6 suggerimenti per un migliore controllo dei costi nel settore IT
Pubblicato: 2022-09-27Poiché la maggior parte dei settori continua a subire cambiamenti digitali, il modo in cui le aziende affrontano la gestione dei costi sta subendo un cambiamento radicale. Le aziende non danno più la priorità ai costi rispetto a qualsiasi altra cosa. Il nuovo tipo di controllo dei costi è una strategia ibrida che enfatizza la gestione e la crescita dei costi.
Mentre la maggior parte delle organizzazioni detesta il superamento del budget, la riduzione dei costi da sola non è più sufficiente. Se le organizzazioni vogliono massimizzare i ricavi, migliorare i budget e garantire la sostenibilità finanziaria a lungo termine, devono invece dare la priorità al contesto.
Il controllo dei costi è la stima delle spese per la pianificazione e l'adeguamento del budget. Tutti i costi devono essere monitorati e le aziende devono gestire la spesa per tenere conto dei cambiamenti e delle previsioni precise dei costi.
Le aziende devono mantenere adeguati metodi di controllo dei costi. Parliamo del controllo dei costi e delle sue numerose componenti.
- Cos'è il controllo dei costi?
- Perché è importante il controllo dei costi?
- 6 suggerimenti per un migliore controllo dei costi nel settore IT
- 1. Ridurre il costo delle licenze software
- 2. Ridurre la complessità dell'archiviazione
- 3. Virtualizzare i database
- 4. Controlla i costi del cloud
- 5. Ridurre le spese attraverso l'uso di servizi gestiti
- 6. Costruiscilo nel modo giusto fin dall'inizio
Cos'è il controllo dei costi?
Il controllo dei costi sta minimizzando le spese aziendali attraverso la gestione e l'analisi dei dati finanziari. Le aziende possono sviluppare stime più precise e informate raccogliendo le spese consolidate, identificando le aree in cui possono ridurre al minimo i costi e individuando le spese eccessive.
Migliorare le tue interazioni con i fornitori può comportare notevoli risparmi sui costi per la tua organizzazione. Quindi, non sorprende che questi due obiettivi in genere vadano di pari passo per mantenere il controllo dei costi. Semplificare le rinegoziazioni dei contratti di blocco dei prezzi è una strategia, stabilire connessioni a lungo termine con fornitori e consumatori è un'altra e formare collaborazioni reciprocamente vantaggiose è un'altra ancora.
Alla fine, lo scopo del controllo dei costi è fornire alla tua azienda una solida struttura progettata per migliorare la visibilità e mantenerti responsabile delle spese.
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Perché è importante il controllo dei costi?
Le aziende possono suddividere i programmi di progetto in componenti e fasi. La maggior parte dei project manager distribuisce il budget totale a ciascun elemento in base alle sue esigenze. Gli sforzi per controllare i costi offrono i seguenti vantaggi:
- Quando le spese aumentano eccessivamente, monitora i progressi e i KPI (indicatori chiave di prestazione) e implementa misure correttive.
- Mantenere i margini di profitto previsti.
- Stabilire aspettative chiare ed evitare l'espansione dell'ambito.
- Raggiungere la trasparenza con la direzione, i costituenti e i clienti.
- Genera metriche utili per la futura gestione dei progetti.
È impossibile fare scelte importanti come chi assumere, cosa costruire e quanto tempo dedicare a ogni aspetto di un progetto senza un solido piano finanziario. Un budget ben mantenuto che aderisce ai principi aziendali di un'organizzazione indica dove è diretto il progetto e dove finirà. In questo caso, le prestazioni del progetto sono strettamente correlate al suo budget.
Le distinzioni tra controllo dei costi e riduzione dei costi sono le seguenti:
Il controllo dei costi si riferisce al mantenimento delle spese entro limiti predeterminati. La riduzione dei costi è il processo di riduzione dei costi unitari mediante l'applicazione di tecniche di produzione innovative che non compromettono la qualità del prodotto.
Contrariamente alla riduzione dei costi, il controllo dei costi non partecipa alla manutenzione di qualità standard.
6 suggerimenti per un migliore controllo dei costi nel settore IT
Il taglio delle spese che non sono necessarie dovrebbe essere sempre tenuto presente. Tuttavia, l'obiettivo principale di molti CIO è e dovrebbe essere quello di offrire all'azienda vantaggi tecnologici competitivi. Di seguito sono riportati sei diversi approcci alla riduzione dei costi nel settore IT. Ciò consente ai suoi dipartimenti di distribuire una quantità più considerevole dei loro budget per l'acquisto di tecnologie innovative che aiutano le aziende ad espandersi.
1. Ridurre il costo delle licenze software
Secondo un sondaggio di Computer Weekly, il 50% dei decisori IT aziendali si è sentito obbligato ad adottare un approccio cloud proposto da un provider. È necessario riconcepire queste interazioni transazionali come partenariati per andare avanti. Prendi in considerazione l'utilizzo di una soluzione SAM (Software Asset Management) per ridurre i costi se un fornitore non consente questa partnership. Devi continuare a lavorare con il fornitore poiché fornisce il prodotto più adatto alle tue esigenze.
Jochen Hagenlocher di Novartis ha osservato nel 2017 in una conferenza ospitata da ITAM Review che "il 90% degli audit può essere evitato con contratti intelligenti, gestione delle relazioni o se acquisti in anticipo".
Ha incoraggiato i CIO IT aziendali a combattere qualsiasi tentativo di eseguire questi script poiché costituivano un rischio per la sicurezza e potevano danneggiare le fragili apparecchiature IT aziendali. I fornitori di software a volte tentano di eseguire i loro scritti sulle reti dei loro clienti per scoprire un abuso del software.
Inoltre, ha suggerito di rivolgersi ai fornitori di software chiedendo loro di firmare un accordo di responsabilità illimitata. Ciò richiederebbe loro di assumersi la completa responsabilità per qualsiasi danno che i loro script potrebbero causare. Riducendo il numero totale di licenze in uso, potrebbe essere possibile risparmiare sui costi di manutenzione.
Forti capacità di gestione delle licenze software sono uno dei metodi più eccellenti per un'azienda per ridurre al minimo le spese software sprecate e le multe legali evitabili. È uno dei modi più accettabili. La gestione delle risorse software (SAM) include il termine "gestione delle licenze software", noto anche come "SLM".
Implica la massimizzazione, la registrazione e la gestione dei costi totali della tecnologia dell'informazione. Leggi di più su Zluri per comprendere meglio SLM. Tutte le licenze software dell'organizzazione sono monitorate e mantenute con l'aiuto di un sistema di gestione delle licenze software (SLM).
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2. Ridurre la complessità dell'archiviazione
Può essere conveniente per le aziende lavorare con un solo fornitore per tutte le loro esigenze. Ma farlo spesso comporta un aumento dei costi per l'azienda. Invece, per tagliare i costi e migliorare il proprio piano IT aziendale, molte aziende lavorano con una varietà di fornitori diversi su una varietà di altre piattaforme. Le aziende possono anche scegliere il prodotto che fornisce le prestazioni ottimali per ogni scopo combinando la loro base di fornitori.
La stragrande maggioranza delle odierne organizzazioni IT aziendali utilizza una combinazione di archiviazione cloud pubblica e privata e metodi di archiviazione convenzionali. La complessità derivante dalla gestione di un'ampia gamma di beni e sistemi può comportare notevoli oneri finanziari. L'utilizzo di un motore di metadati per collegare i diversi sistemi di archiviazione è un approccio per risolvere questa sfida. Questo può anche portare a notevoli risparmi sui costi.
Attraverso la virtualizzazione, un motore di metadati isola il percorso dei dati dal percorso dei metadati. Ciò rende possibile connettere diversi tipi di archiviazione a un unico spazio dei nomi globale. Ciò comporta l'incorporazione dell'archiviazione cloud come livello aggiuntivo di archiviazione dei dati. Ciò consente ai team IT aziendali di attribuire obiettivi ai dati, stabilendo i criteri per le prestazioni e la conservazione dei dati, come affermato da David Flynn, Chief Technology Officer di Primary Data.
Consente inoltre di valutare se tali obiettivi vengono raggiunti o meno e offre un'alternativa al trasferimento automatico dei dati per mantenere la conformità. Ciò include il tiering dei dati su più dispositivi di archiviazione per soddisfare criteri di prestazioni, costi o affidabilità.
3. Virtualizzare i database
La condivisione delle risorse fisiche è un modo per ridurre i costi e migliorare l'efficienza nell'IT aziendale e la virtualizzazione dei database è un modo per sfruttare questa opportunità. Oltre a ciò, c'è la possibilità che ciò possa aumentare la flessibilità e la produttività.
Ad esempio, gli sviluppatori possono salvare un'immagine di un database, avviare un ciclo di test, identificare e correggere i problemi e quindi ripristinare l'immagine del database così come l'hanno salvata inizialmente per ulteriori test. Per iniziare, dovresti virtualizzare i tuoi database con meno rischi, come i database LDAP di sviluppo e produzione. Da lì, gestirai database virtualizzati, che potrebbero sembrare più complicati. Tuttavia, i miglioramenti della flessibilità e della produttività che offre aiutano nella riduzione dei costi e superano qualsiasi aspetto negativo per molte aziende IT aziendali.
4. Controlla i costi del cloud
Secondo il sondaggio annuale State of the Cloud di RightScale, le aziende stanno buttando via circa il 35% del capitale che spendono per i servizi cloud. Cosa fa sì che ciò avvenga? Gli utenti inizieranno a far girare le risorse ma poi se ne dimenticheranno. Oltre a questo, c'è una mancanza di visibilità. I dipartimenti classificano spesso il cloud e nessuno tiene traccia dell'importo complessivo speso per il cloud.
Inoltre, le istanze cloud vengono fornite con una quantità eccessiva di risorse. RightScale segnala che il 39% del costo totale dell'istanza è su macchine virtuali (VM) che operano con meno del 40% della loro capacità di CPU e memoria.
Uno strumento di gestione dei costi del cloud è un'opzione per la tua azienda se non c'è una visione sufficiente della quantità di denaro speso per i servizi cloud.
5. Ridurre le spese attraverso l'uso di servizi gestiti
Procurarsi l'assistenza di un Managed Service Provider (MSP) a volte può essere vantaggioso per le aziende in termini di risparmio sui costi.
Ciò è particolarmente vero quando un'organizzazione IT aziendale non possiede la manodopera specializzata richiesta in aree specifiche, come l'amministrazione di rete. L'utilizzo dei servizi di un MSP è anche una soluzione conveniente per le aziende che non hanno abbastanza lavoro da giustificare l'assunzione di un professionista part-time per gestirlo.
Secondo il rapporto annuale Trends in Managed Services condotto da CompTIA, il principale fattore motivante per lavorare con un MSP per il 56% delle organizzazioni con 100 o più dipendenti e il 47% delle aziende con meno di 100 dipendenti è il miglioramento dell'efficienza e dell'affidabilità.
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6. Costruiscilo nel modo giusto fin dall'inizio
L'idea che dovresti DRIFT (Do It Right The First Time) può sembrare semplice. Ma affinché sia veramente efficace, deve essere radicata nella cultura della tua azienda. Fare le cose per bene la prima volta potrebbe essere molto più impegnativo che mai in questo giorno ed età in cui tutti si aspettano che tutto sia fatto ieri. Sembra che velocizzare un progetto possa far risparmiare denaro a breve termine. Ma, a lungo termine, porta le aziende a perdere denaro.
Quando si tratta di codifica o programmazione, incoraggiare l'uso di scorciatoie piuttosto che aderire a pratiche standard come il test utente e la revisione del codice potrebbe portare a costose difficoltà in futuro quando un'applicazione aziendale cruciale subisce un errore. Il costo tipico dei tempi di inattività per un'organizzazione di dimensioni medie è superiore a $ 5600 al minuto. La situazione peggiorerà man mano che sempre più oggetti si connetteranno a Internet (IoT).
Non solo l'esecuzione delle cose secondo le migliori pratiche interrompe i tempi di inattività, ma riduce anche la quantità di debito tecnologico e libera il tempo degli sviluppatori per concentrarsi su iniziative che faranno risparmiare denaro e porteranno maggiori entrate.
Questo articolo è stato scritto da Fatema Aliasgar. Fatema è una scrittrice ed editrice con sede a Mumbai, in India. Ha 7 anni di esperienza nella scrittura di blog e articoli. Le piace leggere saggistica e giocare a giochi da tavolo con i suoi figli durante il tempo libero.