4 tipi di politiche di permesso retribuito: come scegliere quello giusto

Mentre i requisiti legali variano in base alla località, quando si tratta di offrire ai dipendenti un periodo di ferie retribuito (PTO), mantenere una politica di ferie è assolutamente necessario per le aziende che cercano di attrarre e trattenere i migliori talenti.

Tuttavia, con molti dei datori di lavoro odierni che offrono PTO illimitato come tendenza principale sul posto di lavoro in una serie vertiginosa di vantaggi insoliti, può essere difficile stabilire la priorità di quale politica è quella giusta per la tua organizzazione.

Quali politiche di permesso sono più attraenti per i candidati che stai cercando di assumere? Come puoi dare ai dipendenti il ​​tempo di cui hanno bisogno per ricaricarsi assicurandoti che le esigenze aziendali siano soddisfatte?

Tipi di polizze PTO

Che tu sia una startup tecnologica, un'azienda di vendita al dettaglio o un'organizzazione senza scopo di lucro, ecco cosa dovresti sapere sulla scelta della giusta politica di ferie retribuite per la tua azienda. Innanzitutto, diamo un'occhiata a quali sono le tue scelte quando si tratta di pacchetti di ferie aziendali, che possono essere organizzati e amministrati utilizzando il software di amministrazione dei benefici.

Prima di selezionare la polizza adatta alla tua azienda, è importante esaminare le opzioni disponibili.

1. Politiche di permessi tradizionali

Le tradizionali politiche di ferie offrono ai dipendenti una serie assegnata di ferie retribuite per categorie specifiche, come ferie, giorni di malattia e giorni personali.

Queste assegnazioni possono essere offerte come giorni o ore libere in ciascuna categoria e possono essere reintegrate ogni anno solare o in occasione dell'anniversario di lavoro di un dipendente. Molti datori di lavoro aumentano gradualmente il tempo libero per i dipendenti che rimangono in azienda per un lungo periodo di tempo.

2. Banche PTO

Analogamente alle tradizionali politiche di ferie, le banche PTO offrono ai dipendenti una serie assegnata di ferie retribuite per l'anno. Tuttavia, questo tipo di politica raggruppa i giorni liberi in una "banca", dove i dipendenti possono prendersi del tempo libero per qualsiasi scopo, senza alcuna distinzione tra giorni di malattia, ferie o giorni personali.

Questa opzione è una buona scelta per le organizzazioni che desiderano ridurre l'onere amministrativo del monitoraggio del PTO pur offrendo ai dipendenti un determinato numero di giorni liberi.

3. Presa di forza illimitata

Una tendenza crescente del datore di lavoro è PTO illimitato. Consente ai dipendenti di prendere tempo in quanto hanno bisogno di tempo senza un numero prestabilito di giorni assegnati.

Indipendentemente dal fatto che siano diretti a un viaggio per le vacanze di primavera o abbiano bisogno di un giorno libero per riunioni genitori-insegnanti, questa opzione offre ai dipendenti la flessibilità di prendersi del tempo lontano dall'ufficio con un onere amministrativo minimo.

Spesso, le aziende che adottano questa politica non richiedono ai dipendenti di tenere traccia o segnalare i loro giorni liberi alle risorse umane o ad altri dirigenti e l'approvazione del tempo libero è a discrezione del manager di ogni singolo dipendente.

Questa tendenza è particolarmente popolare nelle aziende tecnologiche e in fase di avvio che non dispongono dell'infrastruttura delle risorse umane o della larghezza di banda per gestire una politica di permessi monitorati e accumulati.

Le aziende che non offrono ferie retribuite illimitate ai propri dipendenti possono includere un piano di donazione PTO come "componente aggiuntivo". A volte chiamato programma di condivisione del congedo, questo tipo di piano consente ai dipendenti di sostenere i propri colleghi e membri del team donando il congedo ad altri in caso di malattia, necessità di prendere un congedo prolungato per prendersi cura di un familiare o di un malato amato, o sono stati colpiti da un disastro naturale.

Poiché molti dipendenti non utilizzano tutto il tempo libero maturato, una politica di donazione PTO consente loro di sfruttare al meglio le ore o i giorni non utilizzati invece di sprecarli.

Pro e contro delle donazioni PTO

Professionisti:

• Aumenta il morale dei dipendenti e il comandante
• Richiede ai dipendenti di essere precisi riguardo al tempo libero di cui avranno bisogno

Contro:

• Richiede linee guida complete da parte del team delle risorse umane in merito a chi può donare, quanti giorni possono essere donati, chi può richiedere giorni di ferie a questa banca e come tenere conto delle differenze salariali
• I dipendenti potrebbero ritenere che questa sia una soluzione "cerotto" invece di offrire semplicemente più o un numero illimitato di ferie retribuite

Come scegliere la giusta politica sui permessi per la tua attività

La selezione della politica PTO giusta per la tua organizzazione inizia ponendoti domande importanti sulle esigenze aziendali e dei dipendenti. Di seguito sono riportate le domande più importanti da considerare quando si sceglie una politica di ferie retribuite per la propria organizzazione.

Dove si trova la tua attività?

Molte città e alcuni stati mantengono le proprie leggi in merito al tempo libero retribuito, soprattutto quando si tratta di periodi di malattia. Questo è importante quando si considera il tipo di politica di ferie da utilizzare in relazione a dove si trova la tua forza lavoro.

Avete dipendenti in città che richiedono un certo numero di giorni di malattia retribuiti? Hai una forza lavoro globale e devi prendere in considerazione politiche PTO diverse in luoghi diversi? Consulta sempre le leggi statali e locali prima di impegnarti in un piano di ferie retribuite.

Che tipo di attività hai?

La politica PTO che scegli può variare notevolmente a seconda del tipo di azienda che hai. Quando si tratta di pianificazione della forza lavoro, pensa a quale politica PTO soddisferebbe meglio le tue esigenze aziendali.

Ad esempio, se sei un'impresa di costruzioni o un ristorante con una forza lavoro oraria, probabilmente non puoi offrire un piano di ferie retribuito che non sia monitorato o accumulato. Tuttavia, se sei una startup tecnologica, il PTO illimitato è molto più possibile grazie alla natura collaborativa del lavoro, nonché alla possibilità di lavorare in remoto.

Dovresti offrire politiche di congedo diverse per ruoli diversi?

A seconda dei tipi di dipendenti della tua organizzazione, puoi scegliere di offrire diverse politiche di ferie retribuite per diverse divisioni o ruoli.

Ad esempio, le società di vendita al dettaglio possono scegliere di offrire piani PTO diversi per i dipendenti aziendali rispetto ai gestori in negozio. Potresti anche prendere in considerazione l'idea di offrire più tempo ai dipendenti con un mandato più lungo. Una politica PTO più generosa per i membri del team a lungo termine può essere un incentivo convincente per aumentare la fidelizzazione.

Migliori pratiche nella scelta di una politica di permessi

Indipendentemente dalla politica di ferie retribuite che selezioni per la tua organizzazione, ecco alcuni suggerimenti per massimizzarne l'efficacia.

Definisci le aspettative per il monitoraggio e la creazione di report

È importante stabilire limiti per il modo in cui i dipendenti richiedono e monitorano il proprio tempo libero.

Crea linee guida formali che coprano domande come:

• Quanti giorni/settimane di preavviso devono dare i dipendenti ai propri manager prima di prendersi una pausa?
• Esiste un numero massimo di giorni liberi che i dipendenti possono prendere alla volta?
• Chi deve approvare le richieste di permesso? Dirigenti? Risorse Umane?
• I dipendenti possono incassare i loro giorni PTO alla fine dell'anno o quando lasciano l'azienda?
• I giorni PTO inutilizzati si accumulano nell'anno successivo?

Offri ai dipendenti gli strumenti di cui hanno bisogno per avere successo

Richiederai ai dipendenti di segnalare il loro tempo libero utilizzando un database centrale o un software di tracciamento PTO? In tal caso, assicurati che i dipendenti sappiano come accedere e utilizzare il software e come lavorare con il proprio manager o il team delle risorse umane se devono richiedere l'approvazione del permesso.

Stabilire una catena di comando

Quando i dipendenti si prendono del tempo libero, può rappresentare un onere particolarmente pesante per i team di una sola persona che non hanno qualcuno che li copra.

Assicurati che questi team si sentano autorizzati a chiedere del tempo lontano dall'ufficio stabilendo un elenco di priorità di attività che devono ancora svolgersi anche durante il PTO. Quindi, decidi chi è responsabile di occuparsi di queste attività quando ogni membro del team è fuori sede.

Impostare le vacanze aziendali

Sebbene i giorni di ferie retribuiti siano generalmente a discrezione del dipendente, la maggior parte dei datori di lavoro ha un elenco fisso di ferie aziendali in cui l'ufficio sarà chiuso.

Se la tua azienda si trova negli Stati Uniti, prendi in considerazione l'adozione del calendario delle festività federali per la tua organizzazione e integralo con l'elenco delle ferie standard pagate di SHRM. Se disponi di una forza lavoro globale, considera quali altri programmi di ferie potresti dover considerare in base alla cultura locale.

Considera come gestirai FMLA

Quando decidi la tua politica di ferie retribuite, assicurati di considerare come la tua azienda tratterà le ferie che rientrano nel Family and Medical Leave Act .

Sebbene questo congedo obbligatorio a livello federale non sia retribuito, la legge consente a un dipendente di scegliere di utilizzare o al datore di lavoro di richiedere al dipendente di utilizzare ferie pagate maturate, malattia o congedo familiare per parte o tutto il periodo di congedo FMLA.

Alcune aziende progettano una politica FMLA retribuita e alcune hanno scelto di istituire diversi tipi di congedo nell'ambito di tale politica, come i piani di congedo di maternità o parentale. Qualunque cosa abbia senso per la tua attività, assicurati di includere il tempo FMLA nella progettazione della tua politica di ferie retribuite.

Documenta la tua politica di ferie retribuite

Assicurati che tutti conoscano e comprendano la politica sui permessi retribuiti della tua organizzazione, dalla leadership, ai dipendenti, ai potenziali nuovi assunti.

Pubblicizza il tuo pacchetto PTO come parte dei tuoi benefici per i dipendenti sulla pagina della carriera della tua azienda e includi linee guida dettagliate nel tuo manuale del dipendente. Rendere la tua politica PTO facilmente comprensibile e accessibile aiuterà il tuo team a evitare confusione e segnalare errori a lungo termine.

È tempo di rilassarsi!

Indipendentemente dalla politica di ferie retribuite che scegli per la tua azienda, è importante tenere conto delle tue esigenze aziendali, considerare il benessere dei tuoi dipendenti e pensare a come il tuo piano PTO si inserisce nel resto della tua offerta di benefici per i dipendenti.

Mentre stai valutando l'offerta PTO giusta per i tuoi dipendenti, sfoglia il software di rilevazione presenze più votato per tenere sotto controllo il tempo dei dipendenti.

Questo articolo è stato originariamente pubblicato nel 2019. Il contenuto è stato aggiornato con nuove informazioni.