ビジネスフォンシステムの選び方: 総合ガイド

テクノロジーはビジネスにさまざまなコミュニケーション ツールを提供してきましたが、企業環境において電話の必要性を排除することはできませんでした。 顧客サービスで最も好まれるチャネルは引き続き電話です。 しかし、技術の進歩により、企業にはビジネスフォン システムのさまざまなオプションが用意されています。

さまざまな電話システムから選択できることを考えると、企業に最適なものを決定するのは困難に思えるかもしれません。 この文書の目的は、アクセス可能なシステム、その独特の機能、および決定する際に考慮すべき要素について明確な詳細を提供することです。 それでは、始めましょう。

ビジネスコミュニケーションをアップグレードする理由

ビジネスフォン システムについて調査している場合は、おそらくビジネスがあり、現在、何らかの形で顧客とのコミュニケーションが行われています。 おそらく、あなたや同僚は仕事に私用の携帯電話を使用しているでしょう。 会社用の固定電話などの特定の連絡先番号を設定している場合があります。 ただし、ビジネス関連の電話を処理するより効果的な方法が存在するかどうかについては疑問が残ります。

調査の基礎に関係なく、ビジネスの要求に合わせて調整された適切なシステムを選択することが有益であることがわかります。 最近の電話システム テクノロジーは以前ほど高価ではなく、より信頼性が高く、昔よりも優れた洗練された機能が満載されています。 現在の顧客とのコミュニケーション方法と選択した電話システムに応じて、ビジネス フォン システムのアップグレードによって得られる利点をいくつか示します。

• 集中コミュニケーション:個々の携帯電話や切断された固定電話によっては、ビジネス電話を処理する際に誤解が生じる可能性があります。 専用の企業電話システムを使用すると、すべての着信コールを 1 つのメイン ポイントから転送できます。
• 通話処理の向上:よりスムーズなエクスペリエンスを実現でき、通話のキューイング、通話転送、ビジネスフォン システムの自動応答などの機能を使用して通話に常に応答できます。
• 拡張性と成長:必要に応じて回線や内線を追加できる電話システムを使用すると、ビジネスのシームレスな成長が可能になります。
• 通話の分析情報:通話追跡や分析などのツールを備えたビジネス電話システムを使用すると、通話をより深く理解できるようになり、顧客とのやり取りが時間の経過とともに大幅に改善されます。
• 統合:ビジネス電話システムから収集したデータを、CRM やヘルプ デスク ソフトウェアなどのビジネスで使用されている他のツールと統合する機能があり、これによりエージェントは顧客エンゲージメントを包括的に把握できるようになります。
• リモートおよびハイブリッド作業:モバイル アプリ、仮想ブランチ、ソフトフォン機能などの要素を備えた高度なビジネス テレフォニー システムにより、ハイブリッドおよびリモート作業環境の処理が容易になります。

関連: VoIP 通信の将来: 人工知能が私たちの接続方法にどのような革命をもたらしているか。

ビジネスフォンシステムの種類

分類方法に応じて、存在する電話システムの数が決まります。 ここでは、これらを従来の固定電話、VoIP システム、仮想電話システムに分割することに焦点を当てます。

従来の固定電話

通常、市内または地域の電話会社は、従来の固定電話システムとして知られるシステムを提供しています。 これらは公衆交換電話網 (PSTN) としても認識されます。 このサービスは、銅線電話回線を通じて企業に提供されます。

社内の専用固定電話サービスを管理するには、社内の構内交換機 (PBX) が不可欠です。 PBX は、内線、通話の転送、電話帳リストなどの機能を電気通信システムに提供するハードウェアです。 既存の固定電話サービスの多くは、VoIP または仮想電話システムを使用したハイブリッドです。

信頼性と時間テストは、固定電話システムを使用する利点です。 しかし、多くの電気通信会社が従来の固定電話から移行しつつあるという事実により、複数の欠点があります。 すぐにこれらのデバイスは時代遅れになるでしょう。 通常、ハードウェアとメンテナンスの予算があるため、従来の固定電話システムを手頃な価格で維持できるのは大企業だけです。 しかし、それでも、これらのシステムは時代遅れの烙印を押されることが多く、徐々に置き換えられつつあります。

VoIP システム

VoIP 電話システムは、固定電話に昔ながらの銅線を使用するのではなく、企業のインターネット接続に依存しています。 また、以前は高価な固定電話 PBX システムでのみ利用可能であった次のような同じ機能も提供します。

• 自動応答。
• 通話キュー。
• コンピューターの統合。

企業は、より安価な VoIP システムを使用して、これらすべての機能を利用できます。 唯一の制限は、最高のパフォーマンスを得るには信頼性の高い高速インターネット接続が完全に必要であることです。 VoIP 電話システムにも 2 つのタイプがあります。

オンプレミス VoIP

ビジネスでオンプレミスの VoIP システムを使用している組織では、電話用のすべてのハードウェアと機器が企業データ センターでホストされています。 これにより、前払い料金の増加を伴い、ハードウェアの世話をする専任の従業員が必要になりますが、企業は通信設定を完全に制御できるようになります。 このスタイルの VoIP 設置は、コンプライアンス義務を果たし、システムを管理するオンサイト作業員を配置するためにデータの完全なセキュリティを必要とする企業に適しています。

クラウドベースの VoIP

クラウドベースの VoIP を使用する場合、すべての物理ハードウェアと継続的なメンテナンス サービスは電話システム プロバイダーによって処理されます。 ビジネスが注力する必要があるのは電話システムだけです。 クラウドベースの VoIP を使用すると、小規模な企業でも、メンテナンスやコストの煩わしさを除いて、標準の固定電話 PBX のすべての機能に加えて、VoIP の追加機能にアクセスできます。 企業はインターネットを使用して VoIP 電話システムに接続するだけです。

仮想電話システム

中小企業や個人事業主は、ビジネスフォンのニーズに対する最適なソリューションが、簡単にアクセスできる仮想電話システムであると考えることがよくあります。 仮想電話システムを使用すると、会社の電話番号への通話は、これまでに取り上げた他のシステムの次のような機能をすべて備えたクラウド ソフトウェアにルーティングされます。

• 拡張機能。
• コール転送。
• 分析を呼び出します。
• 通話追跡。

その後、お好みの設定に応じて、すべての着信を携帯電話、固定電話、または場合によってはボイスメールに転送することができます。 他のシステムとは異なり、仮想電話システムは既存の電話ネットワークを使用して通話を接続し、その適応性により、リモート ワーカーは従来のシステムと同様に同じ機能にアクセスできます。

デジタル電話と VoIP 電話システム – 長所と短所も参照してください。

ビジネスフォンシステムを選択する際に考慮すべき要素

さまざまな電話システムが提供できるすべての機能を検討するときは、それら以外にも次のようないくつかの要素を考慮することが重要です。

予算

結論に達する前に、電話システムの購入に関連するすべての支出を検討してください。 セルフホスト型 VoIP セットアップの可能性は、ビジネスに提供される運用管理の点で魅力的かもしれませんが、多額の初期費用に加えて、毎月かかる費用を超える可能性がある継続的な費用についても考慮してください。

スケーラビリティ

固定電話システムのスケールアップは簡単な作業ではありません。 将来の拡張が計画の一部である場合は、組織の電話システムに新しい連絡先番号や内線番号を追加することが困難かどうかを再確認してください。 また、現在は使用されていないかもしれないが、選択したソリューションが将来のビジネス要件に確実に対応できるように、後で必要になる可能性がある機能を探してください。

テクニカルサポート

技術サポートのレベルは、選択するソリューションを決定する際の重要な要素となります。 社内で VoIP を選択する場合は、チームが対処する能力を備えていないハードウェアおよびソフトウェアの課題に対応するサポート システムを導入することが不可欠です。 クラウド VoIP または仮想電話フレームワークを選択する場合、技術サポートがトラブルに迅速に対応することが重要です。

統合

最新の電話システムの多くは、CRM など、ビジネスで使用する他のソフトウェア ツールと統合する機能を備えています。 すべての電話システム プロバイダーは、技術チームが独自のセットを開発できるように、さまざまな統合セットを提供したり、API アクセスを提供したりする場合があります。 電話システムのオーバーホールの主な目的がタスク フローの簡素化である場合、そのソリューションが実際に使用しているツールとうまく連携していることを確認することが重要です。

ビジネスフォンシステムプロバイダーの選び方は？

ビジネスフォン システムに固有のさまざまな要素を理解し、その種類についての考え方と、それらを企業要件に応じて適用するスキルを理解したら、 したがって、このプロセスに時間とエネルギーを投資することが明らかに求められています。 私たちは今から電話システムプロバイダーを探し始める必要があります。 これに役立つヒントを次に示します。

• 調査プロバイダー:賞賛に値する評判を誇り、予算の範囲内に収まりながら、必要なすべての機能を提供する電話システム ベンダーのオンライン ソフトウェア比較 Web サイトを調査します。
• トライアルをリクエストする:多くのプロバイダーが、システムを個人的に操作できる無料トライアルまたはデモ バージョンを提供しています。 これは、あなたとあなたのチームがそのユーティリティが必要なものすべてに適合するかどうかを評価するのに役立ちます。
• 価格と契約を比較する:ベンダーが異なれば、フレームワークのコストも異なる場合があります。 検討している各プロバイダーの各パッケージのコストを評価します。 正確な評価を確実にするために、ビジネスに必要なすべての重要な機能が比較対象の計画に含まれていることを確認してください。
• レビューを読んで推奨事項を求める:あなたの仕事でよく知っている人からの推薦が最も多くなる場合があります。 専門的な電話システムに対する同様のニーズが彼らにもある可能性があり、彼らはあなたに合った手配をアドバイスできるかもしれません。
• プロバイダーと交渉する:自分のニーズに合ったビジネスフォン システム プロバイダーを選択したら、最終契約について交渉して、最も有利な価格を確保します。 既製のプランはニーズに合わない可能性があり、追加機能や不要な機能のために最終的に費用が高くなる可能性があります。 多くの場合、要件に合わせてプランをカスタマイズすると、より良い取引が得られることがあります。

関連: VoIP の脆弱性とセキュリティ リスク: 知っておくべきことすべて。

最終的な考え

企業の大小に関わらず、ある時点でビジネスフォンシステムの必要性が生じます。 スタッフや顧客のエクスペリエンスが向上し、通話管理が簡素化され、生産性が向上します。 しかし、利用可能な幅広い代替オプションを考慮すると、この決定を軽々しく行わないことが重要です。

電話システムを選択する前に、ビジネスの特定のニーズを考慮することが不可欠です。 固定電話システムを使い続けるか、VoIP セットアップを選択するか、仮想電話システムを選択するかに関係なく、これらすべての形式には、ビジネスに役立つ利点と欠点が伴います。 選択できるサービスプロバイダーは数多くあります。 ただし、あなたの会社に必要な取り決めの種類を決定した場合。 機能を含む価格表とユーザー レビューを検討することで、効率的な電話セットアップの購入に関する意思決定を迅速に行うことができ、生産性が向上し、組織の成果の向上につながります。