Le 8 cose principali da considerare prima di assumere servizi di gestione di eventi e produzione AV

Nel processo di gestione degli eventi, assumere il giusto fornitore di servizi di gestione degli eventi è di grande importanza per il successo dell'evento. La tua potenziale società di gestione degli eventi e produzione di AV dovrebbe essere in grado di svolgere tutte le funzioni nel miglior modo possibile.

Per scegliere l'azienda giusta, ci sono diversi fattori che devi considerare. In questo post, stiamo discutendo gli elementi principali al riguardo in modo che tu possa avere la migliore esperienza di gestione degli eventi.

Fattori da considerare durante l'assunzione di servizi di gestione di eventi e produzione AV

Se hai tutte le competenze e le attrezzature all'interno della tua attività, gestire i tuoi eventi da solo sarà vitale. Ma è un dato di fatto che la maggior parte delle aziende preferisce esternalizzare i propri eventi per ottenere i migliori risultati. Se anche tu sei uno di loro, ecco 8 fattori essenziali da considerare quando assumi una società di gestione di eventi.

1. Costo della struttura

Capire cosa pagherai e cosa riceverai in ricompensa è la base di qualsiasi processo decisionale. A questo proposito, devi chiedere al tuo potenziale fornitore di servizi di produzione e gestione degli eventi la loro struttura dei costi.

Le persone usano centinaia di trucchi per nascondere l'inflazione nei loro prezzi, quindi porre le domande giuste può aiutare. Che si tratti di una tariffa oraria o di un costo maggiorato? E, se addebiteranno un costo orario, come funzionerà la loro commissione di gestione?

Inoltre, è necessario confrontare i prezzi di diversi fornitori di servizi per prendere decisioni informate e ottenere servizi economici.

2. Strumenti e attrezzature

Nel processo di assunzione di società di gestione di eventi e produzione audiovisiva, è fondamentale conoscere i risultati finali. A questo proposito, puoi chiedere ai potenziali fornitori di servizi di fornire rendering, modelli 3D di segnaletica e allestimento, layout, disegni CAD, ecc., durante tutto il processo.

Queste sono domande da porre prima di firmare un contratto. La disponibilità di tali strumenti e ausili visivi può aiutare ogni entità coinvolta, inclusi pianificatori, decisori e dirigenti.

Un altro aspetto è la proprietà degli strumenti e delle attrezzature necessarie. È stato visto che la maggior parte delle società di gestione di prodotti ed eventi noleggia alcune apparecchiature da terze parti. Questa pratica può aumentare i costi di gestione degli eventi.

Pertanto, assicurati che il fornitore di servizi con cui stai stipulando un contratto abbia la proprietà di tutti gli strumenti necessari per la produzione e la gestione degli eventi.

3. Esperienza dell'equipaggio

Nel rendere un evento di successo, non puoi ignorare il ruolo dell'esperienza dell'equipaggio. Se il tuo fornitore di servizi assunto ha membri inesperti nella sua squadra di gestione degli eventi, il tuo evento può incontrare problemi. Devono avere una comprensione di ciò che devono fare in una situazione particolare.

Le società di produzione e di gestione di eventi spesso assumono lavoratori part-time per gestire eventi diversi. Lo fanno per risparmiare sui costi di trasporto e coinvolgere la popolazione locale. Più precisamente, quando gli eventi sono fuori dalla stazione. Potrebbero non esserci problemi con questo aspetto se organizzi un evento casuale che non richiede competenze specifiche. Tuttavia, se il tuo evento lo fa, assumi un fornitore di servizi con uno staff esperto.

4. Corso d'azione di emergenza

Le tragedie possono accadere in qualsiasi momento e anche i loro eventi possono essere influenzati. Una crisi può manifestarsi sotto forma di disastri naturali come terremoti e incendi o lo stato di atti terroristici. Durante la pianificazione di un evento, ci deve essere un piano per affrontare tali circostanze inevitabili.

A questo proposito, devi chiedere al tuo potenziale fornitore di servizi i protocolli che verranno applicati in tali circostanze.

5. Modalità di prova

Per la corretta esecuzione al momento dell'evento, è fondamentale esercitarsi in tutte le azioni e verificare che tutte le apparecchiature funzionino correttamente. Aiuta sempre a evitare sorprese dell'ultimo minuto.

Secondo gli esperti di gestione degli eventi, le prove ti consentono di assicurarti che tutte le apparecchiature funzionino correttamente, che tutte le presentazioni siano formattate correttamente e che l'evento procederà bene. Pertanto, devi chiedere ai tuoi potenziali fornitori di servizi in merito.

6. Idee ancora da provare

Non conosci ancora la gestione del prossimo evento della tua azienda? Puoi chiedere ai tuoi potenziali fornitori di servizi le idee che non hanno ancora provato.

Ciò ti aiuterà a ottenere più piani di eventi innovativi. Ti farà inoltre conoscere il livello di creatività dei rispettivi fornitori di servizi. Inoltre, apre nuovi canali di creatività e rende l'esperienza di creatori, pianificatori e partecipanti divertente sotto ogni aspetto.

7. Tempo di installazione

Gli organizzatori devono sapere quanto tempo ci vorrà per preparare la sede. Anche la considerazione del tempo di installazione è importante in quanto è necessario trattenere il rispettivo spazio per così tanto tempo. Tuttavia, può variare in base alle dimensioni, alla complessità e all'ambito dell'evento.

È stato spesso visto che i pianificatori scappano dal tempo e corrono per rispettare la scadenza, il che aumenta i costi e può portare a esercitazioni antincendio dell'ultimo minuto.

Quindi, assumi un'azienda in grado di anticipare accuratamente i tempi di installazione, oltre a prendersi cura dei bisogni di base delle persone.

8. Reputazione nel mercato

La credibilità e la reputazione sul mercato sono di grande importanza. Sebbene non sia difficile verificare la credibilità dei fornitori di servizi, molti fornitori di servizi cercano di falsificare le loro storie di successo per attirare i clienti.

Devi essere consapevole di questo aspetto e cercare sempre piattaforme di feedback in cui le aziende non possono falsificare recensioni a loro favore. Inoltre, puoi controllare i loro account sui social media e ottenere feedback da altri utenti per sapere cosa pensano le altre persone di quel particolare fornitore di servizi.

Per verificare la loro credibilità e reputazione sul mercato, puoi chiedere loro di fornire contatti ai loro clienti passati in modo da poter conoscere la loro credibilità e ottenere feedback sui loro servizi.

Conclusione

La chiave del successo di qualsiasi evento è il team di gestione dell'evento. La gestione degli eventi più efficiente e ben attrezzata e il team di produzione AV che assumi, il tuo evento avrà più successo.

Considerare i fattori menzionati in precedenza prima di assumere una società del genere ti trarrà sicuramente vantaggio rendendo i tuoi eventi memorabili ed economici.