L'utilità della contabilità e della conservazione digitale

La contabilità digitale è un processo che le aziende in Italia sono in grado di attuare dal 2004, e si può affermare, senza ombra di dubbio, che dopo diversi anni la normativa è diventata più matura e chiara , stabilendo la procedura per la digitalizzazione dei libri contabili durante tutto il loro ciclo di vita. Scegliere la contabilità digitale offre notevoli vantaggi in termini di efficienza e digitalizzazione dei processi : vediamo come.

Normative di riferimento da applicare

Il valore fiscale e civile del documento informatico e della sua conservazione e conservazione digitale è stato legittimato e coordinato da una norma primaria , che è costituita dal Codice Civile, il Codice dell'amministrazione digitale (CAD – Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 smi ), e il Regolamento UE per la protezione dei dati personali “GDPR”. Inoltre, non vanno dimenticate le normative speciali e di settore di riferimento per il settore tributario, come il DM 17 giugno 2014 , che è stato chiarito con delibere e repliche dell'Agenzia delle Entrate.

Esiste anche un regolamento tecnico, che consiste nelle regole tecniche di attuazione del CAD, le cosiddette Linee Guida AgID , che regolano la formazione, la gestione e la conservazione dei documenti elettronici e che devono essere rispettate. Il CAD, inoltre, stabilisce che gli obblighi di conservazione ed esibizione dei documenti previsti dalla normativa vigente si intendono adempiuti a tutti gli effetti di legge per mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono conformi alle Linee Guida.

Ma quali sono i vantaggi della digitalizzazione?

Molte aziende hanno già adottato la contabilità digitale e la tenuta dei registri in quanto offrono numerosi vantaggi, come indicato di seguito:

• costi e tempi ridotti per l'elaborazione della carta , dal consumo di carta e toner per stampanti e fotocopiatrici alla gestione degli archivi cartacei;
• processi operativi snelliti e ottimizzati con automazione, semplificazione e riduzione degli errori umani tipici nella gestione della carta e ridotto rischio di perdita di asset documentali;
• autenticità dell'origine e integrità dei libri contabili , assicurando il mantenimento della certezza fiscale e contabile per tutto il periodo di conservazione;
• disponibilità, reperimento, estrazione ed esposizione a distanza ottimizzata dei documenti sia alle autorità competenti che agli organismi di controllo;
• maggiore sicurezza, trasparenza, affidabilità e accesso condiviso ai libri durante tutto il periodo di conservazione;
• associazione della certezza elettronica della data ai libri contabili sottoposti al processo di conservazione, con l'apposizione della marca temporale sull'indice del plico di archiviazione;
• adozione da parte dell'azienda di processi improntati alla sostenibilità ambientale attraverso la digitalizzazione dei documenti;
• eventuale delega dei compiti del Responsabile della Conservazione aziendale ed esternalizzazione delle attività e del processo di conservazione ad un Prestatore di Servizi di Conservazione specializzato.

Fasi di manutenzione e conservazione, due momenti distinti

L'Agenzia delle Entrate, attraverso l'apposita Risposta n. 236 del 9 aprile 2021, ha emesso un importante chiarimento in merito alla conservazione e conservazione dei libri e dei registri, affermando che è obbligatorio rispettare le disposizioni CAD e, pertanto, è anche obbligatorio garantire il rispetto della conservazione digitale entro tre mesi dal termine per la presentazione telematica della dichiarazione dei redditi annuale.

Il chiarimento dell'Agenzia si è reso necessario per spiegare che i concetti e gli adempimenti di manutenzione e conservazione restano distinti, seppur posti in continuità , anche alla luce delle recenti modifiche all'art. 7, comma 4-quater, del decreto-legge n. 357/1994 introdotto dall'art. 12-octies del decreto-legge n. 34/2019, che ha esteso a tutti i libri e le scritture contabili la validità della tenuta di sistemi elettronici o meccanici senza obbligo di stampa, già applicabile ai registri IVA:

“[…] la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto è, in ogni caso, considerata regolare in assenza di trascrizione su supporto cartaceo nei termini di legge, se al momento dell'accesso, ispezione o revisione gli stessi sono aggiornati sui predetti sistemi elettronici e sono stampati a seguito di richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza”.

Le modifiche concernenti la tenuta del libro giornale, del libro inventariale, delle scritture ausiliarie in cui devono essere iscritti i beni e degli elementi reddituali, delle scritture ausiliarie del magazzino e del registro dei beni ammortizzabili non hanno modificato la disciplina relativa alla loro conservazione , con specifica riferimento ai documenti informatici fiscalmente rilevanti, come disciplinati dal DM 17 giugno 2021.

La conclusione dell'Agenzia delle Entrate nel suo parere

L'Agenzia, nel suo parere come riportato nella Risposta n. 236/2021, chiarisce che se i libri e le scritture sono tenuti in formato elettronico, ai fini della loro regolarità:

1. non devono essere stampati fino al terzo mese successivo al termine per la presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, se non espressamente richiesto dagli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica;
2. entro il termine indicato (il terzo mese successivo al termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi) devono essere archiviati digitalmente ai sensi del citato DM 17 giugno 2014, il CAD ex D.Lgs. n. 82/2005 e dei relativi provvedimenti attuativi, ove il contribuente intenda mantenerli in formato elettronico , oppure debbano essere materializzati (stampati su carta) laddove invece il contribuente intenda adottare una tradizionale conservazione cartacea.

Esternalizzazione del processo di conservazione

Abbiamo detto che la normativa consente l'esternalizzazione delle attività di contabilità digitale ad un Fornitore di Servizi di Conservazione certificato e specializzato, che garantisce sicurezza, affidabilità e qualità nell'erogazione delle attività di conservazione. Inoltre, il responsabile della conservazione dell'azienda titolare può delegare in tutto o in parte gli incarichi al conservazionista e al suo responsabile del Servizio di conservazione, fermo restando che la responsabilità legale resta del titolare degli atti e del suo responsabile della conservazione. L'atto di delega deve indicare i riferimenti e tutti i compiti previsti dalle Linee Guida AgID che sono delegati al Conservatore prescelto e al suo responsabile per il Servizio di Conservazione, ad eccezione della redazione e dell'aggiornamento del Manuale del Titolare per la Conservazione, che resta un compito non delegabile.

L'obiettivo di un servizio di conservazione specializzato è quello di preservare i requisiti di autenticità , integrità , affidabilità e leggibilità associati ai registri informatici dalla fase di manutenzione alla fase di conservazione e di garantire l'accesso, il reperimento e l'esposizione dei documenti durante tutto il periodo di conservazione.

Ma come funziona il processo operativo di contabilità e conservazione digitale?

Operativamente, è facile: la contabilità digitale avviene nel software di contabilità. Poi, c'è un processo automatizzato che produce i file di contabilità dal software di contabilità aziendale in un formato adatto (es. PDF/A o PDF) suddivisi per anno o mese, a seconda della dimensione e della natura del tipo di libro mastro, e con il generazione di un file di indice che contiene i metadati chiave. La procedura prevede poi il trasferimento telematico dai sistemi aziendali al servizio standard di conservazione fornito dall'outsourcer. Il trasferimento o il deposito dei file da conservare avviene attraverso un dialogo applicativo protetto direttamente con un connettore che collega il sistema di gestione contabile al servizio di conservazione.

Al fine di completare la tenuta degli atti informatici, ad esempio sul giornale di giornale, si raccomanda che l'apposizione di firma digitale da parte dell'imprenditore o suo delegato ai sensi dell'articolo 2215-bis del codice civile; tale firma digitale con procedura automatica può, ad esempio, essere apposta anche per delega dai sistemi del Conservatore con un certificato di firma digitale di un rappresentante dell'azienda, in modo rapido e trasparente, prima di procedere con l'iter operativo di archiviazione elettronica legale. Nel caso di libro inventariale , la predetta firma digitale deve essere apposta in forza del legale rappresentante, nel rispetto di quanto previsto dall'art. 2217 del codice civile.

Il processo operativo di conservazione è completamente gestito dal Conservatore e prevede la generazione dell'indice di conservazione entro il termine di legge (entro tre mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi) secondo la norma di interoperabilità UNI SInCRO 11386:2020, su cui sono apposte la firma digitale del responsabile del Servizio di Tutela e la marca temporale (certificazione dei dati).

Per tutto il periodo di 10 anni di conservazione (art. 2220 cc), i documenti conservati e l'indice di conservazione saranno resi consultabili e consultabili anche ai fini espositivi.

Come pagare l'imposta di bollo

Ricordiamo inoltre che il giornale di registrazione e il libro d'inventario sono soggetti all'imposta di bollo. Per adottare le corrette modalità di pagamento dell'imposta di bollo per la tenuta del giornale e del libro d'inventario, occorre distinguere se i suddetti libri contabili sono tenuti con sistemi meccanici e cartacei a scopo conservativo, oppure se sono tenuti e conservati digitalmente secondo le linee guida AgID. Nel caso di contabilità digitale e conservazione ai fini dell'esonero dall'imposta, le disposizioni di cui all'art. 6 del DM 17 giugno 2014 .

L'imposta di bollo deve essere corrisposta nella misura di € 16,00 , che sale a € 32,00 per le ditte individuali, le società di persone, le cooperative, le mutue assicuratrici, i consorzi, gli enti e le associazioni, ogni 2.500 iscrizioni o frazioni di esse (dove per iscrizione si intende unico evento contabile), entro 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio e con modalità esclusivamente telematiche, ovvero mediante il modello di pagamento F24 con codice fiscale “ 2501 ” denominato “Imposta di bollo su libri, registri e altri atti rilevanti ai fini fiscali – articolo 6 del decreto 17 giugno 2014”.

Delibera n. 161/E del 9 luglio 2007 ha chiarito che per il giornale di registrazione un unico evento contabile è rappresentato da ciascuna operazione economica, registrata in doppia partita, indipendentemente dal numero di righe di dettaglio. Per il libro inventariale , invece , un unico evento contabile si riferisce alla registrazione che riguarda ogni singolo bene nonché alla registrazione della nota esplicativa.

Le disposizioni sulla corretta esposizione

In merito all'esibizione di atti e documenti rilevanti ai fini fiscali, il comma 2 dell'art. 5 del citato decreto ministeriale prevede che in caso di ispezioni, controlli o ispezioni, il documento informatico deve essere reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o telematico presso il contribuente o presso il luogo in cui sono conservate le scritture , come dichiarato dall'interessato ai sensi dell'art. 35, comma 2, lettera d) del Decreto IVA.

Il paragrafo 4.9 delle Linee Guida AGID sulle “Modalità di esposizione” stabilisce che, fermi restando gli obblighi in materia di esposizione dei documenti previsti dalla normativa vigente, il sistema di conservazione consente ai soggetti autorizzati l'accesso diretto, anche a distanza, agli oggetti digitali conservati attraverso la produzione di confezioni di distribuzione secondo le modalità descritte nel manuale di conservazione.

È possibile recuperare il passato?

Sì, è possibile recuperare i record storici degli anni fiscali precedenti . Ciò è previsto dalle disposizioni dell'art. 4 del DM 17 giugno 2014. Per dematerializzare i documenti storici, nella maggior parte dei casi puoi generare copie informatiche di originali analogici semplicemente estraendo dal tuo software di contabilità copie vere e accurate PDF/A o PDF di documenti contabili di periodi precedenti, senza dover passare per le costose e laboriose processo di scansione di massa.

La scansione non può essere evitata dove sono presenti timbri o sigilli sul documento cartaceo originale che richiedono al contribuente di produrre una copia dell'immagine fedele e fedele mediante la scansione. Sia sulle copie informatiche che sulle copie immagine, la generazione deve essere completata apponendo la firma digitale sull'unico file di copia, cosa che può avvenire anche attraverso un processo di firma automatica massiva delegata al Conservatore. Per quanto riguarda la tempistica del recupero, si consiglia di effettuarlo per periodi di imposta, in maniera ordinata, al fine di agevolare una corretta esibizione in caso di richiesta delle autorità; non esiste un termine legislativo per la dematerializzazione dei documenti storici, ma il documento cartaceo originale non può essere distrutto se non è stata completata la conservazione sostitutiva.

Conclusione

In conclusione, la procedura di completa digitalizzazione nelle fasi di contabilità è un processo operativo collaudato, già abbastanza diffuso nelle aziende italiane e molto apprezzato dalle autorità competenti (amministrazioni finanziarie, autorità giudiziarie, organi di controllo, ecc.) .