Data room virtuali: vantaggi, usi e strumenti

La tecnologia ha trasformato il modo di operare delle imprese e il lavoro dei dipendenti in tutto il mondo.

Varie nuove tecnologie, come smartphone, SaaS, laptop, tablet, ecc., hanno promosso gli spazi di lavoro digitali e il lavoro da remoto. Questi hanno un ruolo importante nella trasformazione digitale, consentendo così ai team di lavorare in modo più efficiente che mai.

Le VDR o Virtual Data Room sono una delle parti di questa rivoluzione in termini di tecnologia. Le data room virtuali hanno completamente cambiato il modo di fare affari per le aziende. Questo post esplorerà i VDR, i loro vantaggi, usi e alcuni fornitori di VDR.

Cos'è una VDR o Virtual Data Room?

Una data room virtuale è uno spazio online o un repository in cui le organizzazioni archiviano dati e file riservati. Si avvalgono di VDR in caso di effettuazione di operazioni finanziarie o quando trattano con terzi.

I VDR sono servizi di archiviazione basati su cloud che consentono la condivisione di informazioni private o riservate con partner, clienti e altro ancora.

Le sale dati virtuali utilizzano metodi di crittografia avanzata, che rendono l'archiviazione abbastanza affidabile e sicura. I VDR codificano i dati prima di spostarli nel cloud di archiviazione.

Consentono inoltre di scegliere tra varie impostazioni di restrizione e autorizzazioni per i documenti. Ciò impedisce che i dati vengano copiati, condivisi o stampati senza autorizzazione.

Usi delle sale dati virtuali

I VDR offrono uno spazio per la due diligence richiesta durante la finalizzazione di un affare. Queste transazioni coinvolgono documenti e file di grandi dimensioni e in quantità maggiori.

La maggior parte di questi documenti è riservata e contiene dati molto sensibili. Un VDR offre un modo affidabile per tutte le persone interessate di scambiare e rivedere i documenti durante la negoziazione.

Affinché le aziende mantengano rapporti commerciali, sono necessarie frequenti trasmissioni di dati e contratti. Le sale dati virtuali forniscono l'archiviazione per questi contratti e li rendono prontamente disponibili quando richiesto.

Funzionano come un punto di accesso centralizzato per avvocati, regolatori esterni e interni, contabili e altre parti. Un tale sistema centrale riduce il rischio di ritardi ed errori. Offre inoltre trasparenza nella comunicazione.

Vantaggi delle sale dati virtuali

Una data room virtuale è una soluzione perfetta per qualsiasi organizzazione. Può aiutare le aziende a semplificare il processo di condivisione dei documenti e renderlo molto più efficiente. Offrono una vasta gamma di vantaggi, alcuni dei quali includono:

• Condivisione efficiente di documenti e informazioni aziendali critici e privati ​​in modo sicuro.
• Offrire protezione alle informazioni dell'organizzazione.
• Gestione sicura e protetta di dati e documenti.
• Accessibile a più parti contemporaneamente.
• È possibile caricare una grande quantità di dati.
• Supporta i dispositivi mobili.
• Funzione di ricerca precisa disponibile.

Successivamente, esploreremo i casi d'uso delle data room virtuali.

Casi d'uso di data room virtuali

Le data room virtuali sono applicabili in tutte le aree che coinvolgono la raccolta di capitali, le transazioni finanziarie e gli affari. Diamo un'occhiata ad alcune delle principali applicazioni dei VDR.

Tecnologia

I VDR sono soluzioni molto utili per l'industria tecnologica. Questi consentono alle più grandi organizzazioni tecnologiche di condividere dati e informazioni tra i team e di diffondersi in tutto il mondo.

Sviluppo aziendale

Le strategie aziendali comportano una grande quantità di utilizzo di matrici di dati. L'utilizzo di VDR aiuta a identificare le tendenze dei dati che altrimenti passerebbero inosservate.

Investimento bancario

Il settore dell'investment banking utilizza in larga misura le strutture della data room virtuale. I processi come la raccolta di capitali, le IPO e le fusioni e acquisizioni richiedono un'enorme condivisione dei dati, rendendo VDR un must.

Settore Legale

L'industria legale comporta una grande quantità di scartoffie. Tuttavia, queste scartoffie si stanno trasformando in documenti elettronici. E così, le sale dati virtuali sono entrate in gioco in questo settore per archiviare, recuperare e condividere documenti legali.

Società di contabilità

I VDR aiutano le organizzazioni di contabilità e audit a condividere i propri account e rapporti di audit con i clienti su una piattaforma sicura.

Immobiliare

Il settore immobiliare comprende una grande quantità di scartoffie e lo scambio di documenti. Un VDR assiste nell'archiviazione e nella gestione di questi documenti senza alcun rischio.

Data room virtuali e fisiche

In precedenza, prima dell'evoluzione della tecnologia digitale, venivano utilizzate sale dati fisiche. Questi sono stati utilizzati per archiviare documenti critici, documenti di proprietà intellettuale e altro. Le sale dati fisiche erano luoghi fisici effettivi.

Ma ora, con l'evoluzione della tecnologia digitale, i documenti virtuali o elettronici hanno sostituito i documenti fisici. Di conseguenza, le data room virtuali hanno sostituito le data room fisiche. Le data room virtuali presentano molti vantaggi rispetto alle data room fisiche. Scopriamone alcuni:

#1. Differenza di costo

Le sale dati fisiche richiedono un luogo in affitto e strutture di sicurezza adeguate per proteggere i documenti. Ciò significa che c'erano costi enormi per quanto riguarda l'affitto, la manutenzione, la sicurezza, ecc.

D'altra parte, le data room virtuali sono soluzioni cloud che offrono la possibilità di archiviare enormi quantità di dati in modo sicuro. La data room virtuale è molto più economica di quella fisica.

#2. Tempo di recupero dei dati

Nelle data room fisiche, puoi immaginare quanto sarebbe difficile cercare tra i cumuli di documenti presenti. Ci vorrebbero ore per farlo, anche se è organizzato perfettamente.

Rispetto a questo, i VDR ti consentono di farlo senza problemi e in pochi secondi. Chiunque sia autorizzato ad accedere ai documenti può cercare e recuperare i dati immediatamente senza tempi di attesa.

#3. Efficienza

I VDR aiutano a migliorare l'efficienza della gestione dei documenti e, quindi, dei processi aziendali. Poiché consente ai documenti di raggiungere più offerenti in pochissimo tempo.

Ma quando parliamo di sale dati fisiche, gli offerenti devono fissare appuntamenti per accedere alla stanza. Quindi il livello di efficienza sarebbe basso.

#4. Comunicazione riservata

I VDR consentono comunicazioni riservate e private tra le parti. Puoi rispondere a domande specifiche di un'altra organizzazione senza consentire a nessuno di accedere alle tue informazioni. Puoi concedere a chiunque il permesso di vedere i tuoi documenti o altro.

#5. Monitoraggio

I VDR offrono un facile monitoraggio delle visualizzazioni dei documenti. Allo stesso tempo, questo è impossibile nelle sale dati fisiche. Non puoi controllare chi visualizza quale documento. Ma le data room virtuali ti consentono di vedere quante persone hanno guardato i tuoi file. Ricevi rapporti giornalieri su questo, il che rende conveniente il monitoraggio.

Più fornitori di data room virtuali offrono ottime funzionalità. Diverse funzionalità ti consentono di gestire in modo efficiente ed efficace i tuoi documenti e file online.

Strumenti per data room virtuali

Esploriamo i migliori fornitori di data room virtuali che puoi prendere in considerazione.

iDeals

iDeals offre un modo per collaborare e condividere in modo sicuro i tuoi documenti aziendali critici. Ti consente di caricare i tuoi file utilizzando la semplice funzione di trascinamento della selezione. Puoi caricare in blocco i file e risparmiare tempo prezioso.

Supporta oltre 25 diversi formati di file e consente l'integrazione con Windows Explorer. Le sue semplici opzioni di ricerca di testo e filtri rendono il recupero dei dati molto più conveniente.

Ansarada

Ansarada è una data room virtuale intelligente che funziona molto più di una semplice soluzione di archiviazione e condivisione di file. Si integra con altre piattaforme per abilitare la sincronizzazione bidirezionale e offre una funzione di trascinamento della selezione per consentire di caricare rapidamente documenti e file.

Ansarada ti consente di tracciare e controllare tutte le tue azioni. È supportato dalla potenza dell'intelligenza artificiale, che ti aiuta ad automatizzare i rapporti, prevedere i risultati e altro ancora.

CapLinked

CapLinked fornisce soluzioni di data room virtuali sicure e semplici per consentire alle organizzazioni di archiviare i propri documenti in modo sicuro. Ti consente di caricare documenti istantaneamente e limitare l'accesso concedendo l'autorizzazione alle parti che desideri.

Puoi caricare file in blocco e risparmiare così tempo prezioso. La sicurezza a livello aziendale garantisce che i tuoi documenti critici siano sempre al sicuro e protetti. CapLinked offre data room per progetti, organizzazioni e imprese di qualsiasi dimensione e budget.

OneHub

Collabora facilmente e senza interruzioni con colleghi, clienti e partner in modo sicuro. Con OneHub, puoi condividere le tue informazioni aziendali private senza preoccupazioni.

Ti consente di caricare rapidamente i file con la funzionalità di trascinamento della selezione. Il suo monitoraggio avanzato delle attività ti consente di tenere traccia di tutto nella data room. Puoi avere anteprime di alta qualità per oltre 30 tipi di file. Puoi semplificare facilmente la collaborazione assegnando attività, concedendo autorizzazioni e altro ancora.

Questa data room è dotata di crittografia a livello di banca.

Scatola

Box ti consente di gestire in modo sicuro offerte, fusioni e acquisizioni e contratti con la massima protezione. Viene fornito con oltre 1400 integrazioni per semplificare i processi. Ti consente di migliorare la tua esperienza utente consentendo anteprime nel browser e accessi mobili.

La sua sicurezza di fascia alta impedisce l'accesso non autorizzato e garantisce un accesso sicuro ai documenti. I controlli delle cartelle e le forti autorizzazioni utente tengono traccia delle attività sospette.

Parole finali

Quindi, vedi quanto sono importanti e utili le data room virtuali quando parliamo di documentazione critica. Ogni settore che coinvolge la documentazione e le transazioni elettroniche necessita di data room virtuali sicure per garantire la massima sicurezza dei documenti.

Puoi prendere in considerazione uno qualsiasi dei fornitori VDR sopra suggeriti e concentrarti sul tuo lavoro aziendale senza preoccupazioni.

Successivamente, puoi controllare il software di automazione dei documenti per risparmiare ore di lavoro.