5 strumenti di gestione delle attività per guidare le startup verso un'elevata produttività

Gestire ed espandere una startup in questi tempi imprevedibili è tutt'altro che un compito semplice. Competizione intensa, risorse limitate e pressione crescente per coinvolgere rapidamente il pubblico di destinazione sono alcune sfide comuni che devi superare per sopravvivere e prosperare.

In qualità di project manager, spetta a te raggiungere gli obiettivi aziendali attraverso l'utilizzo efficiente delle risorse. Tra le altre cose, devi assicurarti che le attività vengano assegnate alle persone giuste e che completino il loro lavoro entro le scadenze prestabilite collaborando in modo efficiente.

È troppo da fare per un project manager? Bene, una risposta ideale potrebbe essere sia Sì che No. Sì, se stai assegnando e monitorando le attività in modo efficace per tenere sotto controllo i progressi del tuo progetto.

E NO se i membri del tuo team non vengono controllati frequentemente e non riescono costantemente a completare le attività entro le scadenze prestabilite, il che ritarda ulteriormente l'invio del progetto.

Aspettare! Non sempre i dipendenti sono la causa dei ritardi sui progetti. Anche il flusso di lavoro non organizzato, la confusione sui ruoli lavorativi, l'allocazione impropria e le noiose attività manuali contribuiscono a ostacolare la crescita della tua startup.

Per chiarire le cose, una startup non può sopravvivere e crescere se la sua gestione delle attività è scadente. Cerchiamo di approfondire questo importantissimo aspetto della pianificazione e dell'esecuzione del progetto.

Che cos'è la gestione delle attività?

In parole semplici, la gestione delle attività può essere definita come il processo di creazione, assegnazione e monitoraggio delle attività del progetto dall'inizio alla fine. La gestione delle attività inizia dall'ideazione dell'attività al monitoraggio fino all'esecuzione.

Una gestione efficace delle attività non solo consente ai project manager di supervisionare facilmente il lavoro assegnato, ma facilita anche la collaborazione all'interno del team per le attività di gruppo. La gestione delle attività fornisce una chiara comprensione alle persone su chi dovrebbe lavorare su cosa e quando il lavoro dovrebbe essere completato.

I project manager che aderiscono alla gestione delle attività sono noti per essere più efficienti nella gestione di diverse attività per far avanzare il progetto secondo le aspettative dei clienti.

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Perché la gestione delle attività è fondamentale?

Anche un compito apparentemente piccolo e trascurato può trasformarsi in un problema enorme e far deragliare completamente il tuo progetto. Una buona gestione delle attività è fondamentale non solo per portare a termine i progetti con successo, ma promuove anche una fruttuosa collaborazione di gruppo.

Diamo un'occhiata a ciò che una buona gestione delle attività porta al tavolo di qualsiasi organizzazione.

1. Priorità delle attività

Molte volte capita di dedicare tempo prezioso ad attività a bassa priorità, il che lascia tempo insufficiente per le attività che contano. La gestione delle attività assegna la priorità alle attività, il che garantisce che i migliori sforzi del tuo team vadano dove conta.

2. Migliore comunicazione all'interno del team

La gestione delle attività migliora la comunicazione tra i membri del progetto e i membri del team. I membri del team confermano e riferiscono sui loro compiti ai project manager, e questi ultimi analizzano il loro lavoro e inviano feedback.

3. Flusso di progetto ininterrotto

La gestione delle attività offre il massimo controllo sulle attività ai project manager. Il software di gestione delle attività fornisce ai project manager una visione d'insieme di tutte le attività; possono modificare le dipendenze delle attività e gli assegnatari delle attività, se necessario.

4. Alte prestazioni

Le prestazioni contano molto per i project manager e i loro team, indipendentemente dalle loro dimensioni. La gestione delle attività può migliorare significativamente la produttività e le prestazioni del team. Quando i membri del team sanno che l'avanzamento delle loro attività viene monitorato, questa pressione li spinge a impegnarsi completamente nel loro lavoro.

5. Migliora il legame di squadra

Uno dei maggiori vantaggi dell'utilizzo del software di gestione delle attività è che migliora la collaborazione tra i membri del team nello stesso o in diversi reparti. Poiché i membri interagiscono spesso, si conoscono meglio, il che porta ulteriormente a un migliore legame di squadra.

6. Facilita l'allocazione delle risorse

La gestione delle attività consente l'utilizzo efficiente delle risorse più preziose: tempo, denaro e manodopera. L'assegnazione delle attività alle persone giuste assicura che il lavoro venga completato in tempo attraverso un utilizzo efficiente delle risorse, che porta a un risparmio di tempo ea costi di progetto ridotti.

Che cos'è un software di gestione delle attività?

Abbiamo letto cos'è la gestione delle attività e perché è importante. Ora è il momento di capire cos'è esattamente il software di gestione delle attività.

Il software di gestione delle attività è una piattaforma visiva da cui i project manager possono creare attività personali o di gruppo, assegnarle e monitorarne l'avanzamento. È possibile impostare le date di inizio e di scadenza, impostare le stime del tempo, creare attività ricorrenti, tenere traccia delle dipendenze delle attività, ecc., da un'unica posizione e apportare modifiche come e quando richiesto.

Questi strumenti riducono gli sforzi manuali e fanno risparmiare molto tempo. Ora, il fatto non è che tutti gli strumenti forniscono tutte queste funzionalità. Diversi software di gestione delle attività offrono una vasta gamma di funzionalità e potresti non averne bisogno tutte.

Quindi, per scegliere gli strumenti migliori per la gestione delle attività, dovrai prima analizzare la dimensione del tuo team e il tipo di progetto (agile, waterfall), quindi scegliere una soluzione che soddisfi le tue esigenze.

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5 eccellenti strumenti di gestione delle attività per le startup nel 2022

Come accennato in precedenza, le startup devono assicurarsi di ottenere il meglio dalle loro risorse limitate, in particolare dalla forza lavoro. L'utilizzo di un buon strumento di gestione delle attività garantisce che le persone giuste stiano lavorando alle attività giuste.

Diamo un'occhiata a cinque dei migliori strumenti di gestione delle attività oggi disponibili.

1. Hub di prova

Un potente ProofHub è un software all-in-one per la collaborazione in team e la gestione dei progetti che offre una gamma di funzionalità avanzate agli utenti su una piattaforma comune. Il software dispone di un software di gestione delle attività integrato che consente ai team di gestire facilmente le attività ed essere più efficienti, produttivi e responsabili del proprio lavoro. I project manager possono gestire tutte le attività in un unico posto e navigare facilmente tra gli elenchi delle attività e filtrare i dati per organizzare il lavoro secondo necessità. Goditi anche un maggiore controllo sull'accesso e sulla sicurezza con elenchi disponibili solo per le persone assegnate. Puoi consentire solo agli indirizzi IP selezionati di accedere al tuo account. Poiché ogni membro del team ha una chiara comprensione dell'allocazione delle attività e delle stime del tempo, è probabile che diventi più concentrato e responsabile sul lavoro.

Le caratteristiche principali includono:

• Creazione e assegnazione di attività individuali o di gruppo.
• Etichette personalizzate.
• Imposta le date di inizio e di scadenza per le attività.
• Impostare stime di tempo.
• Tempo di tracciamento.
• Crea attività ricorrenti.
• Allega e controlla i file.
• Una vista tabella, una vista elenco e una vista bacheca.

Prezzi:

Il piano Ultimate Control ha un prezzo di $ 89 al mese, fatturato annualmente.

2. Cudiero

Quire è un software avanzato di gestione delle attività basato su cloud che consente ai team di riunirsi su una piattaforma comune per la pianificazione, l'organizzazione e l'esecuzione della gestione collaborativa dei progetti. Una visualizzazione mirata del sottoelenco assicura che ogni membro del team abbia il controllo del proprio lavoro e la bacheca Kanban consente una facile visualizzazione delle risorse del team per ottimizzare la trasparenza e l'efficienza. Tutti possono avere una panoramica dell'avanzamento del progetto e l'interfaccia elegante consente un flusso di lavoro ordinato. Quire è progettato pensando ai piccoli team e i dipendenti possono concentrarsi meglio sulle attività identificando su cosa dovrebbero lavorare.

Le caratteristiche principali includono:

• Cronologia dinamica.
• Tabellone Kanban.
• Sottoelenco intelligente.
• Elenco nidificato infinito.
• Interfaccia intuitiva.
• Piattaforma cross-device.
• Modelli di progetto.
• Integrazioni.

Prezzi:

È disponibile un piano gratuito. Il piano a pagamento parte da $ 8,95/utente/mese.

3. Arretrato

Backlog è un popolare strumento di gestione delle attività e tracciamento dei bug utilizzato da oltre 10.000 aziende in tutto il mondo. Utilizzando Backlog, puoi gestire facilmente le attività e portare a termine il lavoro con facilità grazie a funzioni utili, come i diagrammi di Gantt, le lavagne Kanban e altro ancora. Utilizza il backlog per stabilire le priorità e gestire le attività all'interno dei progetti e tenere traccia dei progressi complessivi. Comunica chiaramente gli aggiornamenti del progetto, discuti i piani e invia richieste di lavoro ad altri membri del team. La condivisione sicura dei file nel cloud è un'altra caratteristica vantaggiosa che migliora ulteriormente il coordinamento e la trasparenza del team. L'app Backlog ti consente di gestire il tuo lavoro anche in mobilità.

Le caratteristiche principali includono:

• Controllo della versione.
• Diagrammi di Gantt.
• Wiki.
• Campi personalizzati.
• Monitoraggio di bug e problemi.
• Autorizzazioni utente.
• Condivisione sicura dei file.
• Collaborazione tra team.
• Monitoraggio dei bug.

Prezzi:

È disponibile un piano gratuito. Il piano a pagamento parte da $ 35 al mese.

4. essere Slick

beSlick è un altro utile sistema di gestione delle attività basato su modelli che aiuta a eliminare tutto il caos e il disordine nei processi di registrazione e pianificazione delle attività manuali. Progettato per i team di piccole e medie imprese, beSlick è facile da usare ma sorprendentemente potente nelle sue funzionalità. Etichettato come l'unico strumento di gestione delle attività con miglioramento dei processi integrato, presenta uno dei più potenti costruttori di flussi di lavoro dei processi (soprattutto a questo prezzo). I report dei modelli sono abbastanza buoni e offrono una visione chiara e dettagliata dei progressi in un'unica dashboard.

Le caratteristiche principali includono:

• Libreria centralizzata con permessi.
• Un'unica dashboard per visualizzare tutti i progressi delle attività.
• Integra e automatizza.
• Segnalazione e filtraggio delle attività.
• Analisi di processo e registrazione dell'audit trail.
• Libreria di modelli predefiniti.
• Traccia e risolvi i problemi di processo.
• Piattaforma cross-device.

Prezzi:

Un piano a pagamento singolo ha un prezzo di $ 10/utente/mese.

5. Lavoro di squadra

Teamwork è un potente software di gestione dei progetti con strumenti di gestione delle attività integrati che i project manager possono utilizzare per creare attività altamente dettagliate e personalizzate per consentire ai team di comprendere meglio il proprio flusso di lavoro. Offre un set avanzato di funzionalità che ti consentono di pianificare il tuo carico di lavoro, tenere traccia dei tuoi progressi, segnalare e ottimizzare i progressi delle tue attività. I modelli di gestione delle attività aiutano tutti i tipi di team a risparmiare tempo, migliorare i processi e ottenere di più. La funzione di pianificazione dei progetti di Teamwork consente ai project manager di definire le attività del progetto, assegnarle alle persone e monitorare le assegnazioni. Lo strumento offre anche la gestione dei documenti, che semplifica la collaborazione degli utenti sui documenti all'interno del team attraverso un portale online.

Le caratteristiche principali includono:

• Carico di lavoro.
• Schede Kanban.
• Utenti client illimitati.
• Monitoraggio del tempo.
• Diagramma di Gantt.
• Modelli di elenchi di attività.
• I Quaderni.
• File e versioni.
• Pietre miliari e calendario.

Prezzi:

È disponibile un piano Free Forever. Il piano a pagamento parte da $ 10/utente/mese, fatturato annualmente.

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Conclusione

Le startup non possono permettersi di mettere il piede sbagliato con gli strumenti di gestione delle attività, soprattutto nelle fasi iniziali. La pianificazione e l'assegnazione manuale delle attività può ridurre notevolmente il tempo produttivo della tua startup e ci sono forti possibilità che i membri del tuo team diventino compiacenti a causa della mancanza di una chiara distribuzione delle responsabilità lavorative.

Inserisci un buon strumento di gestione delle attività e i project manager ottengono un alleato affidabile e funzionale per navigare sia nell'assegnazione di attività semplici che complesse e nei processi di monitoraggio da un'unica posizione.

I suddetti strumenti di gestione delle attività sono tra i migliori nel mondo degli affari, offrendo un buon equilibrio tra convenienza e funzionalità poiché è probabile che la tua startup registri l'utilizzo ottimale della risorsa più preziosa della tua organizzazione: le risorse umane.

 Questo articolo è stato scritto da Nandini Sharma. Nandini è Assistant Marketing Manager presso ProofHub. Nandini vanta quasi un decennio di esperienza nel settore e ha eseguito con successo una serie di campagne di brand building e marketing nel corso della sua carriera. Specialista nel campo del marketing, Nandini è dotato di know-how tecnico ed è sempre al passo con le ultime tendenze nel mondo digitale. La troverai costantemente in grado di mettere in atto strategie di marketing alla perfezione. Nel corso degli anni, ha trionfalmente creato un vasto pubblico di base su una serie di popolari piattaforme online. Quando non è impegnata a scrivere idee di marketing pronte all'uso, può essere trovata a incanalare la sua creatività in attività artistiche e artigianali.