Riunioni d'affari 101 – 7 suggerimenti per organizzare una riunione efficace

Anche se le riunioni fanno parte delle nostre interazioni quotidiane, non sappiamo mai cosa potrebbero essere, un incontro super produttivo o solo un altro incontro che è inutile e ci fa perdere tempo. Le riunioni possono farti lavorare molto o finire molte riunioni e affermare che non hai fatto nulla! Dopotutto, non puoi dire di non essere mai entrato in una brutta riunione. Forse eri solo in uno, o ricordi quando l'incontro a cui hai partecipato non stava andando bene o è iniziato bene ed è finito male. Le persone presenti alla riunione erano in ritardo? O non stavano prestando attenzione? Ci sono molte domande a cui rispondere, ma in questo articolo discuteremo ulteriormente di come evitare questi piccoli errori e organizzare una riunione efficace con i seguenti passaggi.

7 consigli per organizzare una riunione efficace

Hai bisogno di un incontro?

Se il tuo team o altri membri dell'azienda sono demotivati ​​a partecipare alle tue riunioni, è probabile che ritengano che le tue riunioni non siano necessarie. Quando ciò accade, non stai solo sprecando il tempo delle persone, ma stai anche sprecando il tuo stesso tempo. Tuttavia, quando sai che devi organizzare una riunione? In primo luogo, ti sei seduto a pensare a come è la situazione all'interno della tua attività? In caso contrario, programma un po' di tempo per pensare da solo, solo per te stesso. Anche se devi programmare una riunione, potrai comunque farlo in seguito.

Non c'è bisogno di pensare molto per sapere dove si trova la tua attività. Invece, puoi semplicemente provare a sederti per almeno 10 minuti e pensare se puoi gestire tutto da solo o meno. Quindi, se hai bisogno di interferenze esterne da parte delle persone che partecipano alla riunione, invia un'e-mail e pianifica la riunione subito dopo. Dopotutto, con la potenza delle riunioni online, non è necessario pianificare le riunioni faccia a faccia; possono essere in linea.

Pianifica e struttura la tua riunione efficace

Tutte le riunioni devono essere strutturate in qualche modo, quindi assicurati di pubblicare i tuoi obiettivi e l'agenda, anche se include alcuni punti elenco. Scegli un periodo di tempo adatto a te e assicurati che sia il momento giusto per i tuoi partecipanti. Inoltre, ricorda che vuoi evitare lunghe riunioni. Sono più difficili da inserire nei programmi delle persone e possono richiedere una notevole quantità di tempo.

Soprattutto, non esiste un momento ideale per la durata di una riunione poiché potresti non sapere mai quanto sia occupato il programma di qualcuno e la durata dipenderà dallo scopo generale della riunione di lavoro. Tuttavia, secondo le statistiche, la regola generale delle riunioni dovrebbe essere che non dovrebbero durare più di 60 minuti e dovrebbero durare da 15 a 30 minuti.

In alternativa, puoi discutere in modo approfondito come sono gli orari con i tuoi partecipanti. Se il tempo è poco, prova a tenere una riunione più breve e se sono più liberi, organizza riunioni più lunghe fino a un'ora.

Inoltre, ogni volta che tieni riunioni più brevi, puoi iniziare a distribuire un biglietto da visita a tutti coloro che hanno fretta. I servizi di stampa di biglietti da visita ti consentono di farlo, in modo da mantenere tutti coinvolti con qualsiasi domanda che potrebbero avere dopo la riunione, soprattutto quando sono di fretta.

Imposta l'agenda

Saresti sorpreso di quante riunioni inizino effettivamente senza alcuno scopo, ed è qui che i partecipanti saranno demotivati ​​a partecipare. L'agenda della riunione può essere riassunta su una lavagna o anche su un volantino e quindi discussa sulla lavagna. Tuttavia, prima dell'inizio della riunione, tutti dovrebbero sapere perché si trovano dove si trovano e lo scopo della riunione generale.

L'ordine del giorno guiderà la conversazione e assicurerà che la riunione non vada fuori tema. Quindi, se hai fissato l'ordine del giorno prima dell'inizio della riunione, tutti sapranno cosa accadrà dall'inizio. Alla maggior parte dei professionisti non piace partecipare alle riunioni se non hanno un'agenda impostata. In effetti, secondo uno studio, la maggior parte dei professionisti aziendali ha convenuto che se non c'è un'agenda, la riunione può diventare caotica abbastanza rapidamente. Dopotutto, nessuno vuole entrare in una riunione per discutere di quello che ha fatto ieri!

Decidi la frequenza con cui organizzare una riunione efficace

Ci sono due ragioni importanti alla base di una riunione, per guadagnare slancio o per cambiare il corso del funzionamento dell'azienda. Per cambiare rotta, intendiamo incoraggiare sessioni di pianificazione, negoziazioni, eventuali riunioni di emergenza e altro ancora. Per mantenere lo slancio, devi anche tenere riunioni regolari, ma con quale frequenza devi farlo? Incontrarsi troppo spesso non è un'idea intelligente e potrebbe essere solo una perdita di tempo. D'altra parte, non incontrarsi abbastanza non è una buona idea e la valutazione e il miglioramento sono solo considerati un ripensamento.

Nel complesso, non c'è motivo di incontrarsi ogni giorno, ma tenere una riunione una o due volte alla settimana è la scelta ideale. Ad esempio, secondo Mark Zuckenberg, le riunioni settimanali sono fondamentali per mantenere un livello di prestazioni elevato nella tua azienda. Inoltre, è meglio incontrarsi ogni giorno ogni volta che ci sono nuovi dipendenti finché non conoscono il proprio percorso. Inoltre, se ti senti confuso in qualche modo, puoi porre le seguenti domande per valutare meglio quanti incontri devi tenere:

• L'incontro è urgente? Fallo ogni giorno.
• L'incontro è importante ma non urgente? Incontrarsi regolarmente ma non tutti i giorni.
• L'incontro è urgente ma non così importante? Fai un incontro una tantum.
• Il tuo incontro non è importante o urgente? Non avere affatto una riunione; basta inviare una e-mail.

Scegli saggiamente chi è il tuo pubblico

È un'idea eccellente condividere le informazioni con l'intero team e mantenere tutti pienamente coinvolti. Tuttavia, devi anche considerare l'impatto che la riunione ha sui livelli di produttività e sul budget. Si supponga tuttavia di voler ridurre la partecipazione alle riunioni. In tal caso, puoi prendere in considerazione l'utilizzo di uno strumento di gestione dei progetti collaborativo che consenta a tutto il tuo team di visualizzare in che modo le proprie attività influiscono sull'avanzamento del progetto. Questo può aiutarti a risparmiare tempo non dovendo aggiornare i dipendenti sui loro livelli di avanzamento. Ad esempio, alcuni strumenti di gestione dei progetti collaborativi che puoi considerare di utilizzare sono:

• Trello
• Responsabile del progetto
• Jira
• Scrivere
• Monday.com e altro ancora

Sii puntuale con il tempo

Come accennato in precedenza, tutti coloro che partecipano a una riunione potrebbero non avere troppo tempo. Ecco perché devi essere molto puntuale quando arriva il momento. Ad esempio, se la riunione inizia alle 10:00, non spingerla un minuto dopo e non terminarla dopo l'ora di fine impostata. Il tempo è denaro e tutti coloro che aspettano di indovinare quando inizierà la riunione è una grande preoccupazione e uno spreco di risorse. Dopotutto, se qualcuno vuole essere puntuale, lo farà.

I professionisti di tutto il mondo rispettano il tempo prima di ogni altra cosa. Ad esempio, se ti siedi a parlare con Bill Gates, ti concede solo cinque minuti e se hai bisogno di prolungare quel tempo, imposterà un altro timer di cinque minuti. Le persone di maggior successo al mondo sono tutte puntuali nella gestione del tempo, soprattutto durante le riunioni.

Inoltre, l'ora di fine è importante quanto quella di inizio. Se hai l'abitudine di finire più tardi dell'ora della fine, la maggior parte delle persone saprà che non sei puntuale e non prendi sul serio le tue riunioni. In breve, non sei qui per sprecare il tempo di nessuno, compreso il tuo.

Non dimenticare di avere un buon atteggiamento

Nessuno vuole partecipare a una riunione che ha una cattiva cultura organizzativa, e questo include un cattivo atteggiamento e molto altro. Ecco cosa puoi fare per mostrare un buon comportamento durante una riunione:

• Essere puntuali (in tempo)
• Prestare molta attenzione a ciò che gli altri hanno da dire
• Ascolto tanto quanto parli
• Essere positivi ed energici
• Assumersi la responsabilità
• Rispettare la presenza dell'altro
• Non incolpare gli altri per niente

Effettuando quanto segue, mantieni un ambiente positivo all'interno della riunione ed eviti qualsiasi conflitto con gli altri partecipanti alla riunione. Dopotutto, tutti vogliono stare con una persona positiva ed energica.

Incontro efficace: concludere

Bene, questo è tutto sui sette suggerimenti per organizzare una riunione efficace. Si spera che tu abbia una chiara comprensione di cosa puoi fare per avere riunioni migliori nella tua azienda. Molte persone parteciperanno alle riunioni e non sapranno nemmeno perché vi partecipano. Questo è sicuramente qualcosa che non vuoi che accada perché l'importanza di una riunione è identificare dove sono i problemi dell'organizzazione e promuovere il miglioramento dopo la fine della riunione. Gli incontri sono importanti e se trovi il giusto equilibrio nell'organizzarli, tutti, compreso te stesso, saranno felici di parteciparvi.