ビジネスレターとは？ プロフェッショナルなコミュニケーション方法

ビジネスコミュニケーションは通常のコミュニケーションと同じではありません。

企業環境での平均的な 1 日には、電話、ビデオ通話、またはビジネス レターによるコミュニケーションが含まれます。 職場でのコミュニケーションはフォーマルでプロフェッショナルなものです。 リラックスした文化であっても、文書作成ソフトウェアを使用して文書を作成し、記録する必要があります。

多くの場合、ビジネス レターは非公開で機密であり、送信先の利害関係者によってその性質は異なります。 主題は簡潔で目的主導型であり、すぐに注目を集める必要があります。

スピーカーへの招待、証言、ベンダーへの支払い、またはクライアントのフォローアップごとに、ビジネスレターを書くことができます.

理想的なビジネスレターを作成するには、受信者に特別な注意を払う必要があります。 投資家に手紙を書くときは、説得力のある明確な言葉遣いが必要です。 新たにオンボーディングされたクライアントにメールを送信する場合は、製品の実装スケジュールを記載してください。 また、レターを送信する際は、必ず組織の公式レターヘッドを使用してください。

ここで説明するビジネス レターの例としては、採用担当者のメール、お礼の手紙、推薦状、感謝の手紙、クライアントのオンボーディングレターなどがあります。

ユースケースに関係なく、ビジネス レターは明瞭で、アクション主導で、プロフェッショナルに聞こえる必要があります。 ライティングスキルを磨き、これから起こることに備えましょう。

わかりやすいビジネスレター形式

まず、ビジネスレターのフォーマットについて説明しましょう。 各レターの詳細は異なって見えますが、一般的なビジネス レターを送信する必要がある場合は、構造的な表現を使用する必要があります。

1.見出し:他の手紙と同様に、住所と日付を含む見出しが必要です。

2.挨拶: 次に、挨拶を書きます。 名前を挙げてください。 手紙の送信者と受信者の電子メール、名前、住所。 標準的な形式は、受信者の名前の後に、肩書、会社、住所が続きます。

2. 次に、件名が続きます。 次のセクションに移る前に、ビジネス レターの内容を 1 行に要約します。

次に、手紙の本文です。 受信者を名前で参照する必要があります。 彼らの名前がわからない場合は、手紙の宛先を「関係者宛て」にすることができます。

（非常に重要な）ビジネスレターを書き終えたら、丁寧な署名でサインオフします。

すべてを組み合わせて、プロジェクトの成功と改善を評価するために使用できる大まかなビジネス レター テンプレートを作成しましょう。

ビジネスレターのベストプラクティス

手紙の書き方に慣れてきたら、ビジネス レターは誕生日パーティーの招待状ではないことを忘れないでください。 または、チーム メンバーとの毎年恒例のバーベキュー ディナー。 楽しい話をスキップして、すぐに要点に入る必要があります。

メッセージが意図したとおりに確実に受信されるようにする 1 つの方法は、レターの固有の目的に関係なく、次のベスト プラクティスに従うことです。

• 校正:手紙を 2 ～ 3 回見直して、文法やスペルの間違いをチェックしてください。 これにより、コミュニケーションにおいてより鋭敏に見えるようになります。
• 同僚による編集:文書を編集してくれる友人、同僚、メンターがいる場合は、遠慮なく尋ねてください。 新鮮な気持ちで手紙に目を通すことで、脳が見逃した間違いを見つけることができます。
• ファイル形式:レターが要求されたファイル形式と一致していることを確認してください。 たとえば、カバー レターは PDF として送信しますが、セールス レターは会社の好みに合わせて送信します。
• 名前のつづりをチェックする:校正についてはすでに触れましたが、名前のつづりが正しいかどうかを確認することは、1 つのステップである必要があります。 これは特に、カバー レターとレター オブ インテントに当てはまります。 個人または組織の名前を正しく表示することは、敬意の表れです。
• 文字の長さ:ビジネス レターの単語の長さを制御します。 複雑な専門用語や導入部は省略し、可能であれば内容を箇条書きにします。 明確な口調で、懸念事項を 1 つずつ分析してください。 受信者を一括メール送信者と混同しないでください。
• 適切な口調:手紙を書くときは皮肉を避けます。 受信者が特定のタスクを完了するように強制または命令されていると感じないようにしてください。 直感的で、共感的で、親切であることは、優れた専門家の基礎となるものです。

重要なビジネスレターの種類を特定することはできません。 1 つのビジネス レターが別のビジネス レターと同じ内容であってはなりません。 したがって、下書きに従って毎回それを編集することは、過ちになる可能性があります。

ビジネスレターの種類

ビジネスレターは、目的に応じて分割されます。 すべての通信が同じメッセージを送信することを目的としているわけではありません。 いくつかの手紙はあなたの会社での時間を終わらせます。 他の人は、新しい採用マネージャーにあなたに気づかせます。 一部は、従業員としての在職期間の合計です。 その他は、現在のワークスペースに対する満足度を測定するためのアンケートです。

以下は、さまざまなビジネス レター形式のリストと、意味をよりよく理解するのに役立つビジネス レターのサンプルです。

職場でプロフェッショナルな関係を維持するために、次の種類の手紙とそれらをいつ使用するかをよく理解してください。

1.採用担当者にメールする

企業世界の泥沼に入るときは、身を守る方法を探してください。 すべての求職者は、応募書類と個人情報を記入し、履歴書を提出します。 それは訓練された目をキャッチしません。 この冗長性の溝に陥らないようにするにはどうすればよいでしょうか? 採用担当者に電子メールを送信する。

私たちは現在、今世紀で最も競争の激しい局面を目の当たりにしています。 求人ごとに、候補者は数百人、さらには数千人も並んでいます。 初級レベルの役割の職務記述書には、「一流の MBA」、「5 年間の経験」などの非現実的な期待が含まれています。 謙虚な志願者は、学者としての歴史に精通していなければ行き場がありません。 潜在的な採用担当者へのよく書かれたメールは、このわだち掘れから抜け出し、アプリケーションを輝かせることができます.

2.カバーレター

カバーレターとは、就職を希望する企業に送る手紙のことです。 履歴書に記載されている内容とは別に、これまでにカバーしたプロとしての旅の追加の側面をカバーしています。 あなたは個人的に、いくつかの癖に触れて、あなたの心で採用担当者を引き付けることができます. カバー レターは通常、求人への応募と履歴書と一緒に提出されます。

カバーレターは、あなたが誰であるかのためにあなたを雇うことを目的としています。 これは、通常、他の専門的な資料からは収集できない情報です。

カバー レターの書き方の詳細については、カバー レターについて知っておくべきことをすべてお読みください。

企業の世界で仕事に就こうとしているときはいつでも、カバーレターを書くべきです. 多くの求職者は、カバーレターは任意であると言います。 ただし、とにかく書くことをお勧めします。

3. お礼状

お礼の手紙は、相手があなたに提供した支援や時間に対する感謝のしるしです。 困難を乗り越えて自信をつけさせてくれた潜在的な面接担当者、マネージャー、または同僚に感謝の手紙を書くことができます。 通常、プロのお礼状は、面接を受けて採用を検討された候補者から、採用担当者または面接担当者に宛てて書かれます。

お礼の手紙は、潜在的な新しい組織に感謝の気持ちを伝える方法であり、率先して行動することを恐れていないことをマネージャーに示す方法でもあります。

昇進した後のお礼のビジネスレターの例.

尊敬する[さん]または[さん][マネージャー名]

件名: [新しい役職] に昇進していただき、誠にありがとうございます。

[新しい役職名]という切望された役割に私を昇進させてくれて、心から感謝しています。 今日、このニュースは驚きであり、私を驚かせました。 すべての従業員にとって、自分の仕事に対して理解され、評価され、評価されることほど大きな贈り物はありません。 私を信じ、指導し、そのような飛躍を遂げるように励ましてくれたことに、心からの敬意を表したいと思います。

[役職名] の新しい役職に向けて準備を進めるにあたり、誠実さ、チームの努力、および絶え間ない改善の美徳を維持することを約束します。 私は多くのことを学び、旅の中でここまで来ることができて幸運です。 さらなる高みを目指し、新たな基準を打ち立てたいと思います。

もう一度ありがとう！

一番、

[あなたの名前]

さまざまな理由からプロのお礼状を書く必要がありますが、このシナリオでは、手紙を雇用主への頌歌と呼んでいます。 面接対象者は、個人的なビデオ面接を行う前に、雇用主に感謝する必要があります。

4. 辞表

  退職届は、現在の雇用主に対し、短期間で勤務を終了することを正式に通知するものです。 より極端な、または緊急のケースでは、辞表は雇用主にあなたがすぐに辞めることを知らせるものです。

ほとんどの場合、従業員は 2 ～ 3 週間前に通知してこの手紙を提出します。 これは、あなたが退職することを雇用主に通知したことを意味しますが、代わりの従業員を雇用するか、従業員を完全に失うかの移行を支援するために、所定の期間働き続ける予定です。  

元雇用主に完全かつ最終的な (FnF) 和解を要求するには、次のドラフトを使用します。

仕事を辞める準備ができたら、辞表を書くべきです。 あなたが与える通知の量は、あなたの状況に完全に依存します. ただし、2 ～ 3 週間以内に辞める準備ができていない限り、辞表を提出しないでください。

5. リファレンスレター

推薦状は、候補者が新しい仕事のオファーを得るのを助けることを期待して、候補者のスキルと経験を保証する専門的または個人的なつながりによって書かれます. リファレンス レターは、多くの場合、元マネージャーやその他の幹部、または教師、教授、指導者によって書かれています。 リファレンス レターは、友人や隣人によって書かれることもありますが、頻繁ではありません。

誰が書いたとしても、候補者と一緒に仕事をしたり、候補者を監督したりした専門家の経験を肯定的に語るべきです。 特定の逸話に言及し、候補者の性格の側面を説明する必要があります。 推薦状は「推薦状」とも呼ばれます。

推薦状を書くように求められた場合は、推薦状を書く必要があります。 その人の性格や仕事の経験について正直かつ前向きに話せる場合にのみ、「はい」と答えてください。 あなたがよく知らない人やあまり高く評価していない人から紹介状を書くように頼まれた場合は、丁寧に断るのが最善の方法かもしれません.

6. 趣意書

レター オブ インテントはその名の通り、あなたの意思を宣言する手紙です。 同意書は、さまざまな当事者間の合意を形成するために使用されます。 提案書の起草、仕事への応募または受諾、または特定の取引への同意の際に使用できます。

レター オブ インテントは、特定のタスクに対するあなたの肯定を示します。 あなたは新しいプロジェクトに割り当てられるかもしれませんが、開始方法がわかりません。 同意書は、あなたの好感度を示し、ガイダンスを求めるのに役立ち、物事を盛り上げることができます。

意向表明書を使用して、将来の懸念を伝えたり、好みを公表したり公開したりすることができます。 レター オブ インテントは、何らかの共通の利害関係を持つ「暗黙の」合意で両当事者を拘束します。

8.セールスレター

セールスレターは、おそらくセールスメールとしてより顕著に理解されており、製品やサービスについてより多くのことを学ぶことに読者を引き付け、興味を持たせるために存在するコミュニケーションの形態です.

セールスレターの書き方については、さまざまな戦略があります。 最終的には、あなたの会社がプレイブックで示した戦略を追求する必要があります。 ただし、すべてのセールス レターには、行動を促すフレーズと、読者が興味を持った場合に連絡する方法を含める必要があります。

専門家や組織の注目を集めたいときは、セールスレターを書くべきです。 言い換えれば、取引や販売に誰かに興味を持ってもらいたいときです。

9. 苦情の手紙

苦情の手紙とは、組織または個人と一緒に選ぶ骨があるときに書く手紙です。 それはあなたの懸念を内部告発し、脚光を浴びます。 1 つの苦情が、他の複数のチーム メンバーを代表して話すことができます。 たとえば、ひどいカスタマー サービスを受けた、または不適切なターゲットを絞った広告を見つけたとします。

組織に状況を通知し、次のステップを決定できるようにするために、苦情の手紙を書きます。

タイトルに「苦情」という言葉がありますが、すべての苦情の手紙が、何らかの不正行為のために会社を追い出す怒りの文書である必要はありません。 それらは、頼りになるいくつかの提案された期待に対するあなたの不満の簡単な説明である可能性があります.

ただし、怒っている場合は、ぜひやってください。

苦情があるときは、苦情の手紙を書くべきです。 確かに、最近は他にも多くの苦情を申し立てる方法があります (幸運なカスタマー サービス担当者)。

誰かが会社のカスタマー サービス ホットラインに電話をかけたり、オンラインで担当者とチャットしているのを目にすることの方が一般的です。 手紙はより正式なコミュニケーション方法ですが、この問題について手紙を書くのに十分真剣であるというメッセージが伝わります.

10.調整書

調整レターは、苦情の手紙に応答する企業または個人です。 書簡には、その場合の会社の立場を明確に記載する必要があります。

顧客の側にいる場合は、すぐにその旨を伝えてください。 顧客の側にいない場合は、優れた顧客サービスを提供しながら、そのことを明確に伝えてください。

あなたの会社が顧客から苦情の手紙を受け取った後、あなたは調整の手紙を書くべきです。 面目を保ち、顧客のロイヤルティを維持するためには、サポートの問い合わせに対応することが重要です。

11. 注文書

注文書は、ビジネス マネージャーまたは所有者が購入するものの詳細を製造業者に伝える文書です。 注文書には、数量、サイズ、色、製品名、注文番号、予想価格などの情報が含まれています。

注文書は、正式なビジネスレターではなく、フォームとしてフォーマットされることがよくあります。 これは、フォームやスプレッドシートを使用すると、ユーザーが求めているものの全体像を理解しやすくなるためです。

小売販売用の卸売商品を購入する準備が整ったら、注文書を作成する必要があります。 一部のビジネス マネージャーや所有者は、注文書に商品の支払いを含めるため、準備が整い、購入できるようになるまで、注文書を送信しないでください。

12. 謝辞

確認書は注文確認のようなものです。 企業は、以前に電話、電子メール、手紙などを受け取ったことを顧客または関係者に知らせるためにそれらを送信します.

承認書は何も保証しません。 また、企業が状況を改善するための措置を講じたことを伝えません。 むしろ、彼らは聞いたことがあると顧客に伝えます。

企業は、個人または組織が通信を受け取ったことを知る必要があると感じた場合、確認の手紙を書く必要があります。 これは、元の通信が店内での怪我などの深刻な事態を考慮している場合に特に必要です。

承認の手紙は、あなたが何らかの行動を起こしたことを意味するものではありません。 むしろ、それは開封確認書に相当するビジネス上のものであり、安心感を提供します。

手紙に

ビジネスレターは、状況の簡潔さを説明し、害を及ぼさずに対処する方法を提案します. プロのコーヒーテーブルでの会話の代わりと考えてください。 プロ意識をこぼさないように、ペンを慎重に持つ必要があります。

うまくいけば、これでビジネスレターについてのアイデアが得られます. 相手が異議を唱えることがほとんどないように、それを公式のやり取りの方法にしてください。

企業文化が強ければ強いほど、否定的なビジネスレターは少なくなります。 最高の企業文化慣行を取り入れ、従業員満足度の最前線に立ちましょう。