会社が実装すべきコンプライアンスの 4 つの側面
公開: 2022-07-20業界に関係なく、すべての企業は規制を遵守する必要があります。 これらの法律や慣行が一般的なものであろうと業界特有のものであろうと、コンプライアンス プログラムは企業を順守させるのに役立ちます。
コンプライアンス プログラムは、ドライバーやサイクリストが路上で遭遇する合図に似ています。 ガードレールと車線は、人々が特定の境界内で移動できるようにし、方向感覚を提供します。 標識や信号機は、悪条件を警告し、事故を防ぐのに役立ちます。
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コンプライアンス プログラムは、従業員のために比喩的なガードレール、車線、標識、信号を作成します。 ただし、これらのプログラムは、企業が規制遵守に関連するすべてのものを確認および追跡する方法も提供します。 これには、特定の職務、部門機能、または組織文化に適用される手順が含まれる場合があります。
コンプライアンス プログラムのいくつかの側面は法律によって決定されますが、その他の側面は単なる健全なビジネス慣行です。 実装を検討する 4 つを次に示します。
1. 監査とモニタリングの実施
監査は、ビジネスの手順が業界の規制や基準にどの程度適合しているかを判断するのに役立ちます。 たとえば、医療機関は HIPAA 規制を遵守する必要があります。 ヘルスケア業界以外の企業は、個別の消費者プライバシー規制および財務文書を管理する法律に準拠する必要がある場合があります。 外部監査と内部監査により、リーダーは、会社がうまくいっている領域と、どのような改善が必要かを示します。
あなたのビジネスが、複数のクライアントのデータを保存するクラウド サービス プロバイダーであるとします。 データ プラクティスと内部統制が顧客情報を保護するのに十分安全であるかどうかを知りたいと考えています。
SOC 2 監査ガイドの業界ガイドラインは、ビジネスが準拠しているかどうかを判断するのに役立ちます。 監査ガイドは、監査から何を期待するか、および業界の推奨事項に従ってどのように進めるかについても識別します。
もちろん、実際の監査は、ビジネスの手順がどこにあるかを判断するためのより徹底した方法です。 監査の合間に、監視により、慣行と手順が軌道から外れすぎていないかどうかが判断されます。 監視には通常、従業員の観察などの品質管理手段が含まれます。
教育分野では、教師がカリキュラムの要件を満たしているかどうかを教室の観察によって判断します。 これらの観察は、組織がコンプライアンスを維持するために、個々の従業員が追加のコーチングを必要とする可能性がある場所を特定する機会です。 スタッフ メンバーは管理者と協力して、欠陥を修正し、既存の強みを強化します。
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2. 社員研修
従業員は、理解していないことや知らないことを実行することはできません。 ビジネスがコンプライアンスを維持できるようにする方法について、スタッフをトレーニングすることは不可欠です。 しかし、コンプライアンス プログラムとその手順が必要な理由についての背景情報を提供することも同様です。 業界の専門家は新入社員よりも多くの知識を持っているかもしれませんが、進化する規制は理由や目的の変化を意味する可能性があります.
コンプライアンス プログラムの背後にある目的を理解していない、または知らない従業員は、それを実行する意欲が低下する可能性があります。 McKinsey & Company の調査によると、従業員の 70% が仕事を通じて目的意識を定義しています。
コンプライアンス プログラムと業界規制は、多くの場合、組織の全体的な使命や目的と密接に関連しています。 公式および非公式のトレーニングは、従業員にその使命の形成を支援する機会を与えます。 コース、会議、会話、および実地訓練セッションは、個人の努力と組織の努力の間のギャップを埋めます。 従業員は、コンプライアンスを含め、自分の役割と行動が会社の成功にどのように適合するかを学びます。
スタッフは、質問をしたり、懸念を表明したり、改善のための提案をしたりする機会があります。 ビジネスにおける彼らの個々の目的や役割がより明確になり、責任を遂行する動機を与えることができます。
3. 指定された代表者またはチーム
すべての船には航海するために船長が必要であり、コンプライアンス プログラムを成功させるためにも同じことが言えます。 あなたの会社には、プログラムの設計と実装を監督する担当者またはチームが必要です。
チーム メンバーの数は、ビジネスの規模と範囲によって異なります。 単一の場所を持つ小規模な組織では、必要な人員は 1 人だけかもしれません。 大規模な企業では、複数の施設でコンプライアンスを処理するためのグループが必要になるでしょう。
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コンプライアンス リードまたはチームの役割は、プログラムが計画どおりに進行していることを確認することです。 ポイントパーソンまたはチームは、コンプライアンス違反が発生しやすい弱い領域を特定するのに役立ちます。 コンプライアンス チームは、問題がすでに発生している場所を特定し、従業員と協力して問題を修正することもできます。
コンプライアンス担当者が、別のオフサイト データ バックアップが行われていないことを発見したとします。 一部の従業員は、これらのバックアップが必要であることを認識しています。 ただし、データ バックアップを正常に実行するためのツールや内部統制が不足していることを担当者に知らせています。 コンプライアンス ポイント担当者またはチームは、リーダーと協力して、スタッフ メンバーに必要なツールを提供できます。 コンプライアンス チームは、検証手順など、より優れた管理を設計することもできます。
4. 文書化された手順と基準
最も写真に残る記憶でさえ、参照する何かが必要です。 すべての従業員がアクセスできる書面による文書は、対面でのコミュニケーションと同様に不可欠です。 文書化されたコンプライアンス手順は、従業員が移動するときに必要な標識と道しるべを従業員に提供します。
文書化された基準は、生きている人が利用できない場合の指示を提供します。 従業員は、自分が行っていることを止めて、クライアントに迷惑をかける可能性がなくなります。 彼らは簡単な質問に対する答えを得ることができ、仲間と同じ基準に従うことができます。
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文書化された文書は、全員に同じ規則を与え、それらの基準が均一に適用されるようにします。 ただし、ドキュメントは簡単に理解できる必要があります。 また、文書化されたリソースを定期的に見直して、それらが更新され関連性があることを確認することも重要です。 文書に記載されている内容と会議で伝えられた内容が一致しない場合、混乱が生じ、コンプライアンス違反につながる可能性があります。 ドキュメントは、従業員が必要なものをすばやく見つけられるように、職務にも適用する必要があります。
コンプライアンスの維持
コンプライアンス プログラムは、企業が業界の規制や慣行に従うのを支援することを目的としています。 しかし、企業が規定の範囲内で業務を継続するためには、コンプライアンス プログラムに効果的なコンポーネントを含める必要があります。 これらの一部には、監査、トレーニング セッション、監視チーム、および文書化された標準が含まれます。 これらの側面を会社のコンプライアンス プログラムの一部にすることで、成功の可能性が高まります。