6 consigli per gli imprenditori per gestire i loro progetti
Pubblicato: 2022-07-04La "proprietà" comporta un alto livello di responsabilità. Sia nel senso di prendersi il merito del successo o di rispondere ai fallimenti. C'è anche un senso di autorità nel prendere grandi decisioni.
Un imprenditore utilizza i risultati del progetto. Sono inoltre responsabili dei costi sostenuti durante l'implementazione. I progetti possono anche avere più proprietari. Ciò significa che condivideranno le spese e saranno rappresentati nel gruppo direttivo.
Un progetto può andare d'accordo senza la partecipazione a tempo pieno del proprietario del progetto. Ma per progetti ambiziosi, complessi e di lunga durata, la tua partecipazione è vitale. Devi prendere in carico la tua visione e la direzione generale del progetto.
Gestire un progetto può essere un compito arduo. Questo perché è probabile che sorgano sfide e devi essere preparato a gestirle. Se, ad esempio, non sei dotato di certificazioni di project management. Potresti anche avere le certificazioni ma non avere l'esperienza di un grande proprietario o manager di progetto.
Tieni presente che non esiste un consiglio perfetto per ogni situazione durante la gestione dei progetti. La tua soluzione dipenderà dalle specificità della tua situazione. Ecco perché hai bisogno di una guida del proprietario del progetto per aiutarti a gestire un progetto con successo.
Ti consentirà di affrontare situazioni uniche in base alla natura del progetto. Così come la cultura della tua organizzazione. L'insieme dei principi nella guida dirigerà le tue azioni.
Come gestire i progetti come imprenditore
La gestione dei progetti può essere piuttosto stressante. Ciò è dovuto alle sfide che derivano dall'esecuzione dei progetti entro una sequenza temporale prestabilita.
I progetti possono rivelarsi sbagliati senza pianificazione e gestione strategica. Questo può farti abbandonare un progetto in cui avevi investito così tanto. È per questo motivo che devi prendere delle precauzioni prima di investire le tue risorse. I suggerimenti qui ti aiuteranno a gestire meglio i tuoi progetti la prossima volta.
Determina l'ambito del progetto e la sequenza temporale
Questo è il primo passo durante le fasi iniziali del progetto. Qui è dove definisci cosa vuoi ottenere. Stabilire gli obiettivi ed evidenziare i punti non inclusi nell'ambito. È consigliabile annotare tutto ciò che è importante e può portare al successo. Pensa da una prospettiva ampia per visualizzare ciò che eseguirai.
Mentre elabori l'ambito, inizia in grande e restringi il focus del tuo progetto. Devi anche ricordarti di definire la timeline del progetto. Quanto tempo assegnerai al progetto e quando prevedi che venga completato? Queste sono domande a cui è necessario rispondere durante la fase iniziale.
Pertanto, è necessario stimare il tempo per ogni attività nel progetto. Nota che la scadenza del progetto è fissa e non dovrebbe cambiare. Infine, presentare l'ambito del progetto alle parti interessate per ottenere la loro opinione.
Fornire le risorse necessarie
Garantire che ci siano risorse per l'attuazione del progetto è compito del proprietario del progetto. Pertanto, è necessario verificare se le risorse disponibili sono sufficienti. Valutare gli investimenti, i macchinari, le risorse umane e le attrezzature necessarie. Questo ti aiuterà a realizzare possibili colli di bottiglia nell'implementazione.
Potresti renderti conto che i membri del team hanno bisogno di laptop extra. O che le parti interessate abbiano bisogno di ore extra nella sala conferenze. Potrebbe anche essere che un membro del team abbia un problema di salute. Devi essere disponibile a fornire soluzioni sensate. Ricorda che è tua responsabilità gestire le carenze.
Un esempio è quando qualcuno che lavora su una parte importante del progetto ha ragioni inaspettate per prendersi un congedo. Devi essere in grado di sostituirli prima che la loro assenza influisca sull'esecuzione del progetto.
Assicurati di controllare che i membri del team ottengano ciò di cui hanno bisogno. Ciò garantirà che il progetto avanzi senza interruzioni.
Formare nuovi dipendenti
Quando assumi nuovi dipendenti, ci sarà un aumento temporaneo del lavoro. Non sarai in grado di scaricare immediatamente le attività e completare il progetto in tempo o avere il tempo libero che desideri.
Questo perché anche se sono esperti qualificati, non si adatteranno immediatamente alla tua attività. Questo perché avranno bisogno di tempo per imparare i dettagli del business. Avranno bisogno di capire le tue aspettative su di loro. Quindi dovranno mettere insieme mentalmente i puzzle per imparare come i piccoli pezzi si sommano ai tuoi obiettivi.
Quindi non aspettarti che inizino a correre il primo giorno. Se i tuoi dipendenti non hanno esperienza, puoi convincerli ad espandere le loro conoscenze. Puoi utilizzare la formazione sui progetti Microsoft per principianti per aiutarli a imparare a gestire i progetti.
La formazione MS Project è pensata per coloro che vogliono comprendere il concetto di project management. Li aiuterà a organizzare e creare report di base in modo indipendente.
I corsi di formazione su Microsoft Project li aiuteranno anche a imparare a pianificare e gestire i progetti. Al termine della formazione, avranno tutte le conoscenze di base su come:
- Imposta i file
- Tieni traccia dei progressi
- Lavora con le viste
- Assegna risorse
- Crea un diagramma di Gantt
Tieni traccia del tempo speso per le attività
Tenere un registro accurato del tempo dedicato alle attività è importante soprattutto se sei un libero professionista. Ti aiuta a sapere quali attività richiedono più tempo. In questo modo, puoi trovare aree di miglioramento. Questo è anche fondamentale per il budget, soprattutto se si addebita un costo orario.
Il monitoraggio del tempo aiuterà anche con l'allocazione del budget. Oltre a determinare la portata dei progetti futuri. Ricorda che il tempo può facilmente passare quando le persone lavorano. Per questo motivo, sarà utile ottenere uno strumento di gestione dei progetti con funzionalità di ingresso e uscita.
Può anche avere una funzione per mostrarti le ore trascorse a lavorare su un'attività. Questo sarà molto utile con la gestione del progetto.
Ottieni un software di contabilità
Il monitoraggio delle spese ti aiuterà a tenere sotto controllo il flusso di cassa. Ti aiuta anche a classificare le tue spese, ottenendo così un quadro chiaro di dove stanno andando i soldi.
È inoltre possibile utilizzare il software per caricare le ricevute di spesa e registrare le informazioni dalle ricevute scansionate. Ciò garantisce di non archiviare ricevute cartacee che possono facilmente andare perse. Una buona applicazione di contabilità deve avere un modulo timesheet.
Questo ti aiuterà a caricare i clienti in base al tempo speso per il progetto. Le schede attività aiutano nella gestione di un progetto dal momento del budget. Aiuta anche nella fatturazione ai clienti.
Si assicurerà di non sovrafatturare o sottofatturare i clienti. Dopo il completamento di un progetto, la scheda attività consente di confrontare le ore effettivamente lavorate e il budget originale. Questo ti aiuta a pianificare in modo più accurato la prossima volta.
Migliora la comunicazione interna
Quando si lavora per raggiungere un obiettivo comune, il team ha bisogno di un ambiente per comunicare. Ma metterli in una stanza non sarà il modo migliore per farlo. Ci riferiamo al rafforzamento della comunicazione utilizzando software online come Slack.
Ciò garantirà che il tuo team comunichi in tempo reale, indipendentemente da dove si trovi. Aiuterà anche a risparmiare tempo ed evitare di perdere tempo in riunioni ad hoc.
Asporto finale
I progetti hanno delle scadenze. Sfortunatamente, durante le fasi di pianificazione ed esecuzione possono sorgere alcune difficoltà. Queste sfide possono ritardare il completamento del progetto o farti rinunciare al progetto. Queste situazioni potrebbero non essere sotto il tuo diretto controllo. Ma crediamo che i suggerimenti qui presenti come una migliore comunicazione, gestione del tempo e altro ti aiuteranno a gestire meglio i tuoi progetti la prossima volta. Anche se non sei direttamente coinvolto in un progetto, come proprietario, se tieni un controllo su questi punti, può aiutare nel successo del progetto e nella crescita del business.