Come massimizzare l'efficienza con il software di automazione del flusso di lavoro

L'automazione del flusso di lavoro accelera la comunicazione e i processi aziendali.

La maggior parte delle aziende desidera ridurre i costi operativi migliorando al contempo il ritorno sull'investimento (ROI). Il software di automazione del flusso di lavoro ha aperto molte possibilità alle aziende di tutte le dimensioni per automatizzare le attività business-critical e far risparmiare tempo ai dipendenti in lavori ripetitivi.

A seconda delle attività che automatizzi, gli strumenti di automazione del flusso di lavoro possono avere un impatto significativo su molti aspetti vitali dei tuoi processi quotidiani.

Questo blog approfondisce il software di automazione del flusso di lavoro, i suoi vantaggi e come implementarlo nella tua azienda. Cominciamo con le basi dell'automazione del flusso di lavoro.

La maggior parte delle piattaforme di automazione del flusso di lavoro è dotata di un'interfaccia utente (UI) intuitiva che consente agli utenti non tecnici di gestire e implementare facilmente i flussi di lavoro nei propri sistemi. Queste piattaforme supportano anche un'ampia gamma di app di terze parti, quindi puoi integrare le app che preferisci e gestire tutto il tuo lavoro da un'unica posizione.

Perché l'automazione del flusso di lavoro è importante?

I flussi di lavoro manuali richiedono tempo che potrebbe essere speso meglio per attività critiche. Il continuo intervento umano rende i processi più lenti e più soggetti a errori.

Ecco alcuni motivi per cui dovresti abbandonare i flussi di lavoro manuali e automatizzarli invece.

1. Altri errori

Le attività manuali sono soggette a errori. Anche una piccola imprecisione può avere gravi conseguenze. Perdite finanziarie, strategie imprecise e costi aggiuntivi dovuti a errori possono avere un impatto negativo sulla tua attività. L'automazione esegue le stesse attività con poche o nessuna possibilità di errore.

2. Aumento dei costi della forza lavoro

La gestione di attività manuali complesse richiede una forza lavoro qualificata che è costosa da acquisire e mantenere. Pensa al tempo e alle risorse impiegate per assumere le giuste competenze e farle lavorare sugli stessi compiti ripetitivi piuttosto che su aspetti aziendali importanti. Il lavoro manuale può comportare un aumento dei costi della forza lavoro e non lascia spazio all'innovazione e alla crescita.

Quindi, come aiuta l'automazione?

L'automazione riduce i costi della forza lavoro eliminando i processi manuali che impiegano più persone, in modo da poter lavorare facilmente con un team compatto e qualificato.

3. Diminuzione della soddisfazione dei dipendenti

Quasi nessuno ama fare lo stesso lavoro ogni giorno. Troppe attività manuali ripetitive annoiano i dipendenti e riducono la motivazione, portando a una riduzione della produttività e dell'efficienza. Una crescita professionale limitata può costringerli a cercare altre opportunità.

Automatizzare i flussi di lavoro è il modo migliore per consentire al tuo team di concentrarsi su attività più importanti e aumentare il morale e la soddisfazione dei dipendenti.

4. Processi più lenti

Uno dei maggiori svantaggi di affidarsi maggiormente ai processi manuali è il tempo necessario per andare avanti. Le approvazioni diventano dolorosamente lente e richiedono un costante avanti e indietro tra i reparti. Ciò è in parte dovuto al fatto che lo spostamento di documenti cartacei richiede tempo, energia e impegno. Anche i promemoria offline non funzionano, causando ulteriori ritardi.

Processi più lenti potrebbero ostacolare gravemente la crescita e l'espansione aziendale poiché soddisfare la domanda attraverso le forniture o semplicemente raggiungere gli obiettivi diventa un problema. Un passaggio alle approvazioni online potrebbe alleviare molti di questi problemi.

5. Ridotta soddisfazione del cliente

La fedeltà del cliente deriva da un'eccezionale esperienza del cliente. Se la tua assistenza clienti non è all'altezza, i tuoi clienti potrebbero andarsene insoddisfatti. Processi manuali ritardati comportano tempi di attesa più lunghi e clienti scontenti che non hanno paura di esprimere i propri reclami e preoccupazioni online.

L'automazione dei flussi di lavoro accelera i processi e migliora la reattività. Ciò aumenta la soddisfazione del cliente, crea clienti più felici e migliora la tua reputazione.

Vantaggi del software di automazione del flusso di lavoro

Con il software di automazione del flusso di lavoro, non devi concentrarti sui piccoli dettagli o passare attraverso montagne di scartoffie. Hai più tempo per pianificare il futuro e ottenere una migliore crescita aziendale. Quali altri vantaggi offre? Diamo un'occhiata.

Migliore efficacia delle attività

È possibile integrare più applicazioni con il software di automazione del flusso di lavoro per facilitare la condivisione automatizzata dei dati. Ciò ti evita di inserire manualmente i dati ogni volta che crei un'attività; imposta un flusso di lavoro automatizzato con trigger e azioni per automatizzare le tue attività e risparmiare tempo e fatica.

Gestione efficiente

Il passaggio a un sistema di approvazione online automatizzato può aiutarti a gestire le approvazioni in modo efficiente. File e documenti digitali sono più facili da trasferire rispetto alle loro controparti cartacee. I file possono essere condivisi tramite e-mail o collegamenti a seconda dell'applicazione utilizzata, con promemoria online istantanei che garantiscono il rispetto delle scadenze.

Portare l'intero processo online avvantaggia anche il senior management, consentendo loro di monitorare le operazioni più da vicino con il monitoraggio delle prestazioni a livello aziendale.

Costi ridotti

Il passaggio all'automazione del software comporta un costo iniziale. Tuttavia, questo può essere compensato a lungo termine. Il software di automazione del flusso di lavoro aiuta le aziende a fare di più in meno tempo e riduce la necessità di lavori di inserimento dati. Il costo di installazione di un programma software per l'automazione è molto inferiore allo stipendio e ai benefici di un dipendente a tempo pieno.

Utilizza il software di contabilità, gestione dell'inventario o persino di onboarding dei dipendenti per risparmiare tempo altrimenti speso per una formazione approfondita per questi processi. L'automazione porta a un numero significativamente inferiore di errori, il che riduce anche i costi della gestione degli errori.

Migliori relazioni con i clienti

In un mondo frenetico, l'automazione del servizio clienti è la via efficiente da seguire. Il comportamento e le aspettative dei clienti sono cambiati radicalmente negli ultimi anni. Si aspettano supporto e risoluzione migliori, più rapidi ed efficienti. Per soddisfare la crescente domanda, è necessaria l'automazione del flusso di lavoro per utilizzare appieno le funzionalità del servizio clienti digitale.

Ad esempio, integra tutte le tue piattaforme di comunicazione in un'interfaccia unificata per gestire al meglio le interazioni con i clienti. Puoi anche sincronizzare le piattaforme di ticketing e i sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) per assegnare automaticamente i ticket, gestire le richieste dei clienti e tenere traccia di ogni aspetto critico senza troppi interventi.

Questa ritrovata efficienza ti consentirebbe di esplorare strategie di coinvolgimento dei clienti per rafforzare le relazioni e aumentare le vendite e le entrate.

Migliore collaborazione interna

Il software di automazione del flusso di lavoro riduce la microgestione e rende più comoda la delega delle attività. Ottieni un maggiore controllo sui tuoi dati e puoi gestire meglio la condivisione delle informazioni tra team o ruoli lavorativi.

Gli strumenti di automazione del flusso di lavoro si integrano con varie applicazioni aziendali, facilitando lo scambio di dati e la collaborazione. Ad esempio, con il software di reportistica, puoi creare automaticamente report dettagliati con approfondimenti chiave e condividerli tra i team per assicurarti che tutti siano sulla stessa pagina.

Se utilizzi strumenti di collaborazione come Microsoft Teams o Slack per il lavoro da remoto, puoi sincronizzarli facilmente con il tuo software di gestione delle attività. Ciò consente di creare automaticamente attività in base ai messaggi ricevuti e pianificare le riunioni. Facile, vero?

Più spazio per scalabilità ed espansione

Poiché l'automazione del flusso di lavoro gestisce la maggior parte delle tue attività quotidiane, semplifica e organizza meglio il tuo lavoro, incoraggiando i dipendenti a esplorare le proprie capacità e produrre risultati di qualità.

Una migliore organizzazione diventa parte integrante della tua cultura del lavoro, così puoi raggiungere i tuoi obiettivi di business più velocemente e prepararti per maggiori opportunità di crescita. Man mano che i carichi di lavoro aumentano, avrai una forza lavoro qualificata pronta a svolgere il lavoro in modo efficiente. Poiché l'automazione riduce la necessità di assumere risorse, puoi scalare agevolmente la tua attività con risorse minime.

Tipi di software di automazione del flusso di lavoro

Puoi automatizzare diversi aspetti della tua attività in base a obiettivi specifici. Ecco alcuni strumenti di automazione per iniziare.

Automazione del marketing

Gli strumenti di automazione del marketing semplificano e automatizzano varie attività di vendita e marketing, tra cui la generazione di lead, il consolidamento e la conversione.

Ad esempio, puoi impostare un flusso di lavoro automatizzato per ottenere più lead attraverso contenuti controllati. Gli utenti sarebbero più disposti a condividere i loro dettagli e le informazioni di contatto per saperne di più sugli approfondimenti che offri. Un flusso di lavoro progettato correttamente può aiutarti a raccogliere i vantaggi della generazione automatizzata di lead.

Un altro modo in cui puoi utilizzare l'automazione del marketing è creare una pagina di destinazione che si integri con il tuo CRM o database. Quando qualcuno compila un modulo per accedere ai tuoi contenuti, ad esempio un ebook, viene automaticamente aggiunto a un elenco di e-mail, che attiva altri flussi di lavoro che potresti aver impostato.

Il tuo strumento CRM può segmentare ulteriormente questi contatti ed eseguire campagne mirate per qualificare i lead. Una volta qualificato, il tuo team di vendita può subentrare e convertire questi lead in clienti.

Automazione dei processi delle risorse umane

La gestione delle risorse umane è noiosa, dispendiosa in termini di tempo e soggetta a inefficienze e diminuzione della produttività. Utilizzando il software di automazione dei processi, puoi automatizzare molti aspetti delle risorse umane, tra cui annunci di lavoro, screening dei CV, follow-up e altro ancora.

Ad esempio, puoi impostare facilmente un flusso di lavoro automatizzato per inviare un messaggio di benvenuto o un'altra e-mail personalizzata con materiali di onboarding durante l'onboarding di nuovi assunti. Questo ti dà un migliore controllo e visibilità sulle tue attività. L'automazione può anche semplificare molto la gestione delle ferie e delle buste paga.

Automazione dell'e-commerce

Gestire un'attività di e-commerce significa indossare molti cappelli contemporaneamente e gestire diverse attività grandi e piccole. L'automazione dell'e-commerce salva la giornata qui. Ti aiuta ad automatizzare le attività più banali e a svolgere lavori di alto valore.

La gestione automatizzata dell'inventario è uno dei migliori casi d'uso dell'automazione dell'e-commerce. Quando le scorte di un prodotto popolare si stanno esaurendo, puoi impostare notifiche automatiche che invitino gli acquirenti a effettuare ordini prima che le scorte si esauriscano. Puoi rimuovere automaticamente gli articoli esauriti dal tuo sito e attivarne la restituzione una volta arrivato il nuovo stock.

Aggiungendo il software di automazione all'infrastruttura esistente, puoi velocizzare le spedizioni e la logistica ed evadere gli ordini in modo più rapido ed efficiente.

Automazione dell'assistenza clienti

Se interagisci e comunichi con i clienti su più piattaforme, utilizza il software del servizio clienti per portare tutte le interazioni su un'unica piattaforma unificata e inserire i dati pertinenti direttamente nei tuoi CRM.

Puoi anche condividere messaggi automatici, notifiche, e-mail e altri aggiornamenti importanti. Basta collegare i social media e le piattaforme di posta elettronica al tuo CRM e avvisare immediatamente i clienti.

Utilizzando il software del servizio clienti, puoi anche impostare un chatbot sul tuo sito Web o app mobile che indirizza gli utenti a risorse di auto-aiuto come basi di conoscenza, domande frequenti, video tutorial e altro in base alle parole chiave attivate che hai impostato.

Puoi sincronizzare ulteriormente tutte le applicazioni del servizio clienti per una migliore condivisione e gestione dei dati. Una migliore visualizzazione dei dati attraverso l'automazione consente di prendere decisioni basate sui dati e sviluppare strategie migliori.

Perché l'automazione del flusso di lavoro è la via da seguire

L'aumento della produttività, l'efficienza dei tempi e la riduzione dei costi hanno un impatto positivo sulla tua attività. Una migliore produttività significa che i dipendenti forniscono risultati migliori e di qualità superiore.

L'efficienza temporale ti aiuta a raggiungere i tuoi obiettivi di business più velocemente e a fare di più in meno tempo. Con costi ridotti e prestazioni migliorate, puoi espandere i tuoi margini di profitto e generare maggiori entrate per la tua attività.

L'automazione del flusso di lavoro ha il potere di aiutare il mondo ad affrontare le sfide in continua evoluzione e le esigenze dei consumatori. Offre alle aziende un vantaggio rispetto ai concorrenti, con risultati migliori e servizi più veloci. La digitalizzazione apre anche le porte a nuove opportunità, incoraggia l'innovazione e ti aiuta ad espandere la tua base di clienti. I vantaggi sono infiniti!

Vuoi creare processi efficienti ed efficaci che aumentino la tua produzione e ti aiutino a raggiungere i tuoi obiettivi? Ecco come puoi farlo con la gestione del flusso di lavoro.