ビジネスミーティングを成功させるための6つのヒント

今日の時代において、ビジネスを運営することは挑戦にほかなりません。 従業員は、運用、財務、採用、マーケティング キャンペーンなどを管理する必要があります。 同時に、最適な効率レベルを確保するためにリソースを割り当てる必要があります。

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経営陣全体が、ビジネスで起こっていることを常に把握しておく必要があります。 そのためには、ビジネスミーティングを日常のスケジュールに組み込む必要があります。 これらの会議は、仕事をする上で欠かすことのできないものです。 これにより、チームは差し迫った問題、プロジェクト、および計画についてリアルタイムで話し合うことができ、実際的な議論の扉が開かれます。 さまざまな意見をテーブルに招待することは、ビジネスの新しいアイデアを生み出すのにも役立ちます。

ただし、会議は困難な場合もあります。 時間通りに到着しても、会議の開始が遅れることがあります。 時には、議題が明確でなく、さまざまな人々が物事について議論し、主催者が管理できないことがあります。 そのような会議は、ビジネスにとって良いことよりも害をもたらします。 したがって、効果的な会議を運営するには、いくつかのルールを学ぶ必要があります。 ビジネスミーティングを成功させるための 6 つのヒントをご紹介します。

1. 適切な雰囲気を設定する

ビジネス オーナーまたはマネージャーとして、会議に適切なトーンを設定する必要があります。 会議を公式にするか非公式にするかは、あなた次第です。 同様に、リアルタイムまたは仮想会議を行うかどうかを決定します。 仮想会議のリンクを作成し、少なくとも前日までに全員と共有する必要があります。

同様に、対面式の会議を行うには、十分なスペースのある会議室または会議室を予約する必要があります。 いずれにせよ、参加者がためらうことなく自分の考えや意見を共有できる相互尊重の雰囲気を作り出す必要があります。

さらに、可能な場合はいつでも雰囲気を変えることを検討してください。 ほとんどの会議は正式なものであり、従業員にとって退屈な出来事のように思えます。 それに対抗するために、会議のために屋外に出て、雰囲気を明るくすることができます。 それ以外の場合は、毎週非公式のディスカッションを行って、セッションをフォーマルに見せないようにし、目的を達成しながら、従業員を明るくすることができます.

2. 会議の議題を設定する

計画を立てるというのは簡単なことのように聞こえるかもしれませんが、残念ながらそうではありません。 会議の目的から逸脱して、さまざまな人がさまざまなトピックを持ち出します。 会議の議題を設定することは非常に重要です。 配布資料に要約するか、ホワイトボードに書き留めて、全員が集まった理由を理解できるようにします。 それは、新製品のアイデアについて話し合ったり、問題を特定したり、障害を克服したり、ビジネスで起こっていることであったりします。

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ミーティングの目的が明確になったら、話し合いたいトピックのリストを作成します。 会議の延長を避けるために、各件名に特定の期間を割り当てます。 全員が準備できるように、会議のスケジュールを事前にすべての出席者に送信します。 議題を設定すると、会話のコンパスが提供されることを忘れないでください。 これにより、議論がコースから外れても、会議が軌道に戻ることが保証されます。

3.時計を見る

従業員は、これらの会議に参加するために定型業務を離れます。 したがって、彼らは待たされるのが好きではありません。 したがって、遅滞なく会議を開始するためのしっかりした時間を設定してください。 人々が参加するのを待つのではなく、すべての参加者が時間通りに開始できるように 5 分早くするようにします。 同様に、会議のペースを維持し、時間通りに終了するようにします。

さらに、会議の適切な時間を選択します。 ほとんどの場合、月曜日と金曜日が最も忙しいので、これらの日を選ぶことは避けてください. 特定のセッションを開催する適切な時間に注意してください。 いつでもチームに確認して、会議をスケジュールするのに最適な時間を見つけることができます。

4. 議論を導く

多くの場合、会議の議論はトピックから逸​​れます。 これは、参加者が主題から逸脱する可能性があることを意味します。 ビジネス会議では、会話を適切なトピックまたは議題に向けることが不可欠です。 しかし、「どのように？」という疑問が残ります。

まず、ノートからいくつかの文をディスカッション アイテムとして選択するか、関連する質問をすることができます。 同様に、トピックが刺激的または価値があると思われる場合は、別の会議をスケジュールして、アイデアについてさらに話し合うことを提案します。 それ以外の場合は、会話がトピックから外れており、計画に戻したいと述べることができます. そのような状況ではためらうかもしれませんが、ミーティングを成功させるためには、率直に話すことが常に最善です。

5. メモを取って議事録を配布する

会議にどれほど注意を払っていても、メモを取り、すべての要点を把握しておくことは不可欠です。 これらは、議論のポイント、今後のプロジェクトに関する洞察、未解決の質問などです。 これらの指針を書面に残すことは、物事を思い出すのに大いに役立ちます。 これに基づいて、タスクを計画し、プロジェクトを遂行できます。

ミーティングの主催者として、このタスクに誰かを割り当て、重要な決定と議論を確実に書き留めることができます。 後で、これらの議事録を回覧して、会議で何が起こったかを全員が把握できるようにします。 これにより、すべての従業員が同じ認識を持ち、会議での発言を誤解する人がいないことが保証されます。 詳細な記録を持つことで、信頼性が向上し、間違いや挫折の可能性がなくなります。

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6. 行動計画で終わらせる

マネージャーは、会議が終了する前にまとめのリストを残すことがよくありますが、それは正しいアプローチではありません。 次のステップについて話し合うために、会議の最後の数分間を残す必要があります。 議論は、誰が何を担当するかを中心に展開する必要があります。 同様に、従業員が達​​成すべき目標があることを理解できるように、締め切りについての洞察を与えます。

最も重要なことは、従業員がやる気を感じられるように、会議を積極的に終了することです。 たぶん、今後の取引や、あなたが確保した最後のクライアントについて話してください。 ハッピーでポジティブなニュースは、士気を高め、ビジネス目標に向けてより懸命に働くことを奨励します。

最終的な考え

会議を効果的に行うことは、芸術であり科学でもあります。 参加者が積極的に意見を述べていることを確認する必要があります。 同様に、計画を立てることも重要なタスクです。 会議に何を期待するかを人々が理解するのに役立ちます。 全体として、目的の目標を達成できれば、セッションは成功する可能性があります。 したがって、議論を主導し、さまざまな視点を歓迎し、行動計画で締めくくります。