Che cos'è il software di monitoraggio delle ammissioni e perché dovrebbe interessarmene?

Con tutto ciò che sta diventando digitale nel nostro mondo, non sorprende che sempre più college e università stiano optando per l'iscrizione online. Non solo, ma si stanno anche allontanando dai metodi più tradizionali per il processo di candidatura. Per risparmiare tempo, spazio e denaro, molte istituzioni stanno ora ricorrendo a software di monitoraggio delle ammissioni.

Il software di monitoraggio dell'ammissione è un software progettato per semplificare i processi di ammissione di una scuola. A seconda del software scelto, gli uffici di ammissione possono anche utilizzare il proprio software di monitoraggio per monitorare gli studenti attuali. Ciò include il monitoraggio:

• Quali discipline scelgono di perseguire

• Le loro attività extrascolastiche

• Le date previste per la laurea

• La scelta di entrare a far parte dell'Associazione Alumni

Questo tipo di software è ottimo per l'istruzione superiore perché aiuta a raccogliere dati preziosi sugli studenti che possono quindi essere utilizzati durante il processo di ammissione. Questi dati possono quindi essere confrontati con gli attuali standard di ammissione, rendendo il processo di selezione molto meno difficile. Queste informazioni possono quindi essere utilizzate insieme ai sistemi informativi degli studenti per semplificare l'intera esperienza universitaria di uno studente.

Perché il software di monitoraggio delle ammissioni si abbina bene con l'automazione della posta elettronica

Mentre il software di monitoraggio dell'ammissione all'università può sembrare come se avesse un uso primario, se combinato con il giusto software di accompagnamento, è possibile raccogliere informazioni preziose. Queste informazioni possono quindi essere utilizzate per semplificare l'intera carriera universitaria di uno studente.

Ad esempio, questi dati possono essere inseriti nel software CRM del tuo campus per aiutare a generare e-mail automatizzate che riguardano specificamente loro e le loro esigenze. Ciò significa che l'invio delle seguenti e-mail può essere molto più semplice:

• Stato dell'applicazione

• Spese di pagamento dovute

• Prossimi eventi su misura per la loro area di studio

• Eventi/avvisi specifici del campus e altro

4 esempi reali di software di monitoraggio delle ammissioni che collaborano con l'automazione della posta elettronica

Il punto dell'automazione della posta elettronica è inviare i messaggi di posta elettronica giusti alle persone giuste al momento giusto. Per fare ciò, i college devono essere in grado di raccogliere dati preziosi sui propri studenti in modo che inviino loro sempre contenuti pertinenti. Questo è il motivo per cui avere un software di monitoraggio dell'ammissione può essere così vitale per un istituto di istruzione superiore.

Con le informazioni raccolte da questo software, le e-mail possono essere curate in base alle esigenze dello studente. Questo aiuta ad evitare tutte le informazioni non necessarie.

Combinando il software di monitoraggio dell'ammissione con il software CRM del tuo college, puoi inviare messaggi e-mail accuratamente personalizzati come i quattro elencati di seguito.

Email eventi sportivi

Per quanto grandi possano essere gli eventi sportivi del college, non sono sempre la tazza di tè di tutti.

L'utilizzo delle informazioni dal software di monitoraggio delle ammissioni può aiutarti a creare elenchi di e-mail specifici. Questi elenchi possono quindi essere progettati e creati in base alle aree di interesse.

Questo esempio è ottimo perché è personalizzato per l'individuo. Consente all'individuo di apportare immediatamente le modifiche necessarie all'e-mail. Le università possono seguire questo esempio inviando e-mail di ringraziamento automatizzate agli studenti che si iscrivono a varie attività, tra cui:

• Gli sport

• Teatro

• Arte e altro

Ciò porta a meno risorse sprecate e individui più felici con caselle di posta meno disordinate.

Fonte: Pinterest

E-mail di accettazione

Durante tutto l'anno, gli studenti di tutto il mondo soffrono per il terribile periodo di attesa prima dell'accettazione. Questo è il periodo che intercorre tra l'iscrizione per i loro college prescelti e l'attesa di una risposta sulla decisione dell'istituto sull'accettazione. Sono finiti i giorni delle lettere di accettazione della posta ordinaria. Invece, sempre più istituti di istruzione superiore scelgono di utilizzare la posta elettronica per questa comunicazione. E poiché questo è un messaggio così importante ed eccitante da condividere con i potenziali studenti, ci sono molti modi in cui puoi sfruttare le funzionalità di posta elettronica per renderlo un messaggio di posta elettronica davvero personalizzato e speciale.

In questo esempio di seguito, uno studente ha ricevuto un'e-mail di notifica solo per aprire il messaggio e celebrare la sua accettazione alla North Carolina State University.

Per le università e i college che scelgono di utilizzare il software di monitoraggio delle ammissioni in combinazione con il loro software CRM, una volta che la domanda di uno studente è stata accettata, il software può attivare una campagna e-mail di accettazione. Questo è eccellente perché consente agli istituti di istruzione superiore di collegarsi alle loro preziose risorse, come ad esempio:

• Pacchetti informativi per gli studenti

• Informazioni sul dipartimento finanziario e molto altro ancora

Fonte: Twitter

E-mail di compleanno dello studente

Mostra ai tuoi studenti che ci tieni! Invece di trattarli come un altro studente, perché non dedicare del tempo a creare e inviare messaggi di posta elettronica di compleanno al tuo corpo studentesco?

Questo processo può essere reso super semplice con l'uso dei dati raccolti da un software di monitoraggio dell'ammissione. Ancora meglio, una volta combinato con i sistemi informativi degli studenti o il software CRM, puoi inviare automaticamente messaggi come questo dalla Eastern Illinois University quando uno studente o il compleanno di Alumni si avvicina.

Questo concetto può essere applicato a vari anniversari degli studenti, tra cui:

• La laurea

• Giorni di trasloco

• Campus attivi appartenenti all'area di interesse di uno studente

  

Fonte: Gmail

E-mail dell'associazione alumni

Dopo la laurea, il rapporto di uno studente con l'istituto non deve finire qui. Una volta che uno studente inizia ad avvicinarsi alla laurea, può essere inviata una campagna di associazione alumni.

Queste campagne possono essere utilizzate per chiedere a uno studente di aderire all'associazione prima della laurea, con un'e-mail di promemoria inviata dopo la laurea. Se la quota degli alumni non viene pagata o uno studente decide di far scadere la propria iscrizione, è possibile inviare anche e-mail di promemoria.

Le campagne e-mail di reimpegno sono anche un ottimo modo per utilizzare le informazioni raccolte dal software di monitoraggio delle ammissioni e da altri sistemi informativi per gli studenti. Se noti che uno studente è uscito dall'elenco degli alumni, puoi avviare una campagna e-mail di reimpegno per cercare di invogliarlo a tornare.

Fonte: Gmail

Migliori pratiche di email marketing per l'istruzione superiore

Sapere come il software di monitoraggio delle ammissioni può essere utilizzato insieme ai tuoi sforzi di email marketing è fantastico. Tuttavia, dobbiamo coprire alcune migliori pratiche di email marketing per gli istituti di istruzione superiore.

Con tutto ciò che sta diventando digitale, alcuni potrebbero chiedersi perché l'attenzione dovrebbe essere concentrata sull'e-mail e abbiamo la tua risposta. L'e-mail è il canale digitale che attualmente genera il ROI complessivo più elevato. Per ogni $ 1 speso, l'email marketing genera $ 38 di ROI.

Certo, i social media possono svolgere un ruolo enorme nella comunicazione. Tuttavia, l'e-mail è considerata quasi 40 volte più efficace di Facebook e Twitter messi insieme.

Per iniziare, ecco alcuni suggerimenti per creare una campagna e-mail di successo per l'istruzione superiore.

Segmenta le tue mailing list

La corretta segmentazione delle tue liste di posta elettronica è fondamentale, soprattutto per i college e le università. Queste istituzioni hanno enormi liste di posta elettronica e semplicemente inviare lo stesso contenuto a ciascuna e ogni individuo è una perdita di tempo e di risorse. Pertanto, segmentare le tue liste di posta elettronica in categorie come le seguenti è così importante:

• Stato di iscrizione

• Maggiore o scuola

• Situazione abitativa del campus

• Posizione di casa

• Interessi extracurriculari

• Club sociali

Ora, quegli elenchi sembrano familiari e dovrebbero perché questi dati possono essere raccolti con il tuo software di monitoraggio delle ammissioni. Una volta che hai queste informazioni, puoi segmentare i tuoi elenchi di conseguenza, assicurandoti che tutti ricevano tempestivamente contenuti pertinenti.

La personalizzazione è vitale

Insieme alla segmentazione arriva la personalizzazione e la personalizzazione è molto più che includere semplicemente il nome dello studente all'inizio dell'e-mail. La personalizzazione riguarda, ancora una volta, l'invio del contenuto giusto al lettore giusto quando ne ha più bisogno.

Ciò richiede che gli e-mail marketing conoscano sinceramente i loro iscritti e, in questo caso, gli studenti sia all'interno che all'esterno del campus. Come per la segmentazione degli elenchi, dovrai conoscere gli interessi degli studenti, accademici ed extracurriculari, come trascorrono il loro tempo e altro ancora. Una volta che hai queste informazioni e hai segmentato di conseguenza, puoi inviare loro messaggi pertinenti e personalizzati che troveranno utili per loro.

Progetta le tue email per tutti i dispositivi

Con tutto ciò che si sposta online, è fondamentale mantenere la coesione del marchio. Ciò significa avere lo stesso marchio sul tuo sito Web, sui materiali stampati e sulla tua e-mail. Considerata l'importanza dell'e-mail per lo studente di tutti i giorni, garantire che le e-mail del tuo campus si aprano correttamente su tutti i dispositivi è assolutamente fondamentale.

In passato era sufficiente avere un design e-mail reattivo. Ciò significava che il tuo messaggio avrebbe modificato le sue dimensioni a seconda delle dimensioni dello schermo del dispositivo su cui veniva visualizzato. Sebbene sia stato un passo nella giusta direzione, non garantisce che tutti i tuoi contenuti siano facilmente visualizzabili.

Invece, è più importante assicurarsi che le tue e-mail siano progettate come ottimizzate per i dispositivi mobili. Ciò significa che la tua email avrà lo stesso aspetto indipendentemente dal dispositivo utilizzato dal lettore. Anche se non è perfetto, sta rapidamente diventando lo standard man mano che sempre più persone iniziano ad aprire e interagire con le loro e-mail sui loro dispositivi mobili e smartphone.

Fonte: Emma

Testare sempre prima di inviare

Questo non può essere sottolineato abbastanza. Testare le tue e-mail con un piccolo campione della tua lista e-mail aiuta a garantire che stai inviando le informazioni giuste a coloro che vogliono riceverle. Il test A/B ti consente di testare vari componenti della tua email. Questo viene fatto creando una versione "A" e una versione "B", che viene quindi inviata a due piccoli campioni della tua lista e-mail. Quello che funziona meglio è quello che dovrebbe essere inviato al resto della tua lista e-mail.

Incartare

Il software di monitoraggio dell'ammissione è un ottimo strumento per gli e-mail marketing di college e università per molte ragioni. Soprattutto, li aiuta a raccogliere informazioni importanti necessarie per inviare e-mail di alta qualità ai loro studenti e al personale. Una volta che hanno queste informazioni, seguire questi quattro passaggi ti aiuterà a progettare la migliore campagna e-mail per soddisfare le esigenze del tuo istituto:

• Segmenta le tue mailing list

• La personalizzazione è un must

• Il design ottimizzato per dispositivi mobili è fondamentale

• Testare sempre prima di inviare

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