Una guida completa per l'utilizzo dei sistemi di risposta automatica

Come imprenditore, migliorare la soddisfazione del cliente è fondamentale per il tuo successo. Un modo per raggiungere questo obiettivo è implementare un sistema di risposta automatica noto come assistente automatico. Questo sistema basato su telefono è in grado di gestire un volume elevato di chiamate, indirizzandole al reparto o all'individuo appropriato, eliminando la necessità di un receptionist dal vivo. Questo lo rende una soluzione efficace per le aziende che operano al di fuori degli orari tradizionali.

Quando si tratta di migliorare la soddisfazione del cliente, le aziende spesso adottano varie misure per raggiungere questo obiettivo. Tuttavia, di fronte a un volume elevato di richieste, preoccupazioni e reclami dei clienti, può essere difficile tenere il passo. Fortunatamente, con l'aiuto dell'automazione, i sistemi di risposta automatica sono ora disponibili per agire come rappresentanti del servizio clienti e gestire tutte le richieste dei clienti per tuo conto.

I sistemi di risposta automatica possono integrare il ruolo di un addetto alla reception contribuendo a far crescere la tua attività, gestire le relazioni con i clienti e semplificare i processi. Non sostituiscono la necessità di un receptionist umano. Agisce come receptionist digitale disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, per gestire tutte le richieste dei clienti. Ciò elimina la preoccupazione delle chiamate perse o dei messaggi persi, poiché il servizio si occuperà di tutto per tuo conto. Questa guida fornisce una panoramica completa di tutto ciò che è necessario sapere sui servizi di risposta automatica.

Qual è il processo di utilizzo dei sistemi di risposta automatica e come funzionano? Questa guida fornirà una conoscenza di base per i principianti.

Che cos'è un servizio di risposta automatica?
Come funziona un servizio di risposta automatica?
Cos'è la deviazione delle chiamate?
Vantaggi dei servizi di risposta automatica
Diversi settori che utilizzano servizi di risposta automatica

Che cos'è un servizio di risposta automatica?

Diverse aziende hanno a bordo operatori dal vivo per rispondere alle telefonate e annotare i messaggi chiave dei clienti. Tali aziende generalmente si affidano a servizi di risposta automatica che si prendono cura del telefono ogni volta che gli operatori dal vivo sono impegnati con altre attività.

I servizi di risposta automatica sono ideali per le persone che ricevono frequentemente chiamate importanti ma non possono rispondere personalmente a ogni chiamata. In breve, un servizio di risposta automatica funge da sostituto di un servizio di risposta tradizionale, gestendo le richieste e le domande dei clienti e fornendo risposte tempestive senza far attendere i clienti.

Un servizio di risposta automatica è uno strumento che gestisce le chiamate in entrata, al contrario di un servizio di chiamata automatizzato che gestisce principalmente le chiamate in uscita. Utilizza una tecnologia AI avanzata per fornire opzioni self-service ai clienti, consentendo loro di ricevere rapidamente risposte alle loro richieste o domande senza dover attendere in attesa. Questo lo rende una soluzione ideale per privati ​​o aziende che ricevono un volume elevato di chiamate importanti.

Come funziona un servizio di risposta automatica?

Un servizio di risposta automatica può essere personalizzato per soddisfare le tue esigenze aziendali. Se devi accettare pagamenti, instradare le chiamate a diversi team o eseguire altre attività, un servizio di risposta automatica può gestirlo per te.

In altre parole, un servizio di risposta automatica è un receptionist digitale in grado di rispondere alle chiamate per tuo conto, indirizzare i clienti verso il reparto competente o guidarli attraverso una serie di menu. Un servizio di risposta automatica funziona generalmente in tre modi diversi

• Rispondi alle chiamate per tuo conto utilizzando il tuo numero di telefono esistente
• Riproduci un messaggio di saluto preregistrato personalizzato in base alle tue esigenze aziendali
• Guida i clienti attraverso una serie di menu e chiedi loro le loro intenzioni e raccogli tutte le informazioni pertinenti

Un servizio di risposta automatica può raccogliere una notevole quantità di informazioni, trasferirle all'utente e quindi indirizzare il chiamante al reparto appropriato. Inoltre, un servizio di risposta può anche utilizzare una funzione di deviazione delle chiamate per gestire le chiamate ad alto volume.

Cos'è la deviazione delle chiamate?

Call Deflection, come da nome, è una funzione di risposta vocale interattiva (IVR) che reindirizza automaticamente una chiamata da un punto a un altro ogni volta che un determinato endpoint è occupato. È una delle tante forme di deviazione delle chiamate.

I servizi di risposta automatica possono essere adattati e personalizzati per soddisfare le vostre esigenze aziendali e le esigenze di ogni cliente. Quando si tratta di servizi di segreteria telefonica, ogni volta che si riceve una chiamata, questa verrà indirizzata direttamente a un operatore che chiederà quindi al chiamante/cliente il proprio nome e la natura della chiamata.

Una volta che l'operatore ha ottenuto le informazioni, verificherà se il cliente ha un record nel proprio database. Se viene trovata una corrispondenza, l'operatore indirizzerà quindi il client alla parte appropriata. Se non viene trovato alcun record del cliente, l'operatore prenderà nota del messaggio del cliente e quindi lo trasmetterà al cliente tramite messaggio di testo o e-mail.

Vantaggi dei servizi di risposta automatica

Oltre a farti risparmiare dagli alti costi del servizio clienti e migliorare il servizio clienti. Un servizio di risposta automatica offre diversi vantaggi come

Imaging professionale

In base alle esigenze della tua attività, puoi personalizzare il tuo servizio di risposta per garantire che tutte le risposte siano tempestive e migliorare l'immagine professionale dell'azienda.

Servizio di risposta personalizzato

Un servizio di risposta automatica può essere utilizzato per una varietà di scopi come la ricezione di pagamenti, la pianificazione di appuntamenti, la registrazione di richieste/reclami dei clienti, la gestione delle richieste e altro ancora.

Risparmia sui costi operativi

Un servizio di risposta automatica funge da receptionist digitale che raccoglie tutte le informazioni sui clienti per tuo conto, eliminando la necessità di un intermediario o agente e, in ultima analisi, riducendo i costi dei clienti.

Numero minimo di chiamate perse

Non tutte le chiamate richiedono la presenza di un agente. Un servizio di risposta automatica può aiutare assegnando la priorità alle chiamate importanti e risparmiando tempo.

Aspettative sui tempi di attesa/Gestione delle code

I clienti in attesa in coda devono sapere per quanto tempo aspetteranno prima che la loro richiesta venga soddisfatta. Un servizio di risposta automatica può fornire aspettative sui tempi di attesa per una migliore gestione delle code.

Semplicità E Precisione

Un servizio di risposta automatica può collegare i clienti direttamente all'agente o al reparto appropriato ponendo loro alcune semplici domande.

Molteplici opzioni di percorso

Molti servizi di risposta moderni dispongono di più opzioni di instradamento che riducono i tempi di attesa dei clienti. Ciò consente ai clienti di evitare la coda e parlare direttamente con un agente designato per risolvere i loro problemi.

Servizio clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7

Un servizio di risposta automatica consente alla tua azienda di essere disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, fornendo ai clienti l'accesso al servizio clienti in tutti i fusi orari.

Aggiunta opportunità di vendita

Le segreterie automatiche sono vantaggiose sia per i proprietari di piccole imprese che per le grandi imprese per migliorare e aumentare le vendite. È possibile creare messaggi di risposta personalizzati per fornire ai clienti le ultime offerte e gli aggiornamenti dei prodotti ogni volta che chiamano.

Diversi settori che utilizzano servizi di risposta automatica

Come accennato in precedenza nell'articolo, non importa se sei un titolare di una piccola impresa o hai una grande impresa, avere un servizio di risposta automatica aiuterà la tua azienda a crescere e prosperare.

Le aziende di ogni statura e dimensione possono usufruire dei vantaggi offerti dal servizio di risposta automatica per risparmiare tempo e ridurre i costi dell'operatore. Inoltre, questi servizi sono perfetti per le aziende che operano 24 ore su 24, 7 giorni su 7, hanno risorse limitate e/o hanno clienti internazionali.

Inoltre, i servizi di risposta automatica dipendono in gran parte dal tipo di servizi offerti dalle aziende. In base ai servizi forniti, di seguito sono riportati i luoghi in cui è possibile trovare i servizi di risposta automatica più utilizzati.

MSME : le medie piccole e micro imprese (MSME) sono alcune delle migliori aziende che preferiscono i servizi di risposta automatica. Anche se il volume delle telefonate potrebbe essere inferiore, possono comunque sfruttare i vantaggi associati a un servizio di risposta

Servizi HVAC : i servizi HVAC, come gli idraulici, spesso ricevono chiamate al di fuori dell'orario lavorativo standard. Ecco che avere un servizio attivo può tornare utile. Un servizio di risposta automatica può eliminare richieste e messaggi essenziali.

Attività in crescita/transizione: le aziende sull'orlo della transizione o di un aggiornamento tendono a utilizzare servizi di risposta flessibili e in grado di adattarsi alle crescenti esigenze aziendali

Immobiliare: Il settore immobiliare generalmente avviene senza lavoro e sul campo. In questo momento, i professionisti del settore immobiliare hanno bisogno di qualcuno in ufficio che si occupi delle chiamate e delle richieste dei clienti. È qui che torna utile un servizio di risposta automatica su misura

Studi medici e dentistici: grazie alle rigide normative HIPAA, i fornitori di servizi medici e dentistici devono attenersi rigorosamente quando prendono le informazioni sui clienti per telefono. Qui è dove puoi personalizzare un servizio di risposta secondo le leggi HIPAA per garantire informazioni sui clienti sicure e protette

Compagnie assicurative : gli assicurati, come gli agenti immobiliari, tendono a lavorare in orari dispari per adattarsi meglio agli orari dei loro clienti. Pertanto, in tali scenari, anche le chiamate fuori orario sono ugualmente importanti. La creazione di un servizio di risposta automatica alle chiamate aiuterà a rispondere a tali chiamate e fornirà ai potenziali clienti le informazioni che desiderano.

Spa e saloni: a differenza dei bei vecchi tempi, le moderne spa e saloni richiedono di fissare un appuntamento. Impostare una segreteria telefonica e personalizzarla aiuterà i clienti a fissare facilmente quell'appuntamento.

In breve, avere un servizio di risposta automatica è un'ottima opzione per le aziende con più aree operative. Pertanto, se la tua azienda opera in aree diverse, disporre di un servizio di risposta è estremamente utile per far crescere la tua attività.

Conclusione

I servizi di risposta automatica possono integrare gli agenti tradizionali in un call center e contribuire a far crescere la tua attività in molti modi. Con un servizio di risposta automatica, hai un receptionist digitale disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, per gestire tutte le richieste dei clienti. Ciò ha reso ancora più importante per le aziende disporre di un servizio di risposta automatica per garantire che non perdano nessuna chiamata importante, anche quando non sono fisicamente presenti per rispondere al telefono. Con un servizio di risposta automatica, le aziende possono garantire che tutte le chiamate ricevano una risposta tempestiva ed efficiente, indipendentemente dall'ora del giorno o dalla posizione del chiamante.

Avendo un servizio di risposta automatica, puoi migliorare il servizio clienti, aumentare la produttività e semplificare la tua comunicazione aziendale. Può anche aiutarti a risparmiare sui costi operativi, sul tempo e sulle risorse del personale e fornirti una presenza digitale professionale 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

FAQ

Che cos'è un combinatore IVR?

Un dialer IVR è un dialer automatico che compone numeri da un determinato database e riproduce messaggi IVR (Interactive Voice Response) quando è connesso.

Cos'è un sistema di risposta automatica?

Un sistema di risposta automatica consente al tuo contact center di rispondere alle chiamate telefoniche senza un agente del servizio clienti in linea. Invece del tuo team che risponde alle chiamate, una segreteria telefonica automatizzata utilizza il self-service e l'intelligenza artificiale automatizzata avanzata per rispondere.

Qual è la funzione di un sistema di risposta vocale automatizzato?

La risposta vocale interattiva è un sistema telefonico automatizzato che combina messaggi preregistrati o tecnologia di sintesi vocale con un'interfaccia DTMF (dual-tone multi-frequency) per coinvolgere i chiamanti, consentendo loro di fornire e accedere alle informazioni senza un agente dal vivo.