Automation 101: 自動化が請求書の処理にどのように役立つかを知る

公開: 2022-11-30

ビジネスを運営している場合、多くの請求書を処理する可能性があります。おそらく、請求書の処理を担当する買掛金 (AP) または売掛金 (AR) 部門があるとします。または、請求書を自分で処理することもできます。

どちらの場合でも、請求書の処理は時間のかかる退屈な作業になる可能性があることをご存知でしょう。そして、一歩間違えば、ビジネスのコストがかかる可能性があります。そこで自動化の出番です。請求書の処理を自動化すると、時間を節約し、間違いを避けることができます。

自動請求書処理システムは、請求書の作成、送信、および管理に関連するタスクを自動化し、繰り返しのタスクを自動化することで時間を節約するソフトウェアです。

請求書の自動化とは正確には何ですか? また、請求書の処理にどのように役立つのでしょうか? 請求書の自動化に関する究極のガイドで、これを詳しく調べてください。始めましょう！

請求書処理システムとは

請求にはいくつかの手順が含まれます:-

請求書からのデータ取得
発注照合
承認のための請求書の送信
支払いの請求書を承認する
支払いを処理し、記録の詳細を登録する

手動の請求書処理システムでは、従業員が各請求書からシステムに手動でデータを入力する必要があります。これは、人的エラーの影響を受けやすい時間のかかるプロセスです。

一方、自動請求書処理システムは、請求書の作成、送信、および管理に関連するタスクを自動化します。請求書処理システムは、企業が請求書から自動的にデータを取得するのに役立ちます。このシステムは、請求書の作成から支払いの発行まで、請求書発行に関連する他の多くのタスクを自動化するのに役立ちます。

市場にはさまざまな請求書処理システムがあります。テンプレートベースの半自動化ソリューションもあれば、スマート AI ベースのエンドツーエンド自動化ソリューションもあります。ソリューションの選択は、ユースケースと達成しようとしている目標によって異なります。

請求書処理システムを自動化するとさまざまな機能が得られますが、最も重要なことは、繰り返しのタスクを自動化することで時間を節約できることです。自動化されたソフトウェアを採用することで、従業員はより重要なタスクに集中できるようになり、収益を改善できます。自動化された請求書処理ソリューションは、発注書から請求書を生成し、支払いを追跡し、払い戻しを行うのに役立ちます。

自動化が請求書処理にどのように役立つか

手動の請求書管理は、面倒で時間のかかる作業であり、ビジネスリスクであり、請求書の不正や財務諸表の誤りの可能性を高める可能性があります。

自動化は、これらの問題を回避し、ビジネスにさらなるメリットをもたらすのに役立ちます。ビジネスの効率化にどのように役立つかを次に示します。

精度の向上

自動化の最大の利点の 1 つは、間違いを回避できることです。たとえば、自動請求書処理ソフトウェアは、発注書またはその他のデータソースからのデータに基づいて請求書を自動的に生成できるため、手動でデータを入力する必要がなくなります。

スピードアップ

自動化は、請求書処理のスピードアップにも役立ちます。さらに、このソフトウェアは、請求書の作成や払い戻しの発行などの反復的なタスクを自動化し、ビジネスの他の分野を改善するために使用できる時間を解放します。

より良い組織

自動化により、請求書を整理しておくことができます。請求書自動化ソフトウェアは、すべての請求書を 1 か所で追跡できるため、支払いの遅れや遅延料金を回避できます。その結果、顧客を追跡しやすくなります。

高い費用対効果

自動化により、手作業によるデータ入力やその他の手作業が不要になるため、コストを節約できます。その結果、簿記はより費用対効果が高く、合理化されます。

ヒューマンエラーの余地が少ない

ビジネスの成長に伴い、不要な手作業や複雑さを避けることが重要です。自動化により、延滞料金につながる可能性のある支払い忘れなどのミスを回避できます。

請求書処理を自動化する方法

請求書処理の自動化に関心がある場合は、いくつかの作業を行う必要があります。

さまざまなソフトウェアオプションが利用できるため、ニーズとユースケースに合ったソフトウェアを見つけることが重要です。 Docsumo は、自動化された請求書処理でセットアップを支援できます。 AI ソフトウェアとインテリジェント OCR テクノロジを使用して、請求書を実用的なデータに変換します。

データを変換したら、請求書自動化ソフトウェアを会計ソフトウェアと統合する必要があります。これにより、請求書を自動的に生成し、支払いを追跡できます。

最後のステップとして、自動支払いを設定する必要があります。

請求書処理を自動化するための 10 のステップ

ガイドラインを確立する:自動的に処理できる請求書の種類を決定します。 ソフトウェアに追加できる請求書の種類に関するガイドラインがあると、特定の請求書のみが処理されることが保証され、プロセスがより正確になります。
請求書の受け取り方法を決定する: 請求書を受け取るチャネルを理解することで、自動化を合理化して、すべての請求書を同じように受け取ることができます。
請求書データを自動的に取得するシステムをセットアップする:自動化された請求書処理システムにより、エラーが発生しやすい手作業によるデータ入力が不要になります。
取得したデータの正確性を検証する:データ検証により、処理中の情報が正しいことが保証されます。
承認のために請求書をルーティングする:承認キューは、請求書が迅速に承認されるようにするのに役立ちます。
支払いを電子的に生成する:時間とお金を節約できます!
支払いを自動的に調整する: 支払いを調整すると、すべての請求書が期限どおりに全額支払われるようになります。
請求書のステータスを可視化する:これにより、どの請求書が処理され、どの請求書が処理されていないかを追跡できます。
請求書を自動的に処理できない場合に例外を許可する:例外処理を行うことで、問題のある請求書が時間どおりに処理されるようにします。
システムを継続的に改善する:設定が完了したら、システムが常に最新で効率的であることを確認します。

結論

請求書の処理は時間のかかる面倒な作業ですが、ビジネスを運営する上で必要な作業です。請求書の処理を自動化することで、時間を節約し、間違いを避けることができます。

自動化された請求書処理システムが提供できるさまざまな機能がありますが、最も重要なことは、繰り返しのタスクを自動化することで時間を節約できることです。これにより、従業員はより重要なタスクに集中し、収益を向上させることができます。