Chi è chi in un programma di posta elettronica di successo?

Nel nostro lavoro quotidiano in Validity, lavoriamo con team di posta elettronica di tutte le forme e dimensioni in tutto il mondo. Questo ci aiuta a conoscere e comprendere i ruoli chiave in un programma di posta elettronica di successo dall'inizio alla fine.

Sebbene le soluzioni e-mail come la nostra suite di prodotti per la consegna siano progettate per aiutare a identificare problemi o rischi, a volte potresti rimanere a pensare "e adesso?" o "a chi chiedo di farlo?"

Come marketer, è importante per te sapere a quale risorsa rivolgerti (sia all'interno che all'esterno della tua organizzazione) per fare le cose.

I ruoli e le responsabilità all'interno di un programma di posta elettronica potrebbero essere limitati a una sola persona, che ricopre tutti i ruoli di cui parleremo, o potrebbero includere una varietà di team in base alla complessità dell'organizzazione. Questo ecosistema potrebbe includere anche una fonte esterna, come un Manage Service Provider (MSP) o un consulente legale.

Quindi, parliamo del funzionamento di un programma di posta elettronica da zero. Questo non è un elenco esaustivo di cose da fare, poiché alcune attività potrebbero richiedere più passaggi. Ma ti darà un punto di partenza e una direzione.

Imposta il tuo dominio di invio

Avere un dominio specifico per la tua azienda (piuttosto che fare affidamento su un indirizzo email più personale di un provider gratuito come Outlook o Gmail) è estremamente importante.

Perché?

• Credibilità: utilizzando il nome della tua azienda come dominio di invio, ottieni credibilità con la tua base di iscritti.
• Consapevolezza del marchio: l'utilizzo di un dominio aziendale aiuta a creare consapevolezza del marchio ed evitare confusione con l'abbonato finale.
• Maggiore sicurezza: un dominio aziendale aiuta a salvaguardare i tuoi account, sia internamente che esternamente.

Ho parlato con il nostro direttore senior dell'IT, Dean O. su questo argomento. I suoi pensieri erano chiari: “Considero sempre le aziende che utilizzano un account di posta gratuito come Gmail, anche in un'operazione in due.Penso, cresci!Avere un dominio aziendale!

Se non sei sicuro di come ottenere e registrare un nome di dominio, puoi lavorare con siti di hosting popolari come GoDaddy o domain.com, oppure puoi identificare e selezionare un provider di servizi di posta elettronica (ESP) e loro possono farlo per te. Il tuo ESP sarà anche responsabile dell'assegnazione di un indirizzo IP a te.

Seleziona un provider DNS

Aspetta, un DN-cosa?

DNS (Domain Name Server) fornisce istruzioni e informazioni su un dominio, incluso quale indirizzo IP è associato a quel dominio e come gestire le richieste per quel dominio.

Il DNS è stato creato perché gli esseri umani hanno un tempo più facile per ricordare i nomi (ad esempio, www.yourbusiness.com ) piuttosto che una serie di numeri come il tuo indirizzo IP.

Il provider DNS può gestire il processo di registrazione del dominio, quindi quando cerchi soluzioni, chiedi se questo fa parte dei servizi inclusi, poiché ti salverà un passaggio successivo. Come parte del DNS, creerai un file della zona ospitata a cui tu o il tuo team IT avrete accesso. Il file di zona conterrà informazioni importanti che i provider di cassette postali cercheranno. Ad esempio, un record SPF o vari identificatori TXT necessari per configurare Google Postmaster Tools.

Questa funzione viene solitamente completata da una persona IT o da un amministratore di rete. Questo può anche essere esternalizzato a un Managed Service Provider (MSP), ideale per le piccole e medie imprese. Scoprirai che l'MSP è simile a un consulente IT.

Assicurarsi che l'autenticazione sia impostata correttamente

L'autenticazione e-mail è il processo di conferma e verifica dell'identità digitale di un mittente. Confermando che il mittente è chi afferma di essere, l'autenticazione protegge sia il marchio che i destinatari dell'e-mail da attacchi di spoofing e phishing.

Nell'email marketing, ci sono tre pilastri dell'autenticazione:

• SPF (Sender Policy Framework)
• DKIM (DomainKeys Identified Mail)
• DMARC (Autenticazione, reportistica e conformità dei messaggi basati su dominio)

SPF e DKIM sono entrambi obbligatori e sono i più utilizzati dai mittenti di posta elettronica. DMARC può essere configurato in qualsiasi momento una volta installati SPF e DKIM. Il tuo ESP di solito gestisce SPF e DKIM, mentre DMARC viene aggiornato sul file di zona DNS da una persona IT, un amministratore di rete o il tuo MSP.

Richiedi una consulenza legale

Prima di inviare campagne e-mail, ti consigliamo di coinvolgere il tuo team legale (interno o esterno) per assicurarti di essere conforme a CAN-SPAM e alle varie leggi sulla privacy in tutto lo stato qui negli Stati Uniti.

Quando si tratta di creare contenuti da inviare ai propri abbonati, sono necessari alcuni elementi di posta elettronica. Ad esempio, i modelli di email devono includere il tuo indirizzo fisico, che di solito è sorprendente per i nuovi esperti di marketing.

Tieni presente che ciò che sto condividendo qui non è un consiglio legale e non è un elenco esaustivo.

Se invii posta a livello internazionale, ci saranno ulteriori considerazioni, come le leggi sulla privacy GDPR, CASL o LGDP in base a dove si trovano i tuoi abbonati, non tu. Il tuo team legale ti aiuterà a navigare in queste normative in evoluzione.

Controlla i cicli di feedback

Il tuo ESP sarà responsabile di garantire che siano impostati i cicli di feedback appropriati, che consentono l'identificazione e la rimozione degli abbonati che contrassegnano la tua e-mail come spazzatura o spam.

Perché qualcuno dovrebbe contrassegnare la tua e-mail come spam o posta indesiderata? Ci sono molte ragioni, ma alcune ragioni comuni sono che l'abbonato non trova più i tuoi contenuti rilevanti, non riesce a trovare il link per annullare l'iscrizione (questo è richiesto anche nel tuo modello di email, tra l'altro!), o forse non hanno avuto una buona esperienza con il tuo marchio.

Mentre il tuo ESP è responsabile dei cicli di feedback, dovrai controllarli per assicurarti che funzionino come previsto.

Conosci il tuo processo di gestione dei rimbalzi

L'ESP avrà anche regole stabilite su come gestire gli indirizzi e-mail che rimbalzano.

Per la configurazione tecnica, non c'è nulla di cui preoccuparsi. Ma dovrestiessereconsapevole delmotivo per cuigli indirizzi vengono respinti o bloccati da provider di caselle di posta come Yahoo o Gmail. Il tuo ESP sarà in grado di fornirti rapporti sui codici di mancato recapito se si tratta di un problema.

Alcuni motivi comuni di mancato recapito potrebbero includere l'invio a un indirizzo e-mail non valido o l'invio a una casella di posta dell'abbonato piena.

Costruisci e mantieni la tua lista di iscritti

Non comprare mai liste. Mai. L'acquisizione dell'elenco deve avvenire in modo organico, con gli abbonati che acconsentono a ricevere i tuoi messaggi.

Per creare il tuo elenco, aggiungi un modulo sul tuo sito Web in cui gli abbonati possono scegliere di ricevere le tue e-mail. Assicurati di acquisire e conservare il giorno e l'ora in cui la persona ha scelto di ricevere le tue e-mail.

Si tratta di informazioni importanti da conservare in caso di azioni legali intraprese contro il tuo marchio in relazione al tuo programma di posta elettronica. Un amministratore di posta elettronica o un amministratore del database sarà responsabile della manutenzione del database degli abbonati.

A proposito di elenchi, ti consigliamo di eseguire regolarmente l'igiene dell'elenco sul tuo elenco di abbonati.

Utilizza una soluzione, come Validity BriteVerify, per aiutare a identificare i record non validi, con un errore di battitura o anche se la casella di posta di un sottoscrittore è piena. Il servizio fornirà indicazioni su quali contatti sopprimere e quali sono validi e inviabili via email.

Idealmente, utilizzerai un servizio di convalida della posta elettronica per mantenere pulito il tuo elenco di abbonati, ma come minimo assicurati di controllare manualmente la presenza di evidenti problemi di sintassi e errori di battitura.

Crea i tuoi contenuti

Ora per un po' di divertimento! È tempo di pensare al contenuto e al design della tua email. Esistono alcune buone opzioni di modelli di trascinamento della selezione che possono trarre ispirazione dal tuo sito Web per aiutarti a creare i tuoi modelli. Alcuni ESP lo forniscono come parte del loro servizio. Puoi anche collaborare con un fornitore che offre questo servizio.

Quando crei, pensa a cosa ti piace e cosa attira la tua attenzione nella tua casella di posta.

Infine, assicurati di controllare come viene visualizzata la creatività su vari dispositivi e assicurati di eseguire l'ottimizzazione per gli utenti di dispositivi mobili prima dell'invio.

Invia la mail!

La distribuzione dell'e-mail verrà eseguita da te quando avrai effettuato l'accesso al tuo ESP. Ma prima di premere invio, assicurati che il nome del tuo marchio sia il tuo "amichevole da".

Questo è diverso dall'indirizzo e-mail completo: è più simile a un soprannome per quell'indirizzo e-mail. Ci dice da quale azienda proviene l'e-mail senza che dobbiamo guardare le informazioni sul dominio di invio.

L'uso del nome della tua azienda fornirà un facile riconoscimento per l'abbonato e ridurrà il rischio che la tua email venga contrassegnata come spazzatura.

Ecco un esempio amichevole da Validity:

Monitora le prestazioni della tua posta elettronica

L'e-mail è stata finalmente inviata! E ora?

Ti consigliamo di misurare il suo successo e sapere se qualcosa sta andando storto. Tieni traccia delle metriche chiave come aperture, clic, rimbalzi, reclami e cancellazioni.

Ti consigliamo inoltre di tenere d'occhio se la tua e-mail arriva nelle caselle di posta dei tuoi abbonati (non nelle loro cartelle spam) utilizzando una soluzione di recapito e-mail come la nostra piattaforma Everest. Con Everest, puoi facilmente monitorare il tuo dominio e la reputazione IP, il posizionamento della posta in arrivo da parte del provider della casella di posta, controllare i rendering del tuo progetto prima dell'invio e altro ancora.

Quindi, questa è la struttura di base di un programma di posta elettronica ad alte prestazioni. Ecco una guida di riferimento rapido che riassume ciò che abbiamo appena appreso.

Ma ricorda: nessun team è completo senza gli strumenti e la tecnologia giusti.

Per vedere cosa Everest può fare per te, chatta oggi stesso con il nostro team di esperti di posta elettronica!