Strategie per potenziare la produttività sul posto di lavoro

La produttività sul posto di lavoro non consiste nel spingerci costantemente a fare di più in ogni singolo momento.

L'impegno è un concetto obsoleto che porta solo all'esaurimento e al burnout per tutti i soggetti coinvolti. Non vuoi imparare a fare più cose in meno tempo, ma piuttosto come fare le cose giuste in modo efficiente.

La vera produttività sul posto di lavoro consiste nel concentrarsi sui compiti giusti, non per il gusto di essere occupati, ma per il bene dello scopo e dello sforzo concentrato. La vera produttività sul posto di lavoro consente a ogni persona di portare la propria creatività, competenze, prospettive uniche ed energia ai compiti che contano davvero.

Che tu sia un capogruppo o un contributore individuale, questa guida ti darà alcune idee sulla transizione dall'essere occupato all'essere efficiente, produttivo e di grande impatto.

Ma la descrizione di cui sopra fornisce una visione distorta del vero significato. Senza considerare il valore del lavoro realizzato, descrive semplicemente una resa volumetrica in relazione all'investimento.

Quindi, se la produttività sul posto di lavoro non riguarda la massimizzazione del tempo, di cosa si tratta?

In definitiva, la produttività sul posto di lavoro è abbastanza semplice: stai svolgendo attività significative in modo efficiente a vantaggio sia di te stesso come individuo che dell'azienda. Non si tratta di portare a termine alcun compito; per qualsiasi professionista del posto di lavoro e del posto di lavoro, significa raggiungere con successo i propri obiettivi più significativi, in altre parole, attività SMART .

Vari fattori influenzano la produttività sul posto di lavoro, tra cui lo spazio fisico, gli ambienti incentrati sui risultati, la cultura e le abitudini personali dei dipendenti.

Inoltre, la disponibilità di risorse, tecnologia, comunicazione e collaborazione efficaci, pratiche di gestione, equilibrio tra lavoro e vita privata e motivazione e coinvolgimento dei dipendenti.

Tutti questi fattori svolgono un ruolo cruciale nel determinare il livello di produttività all'interno di un posto di lavoro. Comprendere e ottimizzare questi fattori può migliorare significativamente la produttività all'interno di qualsiasi organizzazione.

Perché la produttività sul posto di lavoro è importante

Una forza lavoro più produttiva che lavora su obiettivi che contano per l'azienda si correlerà positivamente con le prestazioni aziendali.

La ricerca condotta dalla Society for Human Resource Management (SHRM) ha rivelato che le organizzazioni con una forte attenzione alla produttività hanno registrato tassi di turnover dei dipendenti inferiori e livelli più elevati di soddisfazione dei dipendenti.

È probabile che i dipendenti coinvolti attivamente nel proprio lavoro e impegnati in compiti mirati siano più produttivi. Le organizzazioni con alti livelli di coinvolgimento dei lavoratori hanno quattro volte più probabilità di successo rispetto ad altre che non lo fanno. È vero anche il contrario. È probabile che i dipendenti più produttivi siano più coinvolti e impegnati nel proprio lavoro.

Cosa sta uccidendo la produttività sul posto di lavoro?

Secondo WorkLife, dalle nove alle cinque è una bugia, con quasi la metà dei lavoratori che afferma di lavorare 4 ore al giorno o meno. La distrazione numero uno sul posto di lavoro che uccide la produttività, secondo Microsoft, sono le riunioni .

E se le riunioni non stanno uccidendo la tua capacità di esibirti, allora il multitasking lo è.

Considera quante volte hai provato a eseguire un'attività durante una riunione, ma poi hai letto un messaggio su Slack e mezz'ora dopo non hai ancora completato l'attività né ascoltato la riunione. Non c'è dubbio che il cambio di contesto uccide la tua produttività.

Nel suo libro Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World , Cal Newport, rinomato autore e professore di informatica, afferma che cercare di cancellare le tue e-mail, partecipare a riunioni inutili e notifiche di chat di gruppo non è un modo per andare avanti nell'economia di oggi .

In termini semplici, il lavoro profondo è un compito professionale che svolgi con totale concentrazione e senza distrazioni. Sfida il tuo cervello alla sua massima capacità e ti aiuta a produrre risultati preziosi.

Il multitasking può essere la norma, ma è altamente inefficiente. Il monotasking e il lavoro profondo di fronte alla costante distrazione sono il modo per andare avanti.

5 modi per aumentare la produttività sul posto di lavoro

Ci sono un milione di modi per aumentare la produttività, ma solo cinque faranno una differenza significativa. Sono:

1. Un focus sul benessere vita-lavoro
2. Creare una cultura del lavoro positiva
3. Sfruttando la tecnologia
4. Razionalizzazione della comunicazione
5. Utilizzo dei dati

Non sorprende che il burnout derivi spesso dal dover dedicare lunghi periodi di tempo a compiti privi di significato. Quindi aumentare la produttività non significa solo gestire il tempo dedicato alle attività; inizia con il dedicare del tempo alle attività giuste.

Una volta identificate le attività giuste, diventa più facile implementare piccoli hack come il blocco del tempo per eliminare il cambio di contesto per migliorare l'efficienza.

Fonte: torsione

1. Il benessere vita-lavoro come antidoto

Il benessere nella vita lavorativa non è solo l'antidoto al burnout e al disimpegno. È il carburante necessario per promuovere una crescita olistica professionale e organizzativa.

Insieme alla Gen Z, i millennial sono alla ricerca di aziende e lavori che supportino il loro stile di vita. Molte organizzazioni riconoscono che la produttività non è più limitata ai confini dell'ufficio.

Un ambiente di lavoro veramente produttivo consente ai membri del team di gestire efficacemente il proprio lavoro, la vita domestica, gli hobby e gli impegni familiari. Promuovendo la flessibilità e l'equilibrio tra lavoro e vita privata, le organizzazioni possono creare un'atmosfera che alimenta il benessere generale e consente alle persone di prosperare in tutte le aree della loro vita.

Il benessere nella vita lavorativa migliora la produttività e il coinvolgimento e può essere supportato da orari di lavoro flessibili, opzioni di lavoro a distanza e telelavoro. Benefici semplici ma molto apprezzati come il tempo libero retribuito e un approccio ibrido al lavoro possono fare molto per coinvolgere i membri del team.

Il benessere può iniziare a casa con l'individuo in un contesto di stile di vita, ma la giusta cultura lo promuove in una maggiore capacità e, così facendo, favorisce la produttività.

2. Creare una cultura del lavoro positiva

La cultura è un gioco dentro e fuori e fuori dentro.

Nella misura in cui i dipendenti devono essere consapevoli di come gestiscono il proprio tempo, le organizzazioni stesse svolgono un ruolo fondamentale nell'impostare la produttività sul posto di lavoro attraverso la cultura.

Le aziende che cercano di costruire un posto di lavoro più produttivo possono puntare a risultati gratificanti anziché ad attività per promuovere un lavoro più basato sui risultati. Inoltre, cambiare l'approccio al lavoro, come nel caso di un approccio agile, può essere utile per creare una cultura impegnata e produttiva.

Un ambiente di lavoro agile consente ai team di assumersi la responsabilità dei progetti, gestire il proprio tempo e lavorare in base ai propri punti di forza. Le prestazioni vengono giudicate in base alla qualità del lavoro anziché al tempo trascorso seduto alla scrivania.

Le culture più affermative sono impostate dall'avere uno scopo condiviso e un modo più efficiente di lavorare. Creando una cultura incentrata sullo scopo e sul significato e sugli scopi e gli obiettivi essenziali dell'organizzazione, le organizzazioni possono gettare le basi per un luogo di lavoro altamente produttivo ed efficiente.

Tre modi per promuovere una cultura del lavoro positiva includono il sostegno allo sviluppo e alla crescita professionale, la massimizzazione della diversità e la concessione di maggiore autonomia ai team.

Sostenere lo sviluppo e la crescita professionale

La connessione tra crescita professionale e produttività è significativa. Secondo ClearCompany , il 74% dei dipendenti afferma che la mancanza di opportunità di sviluppo professionale impedisce loro di raggiungere il loro pieno potenziale.

Le iniziative di apprendimento e sviluppo continuo forniscono ai dipendenti gli strumenti e le risorse per migliorare le proprie conoscenze e competenze. Questo, a sua volta, li mette in grado di svolgere i propri compiti in modo più efficace, risolvere i problemi in modo efficiente e adattarsi alle nuove tecnologie e ai processi di lavoro.

La linea di fondo è che i dipendenti ben qualificati e fiduciosi hanno maggiori probabilità di essere dipendenti coinvolti.

Il trasferimento di conoscenze non va solo a vantaggio del dipendente, ma è la risorsa più grande dell'organizzazione e il percorso più rapido verso il successo. Investendo nella crescita dei propri dipendenti, le organizzazioni creano una forza lavoro meglio attrezzata per gestire le sfide, cogliere le opportunità e promuovere la produttività.

Massimizzare la diversità

Uno studio del Boston Consulting Group (BCG) ha rilevato che la diversità aumenta i profitti delle aziende.

Un luogo di lavoro diversificato e inclusivo favorisce un ambiente che incoraggia lo scambio aperto di idee, consentendo a persone di diversa estrazione di incontrarsi, imparare gli uni dagli altri e, in ultima analisi, guidare l'innovazione e la produttività.

Quando persone con prospettive, esperienze e competenze diverse collaborano, apportano una ricchezza di intuizioni uniche che possono portare a soluzioni rivoluzionarie e risoluzione creativa dei problemi.

Abbracciando la diversità, le aziende creano uno spazio in cui le persone si sentono apprezzate, rispettate e autorizzate, coltivando un senso di appartenenza e incoraggiandole a contribuire con il loro lavoro migliore.

In definitiva, le organizzazioni che danno priorità alla diversità e all'inclusività non solo creano un ambiente di lavoro positivo, ma sbloccano anche il potenziale per una maggiore innovazione, produttività e successo finanziario.

Dare autonomia ai team e ai membri del team

A nessuno piace sentirsi dire cosa fare quando e ogni dipendente avrà il proprio stile di consegna. Un modo per ottenere una forza lavoro autorizzata è incoraggiare la responsabilità personale attraverso politiche organizzative ben definite.

Quando le persone hanno il potere di prendere decisioni e di assumersi la responsabilità del proprio lavoro, diventano più coinvolte nel suo successo e sono motivate a dare il meglio di sé.

Inoltre, esplorare l'arte della delega e dell'outsourcing può essere vantaggioso. Identificando i punti di forza e le competenze di ciascun membro del team, è possibile assegnare compiti alle persone più adatte, consentendo loro di eccellere nelle proprie aree di competenza.

Ciò non solo migliora l'efficienza, ma consente anche ai membri del team di concentrarsi su un lavoro di maggior valore che contribuisce alla produttività complessiva e al successo dell'organizzazione.

3. Sfruttare la tecnologia per ottenere risultati migliori

Veniamo interrotti molto sul lavoro e tendiamo a perdere metà del nostro tempo a causa di distrazioni improduttive. Usata strategicamente, la tecnologia può essere una soluzione radicale non solo per ridurre al minimo le distrazioni e risparmiare tempo perso sul lavoro, ma anche per migliorare le modalità di lavoro.

La produttività non riguarda solo il lavoro mirato, ma anche l'efficienza e la sistematizzazione . Per migliorare la produttività attraverso la sistematizzazione, è fondamentale stabilire processi semplificati e flussi di lavoro efficienti. Inizia dal primo giorno nella sistematizzazione dell'onboarding, della formazione e delle attività che possono essere automatizzate.

Automatizzando l'onboarding e la formazione, le aziende possono migliorare la produttività riducendo le attività amministrative, garantendo una formazione coerente tra i reparti e creando un'esperienza di onboarding più coinvolgente e autogestita per i nuovi assunti.

Questo non solo riduce al minimo il sovraccarico per il team delle risorse umane, ma anche per i nuovi assunti che, invece di ricevere un sacco di scartoffie, lunghe sessioni di formazione e formazione incoerente tra i reparti, accedono a una piattaforma centralizzata che offre un'esperienza di apprendimento personalizzata.

I membri del team possono muoversi al proprio ritmo, consentendo loro di apprendere e assimilare le informazioni in modo più efficace senza sentirsi sopraffatti.

La creazione di procedure standardizzate e l'automazione delle attività ripetitive, ove possibile, possono liberare tempo ed energia preziosi per attività più strategiche e creative.

L'implementazione di un software efficace per la gestione dei progetti e la collaborazione ai progetti può aiutare a ottimizzare l'allocazione delle attività, ridurre al minimo le ridondanze e facilitare il coordinamento senza soluzione di continuità.

4. Razionalizzazione dei processi di comunicazione e di lavoro

La razionalizzazione dei processi di comunicazione e di lavoro è fondamentale per promuovere una cultura del lavoro collaborativo e massimizzare la produttività.

Mille messaggi Slack al giorno non favoriscono una forza lavoro produttiva. Invece, la creazione di strutture per consentire ai membri del team di scambiare liberamente idee, feedback e informazioni porta a una migliore collaborazione e risoluzione dei problemi.

Questo tipo di approccio sistematico ma trasparente e inclusivo garantisce che tutti si sentano ascoltati e apprezzati, aumentando in definitiva il morale e l'impegno. E non ci vorranno nemmeno ore passate a leggere e scrivere messaggi!

Inoltre, la strutturazione efficace delle riunioni svolge un ruolo fondamentale nella razionalizzazione dei processi di lavoro. Agende chiare, obiettivi definiti e tempi assegnati aiutano a mantenere le discussioni focalizzate e produttive.

Riducendo al minimo le tangenti non necessarie e massimizzando l'efficienza, le riunioni strutturate consentono ai team di prendere decisioni più rapidamente e ottenere i risultati desiderati in modo più efficiente.

L'implementazione di pratiche di comunicazione semplificate e la creazione di riunioni strutturate migliorano il lavoro di squadra e la creatività, accelerano le tempistiche dei progetti e guidano il successo organizzativo complessivo.

5. Utilizzo dei dati per guidare la produttività personale e organizzativa

I dati sono la forza trainante per garantire e mantenere la responsabilità e la produttività a vantaggio dei dipendenti e dell'organizzazione.

Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) fungono da bussola, illuminando il percorso verso una maggiore produttività. Analizzando i dati, i team possono identificare le aree di miglioramento e individuare i colli di bottiglia e le inefficienze nei processi sul posto di lavoro che ostacolano il progresso.

Inoltre, i dati consentono ai leader di ispirare e motivare i team, poiché obiettivi e aspettative chiari diventano punti di riferimento tangibili per il successo.

Con i dati come alleati, puoi sbloccare tutto il potenziale della tua produttività personale e organizzativa, spingendoti verso risultati più grandi.

Meno può essere di più

L'implementazione di strategie efficaci per migliorare la produttività sul posto di lavoro non solo avvantaggia l'organizzazione, ma contribuisce anche alla soddisfazione, all'impegno e al benessere generale dei dipendenti.

Incorporando processi e procedure ben progettati, canali di comunicazione chiari e risorse di supporto, l'organizzazione crea un ambiente che favorisce la produttività e consente ai dipendenti di dare il meglio di sé.

Quando le persone provano un senso di realizzazione e vedono che i loro sforzi fanno la differenza, i loro livelli di soddisfazione e coinvolgimento aumentano, portando a una maggiore soddisfazione e motivazione sul lavoro.

Inoltre, dando priorità al benessere dei dipendenti, l'organizzazione promuove un sano equilibrio tra lavoro e vita privata, riducendo lo stress e promuovendo il benessere generale. In definitiva, ciò si traduce in una forza lavoro produttiva e soddisfatta che guida il successo e la crescita dell'organizzazione, formando un ciclo positivo di produttività, soddisfazione e benessere.

Creando un ambiente di lavoro che promuova la produttività, dia priorità al valore e promuova una cultura positiva, la tua organizzazione può raggiungere una crescita sostenibile e rimanere competitiva nel panorama aziendale frenetico di oggi.

L'impegno a coltivare un ambiente di lavoro favorevole può portare a vantaggi tangibili e aiutare le aziende a prosperare nel mercato.

La produttività sul posto di lavoro non dipende dal responsabile delle risorse umane, ma dai team, dai membri del team e dall'organizzazione. Quindi, se ti stai chiedendo come potenziare la tua produttività sul posto di lavoro, non cercare di concentrare di più in meno tempo.

Invece, le persone devono identificare se i compiti a portata di mano contribuiscono effettivamente agli obiettivi dell'organizzazione. I team possono analizzare il loro modo di lavorare. Le organizzazioni dovrebbero mirare a creare una cultura del lavoro positiva, avvalersi della tecnologia e utilizzare i dati per collegare il significato ai risultati.

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