2023 年のベスト自動応答システム 10 選

通常の営業時間外に勤務している場合、オフィスにはクライアントや潜在的なクライアントから大量の電話がかかってくることがあります。 受付係が常駐していても、一定数以上の通話量がある場合は対応できない場合があります。 ただし、すべてのビジネスに受付係が必要なわけではありません。 自動応答サービスは、通話を適切なオペレーターに効果的にルーティングし、ビジネスの特定のニーズと要件に合わせてカスタマイズできます。

ビジネスの世界では、二度目のチャンスはめったにありません。 電話に出られないと、潜在的なリード、クライアント、または重要なビジネス チャンスを失う可能性があります。 しかし、自由に使える自動応答サービスを使用すれば、チャンスを逃すことはありません。

すべての応答サービス ポータルはユーザー フレンドリーであるため、セットアップに技術専門家は必要ありません。 ビジネスに最適な回答サービスを選択するには、現在のビジネス ニーズを考慮し、それらをビジョンに合わせてください。 これは、正しく最も効果的な決定を下すのに役立ちます。

自動応答サービスとは
自動応答システムを選択する際に考慮すべき要素
トップ 10 の最高の自動応答システム

1. ネクスティバ
2. 最初に答える
3. パットライブ
4. ボイスネーション
5. バッタ
6. 大間
7. 電話.com
8. ヴォナージュ
9. 8x8
10. エアコール

自動応答サービスとは

一部の企業では、ライブ オペレーターを使用して電話を処理し、顧客からのメッセージを受け取りますが、オペレーターが他のタスクで忙しい場合は、自動応答サービスを使用して通話を処理することもあります。 自動応答サービスは、重要な電話を受信したものの、すべての電話に自分で応答できない個人にも役立ちます。

簡単に言えば、自動応答サービスは、顧客の要求や問い合わせを保留にすることなく処理する一種の仮想受付です。 自動応答サービスは、発信通話ではなく着信通話を主に管理するため、自動通話サービスとは異なることに注意することが重要です。 さらに、自動応答サービスには通常、高度な AI テクノロジを使用して顧客の質問に答えるセルフサービス オプションが含まれています。

一般に、自動応答サービスは 3 つの異なる方法で機能します

• 既存の電話番号を使用して、代わりに通話に応答する
• ビジネス要件に合わせて調整された録音済みのグリーティング メッセージを再生する
• 一連のメニューを通じて顧客を案内し、顧客の意図を尋ね、すべての関連情報を収集します

自動応答サービスは、発信者から情報を収集し、適切な部門に転送します。 また、コール ディフレクションを使用して、大量のコールを処理することもできます。

自動応答システムを選択する際に考慮すべき要素

2023 年の上位 10 の自動応答システムに関する情報が提供されていますが、自動応答システムを選択する際に留意すべき他の考慮事項もあります。 これらの要因を考慮に入れることで、より多くの情報に基づいた効率的な決定を下すことができます。

マルチレベルの電話応対

自動応答システムは、シンプルなメニューを介してクライアントをガイドすることにより、クライアントの通話を指定されたオペレーターに直接ルーティングします。 ただし、マルチレベルの通話参加の場合、このサービスは、複数の発信者を許可するカスタム パスを作成することで、ワンランク上のものになります。
たとえば、あるパスは経理のみに予約され、別のパスは技術サポートに使用される場合があります。

アカウントと通話の監視

自動応答サービスを選択するときは、通話分析機能を考慮することが重要です。 多くの企業はダッシュボードを使用して顧客とのやり取りを追跡しており、この機能は顧客が電話をかけるたびにアクティブ化されます。 したがって、ダッシュボードがユーザーフレンドリーで最新のものであり、ユーザー、権限、および通話のさまざまな側面を簡単に管理できるようにすることが不可欠です。

ライブ通話応答機能

自動応答サービスは役に立ちますが、通話に応答できる人がいることも有益です。 一部のクライアントは、機械に質問に答えてもらうよりも、実際の人と話すことを好みます。 電話に実際の担当者がいると、問い合わせや懸念事項を支援できる担当者に直接アクセスできるため、顧客の満足度が向上します。

ライブ通話応答機能は、電話プランへの貴重な追加機能です。 そのため、検討している自動応答サービスでこのオプションが利用できるかどうかを確認することが重要です。

柔軟な時間

多くの企業は 24 時間年中無休で運営しており、継続的に機能する応答サービスを必要としています。 一方、一部の企業では、通常の勤務時間中にのみ自動応答サービスが必要です。 したがって、営業時間や要件に合わせて柔軟な運用パターンを提供する会社を選択することが重要です。

前述の要因に加えて、自動応答サービスを選択する際に考慮すべきいくつかの追加機能を次に示します。

• Web/モバイル チャット
• 通話後のアンケート
• 電話会議
• ボイスメールの文字起こし
• 通話録音
• CRM統合
• IVR

トップ 10 の最高の自動応答システム

自動応答システムを選択することは、あらゆる規模の企業にとって大きな変化です。 この決定を行うときは、システムがどのようにビジネスの運用を改善し合理化するかを検討することが重要です。

最適な選択を行うには、最適な自動応答システムが必要です。 多くのオプションを利用できるため、決定を下すのは難しい場合があります。 そのため、今年の自動応答システムのトップ 10 のリストをまとめました。

ネクスティバ

Nextiva は、ビジネス向けに設計されたフルサービスの VOIP 電話システムですが、自動応答サービスとしても効果的に機能します。 パーソナライズされた挨拶を作成し、営業時間に基づいて応答ルールを設定できるいくつかの機能が付属しています.

これらの機能を使用すると、市外局番、タイム ゾーン、および通話処理プロセスを決定するその他の要因などの要因に基づいて通話をルーティングできます。 Nextiva は仮想受付係として機能するため、実際の受付係が営業時間前、営業時間中、または営業時間後に電話に応答する必要がなくなります。

Nextiva のユーザー フレンドリーな管理ポータルは小規模ビジネスに最適で、コンピューターまたは会社のモバイル アプリからアクセスできるため、管理ポータル全体を管理できます。 さらに、Nextiva は、高度な顧客連絡機能、VoIP、ビデオ チャット サービス、仮想ボイスメールなど、ビジネスの成長に合わせて拡張可能な機能を提供します。 また、より複雑なコール ルーティング用のマルチレベルの自動受付を含むプランも用意されています。

アンサーファースト

Answer First は、メッセージの受信と応答、予約のスケジューリング、購入と注文の支援などの機能へのアクセスを提供することにより、24 時間年中無休のプロフェッショナルなデジタル プレゼンスを企業に提供します。 同社には、1998 年以来、人々と回答を結び付けてきた専門家で構成された、認定された専任のカスタマー サービス チームがあります。

アンサー ファーストにサインアップすると利用できるサービスの一部を以下に示します。

Answer First は、すべてのお客様に優れたカスタマー サービスを提供する高度な自動応答サービスです。 幅広いサードパーティの統合と、特定のニーズや要件に合わせたカスタマイズ可能な価格プランを提供します. Answer First を使用すると、潜在的なリード、クライアント、またはビジネス チャンスを逃さず、常に顧客に好印象を与えることができます。 このサービスの 24 時間年中無休の可用性、ライブ転送、メッセージ受信機能、スケジューリングと予約、仮想受付、ボイスメール サービスにより、常に連絡が取れ、プロフェッショナルで効率的なカスタマー サービスを提供できるようになります。

パットライブ

ビジネス オーナーは、24 時間年中無休のサービスを含め、すべてのビジネス ニーズを満たすことができるソリューションを常に探しています。 PATlive のデジタル受付担当者は、24 時間体制でプロフェッショナルなカスタマー サービスを提供します。これにより、顧客関係が大幅に改善され、現在のクライアントとの関係が強化されます。 彼らの助けを借りて、たとえあなたが不在であっても、顧客があなたの会社で常にポジティブな経験をしていることを確認することができます.

さらに、デジタル受付サービスにより、潜在的な見込み客やビジネス チャンスを逃すことがないことが保証され、ビジネスの成長に役立ちます。 PATlive は、決定を下す前に製品の包括的な理解を得ることができる 14 日間の無料トライアル機能を提供します。 さらに、バイリンガル サービス機能により、自分とは異なる言語を話す人々と効果的にコミュニケーションを取ることができます。

PATlive のデジタル エージェントを使用すると、ソフトウェアの Web ベースのカレンダー サービスを使用して、予定を簡単に予約、管理、追跡できます。 この機能を使用すると、予定をスケジュール、再スケジュール、およびキャンセルしたり、今後の予定をカレンダー形式で表示したりできます。 この機能は、時間をより効率的かつ生産的に管理するのに役立ちます。

ボイスネーション

Voice Nation は、24 時間年中無休でご利用いただける最高品質の自動応答サービスを提供しています。 Voice Nation にサインアップすることで、バイリンガルの仮想受付係にアクセスして、あなたの電話に応答し、あなたに代わってテキスト メッセージに応答することができます。 この機能により、重要な電話やメッセージを見逃すことがなくなり、クライアントにプロフェッショナルで効率的なカスタマー サービスを提供できます。

さらに、Voice Nation にサインアップすると、注文処理、メッセージ配信、詳細レポート、および各プランに含まれる専用のアカウント マネージャーなどの追加サービスにもアクセスできます。 この自動応答サービスを使用すると、1 日のいつでも各顧客に個別に対応できるため、顧客を再びボイスメールに送る必要はありません。 これにより、顧客サービスを改善し、顧客との関係を強化することができます。

Voice Nation を使用すると、通話スクリプトをカスタマイズして、ビジネスやクライアントの種類に合わせることができます。 このサービスは、iOS デバイスと Android デバイスの両方と互換性のあるモバイル アプリケーションも提供し、柔軟性と利便性を提供します。

バッタ

すべてのビジネスには、競合他社とは一線を画す独自のセールス プロポジション (USP) があり、その USP を顧客に効果的に伝えることが重要です。 Grasshopper のソフトウェアには自動応答機能が含まれており、ソフトウェアのデータベースから事前に記録されたスクリプトを使用できます。

さまざまなクライアント パスにさまざまなスクリプトを割り当てて、より専門的に着信通話に応答できるようにすることができます。 追加料金で、このソフトウェアはプロのボイス スタジオも提供します。 Grasshopper のソフトウェアを使用すると、好みに応じてライブ オペレーターとデジタル受付を切り替えることができ、通話を処理する人を柔軟に選択できます。 Grasshopper は、ビジネス番号を追加し、スマートフォンを仮想電話システムと統合するための簡単な 4 ステップのプロセスを提供します。これにより、通話を逃さず、プロフェッショナルなイメージを顧客に提示できます。

大間

Ooma は特に中小企業向けに設計されており、アカウントを設定する際の自動応答機能が含まれています。 テキスト読み上げ機能があり、発信者は電話をかけるたびに仮想アシスタントに出迎えられます。 コンピューターで生成された音声によって発信者に読み上げられるカスタマイズされた挨拶を選択して割り当てることができます。 さらに、ソフトウェアのダッシュボードには、音声ファイルを録音できるコントロール パネルが含まれています。これは、仮想受付を検討している場合に便利なオプションです。

Ooma には、HD オーディオ、低国際通話料金、仮想ファックス システム、モバイル アプリの統合、無料のフリーダイヤル番号、無料の市内電話番号など、多数の機能が搭載されています。 これらの機能は、顧客サービスを強化し、生産性を高め、ビジネス コミュニケーション全体を改善することを目的としています。

この自動応答サービスは、Android と iOS の両方と互換性のあるモバイル アプリケーションも提供しており、いつでもどこでも電話でボイスメールを確認できます。 中小企業の経営者として、費用対効果が優先され、Ooma はすべてのユーザーにスマートなプランを提供します。 ビジネスの成長に合わせて、Ooma は電話料金を低く抑えることができます。 したがって、ビジネスが前進するだけでなく、電話料金を大幅に節約する機会も得られます。

電話.com

従量制サブスクリプションを管理するソリューションをお探しの場合、phone.com は、通話量が少ない、または変動するビジネス向けに特別に設計された自動応答サービスです。 このソフトウェアは、従量制と非従量制の両方のサブスクリプション プランを提供します。 これにより、特定のニーズや要件に基づいて計画をカスタマイズおよび統合できます。 さらに、phone.com は、ライブ受付、国際電話番号、ダイヤルなどのさまざまな追加機能へのアクセスを提供します。

グローバル番号と国際電話機能は、複数のマーケティング キャンペーンを行う企業にとって特に有益です。 さらに、phone.com は、音声、ビデオ、テキスト、通話管理、および企業の電話システムで一般的に見られるその他のコラボレーション機能など、幅広い機能を提供します。

さらに、この留守番電話サービスは汎用性が高く、パソコンと電話をシームレスに切り替えることができます。 ローカル番号、フリーダイヤル番号、バニティ番号など、さまざまなオプションが用意されています。

ヴォナージュ

ビジネスの種類や規模に関係なく、高額な電話料金を負担することなくビジネスを成長させることができる、柔軟で費用対効果の高いビジネス プランを用意することが重要です。 理想的なプランは、コストを低く抑えながら、必要なコミュニケーション ツールを提供するものです。

これには、仮想電話番号、着信転送、ボイスメール、自動受付などの機能が含まれる場合があり、これらはすべてカスタマー サービスの改善と生産性の向上に役立ちます。 さらに、多くのビジネス コミュニケーション ソリューションは、さまざまな機能を備えた手頃な料金プランを提供しているため、ビジネス ニーズと予算に最適なプランを選択できます。

Vonage は、追加料金で高度な機能を追加できる 50 を超える電話機能など、さまざまな柔軟なオプションを提供します。 基本プランには、通話録音、インターネット FAX、会議ブリッジ、仮想番号など、18 の標準機能が含まれています。

さらに、Android と iOS の両方と互換性のあるセルフサービス モバイル アプリケーションを利用できるため、専門的なサービスを必要とせずにサードパーティ製アプリを展開できます。 Vonage は、コンタクト センター、カスタマー エンゲージメント、モビリティ、リモート ワークなど、幅広いサービスを提供しています。

8x8

8x8 は、48 か国以上で運用されている自動電話応対サービスで、多数の国際的なクライアントを持つ企業に最適です。 さらに、このソフトウェアには、国際電話でお金を節約できる経済的なサブスクリプション プランがあります。

自動受付ソフトウェアは、100 か国以上で柔軟に電話番号をサポートしているため、物理的に存在しない地域でもビジネスを仮想的に拡大できます。 ただし、ソフトウェアのコラボレーション機能は現在、ファイル共有とビデオ会議に限定されています。

さらに、このソフトウェアは AI を利用して音声インタラクションの監視と管理を支援し、チーム リーダーやマネージャーを支援します。 このソフトウェアには、Android と iOS の両方と互換性のあるアプリもあり、チャット、ビデオ メッセージ、音声通話など、すべてのビジネス コミュニケーションにアクセスできます。

エアコール

Aircall は、e コマース企業に最適なクラウドベースの自動応答ソフトウェアであり、コール センターをよりリモートで効率的にすることができます。 これは、販売およびマーケティング チームに最適な、IT が承認したクラウドベースのソリューションです。

このソフトウェアはセットアップも簡単で、世界中のどこにいても誰とでも通信できます。 Aircall には、CRM 機能、ヘルプデスク ソリューション、およびクライアントが電話をかけたときに必要なすべての情報を提供するその他の重要なアプリも装備されています。

Aircall を使用すると、作業を管理および監視し、通話を分析し、通話指標を測定して、測定可能な改善を行うことができます。 また、クラウドベースの IVR メニュー、スキルベースのルーティング オプションなどの機能も含まれています。

結論

ビジネスの種類に関係なく、自動応答サービスはビジネスに大きな利益をもたらし、その成長に貢献します。 自動応答サービスを使用すると、発信者に必要なすべての情報を提供するようにカスタマイズできます。 そうすることで、運用コスト、時間、スタッフのリソースを大幅に削減できます。 高品質の顧客サービスは電話システムに大きく依存しており、優れた顧客サービスが提供されると顧客満足度が向上します。

よくある質問

ビジネスに最適な電話システムとは?

最高のビジネス電話システムは次のとおりです

• パットライブ
• ネクスティバ
• ボイスネーション
• バッタ
• 8x8
• ヴォナージュ
• エアコール

自動電話応答システムは何と呼ばれていますか?

対話型音声応答 (IVR) は、発信者と対話し、情報を収集し、通話を適切な受信者にルーティングする自動電話システムです。

IVR ダイヤラとは何ですか?

IVR Dialer は、特定のデータベースから番号をダイヤルし、接続時に IVR (Interactive Voice Response) メッセージを再生する自動ダイヤラーです。

留守番電話の制限は何ですか?

自動電話応答システムを使用するデメリット

• 自動電話システムは顧客を遠ざける可能性があります。
• 自動電話システムは顧客を混乱させる可能性があります。
• 自動電話システムが誤動作する可能性があります
• 自動化された電話システムは非効率的である可能性があります