DAM 検索を高速化する 4 つのステップ: ファイル命名規則の作成

ファイル命名規則は、いくつかのことを実現するため、デジタル資産管理 (DAM) の実装に必要な標準です。 命名規則：

• 追加のタグ付けを必要としない名前内に検索語を指定することで、DAM 検索機能を強化します。
• DAM 分類内のファイルを「どこ」に保存すべきかを示す方向性のあるテキスト キューを提供することで、自動化されたワークフロー プロセスを簡素化します。
• ファイルを手動で検査することなく、ファイルの内容に関する基本情報を組織内のユーザーに示します。

以下に、DAM チームが独自のファイル命名規則を実装し、DAM アセットの迅速かつ正確な取り込みと検索を可能にするために実行できる 4 つの手順を示します。

1. DAM での検索を高速化する方法を理解する

文書の分類について学ぶ

お世辞の最上級は窃盗だとよく言われますが、それを「借りる」としましょう。 複雑なドキュメントを簡素化されたエンタープライズ検索に組み込む必要がある次のようなグループに注目してください。

• 図書館員（ハーバード大学にはこのテーマに関する素晴らしいガイドがあります）。
• アーキビスト（国連など）。
• 科学団体 (国際標準化機構など)。

サンプル規約を一目見るだけでも、アイデアが得られます。 ドキュメントの分割と管理がはるかに簡単になります。

自分自身を訓練します

取り込みとアーカイブを高速化する、DAM 内で検索ファセット、ショートカット、リンク、便利なタグ、自動化されたワークフローを作成する方法を学びましょう。 これらのプロセスのほとんどは簡単に習得できます。 時間に余裕があれば、チーム向けのハウツー文書、ワンシート、ビデオを作成して、最適化された DAM に対する全員の準備が整っていることを確認します。

さらに詳しく: DAM のタグとメタデータ: 違いは何ですか?

2. 物がどのように作られるかを理解する

プロジェクト マネージャーがプロジェクトとファイルの名前/番号を作成する方法を学びます

クリエイティブ チームは通常、リクエスト部門ごとに組織され、プロジェクト マネージャーがそれぞれに割り当てられ、熟練したプロバイダーがニーズの拡大や縮小に応じて複数の部門にサービスを提供する場合もあります。

• ファイル名に含まれる日付、資産タイプ、その他の情報は現在どのような役割を果たしていますか?
• 名前の特定の部分が最初、真ん中、または最後に来るのはなぜですか?

プロジェクト マネージャーは、ファイルの通常の名前付け方法に関する豊富な情報を持っています。

現在の名前と頭字語を収集する

車輪を再発明する必要はありません。なぜそうしたいのでしょうか? 既存の頭字語の長さを確認し、重複していないことを確認できます。

リストを確認すると、よく使われる名前とあまり使用されない名前を短縮して区別する方法が目立つようになります。 コンパイル中にプロジェクト マネージャーに連絡し、使用頻度が低い可能性のある他のプロジェクトについては彼らの知恵を借りてください。

3. 物がどのように使われるかを理解する

主要な関係者と会う

本番環境に資産を要求する組織単位から始めます。 次に、DAM の連絡先として働いてくれるボランティアを依頼します。 これらの連絡先は、資産を受け取ったときに何が起こるかを説明できます。

たとえば、ブランドの Web サイトにはデジタル資産の大部分が表示され、その性質にはプラットフォームの制約やビジネス プロセスの慣例があります。

必須要件に絞り込む

共通点をまとめて部門のニーズを絞ります。 本当に最も重要な情報に焦点を当てて、利害関係者に犠牲を払うよう促します。 より広範な組織全体で合理的な調和のとれた規則を実現するために、どのような命名要素を使用せずに済むのか、あるいは使用することを学べばよいでしょうか?

たとえば、当社のデジタル マーケティングの方針により、いつどの要素が表示されるかが決まりました。 たとえば、公開日は、Web サイトのアセットがプログラムで表示される方法に影響するため、最初に表示されます。 この日付は他の部門にとってはそれほど重要ではありませんでしたが、制作の最大の要求者であるマーケティングにとっては重要な変数でした。

さらに詳しく: DAM ガバナンス構造の定義と説明

4. 新しい規約をできるだけ簡単に紹介する

ファイル名ジェネレーターで名前を付けやすくする

ファイル命名をプロジェクト管理ツールと DAM に組み込んで、他の SaaS プラットフォームやより広範な組織に伝播できるようにします。 ファイル命名ジェネレーターは、Microsoft Excel または Google Sheets でテキスト式を使用して作成できます。 ファイルを保存するときに、そのファイル名を Adob​​e Illustrator などのツールにコピーできます。

名前ジェネレーターは、チームメンバーが命名規則のリズムを学ぶのにも役立ちます。 命名を説明し、すべての頭字語をリストしたマスター リストも必ず用意してください。

少人数のグループでトレーニングする

私たちのチームは、関係者のリーダーとの数回の通話を経て、最終的なファイル命名規則を開発しました。 通話を通じて、チームは DAM とその検索機能、そしてこの規約が長期的に見て検索の高速化にどのように役立つかについてさらに理解していきました。

大会が終了した後、それらの関係者は私たちと各チームとのトレーニングセッションを開催しました。 この大会に満足し、なぜそれが展開されるのかを理解していたチアリーダーのおかげで、セッションは大幅に強化されました。

ニーズの変化に合わせて適応することを忘れないでください

ユーザーが名前の要素 (資産タイプ、プロジェクト番号、ベンダー、組織単位、サイズ、資産の送付先、日付など) を簡素化する方法を学ぶにつれて、命名規則は短縮されます。 「新しい常態」を採用しているチームでは、チームの知識や他の従業員の知識が資産に「埋め込まれ」、再び簡単に見つけられるようになります。

間もなく、ファイル名を最適化するための変更を提案し、新しく優れた頭字語やその他の要素を導入して、誰もが命名プロセスをより簡単かつ迅速に行えるようにする予定です。

さらに詳しく: DAM ワークフローが必要な理由と、それを計画する方法を説明します。

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