最高のワークフロー自動化ソフトウェア [+例]

公開: 2022-07-27

ワークフロー自動化ツールは、データ入力、経理、見込み客の生成、見込み客の育成などの日常的なタスクを自動化する優れた方法です。

ワークフローを自動化することで、創造的な作業に集中し、戦略的なビジネス上の意思決定を下すことができます。

このブログは、ビジネスワークフローソフトウェアについて聞いたことがない場合に最適です。ここでは、次のことについて説明します。

最高のワークフロー自動化プラットフォーム
販売およびマーケティングワークフローソフトウェアの利点
理想的な自動ワークフロープラットフォームを選択するためのヒントとコツ

飛び込みましょう！

ワークフロー自動化ソフトウェアとは

ワークフローの自動化により、企業はデジタルツールを使用して紙ベースの手動プロセスを置き換えることができます。通常、ユーザーは単一のプラットフォームをインストールして、仕事に関連するアクティビティ全体のタスク、ドキュメント、および情報の流れを合理化します。

自動化ソフトウェアを統合する戦術的な目的は、従業員が適切なタイミングで優先タスクを実行できるようにすることです。

ワークフロー自動化ソフトウェアを適切に実装すると、生産性の向上、作業の標準化、人的エラーの排除、可視化の促進、および従業員によるコンプライアンスポリシーの遵守が実現します。

ワークフローの自動化はどのように機能しますか?

ワークフローの自動化には、平凡で時間のかかるタスクの設計、実行、および自動化が伴います。そうすれば、企業はコストと時間を節約し、エラーを減らすことができます。

ワークフローの自動化には、ビジネスプロセスワークフローとロボティックプロセスワークフローの 2 つの主要なタイプがあります。

ビジネスプロセス管理

BPM とは、企業が顧客のニーズを満たすためにさまざまなプロセスを構築する方法を指します。

ほとんどのワークフロー自動化は、この方法論に従って効率を高め、ミッションクリティカルなビジネス目標を達成します。

このソフトウェアは、ビジネスプロセスワークフローを自動化して時間を節約し、従業員が通常手動で実行するタスクを最適化します。

ロボットプロセスワークフロー

ロボットプロセスは、人間のスタイルを模倣しながらロボットプロセスを自動化します。ほとんどの場合、IT チームは RPA を使用して管理手順をサポートしています。

ロボットの助けを借りて、従業員は処理エラーを解決し、ヘルプデスクへの問い合わせを軽減し、処理エラーに介入するための最も関連性の高いソリューションを特定できます。

ワークフロー自動化ツールが必要な理由

調査によると、CEO の 25% 以上が、マシンがより迅速かつ効率的に実行できる平凡なタスクに時間を費やしています。

さらに、調査によると、従業員の約 60% がワークフロー自動化ツールを活用することで 30% の時間を節約できます。

したがって、今日、より多くの組織が以下の理由で自動化ツールを使用しています。

生産性を高めるために
効率を高めるために
ヒューマンエラーを減らすために
プロセスを高速化するには
精度の向上と偏差の低減
個人レベルで説明責任を果たすために
仮定の使用を減らし、事実の使用に置き換える

ワークフロー自動化ツールの主なメリットがわかったので、次に詳しく説明します。

価値の高いタスクに取り組むことができます

ワークフロー自動化ツールは、従業員を時間のかかる価値の低いタスクから解放します。代わりに、人間の創造性を必要とする、自動化されていないより価値の高いタスクに集中できます。

コストを節約できます

自動化ソフトウェアの優れた利点の 1 つは、生産性を向上させてコストを大幅に削減できることです。

ワークフローの可視性を向上

ワークフローの自動化には、自動化するタスクとプロセスを詳細に可視化するワークフローマッピングが必要です。

そうすれば、組織はワークフローの全体像を把握して、時代遅れで冗長なタスクを特定し、革新的なソリューションを見つけることができます。

コミュニケーションを強化

ワークフロー自動化ツールによって可視性が向上し、従業員と部門間のコミュニケーションが強化されます。

最終的に、ボトルネックを特定し、職場の生産性を向上させるのに役立ちます。

説明責任の改善

ワークフローの自動化により、さまざまなタスクを定義し、個々のステップを適切な従業員に割り当てることができます。

このようにして、企業は特定のプロセスにおける従業員間の説明責任を強化できます。

誰がワークフロー自動化ツールを必要としていますか?

ワークフローの自動化の最大の利点は、誰でも使用できることです。ワークフロー自動化ツールの恩恵を最も受けているのは次の方々です。

ビジネス

ビジネスは、次の理由でワークフローの自動化を使用します。

コストを削減するプロセスを作成するには
タスク管理を合理化するには
手入力や見落としによるエラーを減らすには
承認フローを自動化するには
ドキュメントルートを合理化するには

DevOps

DevOps は通常、自動化ソフトウェアを使用して次のことを行います。

開発者と運用者の間のコミュニケーションを促進する
ボトルネックの克服とフォローアップ

IT 管理者

最後に、IT 管理者は次の理由でワークフロー自動化ツールを使用します。

クラウドネットワーク全体でオーバーサイトを作成するには
視覚化のレイヤーを追加するには
ネットワークの健全性と欠陥を監視および分析するには

ワークフロー自動化ツールはいつ使用する必要がありますか?

通常、企業や起業家は次の場合にワークフロー自動化ツールを使用します。

あなたの仕事は反復的です
人為的エラーなしでタスクを迅速に完了する必要があります
ワークフローを合理化して効率を向上させたい
事実に基づいて戦略的なビジネス上の意思決定を行いたい

12 の最高のワークフロー自動化ツール

マッキンゼーの調査によると、企業がお金を使う活動の 45% 以上は、現在のテクノロジーを適応させることで、より迅速かつ効率的に実行できることが明らかになりました。

したがって、理想的なワークフロー自動化ツールを使用することで、生産性を高め、コストを節約し、ビジネス目標を達成できます。しかし問題は、どのツールが適切かということです。

正しい選択ができるように、上位 12 のワークフロー自動化ツールの包括的なリストを作成しました。

Octopus CRM

Octopus CRM は、マーケティングファネルを構築するのに最適なオールインワンのLinkedIn 自動化ソフトウェアです。最先端のワークフローマーケティングプラットフォームを使用すると、LinkedIn の日常業務を自動化および簡素化できます。

この革新的なツールを使用すると、パーソナライズされた接続要求を 100 人以上の LinkedIn ユーザーに送信したり、さまざまなプロファイルを承認したり、ターゲットユーザーを訪問したりするなど、時間のかかるタスクを自動化できます。

それだけでなく、Octopus CRM はパフォーマンスの全体像を提供します。プロフィールビューの数、検索での表示回数、ソーシャルセリングインデックス、キャンペーンのパフォーマンスなど、詳細な分析にアクセスできます。

Octopus CRM を現在のビジネスフローに統合することのボーナスポイントは、LinkedIn の毎週の招待制限を安全にバイパスできることです。 また、Octopus CRM を使用して、あらゆる種類の LinkedIn アカウントでのアクティビティを制御することもできます。

一番良いところ？ Octopus CRM は予算にやさしいです。

Octopus CRM が必要な人

Octopus CRM は、デジタルマーケティング戦略を強化し、LinkedIn でのリードの生成と育成に注力したいあらゆる規模の企業に最適です。

ザピア

Zapier は、既存のツールと接続できるもう 1 つの優れたワークフロー自動化ツールです。このプラットフォームを使用すると、Google ドライブ、Facebook、Insta などの 1000 を超える Web アプリに接続できるため、あらゆるビジネスプロセスを自動化できます。

理想的なワークフローを構築し、ワークフローに必要なアプリを選択すると、このツールを使用してフォルダーやデバイス間で共同作業を行うことができます。

誰が Zapier を必要としますか?

Zapier は、複数のツールを使用しているが適切にコラボレーションできない中小企業やフリーランサーに最適です。

ハブスポット

HubSpot は、マーケティング、セールス、オペレーションの自動化のすべてのニーズに対する完璧なソリューションです。

オールインワンのワークフロー自動化ツールを使用すると、ビジネスオペレーションをリンクし、タスクを合理化し、チームプロセスを調整できます。

さらに、この使いやすいプラットフォームを使用すると、サービスチケットを既存のレコードに結び付け、顧客データから混乱を取り除き、リードをマーケティングから販売に導くことができます。

HubSpot が必要な人

HubSpot は、日々のタスクを自動化したい成長中のビジネスや起業家に最適です。さらに、このツールは、マーケティング、販売、サービス、および運用チームに最適です。

カプラー.io

Coupler.io は、複数のソースから Google スプレッドシート、Excel、または Google BigQuery へのデータフローを自動化するコード不要の統合ソリューションです。数回クリックするだけで、必要なアプリに接続し、スプレッドシートまたは BigQuery テーブルへのデータ転送をスケジュールできます。

Coupler.io を使用すると、Airtable、Xero、HubSpot、Salesforce などのさまざまなアプリからの生データのエクスポートを自動化できます。自動化されたデータフローの頻度は、15 分ごとからカスタマイズできます。メリットは何ですか？

Tableau ダッシュボードからの貴重な洞察を利害関係者と共有したいとします。 Tableau で複雑な共有オプションを扱う代わりに、 Coupler.io を使用してTableau を Excel に接続し、自動更新ワークブックを同僚と共有できます。

誰が Coupler.io を必要としていますか?

Coupler.io は、レポート、分析、およびバックアップ用の自動化されたワークフローツールです。幅広い実装があり、会計士、データアナリスト、営業担当者など、さまざまな起業家や専門家が選択しています.

IFTTT

If This Then That は、ビジネスのあらゆる側面を自動化できる未来的なワークフローアプリケーションです。 IFTTT は、インターネットの相互接続性を促進して、ビジネスと生活のワークフローを合理化します。

このツールはオフィスアプリケーション、スマート冷蔵庫、スマート家電と互換性があるため、 IFTTT をオフィスや家庭に統合できます。

700 を超える統合を利用できる IFTTT は、特定のルートを介してタスクや情報が流れるパイプとして機能します。この自動化されたワークフローツールを選択する最大の利点は、コードをまったく知らなくても高度に自動化された機能を使用できることです。

誰がIFTTTを必要としていますか?

IFTTT は、柔軟な料金プランと革新的な自動化機能により、あらゆる規模の企業や起業家に最適です。

このツールは、IT および人事部門に強くお勧めします。

ジラ

Jira は、「If This Then That」方法論を好む企業にとって理想的なプロジェクト管理および自動化ツールです。

このアジャイルな自動化ソフトウェアを使用すると、ユーザーは数回クリックするだけであらゆるタスクやプロセスを自動化できます。さらに、100 を超える自動化テンプレートにアクセスして、タスクを高速化できます。

追加機能には、グローバル自動化、ロードマップ、管理者の洞察、主要な指標、およびサンドボックスが含まれます。このツールを使用すると、Zoom、GitHub、Zendesk などのプラットフォームと統合できます。

誰が Jira を必要としますか?

Jira は、手頃な価格のプランと未来的な機能により、あらゆる規模の企業に最適です。

ニンテックス

Nintex は革新的なワークフロー自動化プラットフォームであり、8,000 を超える企業顧客が 300 万のワークフローアプリケーションにアクセスするのに役立ちます。この革新的なツールを使用すると、ビジネスプロセスを迅速かつ効率的に管理、自動化、および最適化できます。

さらに、Nintex は、プロセスマッピング、プロセスインテリジェンス、高度なワークフローなど、さまざまなワークフロー自動化ツールを提供しています。さまざまなプロセスを計画、監視、および実行できます。

誰がNintexを必要としていますか?

Nintex は、複数のアプリを接続したい確立されたプロセスを持つエンタープライズビジネスやフリーランサーに最適です。

キスフロー

クラウドベースの自動化ソリューションである Kissflow は、企業がビジネスプロセスを自動化し、分析にアクセスできるようにします。

最前線でコーディングスキルのない人々を対象に設計された Kissflow は、個人およびチームのワークフローを作成するのに役立ちます。さらに、このプラットフォームを使用すると、コラボレーションワークフローを効率的に構築して実行できます。

Kissflow を使用すると、複数のプロセスを含む複数のワークフローを 1 つのプラットフォームに統合することもできます。単純化された追跡、パフォーマンス追跡、および簡単なコンプライアンスを促進します。

さらに、この自動化ツールを使用すると、レポートを詳細に分析してボトルネックを特定し、課題と解決策を数秒で克服できます。

50 以上のビジネスプロセスアプリが事前にインストールされている Kissflow を使用すると、すべてのビジネスプロセスを合理化できます。

Kissflowが必要な人?

Kissflow は、ワークフローの自動化を使用したことがない中小企業やフリーランサーに最適です。ツールの使いやすさにより、ユーザーは問題なくプロセスを自動化できます。

インテグロマット

Integromat は、ワークフローの視覚化、カスタムビルド、および自動化を可能にする、未来的で堅牢な統合プラットフォームです。

ドラッグアンドドロップインターフェイスにより、コードを 1 行も入力することなく、複数のアプリとの接続を楽しむことができます。さらに、ルーターを使用して、タスクをさまざまなルートに分割できます。異なるルートを通過するデータをフィルタリングすることもできます。

さらに、Integromat を使用すると、ユーザーは JSON や API を含む 1000 を超えるアプリやサービスと統合できます。この自動化ツールを使用する利点は、無料プランにアクセスして何千もの操作を楽しむことができることです。

Integromat が必要な理由

Integromat は、自動化されたワークフローツールを初めて使用する中小企業に最適です。

統合する

Integrify は、カスタマイズされたワークフローを構築し、並列/順次フローを実行できるもう 1 つの革新的なワークフロー自動化ソフトウェアです。

このツールを使用すると、タスクとリクエストを連携させ、リマインダーを設定することで、ビジネスプロセスを合理化し、手動タスクを自動化できます。

さらに、Integify は、ワークフローの例、ユーザーナレッジベース、レストベースのオープン API、およびデータのインポートとエクスポート機能を提供します。

誰が統合を必要としますか?

中小企業には、この革新的なワークフロー自動化ソフトウェアを使用することをお勧めします。ドラッグアンドドロップのプロセスビルダーツールを使用すると、日常のタスクを迅速かつ効率的に自動化できます。

スクライブ

Scribe は、ビジネスワークフローを文書化できるワークフロー自動化ツールです。このプラットフォームを使用すると、画面をキャプチャして、クリックやキーストロークを書面による指示に変換できます。

Scribe は無料の Chrome 拡張機能または有料のデスクトップアプリケーションで、個人やチームが無制限の自動化ワークフローを構築できるようにします。

さらに、Scribes をリンクで共有したり、CMS、wiki、プロジェクト管理ツール、ヘルプセンターに埋め込んだりできます。

一番良いところ？無料で使い放題！

スクライブが必要な人

Scribe は、業績を追跡しながらワークフローを自動化したいあらゆる規模の企業に最適です。

ワークフロー自動化の上位 5 つの例

自動化ワークフローツールの種類について説明したので、いくつかの例を見てみましょう。

例 # 1: タスクの作成

自動化されたタスク作成システムを使用すると、タスク管理システムで自動化されたワークフローを構築および設定できます。

ワークフロープロセスを使用すると、タスクを割り当てられた従業員に通知できます。

例 # 2: リードの管理

自動化されたワークフローシステムは、何百もの顧客からの問い合わせを選別し、CRM に関連情報を入力し、見込み客をマーケティングから営業にルーティングします。

例 # 3: 請求書の生成

自動化されたワークフローにより、企業は設定されたスケジュールで請求書を作成して送信できます。そうすれば、創造性と戦略的意思決定を必要とするタスクにスタッフを解放できます。

例 # 4: チケットの管理

トラブルチケットを自動化することで、IT チームは人的ミスを減らし、技術支援のリクエストを効率的に処理できます。

例 5: 「シャドー」IT の緩和

シャドー IT とは、従業員が IT 部門の監視なしに使用するテクノロジを指します。従業員はツールを個別に使用できますが、一歩間違えると、会社に多額の費用がかかる可能性があります。

自動化されたワークフローは、IT 部門が承認していないことを管理者に通知するアラートシステムをインストールすることで、これらの問題を回避するのに役立ちます。

RPAとワークフロー自動化の違いは何ですか?

ロボティックプロセスオートメーションとワークフローオートメーションの主な違いは、前者が個々の作業アクティビティの自動化に重点を置いていることです。それどころか、ワークフローの自動化は、カスタマイズされたプロセスを介して作業の流れを自動化するのに役立ちます.

RPA は、マウスクリックとキーボードストロークを模倣して、ビジネスプロセスを実行します。一方、ワークフローの自動化は、コラボレーションを強化し、生産性を高め、コミュニケーションの中断を回避するのに役立ちます。

適切なワークフロー自動化ソフトウェアの選択

ここには、完璧なワークフロー自動化ソフトウェアを見つけるのに役立つ包括的なガイドが含まれています。

ビジネスニーズの認識 –自動化するタスクと合理化するビジネスプロセスを検討します。
ソフトウェアの利点と使用法 –ワークフロー自動化ソフトウェアを使用する前に、その利点と使用法を検討してください。 たとえば、Octopus CRM は、LinkedIn のマーケティングニーズを満たしたいデジタルマーケティング担当者に最適です。
プラットフォームのコスト –自動化ワークフローソフトウェアを選択する前に、予算を確認してください
ユーザーフレンドリー –理想的には、操作が簡単でユーザーフレンドリーなソフトウェアを選択する必要があります

結論

完璧なワークフロー自動化ソフトウェアを選択するのは難しい場合があります。しかし、上記の 12 個のツールのいずれかを選択すると、ビジネスの生産性を向上させ、コストを効率的に削減できます。

最終決定を下す前に、各ツールの長所と短所を検討してください。