ビジネスコミュニケーションプラットフォームを構築するための5つのステップ

良好な社内コミュニケーションは、あらゆるビジネスの成功にとって重要な要素です。 実際、ある調査によると、現代の職場の従業員は、時間の約80％を共同作業に費やしています。 この現代のビジネスの世界では、デジタルコミュニケーションツールがこれらの相互作用を最大化するための鍵となります。

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残念ながら、ほとんどの企業は、断片化され、切断された社内プラットフォームに苦しんでいます。 5〜10人の従業員を抱える小さなスタートアップは、メールやソーシャルメディアアプリなどの通常のメッセンジャーとうまく連携できます。 ただし、新しい従業員を採用してより分岐した構造を確立する場合は、既存のプロセスにシームレスに組み込まれ、従業員の要件に応じてカスタム構築される、専用の内部コミュニケーションプラットフォームが必要になります。

さらに、通信プラットフォームに組み込むことができ、クライアントや顧客とシームレスに接続できるソリューション、たとえばダイヤルソリューションが必要です。 興味のある方は、CallCowboyが販売している1800の番号をご覧ください。

この包括的なガイドでは、カスタムビジネスコミュニケーションツールの利点と、最初からツールを構築する方法について説明します。

内部ビジネスコミュニケーションプラットフォームの利点

コミュニケーションツールを構築すると、さまざまな方法でビジネスに役立ちます。 カスタマイズされた社内ビジネスコミュニケーションソフトウェアの利点のいくつかを次に示します。

1.生産性の向上

企業がコーポレートコミュニケーションプラットフォームを開発する必要がある主な理由は、従業員の生産性を向上させるためです。 コミュニケーションがより速く、より簡単になると、従業員は他の重要な仕事に集中してより多くの時間を費やすことができます。 カスタムソフトウェアを使用すると、従業員は、いつでも、どこでも、どのデバイスからでも簡単にアクセスできる最新の更新と関連情報にアクセスできます。

必要に応じて、メールの受信トレイや共有ワークスペースなどのコラボレーションツールをプラットフォームに組み込んで、スタッフにまったく新しい可能性を提供することもできます。 予算がある場合、自動化は生産性を向上させるもう1つの方法であり、日常業務を自動化および簡素化して従業員の時間を解放します。

2.リモート従業員のエクスペリエンスの向上

現代の職場では、COVID-19の発生のおかげで、特にリモートワークの傾向が高まっている現在、完全なデジタルトランスフォーメーションが必要です。 しかし、パンデミックが緩和され始め、企業が再び扉を開き始めると、ほとんどの組織は現在、従来のオフィスとリモートワークの組み合わせであるハイブリッドセットアップを使用しています。

どちらの場合も、特にハイブリッドな職場では、スムーズな社内コミュニケーションがビジネスにとって重要です。 カスタマイズされたコミュニケーションツールは、既存のプロセスを合理化しながら、生産性を向上させるのに役立ちます。

3.より合理化されたプロセス

コーポレートコミュニケーションには通常、さまざまな目的のためにいくつかのチャネルが含まれます。 これにより、コミュニケーションのサイロが発生し、従業員が切断される可能性があります。 カスタムの内部通信プラットフォームを構築することで、プロセスを合理化しながらユニファイドコミュニケーションを作成でき、異なるプラットフォームやアプリを切り替える必要がなくなります。

その結果、従業員は必要なデータや情報を探すために費やす時間を減らすことができます。 代わりに、現在の重要なコンテンツをすべて1か所で入手できます。

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4.オープンで透明性のある企業文化を育む

社内コミュニケーションのためのカスタムプラットフォームは、意見やアイデアを共有するためのオープンでフレンドリーな文化を作り上げ、同僚と知り合い、信頼と友情を高めるのに役立ちます。

適切に開発された場合、ビジネスコミュニケーションプラットフォームは、企業文化を広め、促進する場所にもなります。 アナウンスを投稿したり、企業の写真を共有したり、オンラインワークショップやバーチャルイベントを開催したり、スタッフを称えたりすることができます。これらはすべて、職場での満足度、モチベーション、包括性を高めることができます。

ビジネスコミュニケーションプラットフォームを作成する方法

1.経験豊富なソフトウェア開発会社を選択する

厳密なソフトウェア開発のバックグラウンドを持つプログラマーでない限り、通信プラットフォームを開発するということは、通信プラットフォームを構築するためにソフトウェア開発会社を雇うか、外部委託する必要があることを意味します。

コミュニケーションソフトウェアの構築を担当する人として、十分な知識を持った人が必要です。 過去のプロジェクトと、必要なソリューションの構築の経験があるかどうかを尋ねることを検討してください。 彼らの実績をチェックし、彼らのサービスについてのレビューと推薦状を読んでください。

最高のソフトウェア開発会社は、会社向けにカスタマイズされた通信プラットフォームを開発するために必要な適切なツールとリソースも備えている必要があります。 彼らは、安全でスケーラブルなソフトウェア製品を構築するために、最新の新しいテクノロジーを使用する必要があります。

さらに、ソフトウェア開発は完了するまでに数か月かかる場合があります。 これは、開発会社と何ヶ月も一緒に仕事をすることを意味します。 したがって、シームレスで透過的なコミュニケーションを持ち、プロジェクトのマイルストーンを常に更新する会社が必要です。

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2.調査を行う

パートナーとなる適切な開発を見つけたら、彼らと一緒に研究を始めることができます。 すべてのプロジェクトと同様に、綿密な計画からビジネスコミュニケーションプラットフォームの開発を開始する必要があります。 あなたとあなたの開発者は、市場の状況と気候を徹底的に調査する必要があります。 開発会社が使用するソフトウェア開発ライフサイクルに応じて、プロセスは異なります。

ただし、一般的に、企業のコミュニケーションソフトウェアの市場を調査するには、次の重要な質問に答える必要があります。

コミュニケーションプラットフォームに対するあなたのビジネスニーズは何ですか？

カスタムビジネスコミュニケーションプラットフォームを使用すると、ビジネスニーズに応じて完全に調整できます。 それで、今の問題はそれらのニーズは何ですか？

ビジネスニーズを理解するには、誰が、何を、どのように行うかを検討してください。

誰がソフトウェアを使用しますか？ 特定の部門向けですか、それとも全社的なソリューションですか？ 従業員はそれをどのように使用しますか？ 接続を維持して会社のニュースを共有するには、簡単なグループチャットアプリケーションが必要ですか？ アイデアや情報にアクセスして共有するために、いくつかの特定の部門にプロジェクト管理またはコラボレーションツールが必要ですか？ おそらく、トップマネージャーや取締役会メンバーのためのコミュニケーションソリューションのような特別なものが必要ですか？ それともあなたはそれをすべて欲しいですか？

Webソリューション、モバイルアプリ、またはその両方が必要ですか？

ニーズを決定したら、ビジネスコミュニケーションを可能にするために、Web /モバイルのみのソリューションを選択するか、両方をカバーすることを計画するかを決定する必要があります。

一般に、従来のオフィスはデスクトップコンピューターとラップトップで構成されています。 したがって、企業向けのほとんどのデジタル通信ソリューションは、多くの場合Webベースです。 とはいえ、リモートワーキングの人気が高まるにつれ、モバイルファーストアプリも大幅に増加しています。

ほとんどの場合、最近ではWebベースのプラットフォームでさえモバイルフレンドリーであるはずです。 ただし、（予算があれば）両方を開発して、ハイブリッドな職場に対応できるようにするのが最善です。

あなたの成功KPIは何ですか？

明確な成功KPIを設定すると、それらを達成するために必要な最高の機能をよりよく理解できます。 設定する必要のあるメトリックの正確なリストは、ビジネスニーズによって異なります。 ただし、一般に、効果的なビジネスコミュニケーションプラットフォームの成功KPIには、次のものが含まれます。

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1.エンゲージメント指標

これは、従業員がプラットフォームとどのように対話し、企業および社会的コミュニケーション活動に従事するかを指します。 たとえば、オープン、返信、クリック、およびその他の関連するメトリックが含まれる場合があります。

2.行動指標

これは、ソリューションが従業員の行動、態度、意見にどのように影響するかを示しています。 これには、満足度と信頼度、平均回答率などが含まれる場合があります。

3.生産性メトリック

これは、プラットフォームが企業内の生産性と従業員をどのように高めるかを示しています。 いくつかの例には、内部コミュニケーションの改善によってどれだけの時間が節約されるか、またはコミュニケーションとコラボレーションがどれだけ速くなるかが含まれる場合があります。

調査段階では、さらに多くの質問が発生することに注意してください。 ほとんどの開発会社は、開発の最初の段階でプロジェクトについて知っておくべきことすべての概要を説明するのに役立ちます。 ですから、選択した開発会社とオプションやニーズについて話し合う時間を取ってください。

3.セントラルハブを確立する

効果的な内部コミュニケーションツールには、コラボレーションとコミュニケーションのニーズの基盤として機能する中央ハブが必要です。

この場合、イントラネットの使用を検討してください。 これは、既存のすべてのシステムを統合して、従業員の集中型デジタルワークプレイスハブとして機能します。 また、管理スタッフがコミュニケーションとコンテンツを管理しやすくなり、残りの従業員が必要な情報を見つけて相互に接続するのがより便利になります。

これにより、すべてのコラボレーションとコミュニケーションを開始できる場所が可能になり、ユーザーは、個人、ローカル、グローバルの3つの異なるレベルで接続できるようになります。

一般に、ソフトウェア開発は、通信プラットフォームの開発に合わせて、会社のイントラネットを設定するのに役立ちます。

4.必要な機能を検討する

コミュニケーションプラットフォームを開発することで、会社のニーズに完全に一致させることができることは前に述べました。 したがって、その機能を調整することもできます。 これにより、潜在的な機能のリストが非常に大きくなります。

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以下は、内部通信プラットフォームの最も一般的な機能の一部です。 持っている機能が多いほど、ソフトウェア開発のコストが高くなることに注意してください。

1.オンボーディング

オンボーディングの背後にある考え方は、ユーザーをガイドし、主な機能とその使用方法を示すのに役立つことです。 コミュニケーションプラットフォームを構築する際、短い紹介ビデオやプラットフォームとその主要機能のスクリーンショットなど、さまざまな方法でオンボーディングプロセスを実装できます。

2.プロファイル

内部コミュニケーションは透明性に基づいています。 したがって、従業員がログインして自分自身を識別できるようにする必要があります。 サインアッププロセスは、ユーザーが自分のメールアドレスまたは電話番号を提供できる他のアプリと同じである必要があります。 または、管理者が従業員プロファイルを作成できるようにすることもできます。 彼らのプロフィールには、写真、名前、部署、役職、連絡先の詳細などの必要な情報と、趣味などの仕事以外の情報が含まれている必要があります。これは、従業員との関係を改善するのに役立ちます。

3.フィード

ここには、発表、成果、現在のプロジェクト、企業生活の最新情報など、すべての情報が掲載されます。 重要なアナウンスを固定して、誰もがそれらを見ることができるようにする機能を含める必要があります。 フィルタリングシステムを含めることもできるので、従業員は関連性によって投稿を並べ替えることができます。

4.ライブラリ

従業員にとって重要なコミュニケーションの問題の1つは、適切なファイルを見つけることです。 共有ファイルのライブラリがあると、従業員はすべてを1つの場所に保存し、必要なときにいつでもアクセスできるようになります。

5.グループ

この機能は、特定の部門がチーム固有の情報を共有するための専用グループを作成するのに役立つために必要です。 お知らせやその他の情報を投稿して、グループメンバーだけが閲覧およびアクセスできるようにすることができます。

6.チャットとビデオ通話

インスタントメッセージングおよびビデオ通話機能は、最新のビジネスコミュニケーションプラットフォームに必須です。 ユーザー間でダイレクトメッセージング機能を使用することが重要です。 ビデオ通話機能を使用すると、リモートチームが仮想会議や会議を開催することもできます。

7.ファイル共有

これは、すべてのビジネスコミュニケーションに必要です。 ビジネスニーズによっては、1つのタイプのファイルを共有するだけで十分な場合もありますが、プラットフォームが複数のファイルタイプをサポートできる場合はより良い方法です。

8.通知

アプリがバックグラウンドで実行されているときに従業員が重要なメッセージやお知らせを見逃さないようにするには、通知が必要です。

9.管理者コントロール

管理者による制御は重要なセキュリティ機能です。 これにより、内部通信の監視、従業員の追加または削除、アクセスレベルの変更などを行う管理者を割り当てることができます。

10.統合

サードパーティのアプリを追加および統合できるオプションにより、既存のソリューションとのシームレスな適合が可能になります。 また、コストの節約にも役立ちます。 たとえば、共同ドキュメント編集の機能を開発する代わりに、DropboxやOffice365などの既存のサービスを簡単に統合できます。

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5.予算を設定する

ビジネスコミュニケーションプラットフォームは安くはありません。 カスタムルートを使用する場合は、かなりの予算を確保する必要があります。 一般に、開発者は、設定された予算に合うようにプラットフォームを計画するのに役立ちます。

とはいえ、コミュニケーションの発達に影響を与えるいくつかの要因は次のとおりです。

• 必要な専門家の種類（プロジェクトマネージャー、Android / iOS開発者、Web開発者など）
• 開発期間
• 機能性と特徴
• デザイン（既成のインターフェースまたはゼロから作成）
• プラットフォーム（Webベースまたはモバイルアプリ）

取り除く

ソーシャルコネクティビティの変化に伴い、ビジネスコミュニケーションは進化し​​続けています。 今日、透過的で協調的なビジネス環境を構築するには、専用のビジネスコミュニケーションプラットフォームがこれまで以上に重要になっています。

そのため、ビジネスコミュニケーションソフトウェア開発は、従業員のニーズに合わせて特別に設計され、既存のワークフローと完全に一致するプラットフォームを従業員に提供するために人気が高まっています。これは、既成のソリューションではほとんど提供できません。

カスタマイズされた社内コミュニケーションツールを使用すると、ビジネスは多くのメリット、特に全体的な生産性の向上を活用できます。 そして、生産的な従業員とのビジネスは成功した組織です。