La guida definitiva all'impostazione di un numero di telefono aziendale

Usare il tuo numero di telefono per effettuare o accettare chiamate di lavoro non è sempre una buona idea. Uno dei tanti motivi è che ti rendi suscettibile di ricevere chiamate di lavoro anche nelle ore piccole, il che non è professionale. Tali chiamate dovrebbero essere indirizzate alla linea aziendale a meno che non si tratti di un'emergenza.

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Avere un numero di telefono aziendale aiuta a stabilire la professionalità della tua azienda. Ti consente di creare una prima impressione positiva e costruire la fiducia dei tuoi clienti nella tua attività. Detto questo, se non disponi di un numero di telefono aziendale ufficiale, è meglio crearne uno.

È fondamentale sapere che le aziende sono diverse e soddisfano le esigenze di nicchie diverse. Pertanto, quando si imposta il numero di telefono aziendale, è fondamentale scegliere quello che soddisfa i requisiti organizzativi.

Per aiutarti, questo articolo presenta una guida all'impostazione di un numero di telefono aziendale. Continuare a leggere!

Perché hai bisogno di un numero di telefono aziendale

Avere un numero di telefono aziendale offre numerosi vantaggi. A parte questo, sarebbe utile se pensassi di avere un numero di telefono aziendale per molte ragioni. Includono quanto segue:

1. Migliore esperienza del cliente

Quando hai un numero di telefono aziendale, è più facile per te creare un'esperienza migliore e più personalizzata per i tuoi clienti e clienti. Se disponi di un numero di telefono aziendale con una funzione come un receptionist virtuale, è più facile per il cliente trovare la persona che sta cercando indicazioni e fare domande.

Inoltre, sarai più formale e professionale quando rispondi alle chiamate e ti presenti, cosa diversa da una telefonata personale. Quindi, eviterai di dire "ciao" o "ciao", che può essere una svolta per un cliente o un cliente. Invece, ti presenterai con il tuo nome e chiederai al cliente come puoi aiutarlo. Questo può aiutare a costruire la fedeltà dei clienti e la reputazione del marchio.

Inoltre, per migliorare al massimo la gestione delle relazioni con i clienti, puoi anche prendere in considerazione l'utilizzo di messaggi vocali senza suoneria, come Drop Cowboy Ringless Voicemail, oltre ad avere un numero di telefono aziendale. Questo ti aiuterà ad automatizzare le tue campagne di messaggi vocali e SMS senza suoneria. Ciò offre ai membri del tuo team più tempo per concentrarsi sulla risposta alle chiamate e alle domande dei clienti che ti chiamano direttamente e ti inviano messaggi.

2. Funzioni avanzate per migliorare la gestione delle chiamate

L'utilizzo di numeri di telefono aziendali offre il vantaggio di accedere a funzioni che non è possibile avere quando si utilizza una linea personale. Ad esempio, il trasferimento di una chiamata personale a un altro membro del team è impegnativo, ma è possibile quando si utilizza un numero di telefono aziendale.

Il motivo per cui è facile farlo utilizzando un numero aziendale è perché sono dotati di elementi di gestione delle chiamate unici come elenchi ed estensioni aziendali. Questi sono essenziali per gestire efficacemente le numerose chiamate da o verso clienti, committenti e partner commerciali.

Inoltre, i numeri di telefono aziendali hanno le seguenti caratteristiche:

1. Identificazione del chiamante per aiutarti a sapere chi sta chiamando e se rispondere alla chiamata

2. Notifiche istantanee in caso di chiamata persa

3. La trascrizione dei messaggi vocali consente di leggere i messaggi vocali invece di ascoltarli

L'essenza di avere tutte queste funzionalità è semplificare la comunicazione sul posto di lavoro e conoscere le telefonate a cui dare la priorità.

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Tipi di numeri di telefono

Esistono diversi tipi di numeri di telefono, ciascuno con caratteristiche uniche. Anche il tipo di numero di telefono che scegli per la tua attività è una considerazione chiave. Ecco i principali tipi di numeri che puoi utilizzare per la tua attività:

1. Numero di telefono locale

Questo tipo di numero serve a stabilire la presenza locale della tua azienda. Idealmente, è correlato o legato a un'area o posizione specifica per rendere più facile per le parti interessate che non fanno parte della tua organizzazione sapere dove si trova la tua attività.

Anche se avere un numero locale stabilisce la tua posizione, puoi anche ottenere numeri locali con un codice diverso da quello in cui gestisci la tua attività. Il vantaggio di questo è che ti aiuta ad avere una presenza dominante nel tuo stato, paese o regione.

2. Numeri di vanità

Questo numero su misura o personalizzato ti consente di aggiungere frasi o parole pertinenti. Un esempio di tale numero è 2-700-BAGS. L'essenza dell'utilizzo di un numero di vanità è rendere facile il riconoscimento del nome per le persone che non conoscono la tua attività.

Inoltre, un tale numero migliora la memoria. Ad esempio, se un cliente desidera ordinare qualcosa ma deve ricordare come ha salvato il numero della tua attività, può cercare il servizio, come la consegna, e il numero apparirà sullo schermo. Dopodiché, possono chiamarti.

Idealmente, se qualcuno vede o sente il tuo numero di vanità aziendale, non deve scavare più a fondo per trovare esattamente ciò che offre la tua attività. Conosceranno immediatamente i tuoi servizi e ti chiameranno se ne avranno bisogno.

Uno svantaggio principale con un numero di vanità è che molte aziende offrono servizi simili; quindi, la maggior parte dei numeri con frasi o parole identiche a un prodotto che stai vendendo sono stati presi. Pertanto, devi essere creativo con la frase o le parole scelte per ottenere un numero di vanità appropriato per la tua attività. Le possibilità che tu ottenga un numero di vanità gratuito sono scarse. Pertanto, a seconda dei termini del tuo provider, devi pagare un importo mensile standard.

3. Numero VoIP (Voice Over Internet Protocol).

Puoi ottenere un numero di telefono VoIP quando ti iscrivi a un servizio VoIP aziendale. Ciò consente di effettuare e ricevere chiamate su Internet purché si disponga di una connettività stabile. Di tutti i numeri di telefono che imposterai, hai speso la maggior parte al mese per accedere ai servizi del tuo provider quando scegli un numero di telefono VoIP.

La cosa bella, tuttavia, è che ha caratteristiche aggiornate grazie alla tecnologia aggiornata; quindi è più scalabile. Inoltre, non dovrai sostenere alcun costo per il collegamento del numero alla tua linea perché avviene direttamente tramite internet.

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4. Numeri verdi

Questi numeri sono comunemente noti per iniziare con un prefisso compreso tra 800 e 899. Questi numeri sono univoci rispetto agli altri perché sono liberi di comporre. Non sono legati a nessuna località o area.

Il tuo fornitore di servizi telefonici può aiutarti a impostare un numero verde a una tariffa conveniente. Inoltre, la tariffa che applicano è conveniente, circa $ 10 USD, quindi non dovrai sforzarti di pagare mensilmente. Dal momento che non sono legati a una particolare area o località, chiunque dalla tua nazione può contattare senza problemi la tua attività.

Come impostare il numero di telefono aziendale

Lo sviluppo tecnologico e i progressi hanno reso più semplice la creazione di un numero di telefono aziendale. Se non sai da dove iniziare, ecco una guida su come impostare il numero di telefono della tua attività:

1. Selezionare un'app per il numero di telefono aziendale

Con i progressi tecnologici, le aziende oggigiorno utilizzano app per numeri di telefono aziendali per impostare il proprio numero di telefono aziendale. Un'app per numeri di telefono aziendali è un software che ti consente di scegliere il tipo di numero aziendale che preferisci in base alle tue esigenze aziendali. Inoltre, questo ti consente di utilizzare un numero su vari dispositivi che possono essere condivisi tra i tuoi dipendenti, consentendoti di rispondere e inoltrare chiamate, registrare messaggi vocali e altro ancora.

Quando si sceglie il fornitore di numeri di telefono aziendali, è necessario assicurarsi che sia affidabile e rinomato per la fornitura di servizi di alta qualità. Puoi controllare vari fornitori e confrontare le tariffe. Puoi anche leggere recensioni online sui loro servizi.

Dopo aver scelto un provider, puoi scaricare l'app sul tuo telefono o computer. Qui è dove selezionerai e imposterai il tuo numero di telefono aziendale. Questo è anche ciò che il tuo team utilizzerà per semplificare le chiamate e i processi di testo.

2. Selezionare Un numero di telefono

Dopo aver scaricato l'app del provider di numeri preferito, puoi selezionare il numero di telefono desiderato. Quando scegli il numero, devi prenderti il ​​\u200b\u200btuo tempo.

Il motivo è che alcune app ti danno la possibilità di scegliere tra uno locale, vanity o gratuito. Se vuoi creare maggiore consapevolezza del marchio, puoi optare per l'opzione vanity, che commercializza i tuoi servizi.

Un numero locale sarà l'ideale se vuoi avere il maggior numero possibile di clienti dalla tua località. Detto questo, per prima cosa devi conoscere i tuoi obiettivi e scegliere il tipo di numero desiderato.

A seconda del tuo provider, potresti dover pagare canoni mensili per i seguenti servizi:

1. Segreteria

2. Minuti di chiamata illimitati

3. Registrazione delle chiamate

4. Saluti personalizzati

5. Trasferimento di chiamata

6. Prova gratuita

È essenziale scegliere un fornitore i cui servizi soddisfino al meglio le tue esigenze per migliorare le tue operazioni e offrire ai tuoi clienti la migliore esperienza.

3. Crea un saluto personalizzato

Dopo aver scaricato l'app, seguito tutte le istruzioni per la registrazione e scelto il tuo numero preferito, il passaggio successivo è creare un saluto. Dopo aver impostato il saluto personalizzato, sarà la prima cosa che i tuoi clienti sentiranno quando chiameranno o comporranno il tuo numero aziendale.

Un esempio di saluto predefinito che è possibile registrare è "Grazie per aver contattato la società ABC". Per informazioni, premere 1.' Il saluto non deve necessariamente essere così. Puoi personalizzarlo per soddisfare le tue esigenze aziendali.

Se non vuoi registrarti, puoi utilizzare un software che può aiutarti a narrare il tuo saluto in modo professionale. Cerca di assicurarti che il saluto corrisponda al tuo stile aziendale per evitare di toglierne l'autenticità e l'originalità.

Per caricare l'audio, devi seguire le istruzioni dell'app e scegliere l'opzione più adatta a te, ad esempio la registrazione tramite telefono o computer. Prova il più possibile per assicurarti che la registrazione sia in formato mp3 e poi caricala. Finché la voce nell'audio è accattivante e trasmette un messaggio appropriato, puoi usarla come saluto personalizzato.

4. Non dimenticare le estensioni

La maggior parte delle app per numeri di telefono aziendali prevede estensioni. Questa funzione consente di inoltrare il chiamante alla persona nel reparto organizzativo corretto. Ad esempio, le tue estensioni possono includere: 'Per aprire un nuovo account, premi uno; per domande sui tuoi prestiti, premi 2' e l'elenco continua.

Se sei quello in linea, puoi reindirizzare la chiamata al professionista che si occupa delle lamentele del cliente. Le estensioni sono super efficaci se gestisci una grande azienda. Quindi, se hai un saluto del cliente più estensioni, ti aiuterà a gestire molti clienti in un giorno rispetto a loro che chiamano una persona.

Potresti avere una piccola impresa creata; quindi stai gestendo la maggior parte delle cose in modo indipendente. In questo caso, non hai bisogno di estensioni o saluti personalizzati. Puoi trattare direttamente con i tuoi clienti e rispondere alle loro esigenze.

5. Imposta il tuo messaggio di posta vocale

Proprio come hai impostato il tuo saluto, puoi impostare un messaggio di posta vocale predefinito nel caso in cui il chiamante chiami e tu perda la chiamata. Un esempio è: "Grazie per aver contattato la società ABC". Riceverai una chiamata non appena il prossimo agente sarà disponibile.' In alternativa, puoi anche dire loro di lasciare un messaggio.

Dal momento che questo è il tuo lavoro, spetta a te decidere come sarà il tuo messaggio di assenza predefinito. L'unica cosa che devi fare è assicurarti che sia in linea con i tuoi servizi aziendali. Inoltre, tieni presente che puoi cambiare il messaggio di posta vocale in qualsiasi momento e modificarlo con uno migliore.

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6. Avere una musica d'attesa appropriata

A volte potresti ricevere una chiamata mentre sei impegnato in un'altra chiamata; quindi, devi mettere in attesa l'altro chiamante. In questo caso, è essenziale disporre di una musica di attesa rilassante che motivi il chiamante ad aspettare.

Se non vuoi che sia musica letterale, puoi registrare un video che spiega i servizi della tua azienda con un rilassante sottofondo strumentale e usarlo come musica di attesa. Questa sarà l'occasione per pubblicizzare la tua attività.

7. Prova il nuovo numero di telefono

Dopo aver seguito i passaggi precedenti, è possibile inviare e ricevere chiamate. A questo proposito, ti consigliamo di confermare se hai seguito correttamente i passaggi testando il numero di telefono. Verificare che l'annuncio, gli interni ei messaggi di posta vocale siano inseriti correttamente.

Puoi fare tutto questo usando il tuo numero per chiamare quello aziendale. Puoi portare con te un amico per rendere le cose più facili. Saranno di grande aiuto per sperimentare la parte della musica di attesa. Inoltre, ti daranno un feedback. Se segnalano errori, non esitate a correggerli.

Conclusione

Avere un numero di telefono aziendale per la tua attività è essenziale. Questo aiuta a semplificare le vostre operazioni e migliora la vostra professionalità. Questo rende anche le richieste più facili per i tuoi clienti, offrendo loro un'esperienza migliore. Pertanto, se stai ancora utilizzando il tuo numero personale per la tua azienda, è il momento di effettuare un aggiornamento e impostare il tuo numero di telefono aziendale.