Che cos'è un sistema ERP cloud?

(Questo post è stato originariamente pubblicato il 20 aprile 2016. È stato aggiornato per accuratezza e completezza).

Un'attività di vendita al dettaglio in crescita spesso ha bisogno di aggiornare la propria tecnologia per stare al passo con le operazioni. Uno dei maggiori investimenti tecnologici che farai è in un sistema ERP (Enterprise Resource Planning). Questa tecnologia diventa spesso l'ancora di salvezza della tua attività. È qui che gestisci i tuoi dati finanziari, l'elaborazione degli ordini, le informazioni sui prodotti, i rapporti e altro ancora. È stata una tecnologia a cui rivenditori e grossisti si sono rivolti per molti anni per gestire tutti i diversi aspetti della loro attività.

Proprio come altri sistemi tecnologici, anche gli ERP stanno passando ai servizi cloud consentendo loro di essere più convenienti e flessibili. Questo articolo definirà cos'è un ERP, i vantaggi dei sistemi ERP basati su cloud ed elencherà i migliori sistemi ERP di oggi. Ci auguriamo che questo ti aiuti a decidere se sei pronto per un ERP e come valutare quello migliore per la tua attività.

Cos'è un ERP?

Se al momento non stai utilizzando un ERP, prima di tutto capiamo di cosa sono capaci questi sistemi.

Il software Enterprise Resource Planning (ERP) gestisce l'aspetto finanziario della tua attività, insieme ad altre aree importanti come inventario, clienti, fornitori, gestione dei progetti e altro che aiutano a gestire la nostra attività. Questo software esiste dagli anni '90 e automatizza la maggior parte delle funzioni di back office. Il vantaggio principale è che un ERP è un unico posto per gestire l'intera impresa. Il software modulare consente agli utenti di integrare diverse app in modo da poter scegliere le funzionalità di cui la tua azienda ha bisogno.

Rivenditori e grossisti utilizzano un sistema ERP come "sistema di base" per gestire la propria attività. È l'unico posto in cui puoi gestire il libro paga, le risorse umane, creare e gestire gli articoli che vendi, determinare i prezzi specifici del cliente, gestire la disponibilità dell'inventario, prelevare, imballare e spedire gli articoli e altro ancora.

Perché utilizzare un ERP cloud?

Oggi, i fornitori di ERP distribuiscono software nel cloud anziché in locale. In passato, i commercianti acquistavano sistemi ERP in sede e li installavano localmente sull'hardware e sui server della propria azienda. Con il software in sede, è tua responsabilità personalizzare, mantenere e gestire il software da solo. Questi progetti sono generalmente molto costosi sia in termini di costi iniziali che di manutenzione nel tempo. Questo spesso significava che solo i commercianti Enterprise erano disposti ad assumersi l'investimento per gestire requisiti aziendali complessi o personalizzati.

L'aumento dei sistemi ERP basati su cloud, tuttavia, consente alle PMI e ai commercianti di livello Enterprise di accedere a questo importante software di gestione aziendale, sbloccando nuovi processi e strumenti che prima non erano prontamente disponibili. Il software basato su cloud consente ai commercianti di accedere ai propri sistemi ERP tramite qualsiasi browser web. I fornitori di ERP forniscono il loro software ERP come servizio (SaaS), il che significa che non devi mantenere alcun software sui tuoi server. Invece, il fornitore ERP ti dà accesso ai loro server che possiedono e mantengono.

Ecco perché i sistemi ERP basati su cloud hanno molti vantaggi come:

Costo totale della proprietà

Gli ERP cloud di solito hanno un costo totale di proprietà inferiore rispetto alle opzioni on-premise. Poiché stai concedendo in licenza l'accesso al software, puoi evitare costi anticipati elevati per l'acquisto del software e dell'hardware necessari per eseguire l'istanza ERP. Per i sistemi basati su cloud, devi solo accedere a Internet per funzionare nel tuo sistema ERP. A lungo termine, inoltre, non è necessario formare e mantenere un team IT responsabile del software.

Invece, i commercianti pagano una tariffa mensile per utilizzare e accedere continuamente al software. La maggior parte dei commercianti collabora anche con un consulente ERP o un fornitore di servizi per aiutare a configurare e mantenere il proprio sistema nel tempo.

Infine, è importante notare la scalabilità dei server cloud. I commercianti possono risparmiare sui costi nel tempo potendo aumentare e ridurre lo spazio del server, in base alla domanda. Ad esempio, puoi aumentare lo spazio sul server per le vacanze, quindi ripristinarlo quando non ne hai più bisogno. Questo ti permette di pagare solo per ciò di cui hai bisogno.

Manutenzione

Per la maggior parte delle aziende in crescita, il fascino del software basato su cloud è che non devi essere un esperto in esso. Non hai bisogno personalmente di un team IT per mantenere l'infrastruttura del software e controllare costantemente i problemi di prestazioni da risolvere.

Invece, il provider ERP o il tuo implementatore è responsabile del monitoraggio dei tuoi dati. Per un'azienda in crescita, questo può significare una grande differenza in termini di costi, risorse e tranquillità.

Accesso 24 ore su 24, 7 giorni su 7

A differenza dell'on-premise, i commercianti possono accedere a un sistema ERP basato su cloud ovunque e in qualsiasi momento, purché sia ​​disponibile una connessione Internet. Ciò consente al tuo ERP di essere ovunque tu sia. Puoi prendere ordini, controllare l'inventario e altro mentre sei sul campo o in magazzino.

Aggiornamenti software

Un altro notevole vantaggio dei sistemi ERP basati su cloud è la velocità con cui possono effettuare aggiornamenti software o correzioni di bug. Questi vengono solitamente eseguiti frequentemente e automaticamente, senza influire sulla tua attività.

Gli aggiornamenti locali possono richiedere l'arresto completo dei sistemi o la reimplementazione del software. Possono essere una seccatura così grande che i commercianti scelgono di non aggiornare e rischiano problemi di prestazioni con software obsoleti.

Integrazione del sistema

Sebbene un ERP gestisca molti aspetti diversi della tua attività, non gestisce tutto. Oltre a un ERP, i commercianti possono utilizzare una piattaforma di eCommerce, un sistema POS in negozio, 3PL, CRM o PIM per gestire l'evasione. Proprio come vuoi che i tuoi moduli siano integrati nel tuo ERP, vorrai anche che questi sistemi siano integrati nel tuo ERP.

L'integrazione ERP con gli altri sistemi aziendali consente il trasferimento automatico di dati importanti tra di loro. Altrimenti, rimarrai bloccato nell'inserimento manuale dei dati da un sistema all'altro, come prendere ordini online e inserirli nel tuo ERP per l'elaborazione degli ordini.

I sistemi basati su cloud con una potente API (Application Program Interfaces) sono spesso progetti di integrazione più semplici e prevedibili. È più probabile che tu trovi un provider di integrazione come nChannel che offre soluzioni pre-costruite e configurabili per un popolare sistema di eCommerce, ERP, POS e 3PL basato su cloud.

Sebbene sia possibile integrare il software in sede, i progetti spesso richiedono più tempo e sono costosi da tenere in considerazione per le personalizzazioni. Nella maggior parte dei casi, i tuoi sistemi dovranno essere collegati direttamente insieme, il che può creare problemi lungo la strada. Ulteriori informazioni sui diversi approcci di integrazione di sistema.

I migliori sistemi ERP cloud

Molti commercianti di piccole e medie imprese e imprese si stanno rivolgendo a sistemi ERP basati su cloud. La sfida ora è valutare e scegliere l'opzione migliore per la tua attività in un campo affollato. Preparati a fare la tua due diligence e ricerca. La distribuzione di un ERP è un investimento e vuoi fare la scelta migliore la prima volta.

Quando valuti diversi ERP basati su cloud, considera quanto segue:

• Costo : per cosa hai budget? Cosa sei disposto a spendere per il ritorno sull'investimento?
• Implementazione : quali sono le opzioni per l'implementazione? Avrai bisogno di lavorare con una terza parte? Quanto tempo impiegano i progetti?
• Supporto : chi puoi chiamare quando qualcosa si rompe? Quando puoi chiamarli?
• Funzionalità : quali sono le tue capacità indispensabili e piacevoli da avere?
• Scalabilità : come si evolverà questo ERP con il tuo business nel tempo? Supererai rapidamente il software?
• Interfaccia utente : quanto è facile da usare per i tuoi dipendenti? Lo spazio di lavoro è intuitivo?

Per iniziare la tua ricerca, ecco alcuni popolari sistemi ERP basati su cloud che rivenditori e grossisti utilizzano oggi:

• Oracle NetSuite : quando si pensa ai sistemi ERP basati su cloud, questo nome viene prima di tutto. NetSuite è noto per la sua vasta gamma di funzionalità e moduli.
• Acumatica - Noto per la sua navigazione e il modello di prezzo flessibile (prezzo non basato sull'utente).
• Microsoft Dynamics 365 : il nuovo ERP basato su cloud di Microsoft che si integra perfettamente con altre applicazioni cloud Microsoft
• ParagonERP di Jonar – ERP basato su cloud più recente sul blocco con un'interfaccia utente intuitiva e un solido set di funzionalità.
• Odoo : un ERP e CRM open source per gestire molte parti diverse della tua attività
• Brightpearl : un sistema di gestione degli ordini più robusto che può essere adatto alle PMI in crescita.

Hai un ERP basato su cloud preferito o hai esperienza con uno dei precedenti? Fateci sapere nei commenti qui sotto!