Assistente alle vendite virtuali: perché ne hai bisogno?

Che cos'è un assistente alle vendite? Negli Stati Uniti ci sono circa 3,6 milioni di assistenti alle vendite impiegati, ma se cerchi questo termine su Google, vedrai diverse descrizioni del lavoro: dai cassieri al dettaglio allo sviluppo del business e agli assistenti amministrativi.

Questo perché, a differenza dei contabili, dei responsabili PPC o delle pulizie, la posizione degli assistenti implica funzioni diverse, a seconda del tipo di attività (offline o online), del settore (eCommerce o SaaS), della struttura organizzativa, delle dimensioni dell'azienda, degli obiettivi e così via .

Un assistente alle vendite può essere un membro del personale interno a tempo pieno o, cosa più comune, l'azienda può scegliere di assumere un assistente alle vendite virtuale. Di seguito spieghiamo come assumere e organizzare la cooperazione con gli assistenti alle vendite virtuali e quando è consigliabile coinvolgerli.

In che modo gli assistenti alle vendite virtuali supportano le tue vendite

Gli assistenti alle vendite virtuali (VA) sono specialisti in outsourcing che un'azienda può assumere per una gamma esatta di lavori o per un termine specifico. Un assistente alle vendite virtuale non è un appaltatore occasionale o un libero professionista: fa parte del proprio team di vendita. Sebbene questi dipendenti non facciano parte del personale, possono lavorare diverse ore alla settimana o essere interamente impiegati per i progetti di una singola azienda e dedicarvi oltre 40 ore a settimana. Puoi rinnovare i contratti di servizio e collaborare per anni con assistenti di vendita virtuali, in modo che diventino membri insostituibili del team.

Per un'azienda che contrae vendite virtuali, l'assistente è ragionevole in caso di:

• il business e le vendite si sviluppano rapidamente e non dispone di risorse aggiuntive per assumere immediatamente più personale

Quando un'organizzazione si trasforma in una media o grande dimensione, deve affrontare un numero immenso di sfide. Più clienti, nuovi concorrenti, ristrutturazione del capitale, cambi di proprietà: questi sono solo alcuni da menzionare. A questo punto, potrebbe non essere così nell'investire troppe risorse - tempo e denaro - nell'assumere professionisti junior o addirittura di medio livello per nuove aperture di lavoro. Tuttavia, le operazioni di vendita, ad esempio mailing o telefonate con lead, devono essere gestite giornalmente. Un assistente in outsourcing può essere un'"ape indaffarata" che assisterà il team interno.

• l'azienda è nuova o piccola e non può imballare completamente il team di vendita

Le operazioni di vendita qualificate possono richiedere $ 60.000 all'anno per i loro servizi, quindi assumere un team di tali specialisti può essere insostenibile per startup, imprenditori privati ​​o nuovi arrivati ​​nel settore. Una via d'uscita potrebbe essere quella di assumere un venditore esperto e assumere diversi assistenti virtuali che eseguiranno lavori sotto la supervisione del manager.

• l'azienda prevede di espandersi nel nuovo mercato geografico

Quando si prevede di entrare in nuovi mercati, una delle difficoltà è trovare dipendenti in grado di parlare con i clienti locali nella loro lingua. Questo non è un grosso problema con i paesi di lingua inglese o dove questa lingua è comune, ad esempio Messico o India, ma se decidi di immergerti in Medio Oriente o in Asia, la barriera linguistica potrebbe diventare una barriera sconcertante per le vendite. È consigliabile cercare VA sulle piattaforme di lavoro locali e contrattare con loro per mailing, comunicazioni di persona con i clienti o prove di contenuto.

• è più economico esternalizzare alcuni lavori che pagare regolarmente gli straordinari

Ogni azienda ha compiti facili ma molto lunghi e noiosi, ad esempio lo scraping manuale dei dati da Internet. Potrebbe essere più economico assumere 1 o 2 assistenti virtuali piuttosto che pagare ore di lavoro extra ai professionisti interni.

• il team è già al 100% remoto o distribuito in tutto il mondo

Se l'azienda non ha un ufficio fisico e i suoi dipendenti si trovano in tutto il mondo, assumere assistenti di vendita virtuali ha ancora più senso. L'unica domanda è assumere dipendenti dallo stesso fuso orario o da vicino. Altrimenti, quando alcuni si siedono in Giappone e altri in Sud Africa, sarà piuttosto fastidioso programmare chiamate o riunioni di squadra online.

Cosa fa un assistente alle vendite virtuale?

La quantità di lavoro che puoi assegnare a un assistente di vendita virtuale dipende dalle sue capacità e da come riesci a capire. I VA possono contribuire a ogni fase del funnel e della pipeline di vendita, in particolare:

• effettuare ricerche sui potenziali clienti

Cercare clienti non è facile, e ci sono molti modi in cui un'azienda può andare: esaminare manualmente i profili degli utenti sui social network, lanciare campagne di lead gen, sfogliare aggregatori, anagrafiche e directory aziendali (rilevanti per il mercato B2B), controllare a chi vendono i concorrenti, leggono i commenti su YouTube, controllano gli ascoltatori dei podcast, acquistano database di contatti (una pessima opzione, ma comunque), o – tutto questo in una volta. Sebbene la routine di navigazione non sia una scienza difficile, consuma molto tempo, quindi gli assistenti alle vendite con esperienza di raschiatura dei dati faranno un favore.

• eseguire ricerche sui concorrenti

Queste informazioni sono essenziali per regolare sia la strategia che le attività tattiche di vendita: campagne promozionali, progetti di presentazioni creative o di vendita, mailing e distribuzione di contenuti. Dopo aver compilato un elenco dei principali concorrenti, i responsabili delle vendite possono elaborare una metodologia di ricerca e assegnare assistenti virtuali per eseguire il lavoro sul campo.

• partecipare a ricerche di mercato

L'analisi include lo studio delle percezioni dei clienti di un'azienda o di un marchio, ricerche sulle tendenze di mercato, potenziali clienti e così via. Sebbene questa sia una responsabilità di marketing, anche gli specialisti delle vendite possono contribuire alle ricerche di mercato. Ad esempio: distribuire questionari tra potenziali clienti o acquirenti, raccogliere feedback, organizzare focus group e così via.

• creare e gestire database di lead

La gestione dei dati è un compito estenuante. Non solo richiede accuratezza, attenzione e diligenza: lavorare con le informazioni implica che un VA utilizzi strumenti, ad esempio Tableau, Azure, conosca SQL o altri linguaggi di query e possa scrivere in modo indipendente semplici richieste per estrarre le informazioni necessarie (preferibilmente). Questo è ciò che fanno in genere gli analisti di dati, ma se non puoi permetterti uno specialista dedicato per elaborare i dati di vendita, puoi assumere un assistente alle vendite esperto di tecnologia per questo lavoro.

• configurare e mantenere CRM

La gestione dei CRM è un campo distinto del lavoro relativo alle vendite. Soprattutto, devi mappare il percorso del cliente, i processi di vendita e decidere i campi dati necessari, le etichette, ecc. I venditori virtuali possono aiutare in modo significativo: studiare i principali POC, utilizzare Google Analytics e monitorare le fonti di traffico del sito Web, preparare riepiloghi sulle campagne di lead gen , calcola la durata della canalizzazione, il tempo medio per chiudere un affare. E poi, aggrega le informazioni e caricale sul CRM.

• impostare l'automazione delle vendite

Esistono molti strumenti sul mercato: strumenti per la generazione di lead e il nutrimento, lanciatori di campagne di drip marketing, data finder, pianificazione dei contenuti e sistemi di distribuzione, ecc. Ma senza integrazione e impostazione corretta, sono inutili. Un addetto alle vendite che sa come "manipolare" tutti questi strumenti farà risparmiare molto tempo e aumenterà notevolmente le operazioni di vendita.

• indirizzare i potenziali clienti

L'outreach è uno dei motivi più comuni per cui le aziende assumono VA. La comunicazione può essere automatizzata, ma solo fino a un certo punto. I dialoghi con il "volto umano" e l'assistenza clienti sono ancora importanti nelle vendite, a volte anche più della pubblicità o dei costosi software di automazione. Gli assistenti virtuali possono contribuire notevolmente alla costruzione di relazioni, ad esempio eseguire spedizioni fredde, coltivare contatti con contenuti altamente personalizzati, seguire le trattative e fornire supporto post-vendita.

• partecipare alla fidelizzazione dei clienti

Probabilmente hai già sentito dire che anche un piccolo aumento di una metrica di fidelizzazione aumenta i profitti aziendali fino al 95%. Anche se è vero a metà, prendersi cura della fidelizzazione dei clienti vale denaro, d'accordo. I VA possono contribuire all'LTV dei clienti, ad esempio, inviando loro e-mail personalizzate e coinvolgenti e raccogliendo informazioni su cui stabilire il programma di fidelizzazione.

• comporre rapporti

L'elaborazione dei dati risulta in tutti gli altri attributi di analisi: composizione di tabelle, grafici, note, riepiloghi, riassunti o persino capitoli di rapporti di vendita.

• preparare i materiali di vendita

Uno che una volta ha creato una presentazione di vendita sa che questo è un compito arduo. Non solo dovrebbe essere coerente e persuasivo, ma la sua parte visiva, ad esempio l'allineamento del testo, i caratteri, le immagini e gli effetti non sono meno importanti. VA può aiutare a strutturare le informazioni, in modo che il cliente riceva una presentazione di bell'aspetto, invece di diapositive disordinate.

Perché dovresti assumere un assistente alle vendite virtuale?

Abbiamo già stabilito che i VA possono svolgere molte attività di varia complessità, ma questo è solo quando il flusso di lavoro è ben coordinato. Quindi, dovresti:

• elaborare il "pacchetto" di onboarding: annotare la descrizione dei compiti dei VA e fornire loro gli account di posta aziendale, l'elenco degli strumenti, chi contattare per ottenere i diritti di accesso, le procedure per la cooperazione con il marketing, le regole di segnalazione, ecc.
• imposta compiti, KPI e scadenze chiari: l'ambiguità e l'incertezza uccidono la fiducia e la produttività, quindi sappi quali risultati esatti ti aspetti di ottenere dai VA
• d'accordo sulla segnalazione del tempo: mentre alcuni sono d'accordo con l'installazione e l'utilizzo di software di monitoraggio del tempo, altri potrebbero pensare che sia umiliante; perché pagherai una tariffa oraria, nella maggior parte dei casi, è meglio concordare il metodo di tracciamento con un commesso virtuale
• dare un feedback: sia l'apprezzamento che la critica sono meglio del silenzio; l'unico punto è trovare una forma adatta per esprimere raccomandazioni in modo che i VA rimangano motivati ​​e disposti a migliorare le proprie prestazioni.

Se riesci con questi facili preparativi, la collaborazione con un assistente virtuale comporterebbe i seguenti vantaggi:

• spese di manodopera ridotte: pagherai per determinati lavori e ore trascorse, piuttosto che l'intera giornata che include pause, chiacchiere con i colleghi, ecc.; inoltre, i tuoi costosi specialisti interni non perderanno tempo per eseguire attività manuali ad alta intensità di lavoro
• carico di lavoro ridotto: puoi assumere più assistenti di vendita virtuali durante le stagioni intense
• esternalizzare lavori occasionali: invece di assumere nuovi venditori puoi esternalizzare attività specifiche come le configurazioni CRM
• processi automatizzati: puoi assumere un esperto VA per una settimana o due che acquisterà licenze e integrerà software.

Per trovare un assistente virtuale, puoi fare riferimento a tutti i siti Web di lavoro più diffusi, come Workana, Upwork o Indeed. Nell'annuncio di lavoro, sottolinea nella copia che cerchi un "assistente alle vendite digitale", altrimenti le persone in cerca di lavoro potrebbero confondere la tua azienda con un negozio fisico. Puoi includere le seguenti responsabilità per renderlo ancora più chiaro:

• inviare nuovi ordini di vendita nel sistema di vendita {menzione CRM}
• monitorare le prestazioni degli account chiave
• coordinare le informazioni sui clienti per Account Executives
• gestire le scartoffie relative alle vendite
• essere un intermediario tra clienti e venditori
• e non dimenticare di menzionare che la posizione è completamente remota e può presumere un contratto a tempo determinato.

Inoltre, considera di menzionare queste qualifiche:

• Laurea triennale in Economia, Management, Marketing, Economia aziendale {o altro pertinente} presso un istituto accreditato
• esperienza con {menzionare CRM e/o sistemi di database}
• conoscenza di MS Office, in particolare MS Word, Excel e PowerPoint
• competenza con G Suite.

Strumenti aggiuntivi per un lavoro efficace dell'assistente alle vendite virtuali

dottore del tempo

l'istantanea è presa da Timedoctor.com

Questo è un tracker del tempo con alcuni progressi: un CRM, un'opzione di acquisizione dello schermo, schede attività e buste paga preparate automaticamente, avvisi di distrazione e così via. Puoi integrare Time Doctor con software di gestione dei progetti, come Jita o Trello, o utilizzarlo come strumento PM principale: crea attività e monitora le loro prestazioni. Gli individui possono iniziare con un piano di abbonamento da $ 6 al mese.

Snov.io

istantanea presa da Snov.io

Questo è il software definitivo per automatizzare la ricerca e la diffusione della posta elettronica. Snov.io eseguirà la ricerca e la verifica della posta elettronica, pianificherà le spedizioni regolari, memorizzerà il contenuto della posta elettronica e lancerà le campagne di gocciolamento in modo completamente autonomo. Con questo strumento, puoi creare un database di lead da zero o convalidare quello pre-maid, in modo che gli indirizzi e-mail non validi raggiungano la mailing list. Il piano di abbonamento parte da $ 33 al mese.

allentato

istantanea presa da Slack.com

Slack è una comoda piattaforma di comunicazione per team interni o remoti. Puoi utilizzare la sua libreria, chiamata Bolt, per sviluppare le tue applicazioni e mantenere sicura la comunicazione aziendale. I dialoghi sono organizzati all'interno delle aree di lavoro ed è possibile invitare nuovi utenti inviando collegamenti all'area di lavoro. Slack, ma per maggiori opportunità puoi pagare da $ 6,67 al mese per 1 utente.

Incontra Edgar

istantanea presa da Meetedgar.com

Questo strumento aiuterà i tuoi VA a gestire più account social. Qui possono pianificare la condivisione di nuove pubblicazioni e tenere traccia delle prestazioni dei contenuti: vedere visualizzazioni e clic. MeetEdgar funziona bene per trovare e visualizzare in anteprima i profili dei potenziali clienti, quindi i venditori possono utilizzarlo anche come componente dell'attività di lead gen. I prezzi partono da $ 19 al mese.

ContentStudio

istantanea presa da Contentstudio.io

Puoi automatizzare completamente la gestione dei contenuti con questo strumento, ad esempio cercare argomenti di tendenza, gestire articoli preparati e condividere pubblicazioni tra tutti i tuoi profili social aziendali. Per gli assistenti alle vendite virtuali, ContentStudio ha un'offerta speciale: informazioni aggregate da tutte le caselle di posta. Pertanto, possono trovare nuovi messaggi diretti da LinkedIn, Facebook, Twitter e così via in un unico posto. L'abbonamento a pagamento parte da $ 49 al mese.

Calendalmente

istantanea presa da Calendly.com

Calendly è un calendario di disponibilità condivisibile, utile per concordare appuntamenti con persone esterne all'organizzazione – investitori, clienti, fornitori e così via. Per pianificare un incontro, il VA deve condividere un calendario con il lead e menzionare le opzioni di tempo. Il target, quindi, sceglierà lo slot più conveniente. Calendly ha abbonamenti gratuiti ea pagamento, con la lettera a partire da $ 8 per utente al mese.

PicMonkey

istantanea presa da Picmonkey.com

Questo strumento può essere un sostituto temporaneo per un designer. Con PickMonkey crei o modifichi elementi visivi, ad esempio immagini di marca per pubblicazioni o post di blog, immagini di copertina di siti Web, creatività pubblicitarie e così via. Il piano di base ammonta a $ 7,99 al mese.

Assumere assistenti alle vendite virtuali è una buona opzione sia per le piccole aziende che per le grandi società: mentre la prima può beneficiare di minori spese di manodopera, la seconda può scaricare i propri team interni e ottenere maggiori livelli di vendita. Se riesci a organizzare una cooperazione conveniente, l'assistente alle vendite virtuale diventerà un membro prezioso del tuo team di vendita.