I vantaggi dell'implementazione di un sistema di gestione dei contratti

Al centro di ogni organizzazione moderna c'è la necessità di trasformare rapidamente e posizionare la propria attività per sopravvivere. Include la gestione dei requisiti aziendali all'interno di un quadro regolamentato per la continuità aziendale.

Ogni azienda, grande o piccola, esegue accordi per le proprie offerte commerciali e benchmark delle prestazioni. Implica contratti formali per garantire che gli accordi siano vincolanti per entrambe le parti e non vi sia alcun rischio di violazione di alcun termine. Le moderne aziende guidate dalla tecnologia stanno quindi salvaguardando i propri interessi commerciali e l'immagine del marchio con un sistema formale di gestione dei contratti (CMS) che automatizza l'intero ciclo di vita del contratto.

La necessità di CMS in un ambiente aziendale

Qualsiasi contratto inizia con la negoziazione informale o verbale e passa alle eventuali firme da parte di firmatari autorizzati e studi legali rappresentativi. Il processo legale include anche varie clausole che stabiliscono come vengono consegnati i prodotti o servizi finali.

Ma i processi manuali possono garantire una conformità senza errori e tempestiva vincolante per tutte le parti? No. Le modalità tradizionali di gestione dei contratti sono piene di rischi di interpretazione errata o mancata esecuzione dei termini contrattuali, che potrebbero portare a perdite commerciali o rendere nulli alcuni termini.

Tuttavia, il software automatizzato di gestione dei contratti basato su regole è privo di errori, con un trigger automatico di termini legali basato su date, completamento delle attività e norme di conformità, in tutto il sistema di gestione del ciclo di vita del contratto. Un sistema di gestione dei contratti semplifica quindi l'intero ciclo di vita del contratto con un software integrato che gestisce le azioni contrattuali.

I 10 principali vantaggi di un sistema integrato di gestione dei contratti

Il sistema di gestione dei contratti digitalizza, archivia e classifica tutti i contratti in un archivio centrale a cui possono accedere le parti interessate come i membri del team legale, i team di conformità e la direzione. Inoltre, elimina la necessità di archiviare i contratti manualmente e fa risparmiare tempo. Qualsiasi potenziale danno o furto di file critici o perdita per smarrimento e problemi come il fuoco sono gli altri vantaggi di un sistema di gestione dei contratti.

Ecco alcuni dei vantaggi di un sistema di gestione del ciclo di vita dei contratti aziendali :

1. Un sistema unico di gestione del ciclo di vita del contratto

Le aziende possono usufruire di un repository centralizzato che memorizza e gestisce tutti i documenti legali, per un unico punto di accesso. Un punto unico di archiviazione dei documenti facilita la trasparenza e la responsabilità per controlli migliori.

Il sistema di ricerca centralizzato aiuta a individuare i contratti in modo più rapido ed efficiente sulla base di metadati predefiniti e ricerca di testo.

2. Classificazione ed estrazione centralizzata dei contratti

Un repository centralizzato raccoglie i vantaggi dell'utilizzo di un sistema di gestione dei contratti: mitigazione del rischio con digitalizzazione ed estrazione dei dati contrattuali guidata dall'intelligenza artificiale, un meccanismo uniforme di categorizzazione dei documenti legali, definizione e confronto dei documenti per un arbitrato continuo e collaborativo, flussi di audit tracciabili e altro ancora.

Un unico sistema di gestione dei contratti semplificato offre i vantaggi di un sistema di gestione dei contratti, aiutando in ultima analisi a chiudere le trattative in modo più rapido e impeccabile.

Gran parte dei dati aziendali oggi è nel cloud. Il sistema di gestione dei contratti cloud fa parte del CMS e facilita il lavoro di squadra e le decisioni aziendali indipendenti dalla posizione. Il CMS basato su cloud è un elemento fondamentale di un ecosistema aziendale globale, in cui vengono stipulati accordi e contratti negoziati in diverse località.

3. Flusso di lavoro e modelli configurabili

Altri vantaggi dell'utilizzo di un sistema di gestione dei contratti sono i flussi di lavoro integrati lungo tutto il ciclo di vita del contratto per semplificare il processo di creazione, approvazione, esecuzione e risoluzione del contratto, proteggendo le aziende con garanzie in varie eventualità.

I modelli basati sui vari tipi e date di contratto forniscono avvisi e notifiche tempestivi prima della scadenza del contratto. Rende i rinnovi e il rollover YOY un processo continuo e automatizzato che consente alle aziende di rinegoziare o annullare un accordo e di evitare situazioni di stallo in contesti sfavorevoli.

4. Riduce al minimo gli errori e le perdite

Il sistema di gestione dei contratti avvantaggia un'azienda ottimizzando l'intero processo legale. La redazione di documenti legali è uniforme e relativamente priva di errori grazie a una libreria di clausole incorporata con termini che si sincronizzano con i modelli di contratto per le approvazioni e la flessibilità nella gestione dei documenti.

5. Sicurezza da attacchi informatici e violazioni dei dati

Le funzionalità del sistema di gestione dei contratti sono archiviate all'interno di server centralizzati e sicuri, spesso crittografati e abilitati con controlli di accesso. Pertanto, le persone non autorizzate non possono accedere a documenti legali aziendali critici. Il sistema centralizzato di gestione dei contratti aziendali dispone anche di controlli di accesso che garantiscono la visibilità in ogni punto del ciclo di vita legale per la trasparenza.

6. Massima sicurezza dei documenti legali

Un altro vantaggio del sistema di gestione dei contratti è la digitalizzazione e l'iperautomazione end-to-end lungo tutto il ciclo di vita contrattuale, in quanto significa che tutto ha un backup digitale. In questo modo si evitano perdite che possono derivare da allagamenti o incendi nel caso di contratti fisici, nonché da atti dolosi quando i dipendenti se ne vanno. I CMS salvaguardano gli interessi commerciali e la probabilità di grandi pagamenti a fronte di dimissioni o licenziamenti di massa.

7. Semplificazione dei processi aziendali dipartimentali

I sistemi di gestione dei contratti tengono traccia anche dei dati basati sui fornitori, integrandosi con altri dipartimenti per la visibilità end-to-end dei contratti, consentendo così modifiche di subappalti, tempistiche, prezzi, ecc. Il CMS consente l'analisi automatizzata delle prestazioni rispetto ai termini contrattuali per rafforzare le e la performance finanziaria di vari dipartimenti rispetto ai benchmark contrattuali.

8. Identificazione e mitigazione del rischio finanziario e reputazionale

Il rispetto normativo dei termini contrattuali nei confronti dell'autorità di regolamentazione finanziaria e legale della regione è un requisito fondamentale per ogni azienda. Il sistema di gestione dei contratti aziendali affronta questo problema elaborando un piano di continuità operativa adeguato all'interno del meccanismo di conformità del CMS, mitigando così qualsiasi rischio finanziario e reputazionale derivante dal mancato rispetto del quadro normativo.

9. Generazione automatica di report

Il sistema di gestione dei contratti trae vantaggio dalla semplificazione dell'intero processo legale e contrattuale e aiuta a generare report granulari e istantanei per monitorare i KPI rispetto ai report di riepilogo del contratto. Pertanto, un vantaggio chiave di un sistema di gestione dei contratti è la sua segnalazione intelligente e automatizzata per azioni tempestive.

10. CRM più efficiente

Le soluzioni intelligenti di gestione dei contratti sfruttano la gestione delle relazioni con i clienti (CRM) per un approccio olistico e incentrato sul cliente alle relazioni con i clienti. I contratti vengono sfruttati e applicati senza problemi con notifiche tempestive e automatizzate per un CRM efficiente.

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