I migliori consigli per proteggere i dati dei clienti

Sfortunatamente, le violazioni dei dati che coinvolgono numeri di carte di credito e altre informazioni finanziarie sono diventate fin troppo comuni per aziende e clienti di tutti i settori. Il numero di violazioni dei dati che si sono verificate in tutto il mondo è aumentato vertiginosamente durante la pandemia e i dati dei clienti sono ora più vulnerabili che mai. Queste violazioni possono avere conseguenze per le organizzazioni di tutte le dimensioni, comprese quelle del settore del fitness.

Le informazioni sulla carta di credito del cliente potrebbero essere raccolte su vasta scala o su scala molto più piccola. A volte può anche essere un errore relativamente minore che porta a una grave violazione della sicurezza. Poiché basta una sola persona per mettere a rischio la sicurezza di un'azienda, le palestre devono essere preparate a salvaguardare i propri dati.

La principale preoccupazione di un'azienda di fitness dovrebbe essere quella di prestare attenzione ai propri clienti e alle loro informazioni. Pratiche aziendali intelligenti e misure di sicurezza all'avanguardia possono aiutare a proteggere i tuoi membri e la tua azienda da frodi con carte di credito e furti di dati di ogni tipo. Con questo come sfondo, ecco alcuni dei migliori suggerimenti per la sicurezza informatica.

Installa e aggiorna sempre il software giusto

Installa e tieniti aggiornato con il software necessario. La tua prima linea di difesa dovrebbe essere un software antivirus, antimalware e/o antispyware. Tuttavia, è necessario assicurarsi che sia mantenuto aggiornato. Uno dei problemi con molte piccole imprese è che investono in prodotti software di cui non hanno bisogno o che non vogliono, o che non capiscono, o alla fine non utilizzano, e resta lì. Oppure acquisteranno un prodotto ma non lo aggiorneranno, rendendolo obsoleto. Poiché gli hacker rivedono sempre le loro strategie, hai maggiori possibilità di batterli se aggiorni frequentemente. Se ti viene data una scelta, scegli sempre "aggiorna automaticamente" per assicurarti di eseguire il software più aggiornato.

Se non vuoi gestire gli aggiornamenti durante l'orario lavorativo (per ovvi motivi, di solito puoi impostare la maggior parte delle applicazioni per l'aggiornamento automatico a orari prestabiliti in modo che non interferisca con la tua pianificazione). Dovresti anche assicurarti che tutti i plugin che utilizzi sul tuo sito web vengano aggiornati regolarmente. Ad esempio, è molto comune che i criminali informatici prendano di mira i plug-in di WordPress.

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Assicurati che la tua rete sia sicura

Utilizza una rete sicura. Investi in un server sicuro e dedicato che viene utilizzato esclusivamente dalla tua azienda e dal suo personale. Sebbene condividere il tuo server possa essere meno costoso a breve termine, l'utilizzo di una rete sicura riduce notevolmente il pericolo di lasciare le informazioni dei tuoi clienti vulnerabili agli attacchi. Inoltre, l'importanza del backup dei dati non può essere sottolineata abbastanza. Eviterai di essere distrutto dal "ransomware", una sorta di virus che impedisce l'accesso ai tuoi dati, o addirittura minaccia di cancellarli completamente, a meno che tu non paghi un riscatto.

Se non vuoi investire nel server dedicato, assicurati almeno di utilizzare una rete wifi protetta da password e firewall e accessibile solo a te e al tuo staff. Se desideri fornire ai tuoi membri e clienti l'accesso a Internet mentre sono in palestra, puoi configurare una rete completamente diversa con restrizioni di accesso e privacy diverse.

Crittografare

Tutto dovrebbe essere crittografato quando e dove possibile. Investi nel software di crittografia più aggiornato che ti puoi permettere e mantienilo aggiornato. È anche una buona idea crittografare la tua e-mail se stai inviando o ricevendo informazioni sensibili, così come qualsiasi comunicazione online tra te e i tuoi clienti. L'uso di una VPN è un altro buon modo per aggiungere un livello di crittografia alla tua comunicazione.

Usa password complesse

Crea password sicure. Dimentica le password di quattro lettere facili da ricordare. Rendili robusti e duraturi. Le password devono essere lunghe almeno otto caratteri ed è consigliabile che siano ancora più lunghe: 13 o 15 caratteri. Non dovrebbero essere singole parole, ma piuttosto randomizzate, utilizzando simboli, numeri e lettere maiuscole.

Se sei davvero intenzionato a rendere le tue password il più difficili da indovinare e decifrare possibile, puoi utilizzare generatori di password casuali gratuiti. Abbinalo a un gestore di password come LastPass e assicurati che tutti i tuoi dipendenti siano sulla stessa pagina e hai fatto molto per rafforzare i tuoi dati e quelli dei tuoi clienti.

Distruggi i dati prima di sbarazzartene

Prima di scaricare, distruggi. Alcune violazioni dei dati avvengono direttamente dal tuo cassonetto. Riciclare vecchi file e carta è una buona pratica ecologica, ma taglia sempre i file prima di sbarazzartene. Se intendi riutilizzare un computer che in precedenza memorizzava informazioni riservate, utilizza un software creato appositamente per tale scopo per pulire l'unità.

Quando si disattiva un computer, fare attenzione a rimuovere il disco rigido e distruggerlo fisicamente. Come sempre, porta i tuoi dispositivi elettronici dismessi, e in particolare i tuoi computer, in un deposito di riciclaggio di dispositivi elettronici in modo da non contribuire all'enorme problema dei rifiuti elettronici che il mondo sta attualmente affrontando.

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Conserva solo i dati di cui hai assolutamente bisogno

Conserva solo le informazioni di cui hai bisogno. Esamina il tipo di dati che stai archiviando e decidi se hai effettivamente bisogno di conservare queste informazioni. Sebbene i nomi dei clienti siano fondamentali, hai davvero bisogno delle loro date di nascita? Prendi in considerazione l'eliminazione di qualsiasi materiale che non sia direttamente correlato alle richieste della tua azienda. Dovresti anche riconsiderare l'archiviazione dei dati della carta di credito per i clienti. La maggior parte delle aziende non ha davvero bisogno di memorizzare i dati della carta di credito dei propri clienti. In effetti, probabilmente non dovresti salvare i dati della carta di credito.

Il modo più sicuro per archiviare i dati della carta di credito è esternalizzarli a una terza parte dedicata esclusivamente alla sicurezza dei dati della carta. Queste terze parti memorizzano i dati della carta di credito off-site su server sicuri, sollevando totalmente le aziende dal costo dell'archiviazione. I commercianti non devono più preoccuparsi di salvaguardare le proprie reti in conformità con gli standard esterni e la loro responsabilità è notevolmente ridotta.

Proteggi le tue copie cartacee

Le copie cartacee devono essere fisicamente bloccate. Mantieni i tuoi documenti, documenti e documenti al sicuro dietro una porta protetta. L'aggiunta di ulteriori protezioni, come un tastierino numerico o persino l'identificazione biometrica, può migliorare significativamente la sicurezza. Potrebbe anche aiutare a rafforzare la fiducia quando potenziali investitori visitano la tua azienda.

Potresti anche prendere in considerazione la possibilità di creare versioni digitali delle tue copie cartacee. Ciò significa scansionare e archiviare i tuoi documenti nel cloud in modo da poter controllare meglio l'accesso e gestire tutto da una posizione centrale.

“Potresti anche prendere in considerazione il software per aumentare le tue capacità di gestione e privacy. Avere un programma completo per gestire i tuoi dati può rendere la vita molto più semplice. – in una delle sue recenti interviste suggerite da Mohsina M., product owner di Clubware.

Avere un piano di ripristino di emergenza

Crea una strategia. Gestire un'emergenza significa capire cosa fare e quando farlo, indipendentemente dal tipo di calamità. Avrai sicuramente bisogno dell'aiuto di uno specialista per esaminare il danno e capire cosa e come è successo. Cerca subito una società di sicurezza informatica affidabile e chiedi anche un contratto di manutenzione. Spesso sono in grado di integrare il tuo attuale approccio alla sicurezza e mitigare le conseguenze di una violazione attiva dei dati.

I clienti al giorno d'oggi non si aspettano altro che qualità e affidabilità. In caso di guasto del sistema o di sostanziali tempi di inattività, non perdonano. I clienti passeranno semplicemente a una palestra della concorrenza se un'azienda non riesce a soddisfare le loro aspettative. Probabilmente dovrai anche affrontare danni alla tua reputazione e buona volontà e forse incontrare difficoltà nell'acquisire futuri clienti se un numero sufficiente di persone ti lascia recensioni negative su posti come Google e Yelp.

La pianificazione del ripristino di emergenza consente alle organizzazioni di mantenere un elevato livello di qualità del servizio di fronte alle avversità. Recuperare un vecchio cliente dopo un disastro IT può essere praticamente impossibile, una terribile conseguenza che molte organizzazioni conoscono in prima persona. Riducendo il rischio di tempi di inattività e perdita di dati, i tuoi clienti possono essere certi che riceveranno un servizio adeguato anche in caso di calamità.

Forma il tuo personale

Il personale dovrebbe essere addestrato nelle pratiche ottimali. I dipendenti delle piccole imprese sono spesso l'anello più debole tra le informazioni sui clienti e una violazione dei dati. Ai dipendenti dovrebbe essere fornito il manuale delle migliori pratiche che illustra come devono proteggere i dati aziendali in ogni punto di ingresso, inclusi computer e telefoni cellulari in loco. L'uso dell'autenticazione 2FA per tutti gli accessi fuori sede è un altro buon modo per mitigare l'hacking e il furto di dati.

Dovresti anche assicurarti di istruire adeguatamente il personale della palestra sulle minacce poste da cose come il phishing. Non tutti arrivano al lavoro con lo stesso livello di comprensione ed esperienza in materia di sicurezza informatica; non ci vuole molto tempo per dotare le persone di conoscenze potenzialmente utili per il business. Ci sono molte risorse gratuite online che puoi utilizzare per mettere insieme il tuo materiale di formazione sulla sicurezza informatica o corsi completi disponibili che possono essere facilmente trasmessi al tuo staff.

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Conclusione

La violazione dei dati è un incubo per le organizzazioni e i loro clienti. Nessuno vuole che le loro informazioni vengano rubate e nessuna azienda vuole essere ritenuta responsabile per questo. Sebbene non tutte le violazioni dei dati siano prevenibili, i proprietari delle palestre possono prendere precauzioni per proteggere i dati della carta di credito dei loro membri. Essere consapevoli di come i criminali ottengono informazioni ed essere proattivi nel limitare l'accesso ad esse può ridurre significativamente il rischio di frode con carta di credito e altre violazioni dei dati che si verificano alla tua azienda e ai suoi membri.