DTM: Perché ottimizzare la gestione dei documenti nella tua azienda?

La trasformazione digitale non può essere solo uno slogan o una bandiera da sventolare.

Per essere una vera rivoluzione, la Digital Transformation deve essere matura e deve coinvolgere tutti i processi aziendali e tutti i flussi di lavoro interni ed esterni di un'azienda. È qui, in questo cambio di paradigma a 360 gradi, che risiede il vero potere della trasformazione digitale.

I sistemi di Digital Transaction Management (DTM) sono strategicamente e decisamente parte di questo tipo di cambiamento... anche se non sempre ottengono l'attenzione che meritano.

In questo post vogliamo concentrarci ampiamente su questo argomento: lo faremo partendo dalle definizioni ; quindi, analizzeremo i vantaggi e le opportunità dei sistemi di Digital Transaction Management . Infine, ci concentreremo su un punto di partenza importante che sta alla base di tutto: la dematerializzazione dei documenti .

Gestione delle transazioni digitali : che cos'è?

Andiamo subito al punto: la gestione delle transazioni digitali è un'ampia categoria di servizi cloud creati per gestire digitalmente le transazioni basate su documenti.

In concreto, si tratta di transazioni elettroniche, trasferimenti di documenti, certificazioni, archiviazione sicura e dematerializzata (e sulla dematerializzazione torneremo alla fine di questo post), firme digitali , autenticazioni , aspetti legali del “non ripudio”, co -navigazione tra azienda e cliente… Senza essere troppo tecnici, questi sono solo alcuni degli aspetti più importanti.

Da questa panoramica si può già vedere che si tratta di un campo molto ampio, e che i vantaggi dell'implementazione di sistemi DTM sono molti, diversi e interconnessi . Prima di isolare i 5 che ci sembrano più importanti, ecco una statistica significativa da un recente studio:

Nel 2021, il mercato globale della gestione delle transazioni digitali è stato valutato a 8,04 miliardi di dollari e si stima che crescerà dal 2022 al 2030 a un tasso medio annuo (CAGR) DEL 25,5% (fonte: grandviewresearch.com).

Si tratta, insomma, di cifre in forte crescita e che sembrano essere ancora all'inizio della sua curva vertiginosa. In questo senso, ci sono molte opportunità da cogliere.

Ora, come promesso, daremo uno sguardo ai 5 principali vantaggi che le aziende possono ottenere dai sistemi DTM .

1. Risparmio di tempo e denaro

Il primo vantaggio dell'utilizzo dei sistemi di Digital Transaction Management è il più intuitivo, semplice e diretto.

La digitalizzazione del flusso di documenti e transazioni comporta risparmi economici perché si possono eliminare i costi di stampa, comunicazione, archiviazione e certificazione (così come il relativo personale – interno ed esterno – impiegato in queste operazioni).

I risparmi non sono solo in termini di denaro. Digitalizzando e automatizzando i processi, infatti, si risparmia anche tempo : e sappiamo come i due aspetti siano strettamente correlati.

Un esempio concreto: per i processi relativi alla firma degli atti, il tempo medio stimato utilizzando i sistemi di Digital Transaction Management è di 37 minuti, a fronte della media di 5 giorni per chiudere la stessa procedura con i sistemi tradizionali (fonte: penneo.com).

Questa differenza non richiede molti commenti! C'è anche un risparmio di tempo sul fronte del cliente ! Questo aspetto ha un impatto significativo sulla Customer Experience (su questo punto torneremo più avanti nel post).

2. Maggiore sicurezza

I sistemi DTM consentono di risparmiare tempo e denaro, fornendo al contempo efficienza.

È ancora più importante sottolineare che, in questo modo, vengono resi più sicuri anche i processi : i rischi legati alla conservazione fisica dei documenti, alla perdita o danneggiamento durante i trasferimenti, ai rischi di contraffazione e di fuga di dati o perdite in genere sono tutti ridotto . Tutto, infatti, è sempre perfettamente tracciabile , recuperabile e verificabile , mentre i rischi di intrusione o di maldestra gestione delle informazioni sono ridotti al minimo.

E quando i sistemi DTM sono basati su una struttura solida, anche il livello di sicurezza e tutela della privacy è garantito ad un livello ineguagliabile rispetto al passato.

Vale la pena ripetere: insieme alla sicurezza viene rafforzata anche la privacy , con continui aggiornamenti rispetto alle normative vigenti.

3. Flessibilità e scalabilità

Come abbiamo già visto, i sistemi di Digital Transaction Management sono costruiti su strutture di Cloud Computing. Tutto questo si traduce in un forte aumento della sicurezza ma anche – e soprattutto – negli enormi vantaggi che derivano dalla flessibilità e scalabilità.

In questo ecosistema produttivo molto dinamico e fluido , ad esempio, non sono rari i casi di start-up che si trovano a crescere sull'onda di un successo rapido – e talvolta imprevedibile –. Tuttavia, tale successo potrebbe presto essere soffocato se l'infrastruttura in atto non è scalabile in modo da poter aumentare le operazioni il più rapidamente possibile. Insomma: il rischio è creare colli di bottiglia che rallentino la crescita.

L'elasticità dei sistemi di Cloud Computing è una soluzione perfetta per superare questi problemi.

Puoi infatti gestire servizi e capacità di calcolo on demand, ampliando la tua infrastruttura di Digital Transaction Management in brevissimo tempo. Allo stesso tempo, quando necessario, questa “infrastruttura” può tornare ad essere più contenuta, con la massima flessibilità, senza stravolgimenti e senza ulteriori spese di ridimensionamento.

4. Integrazione con CRM e CCM

Abbiamo già evidenziato questo punto all'inizio del nostro post: la Digital Transformation è davvero matura quando coinvolge tutti i processi e tutti i flussi di lavoro, in un'integrazione totale che offre vantaggi a tutti i livelli, sia lato azienda che lato cliente.

E qui arriviamo ad un punto decisivo: le possibilità di integrare i sistemi di Digital Transaction Management con quelli di Customer Relationship Management e Customer Communications Management .

Senza entrare troppo nel tecnico, iniziamo con una domanda: qual è il punto chiave di questo tipo di integrazione? La risposta è molto semplice: sono i dati .

In questo circolo virtuoso digitale, tutte le transazioni e le relazioni con i clienti rimangono tracciate e tracciabili. Questa massa di informazioni altamente granulari consente di ottimizzare i processi , innanzitutto, individuando in modo rapido e automatico punti delicati, intoppi e tutto ciò che potrebbe essere migliorato. Ma non è tutto, ovviamente.

L'analisi dei dati, infatti, permette di affinare come mai prima d'ora la conoscenza della propria audience di clienti, delle sue caratteristiche, delle sue preferenze, delle sue abitudini e delle sue possibili esigenze.

Non è più un target unico e indiscriminato, ma un insieme di tanti micro-target differenti , tutti da analizzare con la massima attenzione e poi avvicinarsi con azioni e processi personalizzati .

Il punto di arrivo? Persone . O, per dirla in altro modo, migliorare la Customer Experience, su cui ci concentreremo nel quinto e ultimo punto.

5. Migliorare l'esperienza del cliente

Nell'era digitale, le sfide del mercato si giocano attorno alla Customer Experience. Basti pensare a come si stanno muovendo in questa direzione i colossi del settore tecnologico: aziende come Amazon, Apple, Microsoft o Google (per citare solo i nomi più famosi e in vista) mettono il cliente al centro di tutto. E l'intera esperienza digitale ruota attorno al singolo cliente.

Prima di tutto si tratta del Customer Journey digitale : che deve essere fluido, intuitivo e veloce.

E qui – anche in questo campo – i sistemi DTM si stanno rivelando preziosi… anzi, indispensabili .

Nessuno di noi vuole occuparsi di processi cartacei che fanno perdere tempo. Contratti che devono aspettare nella cassetta delle lettere per essere firmati e poi restituiti, accordi legali cartacei, estenuanti procedure burocratiche per concludere semplici transazioni: tutto questo è sempre più un ricordo del passato.

Il futuro delle relazioni e delle transazioni tra azienda e cliente, invece, è tutto a portata di pochi click o pochi tap sul proprio smartphone.

Ecco una statistica molto eloquente su questo:

In uno studio Forrester commissionato da DocuSign, il 32% degli intervistati ha dichiarato di aver abbandonato contratti di chiusura, accordi e transazioni perché scoraggiato da procedure cartacee e manuali (fonte: docusign.co.uk).

A monte di tutto: la dematerializzazione dei documenti

Abbiamo definito la gestione delle transazioni digitali e l'ampio campo delle sue applicazioni e abbiamo raccolto i vantaggi dell'implementazione dei sistemi DTM in cinque punti chiave.

Rimane l'ultima e principale domanda: qual è il punto di partenza a monte di tutto questo? In questo caso, la risposta è molto semplice: dematerializzazione dei documenti . Sia chiaro: digitalizzazione e dematerializzazione sono due concetti diversi. Qui si tratta di differenze che riguardano il livello legale e operativo.

La dematerializzazione , infatti, è un concetto che va oltre quello della semplice digitalizzazione: con essa i documenti cartacei possono essere completamente eliminati, in quanto le loro controparti digitali assumono pieno valore legale e probatorio.

In quest'area, ovviamente, non puoi improvvisare. Ed è fondamentale affidarsi ad aziende specializzate in questo campo . In particolare, i servizi di dematerializzazione offerti da Doxee non si limitano ad adempiere agli obblighi legislativi e a garantire un costante aggiornamento sulle normative: sono progettati in base alle esigenze di ogni singola azienda in modo da poter essere integrati con i sistemi CRM e CCM in maniera omnicanale e dati -prospettiva guidata.

Si chiude così il cerchio: risparmio sui costi, ottimizzazione dei processi digitali e un nuovo rapporto con i clienti sempre più stretto ed efficiente.