Le cose essenziali da sapere sui task tracker

L'organizzazione e il monitoraggio del tempo possono aiutare i team ad aumentare la produttività. Comprendendo quanto impegno viene impiegato in ogni attività, i project manager possono generare stime più accurate affrontando contemporaneamente eventuali processi che rallentano la consegna.

Trovare un task tracker che soddisfi le esigenze del tuo team e del tuo flusso di lavoro è essenziale, con caratteristiche chiave da cercare come:

1. Promemoria

I task tracker non solo offrono agli utenti un posto conveniente per impostare promemoria, ma sono anche preziosi modelli organizzativi per i team che lavorano su progetti simili. Ciò consente loro di risparmiare tempo ed energia quando chiedono costantemente dove esistono file o feedback.

Per fare un esempio, quando navighi sul Web e ti imbatti in un articolo che desideri leggere in un secondo momento, toccando il pulsante di condivisione in basso al centro lo aggiungerai automaticamente come attività quotidiana ricorrente con il titolo visualizzato nel campo delle note. In effetti, ora con l'integrazione della messaggistica disponibile in Promemoria puoi persino aggiungere facilmente elementi tramite la conversazione semplicemente digitando come lo farebbe qualcun altro in Promemoria!

L'apertura di tutte le attività coinvolte in un progetto fornisce preziose informazioni. Suddividendo ogni attività fatturabile individualmente, ti consente di valutarne la durata rispetto alle aspettative e di valutare il livello di impegno che ogni persona sta dedicando a questo impegno.

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2. Integrazioni

I task tracker fungono da framework utili per l'organizzazione del lavoro. Aiutando i membri del team a comprendere i loro ruoli e le loro aspettative all'interno di un progetto, i task tracker assicurano un flusso di lavoro più efficiente e produttivo.

Alcune soluzioni di tracciamento delle attività forniscono automazioni che aiutano i manager e i membri del team a rispettare le scadenze. Le notifiche automatiche avvisano le persone se stanno per perderne una in modo che possano prendere provvedimenti in anticipo per affrontare eventuali problemi che potrebbero sorgere.

Un tracker di attività efficace per i progetti può anche aiutare i team a fare stime più accurate sul lavoro futuro. Tenendo traccia del tempo necessario per il completamento di ciascuna attività, i responsabili di progetto possono citare in modo più accurato stime di consegna accurate e redditizie. Possono anche affrontare rapidamente parti di un progetto che richiedono tempo per velocizzare la consegna, pur rispettando le promesse fatte ai clienti e ai clienti che rispettano il budget. Inoltre, molte di queste app automatizzano le schede attività e i riepiloghi di lavoro per gli utenti, risparmiando loro preziose ore di lavoro eliminando i processi di inserimento manuale dei dati.

3. Automazioni

L'automazione delle attività manuali e ripetitive può far risparmiare ore ai giorni lavorativi, consentendo ai team di concentrarsi su progetti più strategici con un ROI maggiore. Ma selezionare le attività appropriate da automatizzare è fondamentale: quelle che non richiedono creatività, risoluzione dei problemi o strategia sarebbero ottimi candidati.

Con un task tracker completo in atto, i membri del team possono vedere chiaramente le loro responsabilità per la giornata e capire quando devono essere completate. Questo aiuta a favorire un flusso di lavoro fluido in quanto elimina la confusione; inoltre, i manager possono monitorare più da vicino la produttività.

I task tracker con funzioni di help desk integrate consentono ai team di assistenza clienti di trasmettere rapidamente feedback critici dei clienti ai team di prodotto e di produzione senza passare da un'app o un servizio all'altro. Inoltre, questa funzione consente di risparmiare tempo eliminando la necessità di chiedere costantemente file e informazioni ai compagni di squadra, portando in ultima analisi a team più produttivi e maggiori canali di comunicazione tra i membri di un'organizzazione. I task tracker sono una risorsa indispensabile per i team di progetto che cercano di garantire che i progetti vengano consegnati in tempo e nel rispetto del budget.

4. Monitoraggio del tempo

I task tracker sono una risorsa inestimabile per i team che cercano di aumentare la produttività. Questo software semplifica l'identificazione delle attività che consumano troppo tempo dello staff, costringendo lo staff a considerare se stanno trascorrendo le loro giornate rispondendo alle e-mail, guardando video di YouTube o posticipando il lavoro su qualcosa che dovrebbero.

I manager possono valutare rapidamente le prestazioni di un team e identificare i modi per ottimizzare il flusso di lavoro. Inoltre, semplifica il monitoraggio degli straordinari in modo che nessuno si sovraccarichi di lavoro, proteggendo il morale della squadra e riducendo il burnout.

I task tracker consentono inoltre ai membri del team di rimanere organizzati impostando le date di scadenza per le attività nel loro elenco. Ciò semplifica la pianificazione delle attività quotidiane in anticipo, aiutando i membri del team a pianificare i programmi giornalieri senza perdere le scadenze, nonché a iniziare le attività con maggiori ritorni per uno sforzo minore rispetto alle e-mail e ai social media. Inoltre, i task tracker aiutano i membri del team a completare il lavoro più rapidamente soddisfacendo le aspettative del cliente con maggiore successo.

5. Segnalazione

Con un efficace sistema di gestione delle attività in atto, i dipendenti possono monitorare il loro tempo e gli sforzi sulle singole attività del progetto in tempo reale. Ciò consente ai manager di ricevere report dettagliati dai dipendenti in modo che possano lavorare per migliorare la produttività e l'efficienza del team.

I team possono utilizzare queste informazioni per identificare facilmente quali dei loro progetti sono in ritardo rispetto alla pianificazione o necessitano di risorse aggiuntive, consentendo loro di adottare le misure necessarie per il completamento e quindi evitare potenziali ritardi nei progetti.

Il monitoraggio delle attività può anche aiutare i team a migliorare le loro prestazioni chiarendo le aspettative manageriali e assicurando che le persone giuste lavorino sulle cose giuste nei momenti appropriati. Inoltre, il monitoraggio delle attività aiuta i membri del team a migliorare la comunicazione abilitando i registri di feedback per le singole attività consentendo ai membri del team di registrare feedback, note o decisioni relative a tali attività specifiche, categorizzando le attività con campi personalizzati perfeziona ulteriormente il lavoro assegnando la priorità agli elementi prioritari in modo da fornire stime di progetti futuri.

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