Che cos'è un ordine di acquisto? – Comprensione completa per gestirne uno

Gli ordini di acquisto sono essenziali per tutte le attività commerciali. Tuttavia, "Cos'è un ordine di acquisto" e "Come può un'azienda gestirlo in modo efficace" sono ancora domande difficili per molti nuovi imprenditori o per coloro che intendono avviare un'impresa. Non preoccuparti. Questo articolo risponderà a tutte le tue domande su un ordine di acquisto.

Che cos'è un ordine di acquisto?

Un ordine di acquisto (PO) è un documento legalmente vincolante creato dall'acquirente e inviato al venditore.

I PO aiutano le aziende a tenere traccia dei loro acquisti: quantità, costi, tempi di pagamento, poiché tutto sarà elencato sulla fattura e sulla bolla di accompagnamento. Sono anche fondamentali per monitorare i livelli di inventario poiché seguono il numero di articoli e i tempi di consegna. Ciò li rende una parte essenziale del record e riduce al minimo il rischio di errore del fornitore.

PO è vantaggioso anche per i fornitori. Dovrebbero avere il tempo di preparare i prodotti e ricevere pagamenti tempestivi e accurati poiché il numero dell'ordine di acquisto corrisponde alla fattura e alla distinta di imballaggio.

Come funziona un ordine di acquisto?

1. L'acquirente crea una richiesta di acquisto

In primo luogo, la direzione informa l'ufficio acquisti della tua azienda che è necessario effettuare un ordine. L'azienda ha inviato questo documento all'ufficio acquisti per monitorare la merce ordinata.

2. L'acquirente crea un ordine

Un ordine viene creato quando la merce da acquistare viene concordata. L'ordine di acquisto elenca la data dell'ordine, le informazioni sulla spedizione FOB, i termini di sconto, i nomi dell'acquirente e del venditore, la descrizione dell'articolo acquistato, il numero dell'articolo, il prezzo, la quantità e il numero dell'ordine di acquisto.

3. Il venditore accetta (o rifiuta) l'ordine

Un acquirente invia l'ordine al fornitore, che decide se può e vuole evadere l'ordine. Diventa un contratto legalmente vincolante per entrambe le parti una volta accettato un ordine.

4. L'acquirente registra l'acquisto

L'acquirente paga il prezzo concordato (o una data concordata specificata nell'ordine): il fornitore spedisce l'ordine di acquisto con una fattura. Il reparto finanziario dell'acquirente confronta quindi questa fattura con l'ordine di acquisto per assicurarsi che i due documenti siano coerenti.

Il fornitore consegnerà i prodotti alla data indicata e l'acquirente li pagherà. Entrambe le parti devono soddisfare l'OP di conseguenza.

Tipi di ordini di acquisto

1. Ordini di acquisto standard (ordine di acquisto monouso) – Il presente contratto d'ordine resta in vigore fino a quando l'acquirente non riceve tutti gli articoli.

Viene utilizzato per raccolte irregolari, rare o una tantum. Contiene le specifiche di acquisto complete che dettagliano prezzo, quantità, pagamento e tempi di consegna.

2. Ordini di acquisto pianificati (pre-ordine) – simile a quanto sopra, ma di solito si tratta di un contratto a lungo termine che non include una data di consegna che consenta all'acquirente di prevedere la domanda futura

Tutte le informazioni necessarie devono essere presentate nell'ordine pianificato, ad esempio i dettagli di beni e servizi e i relativi costi. Verrà emesso un rilascio per confermare il programma di consegna quando le informazioni sulla consegna sono impostate per articoli particolari.

3. Ordini di acquisto globali : le aziende più grandi possono utilizzare gli ordini programmati per tenere traccia di tutti gli articoli ordinati per un reparto o progetto specifico. Un ordine programmato può contenere o meno il prezzo.

Questo ordine di acquisto viene in genere utilizzato per acquistare ripetutamente articoli specifici da un fornitore, come B. materiali primari e materiali di consumo.

4. Ordini di acquisto a contratto

Gli ordini di acquisto a contratto vengono utilizzati per creare accordi e termini di consegna tra acquirenti e venditori come base per un rapporto commerciale in corso. Per ordinare i prodotti, l'acquirente può fare riferimento all'ordine contrattuale nel caso di acquisto standard.

Vantaggi degli ordini di acquisto

1. Evita ordini duplicati

Quando un'azienda espande la propria attività, gli ordini di acquisto possono aiutare a tenere traccia di ciò che viene ordinato e chi lo ha ordinato. Anche se l'acquirente ha ordinato un prodotto simile, può essere difficile controllare la fattura. L'ordine viene utilizzato come assegno per la fattura da pagare.

2. Tiene traccia degli ordini in arrivo

Può sembrare ovvio, ma un sistema di ordinazione ben organizzato semplifica la gestione dell'inventario e della spedizione, rendendo facile vedere quali prodotti stanno arrivando in qualsiasi momento.

3. Garantiscono una comunicazione chiara

Al suo interno, l'ordine comunica tutti i dettagli di acquisto. Puoi evitare potenziali conflitti o confusione futuri chiarendo, spiegando e documentando ogni segmento.

4. Funge da atti legali

In caso di controversia sull'ordine o sul prezzo concordato in transazioni future, l'ordine fungerà da documento legale esecutivo. Soprattutto, proteggono entrambe le parti.

Svantaggi degli ordini di acquisto

1. Più scartoffie

Gli ordini di acquisto creano documenti aggiuntivi, che possono essere fastidiosi per gli acquisti più piccoli e richiedere molto tempo per i team più piccoli.

2. Potrebbe essere sostituito facilmente

Sebbene non agiscano come un contratto legale tra il venditore e il fornitore, le carte di credito possono sostituire gli ordini di acquisto per aiutare a registrare gli acquisti.

Cosa contiene un ordine di acquisto?

1. Numero ordine d'acquisto : consente alle parti di abbinare le richieste alle spedizioni e alle fatture
2. Dettagli dell'acquirente : includi il nome dell'azienda e i dettagli di contatto
3. Dettagli di spedizione : l'indirizzo di consegna, il metodo di spedizione, la data e l'ora di consegna
4. Dettagli del fornitore: informazioni sul fornitore, con i dettagli di contatto appropriati di qualcuno nell'attività del fornitore che è responsabile
5. Termini pertinenti – inclusi i termini di pagamento e qualsiasi altra parola, ad esempio, modalità di spedizione.
6. Elenco di articoli : includi il numero di categoria, la quantità, il prezzo e il totale.
7. Descrizione di beni e servizi : aggiungi contesto all'elenco degli articoli

Come gestire gli ordini di acquisto in modo efficace nei negozi di e-commerce?

1. Tieni traccia degli ordini

Il proprietario di un negozio deve gestire abbondanti informazioni sugli ordini ogni mese. La specifica mirata dei numeri d'ordine aiuta a tracciare e controllare rapidamente il loro stato.

Gli imprenditori possono utilizzare il codice per trovare un ordine specifico e verificarne rapidamente i dettagli.

2. Consenti ordini all'ingrosso

I negozi di e-commerce consentono ai clienti di ordinare all'ingrosso. Ciò aiuterà i clienti, in particolare i negozi B2B, ad acquistare un numero qualsiasi di prodotti in un ordine, riducendo il numero di ordini che un negozio online deve gestire.

3. Utilizzare un codice a barre e un avviso di spedizione anticipato

Per tutte le spedizioni in arrivo, gli acquirenti possono fornire notifiche di spedizione con etichette con codice a barre per ciascun prodotto. Aiuta i venditori a identificare istantaneamente quali prodotti ordinati arrivano al punto di ricezione scansionando i codici a barre.

L'uso dei codici a barre aiuta a controllare i sistemi di inventario in modo efficiente, poiché i proprietari dei negozi possono identificare ogni articolo e abbinarlo a un ordine valido.

4. Impostare i numeri di fattura in base ai numeri d'ordine

È essenziale inviare automaticamente copie di ordini, informazioni sulla spedizione e fatture ai clienti dopo aver completato i loro acquisti nel tuo negozio.

Per gestire facilmente gli ordini e le fatture, il proprietario del negozio deve compilare informazioni come il numero della fattura in base al numero dell'ordine. Questo rende il sistema facile da gestire quando i clienti pagano le bollette.

Conclusione

Tutto ciò che riguarda la domanda "Cos'è un ordine di acquisto" è stato spiegato. Si spera che l'articolo ti sia utile se hai intenzione di avviare un'impresa.

E per i negozianti, ricorda che con la crescita dell'e-commerce oggi, un aumento degli ordini online è inevitabile. È necessario essere proattivi nella gestione degli ordini in modo efficace poiché ciò influisce direttamente sui risultati aziendali.