Come decidere quando esternalizzare specifici ruoli lavorativi

Gestire un'agenzia digitale non è facile. Sebbene il web design sia redditizio, la concorrenza abbonda e i margini di profitto a volte sono sottilissimi. Ecco perché la differenza tra un'agenzia digitale di successo e una fallita spesso non ha nulla a che fare con il talento. Piuttosto, si tratta di efficienza. È una grande gara per vedere quale agenzia può gestire il più snello senza compromettere la qualità del proprio lavoro. Senza dubbio uno degli strumenti più efficaci a disposizione delle digital agency per migliorare l'efficienza e contenere i costi è l'outsourcing. Alcuni lavori e ruoli non giustificano l'assunzione di personale a tempo pieno. A volte, ciò è dovuto al sovraccarico coinvolto. Altre volte, è perché i ruoli lavorativi stessi non rientrano nelle competenze principali dell'agenzia. Indipendentemente dal motivo, sapere quali ruoli esternalizzare può significare la differenza tra un'agenzia che spara a tutti i cilindri e una che si limita a zoppicare.

La buona notizia è che esiste un processo abbastanza semplice che un'agenzia digitale, o qualsiasi altra azienda, può seguire per prendere decisioni di outsourcing intelligenti. Questo articolo spiegherà questo processo in un linguaggio semplice. Alla sua conclusione, avrai gli strumenti e le conoscenze per decidere quali ruoli lavorativi esternalizzare e quali mantenere interni. Iniziamo.

Assegna un punteggio a ciascun ruolo lavorativo

Il primo passo nel processo decisionale dell'outsourcing è creare un elenco di ogni ruolo lavorativo all'interno dell'azienda. Quindi, dovresti assegnare un punteggio a ciascun ruolo elencato. In sostanza, dovresti assegnare a ciascun ruolo lavorativo un singolo punto basato sulle risposte affermative alle seguenti domande:

• Il ruolo lavorativo non è correlato al funzionamento quotidiano dell'azienda?
• Il ruolo lavorativo è al di fuori delle competenze chiave dell'azienda?
• Il ruolo lavorativo richiede competenze specifiche?
• La funzione del ruolo lavorativo richiede molto tempo?
• Il lavoro potrebbe essere svolto senza una conoscenza approfondita dell'attività?

In sostanza, maggiore è il punteggio assegnato al ruolo lavorativo, maggiore è la probabilità che sia un buon obiettivo per l'outsourcing. Con i punteggi alla mano, dovrebbe essere possibile eliminare molti, se non la maggior parte, degli attuali ruoli lavorativi all'interno dell'azienda. I ruoli eliminati sono troppo centrali per le operazioni dell'azienda o implicano un lavoro svolto al meglio in stretta collaborazione con il resto della forza lavoro dell'azienda.

Calcola il sovraccarico dei ruoli lavorativi con punteggio elevato

Poiché uno dei principali vantaggi dell'outsourcing è che aiuta a contenere i costi, il passaggio successivo consiste nel calcolare l'overhead associato a ciascun ruolo lavorativo con punteggio elevato identificato nel primo passaggio. Ciò fornirà una solida base di confronto per le quotazioni di una società di outsourcing o di un libero professionista. Per determinare l'overhead connesso a un singolo ruolo lavorativo, è necessario considerare alcune cose.

Innanzitutto, è necessario calcolare le spese generali mensili totali dell'azienda. Ciò include i costi dell'ufficio, le forniture, la tecnologia e qualsiasi altra cosa l'azienda fornisca a ciascun dipendente. Quindi, dividi il totale di tali costi per il numero totale di persone impiegate dall'azienda. Ciò fornirà una stima ragionevole delle spese generali grezze per dipendente dell'azienda.

Il passaggio successivo consiste nel calcolare le spese generali dirette associate al dipendente attualmente in servizio in ciascun ruolo lavorativo. Ciò include stipendi, benefici, imposte sui salari e altri costi associati. Quindi, aggiungi il risultato alla cifra generale per dipendente e ti ritroverai con il costo mensile totale di ciascun ruolo lavorativo. Per un confronto migliore in seguito, puoi dividere questi risultati per il numero totale di ore lavorate da ciascun dipendente (o quante ore ha trascorso a svolgere un determinato ruolo). Questo ti dirà quanto costa ogni ruolo lavorativo all'ora.

Calcolare i costi del licenziamento dei dipendenti

La prossima cosa da considerare è quanto costerà licenziare i dipendenti se l'eventuale accordo di esternalizzazione lo richiede. Sebbene si tratti in genere di costi una tantum, l'azienda deve comprenderli prima di procedere con un piano di outsourcing. Ove applicabile, le cose principali da considerare sono i pacchetti di fine rapporto e i benefici estesi.

È inoltre necessario pensare ai costi associati all'offboarding dei dipendenti. Ad esempio, quanto costerà recuperare la proprietà aziendale e disabilitare l'accesso all'infrastruttura IT e ai dati aziendali? Tali costi possono variare notevolmente a seconda del tipo di dipendente e della durata del servizio. È anche una buona idea mantenere un dipendente in partenza sul libro paga, quando possibile, durante la transizione a un accordo di esternalizzazione. Poiché ciò potrebbe aumentare temporaneamente i costi, l'azienda deve essere pronta ad assumersi l'onere aggiuntivo.

Determinare un margine di errore accettabile

Se un accordo di esternalizzazione fosse un vero confronto tra mele e mele con il fatto che i tuoi dipendenti svolgano un determinato ruolo lavorativo, i risultati del passaggio precedente deciderebbero sempre quali ruoli lavorativi esternalizzare. Tuttavia, i lavori esternalizzati non sono equivalenti a quelli svolti dai lavoratori interni. Ci sarà sempre un certo margine di errore dovuto alla distanza logistica e fisica tra l'azienda e i lavoratori che ora gestiscono ogni ruolo lavorativo. Quindi, è importante tenerne conto.

L'idea è di capire, per ogni ruolo lavorativo che stai considerando di esternalizzare, quanti errori o ritardi nell'esecuzione di quel lavoro l'azienda può tollerare. Ad esempio, se l'azienda affida una funzione lavorativa a un'azienda di outsourcing o a un libero professionista e commette un errore, per quanto tempo l'azienda può permettersi di attendere una correzione prima che costi più denaro e danni alla reputazione rispetto al valore del lavoro?

Il fatto è che non c'è una risposta giusta o sbagliata alla domanda. È qualcosa che ogni azienda deve decidere autonomamente, in base ai rapporti con i clienti e agli standard di qualità che sceglie di mantenere. In questa fase, è possibile che alcuni ruoli lavorativi, indipendentemente da quanto l'azienda potrebbe risparmiare attraverso l'outsourcing, non valgano il rischio potenziale.

Richiedi preventivi di outsourcing

Il passaggio successivo e finale nel processo decisionale dell'outsourcing consiste nel richiedere preventivi per il lavoro necessario. Ciò dovrebbe iniziare con una dovuta diligenza per quanto riguarda i potenziali partner di outsourcing. È essenziale trovare candidati con una solida esperienza di successo e un'esperienza verificabile nel lavoro richiesto dall'azienda. Quindi, puoi preparare una richiesta di preventivo per i candidati che superano l'adunanza. È qui che tornano utili tutte le informazioni raccolte nei passaggi precedenti. Puoi usarlo per comunicare diverse cose a potenziali partner di outsourcing, tra cui:

• La natura specifica e la portata del lavoro richiesto
• Il margine di errore accettabile
• Il massimo che l'azienda considererebbe la spesa per il lavoro
• Quando deve iniziare l'accordo di esternalizzazione

A questo punto, la decisione si riduce a quali partner di outsourcing accetteranno di soddisfare i requisiti dell'azienda al prezzo più basso. Per quelli che lo fanno, dovrebbe seguire l'accordo appropriato.

La linea di fondo - Quando esternalizzare

Seguendo la procedura di cui sopra, un'agenzia digitale o qualsiasi altro tipo di attività dovrebbe essere in grado di prendere decisioni di outsourcing intelligenti. Se seguita, la procedura dovrebbe ridurre al minimo i rischi e migliorare le probabilità che gli accordi di esternalizzazione risultanti soddisfino le esigenze dell'azienda riducendo i costi. Naturalmente, è anche possibile che l'outsourcing non abbia senso per molte delle agenzie digitali là fuori. Non c'è certamente niente di sbagliato in questo. Tuttavia, vale sempre la pena mantenere l'outsourcing disponibile come opzione, poiché le condizioni aziendali e operative possono cambiare e cambiano spesso.