Stiamo implementando DAM! Da dove comincio?

Congratulazioni! Hai le approvazioni e il budget per la prima soluzione DAM (Digital Asset Management) della tua azienda e sei pronto per entrare. E adesso? L'eccitazione dei primi giorni del tuo viaggio nel DAM può rapidamente lasciare il posto all'apprensione di fronte alla domanda: da dove comincio?

Dove sono i miei beni?

Prima di poter decidere un sistema DAM appropriato e la quantità di spazio di archiviazione necessaria, è necessario un quadro completo di ciò con cui stai lavorando per quanto riguarda il numero di risorse e le dimensioni dei file. Se la tua azienda produce un grande volume di risorse video ad alta risoluzione che verranno archiviate nel DAM, ciò può occupare una quantità significativa di spazio di archiviazione. Non è mai troppo presto per iniziare a portare alla luce e raccogliere i beni della tua azienda.

Per ottenere il massimo dal tuo DAM, deve essere l'unica fonte di verità per tutte le tue risorse. Non lasciare nulla di intentato. Account per tutti i tipi di file, inclusi immagini, video, documenti e file di origine. Non dare per scontato che tutte le tue risorse si trovino sui Drive condivisi dell'azienda. Le unità condivise sono un ottimo punto di partenza, ma assicurati di guardare anche i siti di Sharepoint, di effettuare una chiamata per qualsiasi dispositivo di archiviazione esterno e di scoprire se i tuoi utenti hanno l'abitudine di archiviare le cose sui loro dischi rigidi. La tua azienda collabora con le agenzie? Assicurati che ti abbiano fornito tutti i file che sono contrattualmente obbligati a fornire.

I primi indicatori

Una volta che hai fatto progressi con la raccolta di tutte le tue risorse, guarda cosa hai raccolto e vedi se puoi iniziare a identificare alcuni requisiti preliminari generali:

1. Quale gamma di tipi e dimensioni di file deve contenere il tuo DAM?
2. Dato il volume, la profondità e la cronologia delle risorse che stai vedendo, tutto dovrebbe entrare nel DAM dal primo giorno? Oppure ha più senso selezionare una data chiave e caricare ogni risorsa creata da quel giorno in poi nel DAM mantenendo le risorse di archivio in un'altra posizione? Ricorda che se mantieni le risorse di archivio in una posizione separata, dovrebbero essere rapidamente e facilmente accessibili dagli utenti designati. In genere scoprirai che alcune risorse legacy ancora approvate per l'uso corrente non rientrano nell'ambito di ciò che hai caricato nel DAM per il suo lancio. Queste risorse dovranno essere caricate nel DAM quando gli utenti le richiedono.
3. In genere generi più rappresentazioni per singoli asset? Ad esempio, non hai solo la versione originale ma anche una versione in miniatura, piccola, media e grande?
4. Dovrai tenere conto del controllo delle versioni? Quando carichi una nuova versione di una risorsa nel tuo DAM, devi conservare tutte le versioni precedenti per scopi di archiviazione e associarle alla versione corrente? È necessario tenere traccia delle modifiche specifiche tra le versioni?
5. Esistono requisiti legali o normativi specifici per alcune o tutte le tue risorse?

Vedere doppio. O triplo.

Un'altra attività relativa alle risorse che vorrai affrontare prima piuttosto che dopo sono i duplicati. Con le risorse sparse in più posizioni, le copie duplicate delle stesse risorse sono destinate a trovarsi in più posizioni. Possono avere tutti lo stesso nome di file, consentendo loro di essere facilmente identificati, oppure no. Spesso può essere necessario l'occhio esperto del tuo team creativo o degli esperti di contenuti per identificare risorse duplicate con nomi di file diversi.

Prima inizi a identificare ed eliminare i duplicati mentre raccogli le risorse, meglio è. Probabilmente hai già familiarità con il principio "garbage in, garbage out" e dovresti ricordarlo quando prepari le risorse per il caricamento nel tuo DAM. Certo, potresti buttare tutto lì dentro e pulirlo più tardi, ma lo farai? E nel frattempo, quanta confusione sta causando ai tuoi utenti finali, alcuni dei quali vengono esposti a un DAM per la prima volta? A volte devi trovare tempo e risorse per affrontare i duplicati, quindi rendilo prioritario prima di essere pronto per il caricamento collettivo di risorse nel tuo nuovo brillante DAM. Potresti risparmiare tempo nel non duplicare il lavoro inserendo metadati su risorse che probabilmente verranno eliminate poco dopo il caricamento nel DAM.

Chi guida questo treno DAM? E chi c'è per il viaggio?

Considera seriamente di portare un bibliotecario DAM. Prima è meglio è. Potresti essere riluttante a spendere parte del tuo budget DAM per un bibliotecario a tempo pieno, e sì, potrei essere un po' di parte su questo punto, ma varrà ogni centesimo. Avere un bibliotecario dedicato al progetto fin dall'inizio è particolarmente cruciale se questo è il primo DAM della tua azienda. E per ottenere il massimo dal tuo investimento, trova qualcuno con la triplice esperienza di DAM: selezionare, configurare e mantenere un DAM. Portali il prima possibile. Ti farà risparmiare tempo e denaro a lungo termine perché possono salvarti dal prendere decisioni in anticipo che dovrai dedicare risorse alla correzione in seguito.

In qualità di bibliotecario che ha aiutato tre aziende a lanciare DAM, so benissimo cosa non fare e posso guidarti lontano dal prendere decisioni di cui ti pentirai in seguito. Aspettare di coinvolgere qualcuno fino a quando non ti rendi conto di essere sopra la tua testa e di aver preso alcune decisioni non ottimali significa che il tuo bibliotecario potrebbe potenzialmente trascorrere mesi, se non anni dopo essere arrivato in modalità "aggiustalo" mentre fa controllo dei danni e cercando di convincere gli utenti che possono fidarsi del sistema che non ha fatto la migliore prima impressione.

Se il tuo Bibliotecario DAM è il conducente del tuo treno, i tuoi stakeholder sono i tuoi passeggeri VIP di prima classe. Identificarli e ottenere il loro impegno nel progetto dovrebbe avvenire il prima possibile. Ciò consente loro di ottenere le approvazioni necessarie dai loro leader e preparare i loro programmi per l'impegno di tempo. Quando identifichi le parti interessate, assicurati di includere le persone di ogni divisione separata della tua azienda che si impegneranno direttamente con il DAM. Qualsiasi gruppo o dipartimento che includerà utenti finali regolari del DAM dovrebbe essere rappresentato. E non dimenticare che devono essere inclusi i dipartimenti IT e Legale.

Mentre vuoi assicurarti di avere voce in capitolo da ogni area rilevante dell'azienda, fai attenzione a non creare un gruppo di stakeholder troppo ampio, che potrebbe rendere le discussioni poco maneggevoli e portare a un consenso sulle questioni. Parte del ruolo degli stakeholder è rappresentare la rispettiva divisione ed essere una voce unica per loro nelle riunioni, quindi è richiesto un solo stakeholder per area. Definisci chiaramente per i tuoi stakeholder i parametri del ruolo e le tue aspettative. Assicurati che conoscano l'impegno di tempo che sarà coinvolto e ottieni il loro impegno di essere disposti e in grado di rimanere pienamente impegnati per la durata del lavoro. La partecipazione dei tuoi stakeholder può aiutare in modo significativo o danneggiare i progressi e la tempistica del tuo progetto, quindi stabilisci aspettative chiare fin dall'inizio.

Mentre il tuo viaggio DAM alla fine sarà gratificante, ci saranno alti e bassi lungo il percorso. Fare questi pochi primi passi specifici inizierà il tuo viaggio sulla strada giusta e ti preparerà per il successo futuro.

Le opinioni espresse in questo articolo sono quelle dell'autore ospite e non necessariamente di MarTech. Gli autori dello staff sono elencati qui.