Cosa considerare prima di ordinare assegni per la tua azienda

Gli assegni aziendali sono ordini scritti collegati a un conto corrente aziendale che consentono ai proprietari di pagare le spese aziendali come i servizi dei fornitori e gli stipendi. Gli assegni aziendali con stampa laser e manuali sono i due assegni aziendali più popolari. Questi assegni possono essere ordinati con o senza buoni, con numerosi assegni per pagina o con un solo assegno per pagina.

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A seconda di come desideri utilizzare gli assegni aziendali, puoi acquistarli da una banca, un'unione di credito o un fornitore di assegni di terze parti come carouselchecks.com. Vedremo come scegliere il migliore per la tua piccola impresa.

Al giorno d'oggi, un numero crescente di aziende sta rinunciando all'approccio convenzionale di acquisire assegni tramite la propria banca e si impegna invece direttamente con le stampanti per ottenere assegni convenienti che possono compilare utilizzando il loro attuale software di contabilità finanziaria. È una tecnica semplice per semplificare la tua gestione finanziaria e potrebbe farti risparmiare un sacco di soldi a lungo termine.

Cosa sono gli assegni aziendali?

Gli assegni aziendali sono strumenti monetari che consentono agli imprenditori di emettere denaro dal proprio conto bancario aziendale. Gli assegni aziendali, come gli assegni personali, sono collegati a un conto bancario e detratti quando viene incassato un assegno scritto. Gli assegni personali includono le tue informazioni personali, come il tuo nome e cognome, mentre gli assegni aziendali includono le informazioni sulla tua azienda. Devi prima creare un conto bancario aziendale per ottenere e utilizzare assegni aziendali.

Lo stock di assegni aziendali non ha date di scadenza e può essere emesso mentre il relativo conto corrente aziendale è attivo e in regola. Gli assegni aziendali hanno una validità di sei mesi dalla data di emissione. Alcuni assegni aziendali, tuttavia, includono date di scadenza inferiori a sei mesi, come "annulla dopo 60 giorni", in cui viene onorato il tempo indicato.

Prima di effettuare l'ordine per gli assegni, considera i seguenti cinque fattori:

Quantità

Poiché il prezzo è sempre un fattore quando si ottengono gli assegni laser, è necessario determinare quanti assegni sono necessari. Più ottieni, più basso è il prezzo, ma non vuoi ordinarne così tanti da occupare stanze non necessarie.

Pertanto, anche se desideri una quantità enorme, puoi comunque ottenere prezzi economici ordinando assegni online. A seconda del design e della personalizzazione, potresti avere i tuoi assegni per un minimo di $ 15, un risparmio significativo rispetto ai tipici costi bancari.

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Progetto

Il costo per ottenere i tuoi assegni tramite la banca è fortemente influenzato dal design. La maggior parte delle stampanti addebiterà un costo aggiuntivo per la carta personalizzata o per personalizzare le informazioni sugli assegni. Tuttavia, quando acquisti assegni informatici, hai il controllo completo su come appaiono i tuoi assegni.

Alcuni incorporano persino il logo della tua attività e il numero della patente di guida e possono gestire facilmente le modifiche al nome, a condizione che tu fornisca un campione annullato per la verifica. Puoi anche scegliere una o due linee di firma a seconda delle tue esigenze.

Controlla il tipo

Esistono vari tipi distinti di assegni, ciascuno con il proprio layout. Hai bisogno di controlli personali, aziendali o informatici/laser? Se hai a che fare con conti da pagare o controlli sui salari, quasi sicuramente avrai bisogno di uno stub o di un buono.

Utilizzare quindi un design 1 per pagina. Per la maggior parte degli scopi, tre per pagina o "tre su" semplifica la stampa di numerosi assegni contemporaneamente e consente di risparmiare denaro poiché il costo per assegno è inferiore. Potresti ricevere assegni manuali da compilare a mano o assegni informatici che ti consentono di stampare tutte le informazioni e quindi firmare per completare la transazione.

Software

Quando ordini Computer Checks, assicurati di avere il software appropriato, sia che tu voglia stampare i tuoi assegni o che il tuo software di contabilità compili assegni stampati. Ogni approccio richiede l'uso di determinate applicazioni. Per stampare assegni in bianco, utilizzare il software VersaCheck e per compilare assegni prestampati, utilizzare un programma software di contabilità finanziaria come QuickBooks, Quicken, Sage o Simply Accounting.

Alcune banche richiedono alle aziende che utilizzano stock di assegni in bianco di utilizzare inchiostro magnetico per la riga MICR, che include l'importo dell'assegno, il numero di conto, il numero di instradamento e il numero dell'assegno. D'altra parte, l'ubiquità delle apparecchiature per la scansione degli assegni ha portato alla diminuzione, se non all'eliminazione, dell'inchiostro magnetico.

Quando acquisti i tuoi assegni, istruisciti con le funzionalità di stampa degli assegni del tuo programma software, in modo da sapere esattamente cosa ordinare. Ciò potrebbe farti risparmiare tempo, denaro e problemi a lungo termine.

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Informazioni verificate

Puoi inserire una varietà di informazioni sul tuo assegno, dal tuo nome e indirizzo al tuo numero di telefono o indirizzo e-mail, ma affinché vengano visualizzate sui tuoi assegni laser, devi fornire un qualche tipo di verifica. Questo di solito è sotto forma di un assegno annullato. Se non puoi fornire la documentazione, la tua banca dovrebbe essere in grado di fornire un MICR o Check Specification Sheet, che sarebbe sufficiente. Ancora una volta, puoi risparmiare un sacco di tempo e mal di testa avendo questi documenti pronti prima di effettuare l'acquisto.

L'acquisto di assegni informatici potrebbe essere la cosa migliore che puoi fare per te e la tua azienda se ci pensi e fai tutte le misure essenziali. Non solo risparmierai denaro rinunciando all'approccio convenzionale di ottenere assegni dalla tua banca, ma sarai anche in grado di includere i tuoi assegni nella tua contabilità generale, consentendo alla tua azienda di operare in modo più efficace e apparire più raffinata.

Allo stesso tempo, puoi risparmiare tempo non firmando assegni e pagando i commercianti. Quando fai i controlli in un modo vecchio stile, questo può essere un dolore tremendo, motivo per cui così tante persone lasciano che le loro scartoffie si accumulino. Tuttavia, completare i libri potrebbe essere più veloce se si dispone di controlli laser che funzionano con il software finanziario. Poiché le tue informazioni finanziarie devono essere registrate solo una volta e poi condivise tra varie funzioni, puoi rimanere aggiornato sui tuoi costi e assicurarti che i tuoi libri siano corretti.

Non c'è motivo per non ordinare controlli informatici per la tua azienda, ma assicurati di sapere esattamente di cosa hai bisogno e non esitare a fare domande.