Cosa sono gli Agile Meeting e come gestirli

Al lavoro, siamo coinvolti in vari progetti e lavoriamo con i nostri colleghi come una squadra, per un certo periodo. In genere, un progetto è suddiviso in più attività secondarie e ciascuna attività secondaria viene assegnata a una persona dal responsabile del team. Ciò garantisce che lo stato di avanzamento del progetto sia chiaro, regolare ed efficace. Ma questo processo da solo non garantisce il successo di un progetto. Per garantire qualità, consegne puntuali e, infine, il successo, è necessario condurre riunioni a intervalli regolari. Conducendo le riunioni, puoi sapere qual è lo stato generale del progetto, lo stato di ogni sotto-attività, le difficoltà incontrate dai membri del team, nuove idee/approcci alternativi per il progetto, ecc. Inoltre, dovresti assicurarti che le tue riunioni siano concentrato e non trasformarsi in una sessione di chat. Allora, come organizzare un incontro così produttivo? Naturalmente, ci sono diversi modi in cui puoi condurre le riunioni. Uno di questi incontri è un framework agile che aiuta ad aumentare la produttività del team. Diamo subito un'occhiata a questo:

Cosa sono le riunioni agili?

Inizialmente sono state organizzate riunioni agili come parte dello sviluppo del software. Ma negli ultimi tempi, questo incontro è diventato parte della gestione dei progetti in tutte le aziende. Allora, cos'è una riunione agile?

Gli incontri agili sono condotti considerando una serie di principi che sono delineati sotto forma di un manifesto. In generale, agile implica lavorare in uno sprint di tempo più breve, fornire aggiornamenti, pianificare attività, discutere il feedback del cliente e condividere altre informazioni importanti relative al progetto. Quindi, si tratta di uno sviluppo iterativo, piuttosto che di gestire un progetto in un colpo solo.

Chi partecipa all'incontro:

In genere, quando stai organizzando una riunione, devi prima restringere il campo delle persone che devono far parte della riunione. Allo stesso modo, per le riunioni agili abbiamo un elenco di partecipanti che possono far parte di queste riunioni:

1. Proprietario del prodotto:

Una parte integrante del team è il Product Owner, in quanto si assicura che l'ambito, i costi e le scadenze siano rispettati. È responsabilità del product owner massimizzare il valore del prodotto rappresentando gli stakeholder, dando priorità al backlog, responsabilizzando il team e mantenendo i processi Agile e Scrum.

Il proprietario del prodotto è responsabile

• Gestire gli stakeholder e generare valore.
• Gestire una comunicazione efficace tra il team di sviluppo e le parti interessate
• Fornire la visione del prodotto al team di sviluppo
• Risolvere i conflitti e gestire situazioni o escalation con le parti interessate o i membri del team di sviluppo
• Assegnazione delle priorità agli elementi del backlog
• Educare il team di sviluppo sui valori, i principi e i processi di Scrum
• Educare gli stakeholder sui vantaggi di Scrum

Un Product Owner, noto anche come Product Manager, è una persona che riceve aggiornamenti sui progressi dal team, fornisce suggerimenti sui modi per continuare il progetto e collabora con il team per completare efficacemente il progetto con qualità.

2. Responsabile del progetto:

Il project manager è motivato, organizzato e orientato agli obiettivi. Capisce cosa hanno in comune i progetti, così come il suo ruolo strategico nel modo in cui le organizzazioni riescono, imparano e cambiano. È compito di un project manager avviare, pianificare, progettare e gestire un progetto dall'inizio alla fine.

I compiti di un Project Manager includono quanto segue:

• Pianificazione, organizzazione e completamento di un progetto
• Rapporto finanziario
• Fare una carta di progetto
• Gestione delle risorse
• Gestione del rischio
• Cambio gestione
• Programmazione
• Stima dei costi e sviluppo del budget
• Controllo della qualità della documentazione
• Monitoraggio degli indicatori chiave di prestazione
• Gestione dei fornitori
• Gestione di report e altri documenti importanti

3. Il team di sviluppo:

Il team di sviluppo include membri che sviluppano prodotti o forniscono servizi in un'azienda. Una cosa risaputa è che un team di sviluppo in un'azienda di software è quello che sviluppa app/strumenti software. Questo team fornisce preziose informazioni quando è coinvolto nella riunione. Sono anche la squadra che porta avanti il ​​progetto. Quindi, tutti i membri di questa squadra dovrebbero prendere parte alla riunione.

4. Scrum Master:

Lo Scrum master è un leader del meeting che si assicura che tutti i membri del team nel meeting seguano le pratiche della metodologia Scrum. Aiutano inoltre il team a rimanere concentrato sugli argomenti del meeting, a rispondere alle loro domande e ad offrire una guida relativa al processo Scrum.

5. Persone investite:

Queste sono le persone che sono interessate allo stato di avanzamento del progetto ma non sono coinvolte direttamente. Ciò include professionisti come manager che esaminano l'efficienza e l'efficacia del lavoro dei team, investitori/clienti che investono denaro nel progetto o nell'azienda, ecc. A volte, potrebbero esserci dipendenti interessati a partecipare alle riunioni Agile anche se non ne fanno parte del team di sviluppo. Questo perché sono interessati a saperne di più sulla loro azienda e scoprire nuovi metodi per portare a termine i compiti.

Tipi di incontri Agile:

Esistono quattro tipi principali di riunioni agili elencate di seguito:

1. Pianificazione dello sprint:

La pianificazione dello sprint viene generalmente eseguita all'inizio di uno sprint. In questo incontro, il leader del progetto dà la priorità all'attività su cui il team si concentra e completa nello sprint. Il team quindi pianifica la durata di ogni attività, fissa gli obiettivi di ciascuna attività e le modalità per raggiungerli. A causa di queste discussioni, la pianificazione dello sprint si svolge per un tempo più lungo che può essere vicino alle quattro ore.

2. Stand up quotidiano:

La riunione più frequente e anche la più breve nel quadro agile è la riunione quotidiana in piedi. Nello stand-up quotidiano, i dettagli relativi a un progetto come un compito che è stato portato a termine ieri, un compito pianificato per oggi, le difficoltà incontrate dai membri del team per portare a termine il compito, ecc. vengono discussi con ciascun membro del team. Ciò fornisce anche l'avanzamento aggiornato del progetto per lo sprint. Condurre lo stand-up quotidiano può anche evitare problemi e migliorare la durata della produttività dello sprint. Lo stand-up quotidiano può richiedere una durata più breve di circa 15-20 minuti.

3. Revisione dello sprint:

Questo incontro è condotto per esaminare ed esporre i risultati di tutti i membri del team. Alla revisione, ogni membro del team può esibire il compito che ha completato durante lo sprint. Questa è anche un'opportunità per fornire feedback. Un leader della riunione può anche invitare le parti interessate e i proprietari di prodotti a revisionare lo sprint in modo che possano discutere di come il compito svolto dal team si inserisce nelle linee guida del progetto. La revisione dello sprint viene generalmente condotta alla fine di ogni sprint o dopo aver raggiunto le pietre miliari del progetto. Le revisioni dello sprint possono essere formali o casuali in base alle preferenze del team. In genere, questa recensione dura spesso da una a due ore.

4. Retrospettiva Sprint:

La retrospettiva dello sprint è condotta in modo che il team coinvolto nello sprint abbia la possibilità di discuterne in dettaglio. Il team discute le cose di successo durante lo sprint e quali aree possono trarre vantaggio dal miglioramento. Ciò fornisce al team un'idea per determinare come eseguire gli sprint futuri che possono aumentare la produttività e prevenire problemi. A volte, anche le parti interessate e i proprietari di prodotti possono anche offrire opinioni in questo incontro, ad esempio modi che il team può seguire per migliorare il flusso di lavoro e altri processi. La retrospettiva dello sprint di solito avviene alla fine di uno sprint e può durare un'ora e mezza.

Come gestire le riunioni Agile:

Gestire una riunione in modo efficace è un compito piuttosto impegnativo. Quelle riunioni troppo agili devono essere gestite in modo efficace. Allora, come farlo? Non solo riunioni agili, i suggerimenti seguenti saranno adatti per gestire qualsiasi riunione:

(i) Fissare e focalizzare gli argomenti:

Ogni volta che conduci una riunione, in primo luogo, concentrati su alcuni argomenti specifici. Ciò consente di risparmiare tempo per tutti i membri che prendono parte alla riunione e aiuta anche il team a concentrarsi su elementi importanti. Quindi, cerca di evitare discussioni/argomenti che si discostano dal fulcro dell'argomento della riunione.

(ii) Fornire feedback:

Assicurati di rivedere le attività completate frequentemente e di fornire un feedback positivo per motivare i membri del team. Inoltre, nel caso in cui sia necessario un miglioramento, è possibile fornire anche un feedback costruttivo. Questo può far migliorare ulteriormente i membri del team. Fare questo spesso può costruire un forte rapporto di lavoro.

(iii) Fissare l'obiettivo:

È molto importante sviluppare obiettivi per ogni incontro. Questo a sua volta può aiutarti a definire gli argomenti su cui concentrarti nella riunione. In base all'obiettivo e agli argomenti, puoi preparare domande, rivedere i compiti, ecc. durante la riunione.

(iv) Prestare orecchio:

L'ascolto è una parte essenziale della comunicazione. Soprattutto nelle riunioni, il tuo ascolto conta. Quindi, ascolta pazientemente ciò che dice ogni membro del team. Allo stesso modo, una volta che fai una domanda, attendi la risposta dei membri del team e poi parla. Questo può aiutarti a comprendere le difficoltà dei membri del team durante la gestione del progetto, i loro pensieri, la risoluzione di un problema, ulteriori miglioramenti, ecc.

Sebbene ci siano molti modi per condurre riunioni agili, abbiamo fornito una rapida panoramica delle riunioni agili e di come condurre la riunione e gestirle in modo efficace e semplice.