契約ライフサイクル管理 (CLM) ソフトウェアが解決する問題です。 CLM ツールを使用すると、契約の混乱をまとまりに変え、契約プロセスのすべての側面を 1 つのプラットフォームにまとめて、法律とビジネスの間のギャップを埋めることができます。

契約ライフサイクル管理システムは、企業がこのプロセスを自動化および合理化するのに役立ちます。 法務から企業まで、特定の契約または取引に関与するすべての人が最初から最後までつながり、関連情報に簡単にアクセスできるようにします。

契約ライフサイクル管理には専用のソフトウェアは必ずしも必要ではありませんが、現代のビジネスの複雑でペースの速い環境では、スプレッドシート、フォルダー、電子メール チェーン以上のものを必要とし、さまざまな可動部分を効果的に管理できます。

コントラクトのライフサイクルには、通常、次のフェーズで発生する多様で複雑な一連のタスクが含まれます。

1. 契約のオーサリングまたは作成
2. 契約のコラボレーションと交渉
3. 契約承認
4. 契約の執行
5. 契約の追跡、監査、および報告
6. 契約の更新または満了

従来の契約管理の落とし穴

伝統的に、法務チームは、他の部門から分離されたサイロ化された環境で作業しますが、それでもすべてのビジネス面に深く関与しています。 これにより、階層化されたコラボレーションと機能間の情報フローの混乱によりボトルネックが生じ、プロセスが非効率になります。

古いモデルを扱う法務チームは、次の課題に直面する可能性があります。

標準化の欠如

契約を作成および管理するための標準化されたプロセスとテンプレートがなければ、混乱が支配し、チームはさまざまな形式や言語で苦労することになります。 これは契約の追跡を悪夢にするだけでなく、契約条件を正確かつタイムリーに実施することを複雑にします。

割れ目から落ちてくるもの

過重労働の法務チームと混乱した契約プロセスの最大の兆候は、重要な契約の更新日や有効期限を逃したり、実行した契約を追跡するのに苦労したりして、コストのかかるエラーやコンプライアンスの欠如につながることです。

ビジネスと法的な優先事項の整合性の欠如

ビジネス チームと法務チームの間のコミュニケーション不足は、会社の優先事項との不一致につながります。 彼らは、生産的なコラボレーションなしで独立して作業することになる可能性があります。 これは誤解や遅延を引き起こし、両方のチームを苛立たせ、ビジネスに悪影響を与える可能性があります。

不十分な可視性と文書化

特定の契約を探している場合、またはそれについて詳しく知りたい場合、誰に連絡しますか? この情報はすぐに入手できますか? 契約文書を適切に維持していないと、特にビジネスが成長するにつれて、必要なときに特定の条件を見つけて参照することが難しくなります。

組織内の否定的な認識

法務部門は必要に応じて取引やパートナーシップを妨げる可能性があるため、取引の成立や法務部門との適切なコミュニケーション チャネルに関する可視性が欠如しているチームは、不満を募らせ、チーム間に距離を置く可能性があります。 すべてのチームが協力して取引を成立させ、ビジネスの成功を確保する必要があるため、法務部門に対する否定的な認識はビジネスにさらなる問題を引き起こすだけです。

従来の契約プロセスをテクノロジーで自動化

契約ライフサイクル管理を開始する最も簡単な方法は、最初にかんばんボード、プロジェクト管理ソフトウェア、オンライン ストレージ ソリューション、スプレッドシートなどのオンライン アプリケーションを使用して、組織の外観を契約リポジトリに持ち込むことです。 多くのチームは、署名の収集を自動化するために電子署名ツールも採用しています。

これは、次のものから離れるのに役立ちます。

• 個々のハード ドライブに保存されている契約などの古いプロセス
• 電子メールのスレッドをふるいにかけ、文脈上の手がかりを得る
• 更新または期限切れになる可能性のある実行済み契約の可視性の欠如
• 実行を解決するために、手動で契約書に署名してスキャンする

専用の CLM ソフトウェアを使用して、契約ライフサイクル管理を合理化し、障害を取り除くこともできます。 専用の契約管理ツールは、法務チームが反復的な手動タスクを自動化し、契約ライフサイクルのさまざまな段階に関する洞察を提供し、現在のプロセスで改善が必要な領域を特定するのに役立ちます。

チームが CLM ソリューションを必要としているかどうかを認識する方法

契約プロセスの編成に投資する前に、会社での CLM のユース ケースを調べてください。 CLM ソフトウェアも必要ですか?

法務チームが従来の契約管理の課題に苦しんでいる場合は、CLM ソリューションを採用することが最善の策かもしれません。 ここでは、現在のプロセスを把握し、自動化のニーズを特定するための簡単な演習を行います。

出典：スポットドラフト

この演習は、さまざまな CLM ソリューションを評価し、利害関係者に資金を得るよう説得する際のビジネス ケースを作成するのにも役立ちます。

CLM は法務チームだけのものではありません

契約ライフサイクル管理ソフトウェアは、主に法的なイネーブラーですが、ビジネス イネーブラーとしても機能します。 効率的な契約管理は、組織全体にメリットをもたらします。 さまざまなチームや利害関係者がさまざまな方法で CLM ソフトウェアを使用して、事前承認済みのテンプレートを使用した契約の作成から契約データと洞察の追跡まで、法務およびビジネス タスクを合理化できます。

営業チームはより迅速に商談を成立させます

CLM ツールは、標準化された事前承認済みのドキュメントを営業担当者に提供し、個別に契約を作成およびカスタマイズします。 また、顧客関係管理 (CRM) ソリューションと統合して、より効率的で透過的な契約作成プロセスを可能にします。

CLM を使用すると、営業チームは、契約の全体的な構造や文言に取り組むのではなく、より迅速に取引を成立させ、価値提案に集中し、特定の条件を交渉することができます。 契約条件の起草と交渉に最初から費やす時間と労力を節約できます。 事前承認済みのテンプレートにより、契約の完了を遅らせる可能性のあるエラーや脱落のリスクが軽減されます。

契約管理ソフトウェアは、販売チームが契約交渉プロセスを合理化し、アクティビティを追跡し、レビュー プロセスをスピードアップし、契約のステータスを追跡し、アップセルやクロスセルの機会を特定するなどにも役立ちます。

財務は重要な可視性と洞察を得る

契約は、通常、大規模な追跡と管理が課題であるため、最も使用されていないデータ ソースです。 ただし、CLM システムを通じて、財務チームは契約データを使用してキャッシュ フローを改善し、効率を高め、リスクを軽減し、より多くの情報に基づいた意思決定を行うことができます。

適切な契約管理は、契約条件に沿ったタイムリーな支払いを保証し、キャッシュフローを改善し、財務上の混乱のリスクを軽減します。 また、より効率的なプロセスへの道が開かれ、財務チームは契約の検索や支払いの追跡などの手作業にかかる時間と労力を節約できます。

より優れた契約管理により、財務チームは契約ポートフォリオをより完全かつ正確に把握して、より適切なビジネス上の意思決定を行い、財務計画を改善できます。

特に CFO は、契約インテリジェンスを活用して正確な財務予測を作成することから、コンプライアンスの確保と財務リスクの軽減まで、CLM ツールから信じられないほどのメリットを引き出すことができます。

出典：スポットドラフト

調達はベンダー契約を管理下に置く

調達チームは定期的に多くのベンダーと契約を処理します。 また、プロセス、ベンダーとの関係、財務の健全性を管理し、更新と有効期限を追跡します。

契約ライフサイクル管理ソフトウェアは、すべてのサプライヤー契約の中央リポジトリを提供し、契約ライフサイクルの可視性と追跡を向上させることで、業務を簡素化します。 支払いの追跡や自動契約更新のリマインダーの取得などのタスクを自動化します。

CLM は、調達チームが財務や法務など、組織内の他のチームとより効率的に共同作業するのにも役立ちます。 承認プロセスを自動化し、条件付きロジックを設定するのに役立ちます。

特定の値を下回る契約の自動承認をトリガーし、特定のしきい値を超える契約の利害関係者からの要求を確認するシーケンスを設定できます。 これにより、契約が適切にレビューおよび交渉され、プロセス全体を通じてすべての関係者に情報が提供されます。

さらに、契約ライフサイクル管理ツールは、調達チームが契約ポートフォリオについてより多くの情報に基づいた意思決定を行い、戦略的計画を改善し、調達プロセスにおけるコスト削減やその他の改善の機会を特定するのに役立ちます。

組織内のすべてのチームの効率が向上

組織の CLM システムは、法務、販売、財務、調達の各チームをサポートするだけでなく、契約やデータを扱うすべての人のビジネス上の課題を解決します。

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これも：

• HR チームが CLM ソフトウェアを使用して、従業員のオファー レターと契約書を整理および合理化
• 運用チームはこれを使用して、特定のプロジェクトに関連する契約の可視性と追跡を向上させます
• 組織内のデータ セキュリティを担当し、すべての機密契約データが単一の安全な契約リポジトリに存在することを保証する IT チーム

CLM ソフトウェアは契約ライフサイクルをどのように自動化しますか?

契約管理ソフトウェアは、CRM ソフトウェアからの契約要求の入力やプラットフォーム上での契約の直接作成から、契約ステータスの追跡やレポートの生成まで、契約ライフサイクルの各フェーズに必要なツールと機能を提供します。

テンプレートまたはオンライン エディターを使用した契約書の作成

MS Word が法務業務に十分だった時代は終わりました。 今日の企業は、契約を作成および編集するためのより優れたソリューションを必要としています。 最新の CLM ソリューションは、企業に契約作成を合理化する 2 つの方法を提供します。

• ユーザーが名前、日付、契約金額などの詳細を簡単に入力できる、事前承認済みの契約テンプレートを介して
• 従来のワープロ ソフトウェアを強化するアプリ内の契約エディターを通じて、法的書類を簡素化するように設計された専用のソリューションを提供します。

契約のコラボレーションと交渉

多くの CLM ソフトウェアには、チーム メンバーや他のビジネス機能の利害関係者とのより効率的なコラボレーションを可能にする機能が含まれています。 これらの機能の一部は次のとおりです。

• 共有ワークスペース
• アクセス制御によるドキュメント共有
• より柔軟な注釈ツール
• レビューまたは承認リクエストの管理と自動化

一部の契約追跡ツールは、プラットフォーム内で契約交渉を実施するためのソリューションも提供します。これは、レッドライン ツールとアクティビティ追跡を通じて取引相手のコラボレーションを可能にします。

契約の締結と電子署名

専門的な電子署名ソリューションは存在しますが、多くのチームは契約プロセス全体を単一のプラットフォームで実行することを好みます。 CLM ソリューションは、プラットフォーム内でネイティブまたは統合された電子署名ソリューションを提供することにより、契約の実行を可能にします。

ユーザーは、実行のために契約をマークし、署名を順番に収集し、リマインダーを送信し、1 つのプラットフォームでステータスを追跡できます。

契約リポジトリ管理

法務チームにとって CLM が解決する最大の課題の 1 つは、すべての契約と関連するドキュメントとデータの中央リポジトリを作成し、コンテキストと透明性を高めるために活動のログを提供することです。

レポートと分析

最新の CLM ソリューションの多くは、主要業績評価指標 (KPI) と契約のパフォーマンスを追跡するための分析ダッシュボードとレポート機能を提供します。 これらの機能は、利害関係者が調達プロセスの透明性と洞察力を高め、改善領域を見つけ、効率を高め、作業を具体的に提示するのに役立ちます。

他のツールとの統合

多くの契約管理システムは、Salesforce や Hubspot などの CRM、Slack や Microsoft Teams などのコラボレーション ツール、クラウド ストレージ ソリューションなど、他のビジネス ツールとの統合を提供します。 統合により、複数のプラットフォームを操作する際の作業効率が向上し、契約関連データのより包括的なビューが提供されます。

適切な CLM ソフトウェアを選択する方法

ビジネスでの CLM ソフトウェアの必要性を特定したら、市場に出回っているさまざまなソリューションを注意深く検討して、適切なソリューションを選択してください。 CLM ツールは重要な投資です。 投資収益率 (ROI) を達成し、契約が完全に破綻しないようにするには、選択したソリューションがビジネス ニーズとチームの働き方に適合している必要があります。

出典：スポットドラフト

契約管理ソリューションを評価する際に考慮すべき点がいくつかあります。

• 現在のプロセスを検討し、解決したい問題を特定します。
• 社内の利害関係者が直面している問題について話し合います。
• 機能と統合の要件を必要な順に列挙します。
• 予算を設定し、予想される ROI を決定します。
• CLM システムに精通した社内外の人々から推奨事項を収集します。
• 競合するソリューションを徹底的に検討し、ライブ デモに参加し、可能な限り無料トライアルに参加してください。
• カスタマー サポートとソフトウェアの実装プロセスを調査し、ソフトウェアの実装と使用に必要なサポートのレベルと比較します。

可能な限り徹底的に行い、最終的に評価プロセスでプラットフォームを使用する内部の利害関係者を関与させるのに役立ちます.

CLM の成功を確実にする

ほとんどの CLM 実装は、計画が不十分であり、組織内で受け入れられていないために失敗します。 ビジネスでは、さまざまなチームや個人のプロセス間に断絶が見られることがよくあります。 意図したとおりにソフトウェアを使用する人もいれば、手動のワークフローを好む人や、利用可能なソリューションを知らない人もいます。

新しいソリューションを学ぶのは退屈な場合があります。 従業員は CLM ソフトウェアの使用に消極的であり、採用率の低下や実装の失敗につながる可能性があります。 CLM の採用を成功させ、ROI を達成するための鍵は、思慮深い計画とよく組織化されたロールアウトにあります。

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関係するすべての利害関係者、達成したい目標、合理化したいプロセス、および実装タイムラインに対する期待を慎重に考慮した適切な計画を作成することから始めます。 次に、次のヒントに従って、新しいソリューションを正常に実装します。

• 最初から最後まで実装プロセス全体を処理し、CLM ベンダーと調整する POC を割り当てます。
• CLM を使用するチームのトレーニングに投資して、迅速な導入を確実にします。
• さまざまなチームが使用できるツールを統合して、スムーズなプロセスを確保し、冗長性を回避してください。
• 段階的にロールアウトを計画し、期限を設定します。
• コミュニケーション チャネルを開き、フィードバックを受け入れます。 同様に、実装チームと連絡を取り、ベスト プラクティスを理解してください。
• タイムリーな実装を確保するために遅延を減らします。

がんばってね; 残りはCLMソフトウェアに任せる

契約管理のライフサイクルは、ビジネスの重要な側面です。 これは、コスト、コンプライアンス、運用、および成長に影響を与えます。 契約管理ソフトウェアを使用して契約プロセスを合理化し、部門間のコミュニケーションを改善することは、透明性を確保し、処理時間を短縮し、法務チームをより戦略的な作業に振り向ける最善の方法です。

契約業務のボトルネックを特定した場合、組織の規模拡大の要求に苦戦している無駄のない法務チームを率いる場合、または単に現在のプロセスを効率化するための余地を残したい場合、契約ライフサイクル管理 (CLM) ソリューションは合理化に役立ちます。お客様のニーズに合わせた委託業務。

ソフトウェア契約の更新は簡単なことではありません。 ソフトウェア契約を更新する時期と別れを告げる時期について詳しくは、こちらをご覧ください。