2021 年のビジネス運営をスムーズにするトップ ビジネス ソリューション

今日のペースの速い企業世界でビジネスを管理するには、優れたコミュニケーション スキル、情熱、コミットメント、積極性、自信、創造性、およびこれらすべての伝統的な特質が必要です。 また、経営管理を簡素化するための最新のソリューションとデジタル システムに精通している必要もあります。

ビジネスの規模に関係なく、ソフトウェアの支援なしでビジネスを運営すると、競争上不利な立場に置かれることになります。 この記事では、すべてのビジネス オーナーが業務を効率化するために投資する必要がある基本的なソフトウェア ソリューションのいくつかについて説明します。 この記事を読んで、自分にないものと、それがどのように役立つかを特定してください。

1. ビジネスフォンシステム

インターネットが登場する前は、企業にとって電話ほど重要な通信技術はありませんでした。 その後、インターネットが登場し、誰もが乗り換えました。 電話の方がインターネットよりも優れたパフォーマンスを発揮する領域がまだあったため、賢明な経営者は完全な移行を実行しませんでした。 代わりに彼らが行ったのは、シームレスで効果的なコミュニケーションを実現する最新の電話システムにアップグレードしたことです。 アナログ電話システムを使用していて、より安価な VoIP (Voice of Internet Protocol) テクノロジーに移行したい場合は、設置、コスト、その他のビジネス固有の側面について専門家に相談することを検討してください。

「ビジネスが成長するにつれて、新しいユーザーを追加しても追加のセットアップ料金が発生しないため、VoIP がよりコスト効率の高い選択肢になることがよくあります。 大局的に考えると、ユーザーが 30 人の企業は、新しい VoIP システムを使用すると、月額最大 1,200 ドルの節約が見込める可能性があります。」 – Solution Scout の創設者である Blake Bobit が最近の記事で詳しく説明しています。

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2. プロジェクト管理ソフトウェア

プロジェクト管理には、チームのワークフローがスムーズかつ効果的に実行されるようにするためにあらゆる努力が必要です。 プロジェクト管理ソリューションをインストールすると、監督が簡素化されるだけでなく、ビジネスのチームワークと生産性も向上します。

市場には、優れたプロジェクト管理システムが数多く存在します。 選択した内容がお客様独自のニーズに合致しており、プロジェクト管理の可能な限り多くの側面に対応していることを確認してください。 また、複数の企業プロジェクトの同時監督を容易にするために、使いやすく、簡単で統一されたインターフェイスを備えている必要があります。 レビュー サイトを利用するとリサーチの手間が省けますが、他人のニーズではなく自分のニーズに基づいて決定を下すことが重要です。

3. 顧客関係管理

顧客関係管理はかなり長い間ソフトウェア市場を支配してきましたが、その理由を理解するのは難しくありません。 今日の CRM ツールは、連絡先管理機能を提供するだけではありません。 その機能の範囲は、マーケティング、販売、会計、POS トランザクション、その他の運用面に影響します。

ビジネスの成長の観点から見ると、CRM ソリューションは見込み顧客を特定し、販売パイプラインに沿ってそのプロセスを追跡し、その後のやり取りでのエクスペリエンスを向上させるのに役立ちます。 最も人気のあるツールの中には非常に洗練されているため、ほぼ単独で使用してビジネスを変革することができます。 選択したソフトウェアが最大限の柔軟性を提供し、重要な機能を実行するために追加のソリューションが必要ないことを確認してください。

4. 支払いゲートウェイ

販売者は、支払いゲートウェイを使用してデビット カードやクレジット カードを処理し、電子支払いを受け入れます。 選択した支払いゲートウェイによって、取引手数料、使用可能な通貨、支払い方法、アカウントにお金が反映されるまでにかかる時間など、いくつかのことが決まります。

調査によると、オンライン買い物客の 23% 以上が、チェックアウトの複雑さを理由にショッピング カートを放棄しています。 この統計は、決済ソリューション プロバイダーの選択が、ビジネスのオンライン面を左右することを示しています。 PCI コンプライアンス、詐欺防止、他のビジネス ソフトウェアとの互換性は、オンライン ビジネスの支払いゲートウェイを選択する際に留意すべき重要な要素の 1 つです。

5.会計ソフト

数十年前には、デジタル簿記技術は存在せず、最大規模の企業でさえ、個人が手作業で数値を紙の台帳に書き留めることに頼らなければなりませんでした。 現在私たちが自由に使えるすべての包括的な会計ソフトウェアでそれがどのように機能するのかを想像することさえ不可能です。

企業会計システムは、企業が人件費を削減し、エラーの可能性を最小限に抑えるのに大きく役立ちます。 また、重要なビジネス データに簡単かつ迅速にアクセスして、重要な洞察や計画を立てることも容易になります。 会計ソフトウェア ツールを選択するときは、予算、技術的ノウハウ、他のソフトウェアとの互換性、拡張性、オンラインまたはオフラインの機能を考慮してください。

6. 予算編成システム

Excel は個人の予算編成には役立つかもしれませんが、ビジネスの予算編成にはおそらく役に立ちません。 ビジネスの財務管理は頭の痛い問題であり、適切な予算がなければ、資金の流入と流出を 1 つのインターフェイスに表示すると、会社に損害を与えるミスが発生する可能性があります。 ソフトウェアの予算を決める前に、何が欲しいのかを理解し、必需品と贅沢品を区別してください。 市場にあるさまざまなソリューションを並べて比較し、どのソリューションがお客様のニーズを念頭に置いて構築されているかを確認してください。 予算も考慮し、セキュリティ上の懸念や拡張計画も忘れないでください。

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7. 給与計算ソフト

給与処理には多くの場合、多くのプロセスと事務処理が伴います。 これは中小企業の経営者にとって最も複雑で時間のかかるプロセスの 1 つであり、これを合理化するための管理ソリューションの必要性は常に早期に設定されます。 便利な給与計算ツールを見つければ、肩の負担が軽減され、管理上の煩わしさがなくなり、満足した従業員を抱えて会社を拡大できるようになります。

市場には給与計算サービスが溢れており、それぞれがさまざまなニーズに合わせてカスタマイズされています。 それぞれの入手コストも異なりますが、長期的にはデスクトップ バージョンの方がオンライン ソフトウェアよりも安くなる可能性があります。 予算に合うだけでなく、支払いタイプ、支払い期間、納税、勤怠管理などの柔軟性も備えたソフトウェア ソリューションをお選びください。

8. 資産管理ソフトウェア

手動による資産管理は、最初は簡単で費用対効果が高いように思えますが、長期的には多額の費用がかかる可能性が高くなります。 これは、管理する資産が多数ある場合や、在庫に定期的に追加する場合に特に当てはまります。 資産管理システムは、すべてが完璧な状態であることを保証し、その使用計画を支援して、効率と投資収益率を最大化します。 たとえば、物流会社を経営している場合は、各車両の地理的位置をリアルタイムで監視し、ルートの計画と最適化を支援するツールが必要になります。 また、ドライバーの空き状況を確認し、必ずしも特定のドライバーを過重労働させたり過小労働させることなく、ビジネス価値をもたらす方法で職務を割り当てる必要もあります。

9. 写真編集ツール

多くのマーケティング担当者や中小企業経営者は、マーケティング コンテンツの有効性における画質の重要性を理解していないため、これは見落とされがちです。 ソーシャル メディアに定期的に投稿したり、インフォグラフィックや写真を使用してブログ投稿を作成したりする場合は、コンテンツの品質の一貫性を確保する方法が必要です。 たとえば、画像のサイズと品質が SEO の重要な要素となる Web ページやブログでは、アップロードするたびに写真のサイズを手動で変更するのに苦労するかもしれません。 優れたソフトウェア ツールを使用すると、広範な編集機能が提供され、将来の編集ニーズに合わせて設定を調整できる可能性があります。

幸いなことに、プロのデザインや編集スキルを必要としないツールがたくさんあります。 自分のスキル レベルに合ったものを見つけて、将来のマーケティングの武器に加えてください。

10. ワードプロセッサ

ワードプロセッサは、あらゆる規模の企業にとって不可欠です。 現在、ほとんどのオフィス プロセスではある程度の入力が必要であり、一部の文書に含まれる情報の重要性により、企業は正確さとリアルタイムのコラボレーションの問題を解決するのに苦労しています。

Microsoft Word や TextEdit などのデフォルトのデスクトップ ワード プロセッシング ツールは基本的な機能を実行できますが、リモートで作業している部門や従業員間のコラボレーションを容易にするために、クロスプラットフォームの文書編集アプリケーションが必要になる場合があります。 そのようなツールの 1 つが Google ドキュメントです。 これは Google が所有する無料のサービスで、Microsoft Word と同じように機能しますが、特別な機能を有効にすることなく、さまざまなユーザーが同じ文書で同時に作業できます。 また、編集作業は自動的に保存されるため、停電、システムの故障、またはインターネット接続の切断が発生した場合でも、進行状況が失われることはありません。 主な欠点は、インターネット接続が必要であり、オフィスの外で使用する必要がある場合に不便になる可能性があることです。

11. 通信ソフトウェア

このリストにあるアプリのほとんどは何らかの形でコミュニケーションを促進しますが、少なくとも Zoom、Skype、Slack などの専用ツールと比較すると、その点では比較的制限されています。 これらは、チーム メンバー間で直接、書面、音声、ビデオでコミュニケーションできるように設計されています。 さまざまな場所にいる何百人もの従業員と会議を開催することもできます。

主流のコミュニケーション ツールの最も良い点は、ほとんどすべての人に認識されており、企業と顧客の間のコミュニケーションのソリューションとして使用できることです。 また、事前に計画されたセッションを誰も逃さないようにするための、より優れた通話アラートと会議スケジュール機能も提供します。 従業員の規模や相互に直接依存する部門の数に関係なく、チームワークを促進し、機能を合理化し、従業員の能力を最大限に活用したい場合は、信頼できるコミュニケーション ツールを確実に備えてください。

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巻末注

これらは、日常のビジネス プロセスに組み込むことを検討すべき主要なビジネス ソリューションの一部です。 特定のツールを探している場合は、時間をかけてビジネス ニーズを理解し、レビュー サイトにアクセスして、さまざまなカテゴリで最も評価の高いソリューションを特定してください。