I 10 migliori software per data room virtuali

I file importanti sono una necessità in qualsiasi settore. Le persone annotano dettagli cruciali, combinano fogli di calcolo e creano file che sono parte integrante della struttura dell'azienda. Tutti questi documenti devono essere archiviati da qualche parte. Fino a poco tempo fa, le aziende utilizzavano data room fisiche per archiviare i file aziendali più importanti.

Perché dovresti scegliere un servizio di virtual data room?

Le data room fisiche non sono l'archiviazione più sicura per i documenti; le persone spesso commettono errori. Durante la gestione di documenti altamente sensibili, questo è destinato a succedere. Per non parlare dei costi aggiuntivi per l'affitto del locale e l'assunzione del personale che comporta.

Ecco perché sono state inventate le data room virtuali. In combinazione con i più recenti progressi della sicurezza e la crittografia di livello bancario, il software per data room virtuale è la migliore scelta possibile per l'archiviazione dei documenti.

“Ci sono vantaggi nell'usare questo strumento nonostante il settore o le dimensioni dell'azienda. I tradizionali programmi di archiviazione e condivisione di file hanno capacità limitate. Le previsioni delle esigenze di base e business-critical rendono i creatori di data room digitali i più avanzati nella tecnologia. – come illustrato da Dataroom-providers.org in uno dei loro recenti post sul blog.

Ma quali caratteristiche principali deve avere una data room virtuale, e quali sono i 10 migliori fornitori di data room disponibili sul mercato?

10 cose da considerare prima di scegliere un fornitore di virtual data room

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1. Per chi sarà la Virtual Data Room?

Prima di scegliere un fornitore di virtual data room, è necessario chiedersi quali tipi di casi d'uso avrà il software per la propria azienda. I tuoi colleghi sono tecnologicamente abbastanza istruiti da utilizzare questo tipo di tecnologia o sarà una spesa aggiuntiva formarli?

Guarda quali sono le tue esigenze attuali e prova a farti domande sullo spazio di archiviazione, sul budget e sulle persone a cui sarebbe consentito utilizzare la nuova soluzione software introdotta nella tua azienda.

2. Quale sarebbe la cosa principale che non vedi l'ora di fare?

C'è una caratteristica particolare che vorresti avere nella data room virtuale, che renderebbe la vita dell'azienda molto più piacevole? O forse vuoi avere meno funzionalità perché non vorresti pagare più del dovuto per il prodotto?

Queste sono tutte domande valide che dovresti porti prima di scegliere una data room virtuale.

3. Il denaro è un problema?

Prima ancora di controllare l'offerta del settore, dovresti guardare il bilancio e chiederti se ci sono abbastanza soldi per utilizzare questa soluzione software aggiuntiva nei tuoi rapporti commerciali.

Il prezzo di una data room virtuale varia in modo significativo da un provider all'altro, quindi dovrebbe essere possibile trovare una soluzione che soddisfi le tue esigenze e non danneggi il tuo budget.

4. Sicurezza

Poiché lo spazio è progettato per contenere i file più importanti della tua attività, dovrebbe vantare incredibili funzionalità di sicurezza. Leggi informazioni sulla certificazione del servizio e sui tipi di strumenti di gestione della sicurezza disponibili.

5. Gestione dei permessi

Le funzionalità di sicurezza integrate sono importanti per l'integrità di una data room virtuale, ma la possibilità di decidere se consentire a qualcuno di accedere a determinati file aggiunge un altro livello alle difese della tua data room virtuale. Non solo aiuta a controllare chi vede cosa, ma supporta anche la condivisione dei documenti con parti esterne.

6. Analisi

La quantità di tempo impiegato a lavorare su un file e molte altre statistiche sono disponibili in un software di virtual data room. Grazie al fatto che si trova in un ambiente completamente digitale, puoi tenere traccia di tutti i piccoli eventi che accadono nello spazio.

7. Guarda cosa c'è là fuori

Fai qualche ricerca in giro, trova ciò che è disponibile per te e usa il nostro elenco per vedere i primi 10 fornitori di data room virtuali in questo settore. Guarda le loro descrizioni, leggi le loro caratteristiche e prendi una buona decisione sul numero di strumenti che utilizzerai effettivamente e sul tipo di sicurezza che impiegano.

8. Guarda cosa dicono gli altri

Analizzare i commenti sul prodotto e leggere le recensioni è solo un altro passaggio nel processo di ricerca della data room virtuale in grado di soddisfare tutte le tue esigenze. Le persone che utilizzano effettivamente il prodotto e raccontano il loro punto di vista sulla questione sono incredibilmente importanti. Questo illustra i casi d'uso del mondo reale del prodotto di cui potresti aver bisogno.

9. Parla direttamente con il fornitore

Sebbene tu possa rispondere alla maggior parte di queste domande attraverso la tua ricerca, potrebbero essercene alcune a cui solo il fornitore può rispondere direttamente. Per scoprire se l'offerta è in linea con il tuo obiettivo aziendale, contattali direttamente e parla della loro soluzione. Sperimenterai quindi la qualità del loro supporto e il modo in cui trattano i loro potenziali clienti. Si può capire molto da una semplice conversazione telefonica.

10. Usa la prova gratuita

Quasi tutti i fornitori di data room virtuali offrono una prova gratuita al potenziale cliente. Oltre a leggere tutti i materiali disponibili e parlare con il servizio clienti, puoi ottenere ancora di più provando il prodotto da solo. Verifica se il fornitore a cui si rivolge la tua azienda ha questa possibilità.

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Le 10 migliori opzioni software per data room virtuali

Dopo aver risposto a queste domande e aver riflettuto a lungo su ciò che vorresti dal fornitore di virtual data room, ci sono molte diverse soluzioni software tra cui scegliere. Un confronto tra data room è qualcosa che devi fare prima di scegliere una soluzione adatta alle tue esigenze aziendali.

Per semplificarti la vita, abbiamo selezionato i 10 migliori fornitori di data room virtuali da inserire nel nostro elenco.

1. iDeals

La soluzione di dati virtuali fornita da iDeals è rivolta alle persone che desiderano integrare il proprio flusso di lavoro nell'ambiente della virtual data room. Utilizzando più strumenti di gestione disponibili per i clienti del servizio, possono non solo personalizzare lo spazio, ma anche creare report dettagliati in un'interfaccia di soluzione software accessibile.

2. Camere

La natura altamente personalizzabile di questa data room virtuale si riflette nei suoi prezzi. Meno strumenti ti servono, meno paghi. Con sede in Germania, Drooms fornisce ai suoi utenti uno strumento di qualità a un costo ragionevole. Se la modularità è importante per la tua azienda, questa sarebbe la data room virtuale perfetta da considerare.

3. Intralink

Se stai cercando uno strumento che utilizzi la tecnologia più recente nello spazio della data room virtuale, Intralinks è il posto dove lo troverai. Utilizzando la funzionalità AI per aiutare il processo di gestione dei file, questo fornitore di data room virtuale offre un ottimo supporto con accordi commerciali di ogni tipo. E attraverso l'uso dell'intelligenza artificiale, otterrai anche molti dati statistici che altrimenti avresti perso.

4. Sito dati

Affari di ogni complessità possono essere risolti con l'aiuto del prodotto Datasite. Creato dalla Merrill Corporation, si collega a tutti gli altri servizi forniti dall'azienda, come la consulenza, la gestione dei contenuti e tutto ciò che potrebbe aiutare nelle trattative commerciali di un'azienda.

5. Sala affari

Dealroom è una delle soluzioni di virtual data room più costose. Ma grazie ai suoi prezzi, i clienti possono utilizzare strumenti elaborati e affrontare ogni parte di un accordo di fusione e acquisizione. I creatori di questa data room virtuale ti guidano attraverso l'intero processo, dall'inizio alla fine, assicurandosi che tutti i file siano protetti e accessibili solo alle persone che necessitano di tale accesso.

6. Digitalizzare

Le piccole imprese potrebbero non essere in grado di pagare i piani della data room virtuale nelle aziende più grandi. Ma potrebbero essere in grado di permettersi il piano di Digify. Questa soluzione è una stanza virtuale di base che aiuta le startup e le aziende più piccole a garantire la sicurezza dei file. E se è necessario condividere i file con una terza parte, anche questo è possibile.

7. Ansarada

Una delle altre data room virtuali utilizza già l'intelligenza artificiale nella propria soluzione software. Attraverso strumenti elaborati che vanno dalla gestione dei file alla creazione di report, Ansarada è in grado di creare un ambiente per le operazioni di fusione e acquisizione. Un enorme vantaggio di questa soluzione è la sua interfaccia accessibile. Consente anche agli utenti meno alfabetizzati di questa soluzione di trarne vantaggio.

8. Citrix

Citrix è specializzata nell'aiutare il flusso di lavoro già consolidato di un'azienda. Con la loro soluzione software, è davvero facile gestire il flusso dei file. È possibile aggiungere il livello di sicurezza necessario durante le operazioni di fusione e acquisizione.

9. SecureDoc

Un'altra piccola data room virtuale orientata all'azienda e all'individuo con funzionalità di base ma a un prezzo adeguato. SecureDocs può darti gli strumenti di base per concludere i tuoi affari in uno spazio sicuro, ma anche accessibile. L'accessibilità economica è un fattore importante nelle prime fasi dell'attività e SecureDocs ne è consapevole.

10. Firmex

Firmex è famoso per l'utilizzo di speciali misure di sicurezza nei suoi servizi di data room virtuale. Attraverso il loro approccio dettagliato sia alla sicurezza che alle esigenze dei loro clienti, hanno creato una soluzione software in grado di soddisfare anche le esigenze aziendali più esorbitanti.

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Conclusione

Le data room virtuali sono strumenti che ti aiutano a gestire e organizzare i file importanti per le tue operazioni aziendali. A differenza delle vecchie sale dati fisiche, questo ambiente virtuale consente una maggiore flessibilità in termini di prezzi e un maggiore fattore di sicurezza e accessibilità. Seguire il nostro elenco e controllare i fornitori ti porterà alla soluzione di cui la tua azienda ha bisogno.