Suggerimenti per incorporare la raccolta di conoscenze nei flussi di lavoro quotidiani

Questa settimana al vertice B2B di Forrester ad Austin (il mio primo evento di persona dopo anni), Jackie Palmer, vicepresidente del marketing di prodotto presso Demandbase, e io abbiamo parlato degli inconvenienti inerenti alla nostra attuale cultura e ambiente di lavoro. Mi ha detto di aver sentito da uno dei miei colleghi il giorno prima, ma poiché era uscita a godersi la cena e un drink, aveva posticipato il messaggio in modo da poterlo riprendere più tardi.

Ci siamo trovati d'accordo su questi punti: meno male per aver posticipato e che sollievo è che ora possiamo anche programmare i messaggi (e-mail, DM Slack, SMS, ecc.) da inviare in un secondo momento. Entrambe queste innovazioni tecnologiche ci consentono di fare le cose quando il tempo lo permette, consentendo ai professionisti indaffarati di spremere qualche minuto di lavoro qua e là (mentre fuori a cena, per esempio) senza rimanere completamente impantanati quando il compito si rivela essere meno di quanto ci aspettassimo inizialmente.

Hai controllato un'email ma non hai il tempo o le risorse per rispondere immediatamente? Rimettilo in coda o programmalo in modo che riappaia quando è probabile che tu abbia tutto ciò di cui hai bisogno. Hai avuto un'idea che vuoi condividere con un collega? Annota il tuo messaggio ma programmalo in modo che arrivi nella loro casella di posta quando sono sicuri di essere concentrati sul lavoro.

La scorsa settimana ho creato un framework per la gestione delle conoscenze personali e condiviso alcune delle app nella mia cassetta degli attrezzi. Questa volta, condividerò alcune tecniche per l'acquisizione della conoscenza che sfruttano la tecnologia per garantire che il giusto bit di informazioni sia nel posto giusto al momento giusto. (Mi sembra che questo sia lo stesso linguaggio che usiamo quando discutiamo di convincere clienti e potenziali clienti a interagire con i nostri contenuti.)

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L'idea principale alla base di tutti questi flussi di lavoro è che per ogni tipo di informazioni che stai raccogliendo — le informazioni di contatto di una persona, un'attività da svolgere, un articolo approfondito che desideri trovare in seguito, ecc. — hai un unico endpoint con più ingressi. Quindi, indipendentemente dal contesto (spremere un assegno del telefono cellulare, essere completamente al lavoro alla scrivania, multitasking in una riunione virtuale, ecc.), hai un modo semplice per portare quelle informazioni nel posto giusto in modo che possano essere emersa al momento giusto.

La forma onnipresente

Sono un grande fan dei moduli per la raccolta di informazioni perché ti danno così tante opzioni dall'altra parte. Puoi affettare e tagliare i dati o semplicemente trattarli come testo a mano libera.

Estensione del browser Zapier + ??

Zapier offre un'estensione per Chrome che ti consente di impostare un modulo da visualizzare come barra laterale destra accanto a qualsiasi cosa tu stia facendo. Un ottimo utilizzo per questo è quando devo aggiungere nuovi contatti al mio database o quando raccolgo informazioni sui fornitori quando faccio ricerche per i nostri MarTech Intelligence Reports (MIR). A volte, queste informazioni si presentano quando qualcuno mi presenta a qualcun altro tramite e-mail. Altre volte, inizio questo processo dalla ricerca online su una pagina web.

In ogni caso, per assicurarmi che le informazioni vadano nel posto giusto, tocco l'estensione Zapier per Chrome che mi dà una barra laterale in cui posso prendere informazioni dalla mia schermata principale senza uscire da quel contesto. Al momento, voglio che le informazioni di contatto siano archiviate e accessibili da un sacco di posti diversi, quindi uso uno Zapier zap per inviare quel tipo di informazioni a Contatti Google, ClickUp, Airtable e (perché lo sto testando proprio ora ) Popolo. Lo inserisco una volta e faccio clic sul pulsante di invio e voilà: non dovrai più inserire dati duplicati o tagliare e incollare. Non è perfetto , ma aiuta molto.

Bonus: ecco un link al mio Zapier zap che fa questo, che puoi personalizzare per la tua applicazione

JotForm

Chiediamo ai fornitori nelle categorie che trattiamo nei nostri rapporti di intelligence MarTech di compilare moduli che li interrogano sulle loro aziende e sulle loro offerte di prodotti nel settore tecnologico che stiamo esaminando. Questo aiuta a garantire che poniamo le stesse domande a tutti i fornitori e, con alcuni tipi di domande, possiamo trasformare le risposte direttamente in grafici o grafici. La sezione finale del questionario chiede il loro punto di vista sulle tendenze che guidano la categoria nel suo insieme. Queste informazioni qualitative sono informazioni estremamente preziose per me, quindi uso Zapier per assicurarmi che le loro risposte finiscano in Mem, dove posso affiorarle quando sto delineando e scrivendo.

Uso questi moduli anche internamente. Hanno molte funzionalità che li rendono più potenti dell'estensione del browser Zapier e una delle più importanti è la possibilità di utilizzare menu a discesa, caselle di controllo e pulsanti di opzione. Questi tipi di input assicurano di ottenere dati strutturati e coerenti, senza fastidiose alternative o errori di ortografia, errori di battitura, ecc.

Con questi dati coerenti, è molto più facile affettare, tagliare e analizzare i dati risultanti senza fare una grande pulizia. Quando raccolgo informazioni sui fornitori di varie categorie nelle prime fasi della ricerca MIR, utilizzo un modulo che alimenta i dati in Google Tables o Airtable, dove posso analizzarli tutti in un secondo momento. Imposterò il mio desktop dove ho il modulo su un lato del display e le informazioni destinate ad essere immesse sull'altro. Poiché utilizzo campi a discesa come "Categoria software", in cui posso scegliere tra varie opzioni, in seguito posso guardare tutte le aziende di quella categoria fianco a fianco, anche se posso saltare da una categoria all'altra quando raccolgo informazioni.

Inoltro e-mail o BCC

Come marketer, probabilmente lavori molto con la posta elettronica. Tuttavia, le interfacce e-mail, per quanto ben progettate, non sono i luoghi ideali per far emergere le informazioni che condividi e ricevi via e-mail. Quindi, quando stai considerando quali elementi includere nella tua base di conoscenza personale, assicurati che l'inoltro e-mail sia supportato come mezzo per importare le informazioni.

Con alcuni strumenti, come ClickUp, posso inserire in BCC un determinato indirizzo email quando invio un messaggio relativo a un'attività particolare e quell'e-mail (così come molte risposte) sarà inclusa nel campo "commenti" di un'attività .

Registrazione + trascrizione AI

Questo è qualcosa che ho usato per riunioni virtuali (assicurati di ottenere il permesso), webinar o eventi, chat di Twitter, podcast e simili. Dopo aver registrato il parlato, rilascialo in Otter o Speak per la trascrizione automatica, quindi scarica la trascrizione nel tuo repository non strutturato (assicurati di mantenere l'audio originale nel caso in cui la traduzione automatica non sia accurata).

Leggilo più tardi

Uso Pinboard (l'evoluzione di ciò che era delizioso) per acquisire due tipi di informazioni: articoli che sembrano promettenti ma al momento non ho tempo per leggere e articoli che ho letto a cui voglio fare riferimento in seguito, ad esempio quando Sto assemblando qualcosa che sto scrivendo. Se paghi per l'account "archivio" ($ 39/anno), Pinboard conserva una copia locale del contenuto sugli URL che hai aggiunto ai preferiti. Successivamente, puoi trovare informazioni pertinenti tramite tag o ricerca full-text anche se la fonte di contenuto originale non è più online.

Conclusione

Questi sono solo alcuni dei modi in cui cerco di assicurarmi che le informazioni importanti non mi trascurino nel corso della giornata. Spero che ti spuntino alcune idee che possono aiutarti a semplificare il tuo flusso di lavoro. Esplorerò l'organizzazione e la presentazione di tali informazioni nelle settimane a venire.