Trucchi di successo per perfezionare la presentazione della tua conferenza virtuale

Le conferenze virtuali sono un modo fantastico per entrare in contatto con colleghi, colleghi e clienti di tutto il mondo. E anche se la maggior parte delle conferenze virtuali si svolge su sistemi di videoconferenza come Google Hangouts o Zoom, sono comunque importanti quanto qualsiasi altro tipo di presentazione. Dopotutto, vuoi assicurarti che il tuo pubblico sia coinvolto e divertito (e a giudicare dal numero di persone che partecipano alle conferenze virtuali), è chiaro che questi eventi possono essere efficaci nel facilitare la comunicazione in tempo reale tra i relatori e il loro pubblico.

Detto questo: dare virtualmente una presentazione coinvolgente può essere una sfida. Ma se fatto bene, ti sentirai sicuro di fronte a un pubblico online come ti sentiresti di fronte a una stanza piena di persone faccia a faccia! Quindi oggi esamineremo alcuni trucchi collaudati per perfezionare la tua prossima presentazione di conferenza virtuale.

Prepara la tecnologia

• Assicurati di avere una buona connessione a Internet.
• Assicurati di avere l'attrezzatura giusta.
• Prova la tua attrezzatura prima della presentazione.
• Avere un piano di riserva nel caso in cui qualcosa vada storto, come un guasto al proiettore o al laptop.

Raggiungi la sede in anticipo, così puoi allestire la tua attrezzatura per la presentazione. Se possibile, testalo in anticipo per assicurarti che tutto funzioni correttamente.

Assicurati di avere spazio di archiviazione sufficiente sui tuoi dispositivi. Organizza tutto in modo che sia facile da trovare e riporre quando hai finito.

Se utilizzi un proiettore, assicurati che lo schermo sia pulito e chiaro. Verifica che il tuo computer disponga di memoria e potenza di elaborazione sufficienti per eseguire il software di condivisione dello schermo. Se possibile, testalo in anticipo per assicurarti che tutto funzioni correttamente. Assicurati che ci sia una presa vicino a dove ti presenterai in modo da non avere difficoltà tecniche dovute all'esaurimento della carica della batteria.

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La pratica rende perfetti

Pratica la tua presentazione davanti a uno specchio. Non è un segreto che ti guardi allo specchio ogni giorno, ma hai mai pensato di uscire dalla tua zona di comfort e provare la tua presentazione di fronte ad essa? In caso contrario, consiglio vivamente di provarlo. La pratica dello specchio ti consente di vederti da diverse angolazioni, il che può aiutarti ad apportare modifiche e migliorare la tua pronuncia complessiva del discorso.

Pratica con la famiglia o gli amici. Invita alcuni amici a cena e chiedi loro se sarebbero disposti a partecipare a una delle presentazioni della tua conferenza virtuale come parte della tua sessione pratica. Puoi anche chiedere la loro opinione su quanto sia stata ben collaudata la loro esperienza: questo ti darà un prezioso feedback su quanto lavoro deve essere fatto prima che l'evento stesso inizi sul serio!

Usa uno script

Scrivi una sceneggiatura. Una sceneggiatura è il modo migliore per assicurarti di non dimenticare nulla, andare fuori tema, commettere errori o diventare troppo emotivo.

Un copione è anche un ottimo modo per assicurarti di dire esattamente quello che vuoi dire. Può aiutarti a eliminare qualsiasi informazione non necessaria o punti ridondanti che potrebbero intralciare il tuo messaggio.

La sceneggiatura dovrebbe essere il più breve possibile, ma comunque trasmettere il messaggio in modo chiaro. Se uno script è troppo lungo, la presentazione può sembrare disorganizzata e confusa. È anche molto importante esercitarsi a leggere la sceneggiatura ad alta voce diverse volte prima di trasmetterla dal vivo. Questo ti aiuterà a sentirti a tuo agio con quello che stai dicendo ed eviterai pause imbarazzanti o inciampi quando parli di fronte a un pubblico.

Vestiti per il successo

Quando ti prepari per una conferenza virtuale, ricorda che spesso è meglio vestirsi per l'occasione. Anche se questo può sembrare ovvio, molte persone potrebbero dimenticare che ci sono diversi tipi di occasioni e pubblico da considerare quando decidi come presentarti al tuo prossimo evento virtuale. Per esempio:

Vestiti per l'occasione.

Se stai presentando a una conferenza specifica del settore in cui tutti gli altri relatori indossano giacca e cravatta, non salire sul palco indossando la tua maglietta e i tuoi jeans preferiti. Potresti sentirti a tuo agio con questi vestiti, ma non daranno un'impressione professionale e vuoi che tutti gli altri presenti prendano nota della tua presentazione.

Vestiti per il pubblico.

Quando partecipi a un evento con partecipanti internazionali, come quelli organizzati da Veeam Software o Citrix Synergy, assicurati di tenere a mente le differenze culturali quando scegli cosa indossare sul palco: mentre alcune culture preferiscono un abbigliamento più formale rispetto ad altre (ad esempio), c'è non c'è bisogno di esagerare vestendosi come qualcosa di The Matrix Reloaded (a meno che tu non abbia intenzione di fare battute sulle pillole blu).

Indossare qualcosa di troppo rivelatore o attillato potrebbe distrarre da ciò che viene detto durante i discorsi invece di concentrare la loro attenzione principalmente sul contenuto stesso, quindi evita di indossare gonne corte o camicie con scollature, se possibile! Inoltre, ricorda non solo chi vedrà queste presentazioni, ma anche per quanto tempo è stato assegnato a ciascun relatore; se qualcuno ha bisogno di più tempo di altri, lascialo parlare più a lungo senza interruzioni in modo che possa finire la sua presentazione senza sentirsi precipitato fuori dal palco prima che scada il tempo!

Se stai tenendo una presentazione che sarà vista da un pubblico internazionale, tieni presente che è probabile che alcune persone avranno difficoltà a capire ciò che viene detto a causa di accenti e/o barriere linguistiche. Può essere utile fornire una copia scritta delle tue diapositive oltre a quelle mostrate sullo schermo in modo che le persone possano fare riferimento a loro se hanno bisogno di aiuto per seguire ciò che viene detto, in questo modo ne avranno la possibilità.

Stabilisci un contatto visivo

Stabilisci un contatto visivo con la fotocamera. Questo può essere difficile se non sai cosa fare con le tue mani, ma è importante guardare la fotocamera piuttosto che tenere gli occhi sullo schermo o sulle diapositive. Vuoi assicurarti che tutti i presenti ti vedano e si connettano con te come relatore, il che significa stabilire un contatto visivo con loro invece di fissare semplicemente uno schermo o un foglio.

Guarda le tue diapositive quando appropriato. Guardare qualsiasi tipo di aiuto visivo durante una presentazione aiuta a mantenere le persone coinvolte perché sono in grado di vedere come funziona qualcosa nella vita reale. Ad esempio, se c'è una diapositiva di esempio che mostra come funziona qualcosa, come un'infografica o un video, assicurati non solo di menzionarne il titolo ad alta voce, ma anche di guardarlo quando ne parli in modo che tutti sappiano cosa dovrebbero cercare una volta tornati a casa!

Non dimenticare di sorridere! Sembra abbastanza semplice, ma non molte persone ricordano questo passaggio quando preparano le loro presentazioni... specialmente quelli che non sono abituati ad avere telecamere tutto il giorno (come noi). Assicurati che, indipendentemente dal punto di cui stiamo parlando durante la nostra presentazione, sia che stiamo parlando di noi stessi o di un altro argomento, che continuiamo a sorridere forte durante ogni frase pronunciata in modo che gli spettatori sappiano esattamente quanto ci stiamo divertendo facendo questo lavoro.”

Fai i tuoi compiti

Dovrai acquisire alcune nuove abilità se vuoi che la tua presentazione alla conferenza virtuale abbia successo. Se sei come me, probabilmente non sei abituato a stare davanti alla telecamera e parlare al microfono, quindi è importante che tu faccia tutti i compiti in anticipo. Ecco alcuni suggerimenti:

• Fai le tue ricerche sull'argomento in questione, perché più che mai le conferenze virtuali stanno diventando popolari in tutti i settori (soprattutto nel settore sanitario). Vorrai che le persone che partecipano a queste conferenze si sentano come se avessero imparato qualcosa di prezioso partecipando alle tue; quindi, sapere di cosa ha bisogno il tuo pubblico è essenziale!
• Scopri come funziona la tecnologia e assicurati che nulla vada storto durante il tuo discorso! Questo può sembrare ovvio, ma ci sono molte cose che possono andare storte quando si utilizza questo tipo di attrezzatura. Preparati a tutto ciò che potrebbe accadere mentre fai una presentazione online, come problemi tecnici o peggio ancora: qualcun altro prende il controllo della nostra sessione!
• La pratica rende perfetti: se al primo tentativo non ha funzionato nel modo giusto, riprova più volte finché tutto non si risolve bene prima di tenere presentazioni in diretta online tramite webcam tramite Skype o WeChat.

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Ricorda il tuo pubblico

I relatori spesso dimenticano che l'obiettivo principale di una presentazione di una conferenza virtuale è garantire che i partecipanti siano coinvolti e trarne ciò che desideri, non solo ascoltare alcune informazioni. Ecco alcuni modi in cui puoi assicurarti che la tua presentazione sia coinvolgente per il tuo pubblico:

• Conosci il tuo pubblico e come interagirà con le tue diapositive. Se possibile, prova alcune esecuzioni di prova in modo da sapere quanto è probabile che vengano ricevute. Se il test non è possibile, fai quante più ricerche possibili su questo argomento (sfrutta Google Alert o gli strumenti di Newsjacking) in modo che quando arriva il momento della consegna, sarai in grado di personalizzare ogni diapositiva in base a chi è ascolto e quali potrebbero essere i loro bisogni in un dato momento durante la sessione.
• Assicurati che tutti abbiano accesso alla tecnologia necessaria per visualizzare le presentazioni (iPad/laptop rispetto a computer desktop). Potresti voler includere collegamenti nel caso in cui qualcuno non abbia tutto il necessario.
• Tieni d'occhio dove sono sedute le persone: ciò consentirà una maggiore flessibilità quando si danno indicazioni o si fanno domande durante le sessioni di domande e risposte.
• Sii consapevole delle differenze culturali: se c'è più di una lingua parlata ai tavoli durante le pause o i pasti all'ora di pranzo (ad esempio), parla lentamente in modo da non far perdere interesse agli ascoltatori.

Incontra il tuo pubblico dove si trova

Parlerai con un'ampia varietà di persone nel tuo pubblico e devi assicurarti di parlare la loro lingua. Se stai presentando in video, usa il video! Se stai presentando a una conferenza virtuale, usa le piattaforme per conferenze virtuali! Oppure, se stai presentando in un'aula virtuale, usa gli strumenti dell'aula virtuale!

Ciò significa che se qualcuno utilizza Zoom o Skype for Business (o qualsiasi altra cosa), dovrebbe vedere le tue diapositive e ascoltare la tua voce attraverso gli altoparlanti o le cuffie del computer. Le tue diapositive appariranno sugli schermi di tutti i partecipanti in modo che tutti possano vederle contemporaneamente senza dover guardare i propri laptop/smartphone/tablet: questo aiuta a mantenere tutti coinvolti con ciò che sta accadendo durante la presentazione invece di essere distratti da altre attività sul loro propri dispositivi.

Quando crei le diapositive della presentazione, assicurati che siano leggibili su uno schermo piccolo. Se hai caratteri grandi e in grassetto e molti colori che sembrano fantastici se visualizzati su un grande schermo o stampati ma non così tanto se ridotti alle dimensioni dello schermo di uno smartphone, usa qualcosa di più appropriato per questo pubblico. Dovresti anche assicurarti che ci sia abbastanza contrasto tra il colore di sfondo e tutto il testo per evitare qualsiasi problema di leggibilità.

Concentrati sul canale posteriore

Un backchannel è uno strumento virtuale che consente l'interazione dal vivo con il tuo pubblico. È una strada a doppio senso, dove puoi ricevere feedback dal tuo pubblico ponendo loro domande e facendogli rispondere in tempo reale attraverso la piattaforma. Questo tipo di interazione ti dà l'opportunità di interagire con il tuo pubblico e ottenere un feedback diretto su argomenti che sono importanti per loro.

Sebbene esistano molti tipi diversi di backchannel (ne discuteremo alcuni di seguito), è utile sapere che vengono generalmente utilizzati come spazi di incontro digitali in cui le persone possono collaborare online in tempo reale. In questo senso, servono come estensioni di conferenze o presentazioni perché rendono più facile per i partecipanti comunicare più liberamente durante le sessioni rispetto a quanto sarebbe possibile altrimenti (come quando qualcuno fa una domanda ad alta voce). I backchannel consentono inoltre alle aziende che offrono webinar e trasmissioni in diretta di accedere a ciò che le persone dicono sui loro prodotti/servizi in un dato momento; queste informazioni possono essere utilizzate in seguito come parte di campagne di marketing più ampie o strategie di vendita future!

Assicurati di divertirti!

Non prenderti troppo sul serio e divertiti! Va bene commettere errori e ammetterli. Nessuno è perfetto, quindi non cercare di essere qualcuno che non sei. Non preoccuparti di ciò che gli altri pensano della tua presentazione o di te come relatore, a patto che sia autentico per entrambe le parti coinvolte nella conversazione.

Non aver paura di fare domande! Va bene se non conosci tutte le risposte. La cosa più importante è che tu abbia voglia di imparare e crescere come persona e come professionista.

Se sei nervoso per la presentazione, prova a concentrarti su ciò che ti rende eccitato e appassionato. Pensa a quanto sarà bello quando il tuo pubblico "capirà" quello che stai cercando di dire.

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Conclusione

Quando si tratta di una presentazione di una conferenza virtuale, è importante ricordare che non esiste un modo per farlo. Esistono molti approcci diversi, ma la cosa fondamentale è trovare il metodo che funziona meglio per te. I suggerimenti per la conferenza virtuale che abbiamo condiviso qui possono aiutarti a rendere la tua prossima presentazione un successo, e chi lo sa? Forse dopo aver letto questo articolo, qualcuno avrà un'idea ancora migliore!