8 modi per semplificare il processo di gestione stipendi

Il processo del libro paga può essere impegnativo per qualsiasi azienda ed è facile impantanarsi nel lato amministrativo delle cose. Ogni imprenditore sa quanto sia importante assicurarsi di pagare i dipendenti in modo corretto e puntuale. Ma con così tante normative diverse, requisiti burocratici e implicazioni fiscali, non c'è da meravigliarsi perché il processo del libro paga può diventare così doloroso.

Rimanere al passo con questi regolamenti e cambiamenti può significare molto lavoro extra per il team del libro paga. La chiave per garantire un processo di gestione stipendi semplificato per la tua azienda o azienda è migliorare l'efficienza a tutti i livelli. Ecco otto modi per assicurarti che il tuo libro paga funzioni nel modo migliore per le tue esigenze aziendali.

1. Controlla i tuoi costi

Il libro paga è uno degli aspetti più costosi della gestione di un'impresa. Può essere difficile controllare questi costi garantendo al tempo stesso che le buste paga dei dipendenti siano sempre pagate in tempo, ma ci sono molti modi per ridurre ciò che stai spendendo per l'elaborazione delle buste paga. Gli imprenditori che gestiscono le proprie buste paga in modo più efficiente spesso vedono risparmi significativi nel tempo. Come punto di partenza, analizza i costi per dipendente e reparto per aiutare a identificare le aree in cui i costi non vengono ripartiti equamente.

Mantieni un foglio di calcolo accurato di tutte le spese del libro paga, inclusi benefici e bonus per ciascun dipendente, per determinare quanto stai spendendo per ogni ora lavorata. Utilizza i dati raccolti nella tua analisi dei costi per creare un piano che ti aiuterà a tenere sotto controllo le future spese di elaborazione delle buste paga mantenendo i livelli di produttività tra i dipendenti che lavorano per rispettare le scadenze. Inoltre, sapere cosa stai pagando nel tuo sistema di elaborazione delle buste paga e quanto costa per transazione.

Scegli il miglior software di buste paga con commissioni trasparenti in modo da capire esattamente a cosa va ogni dollaro. Se ci sono addebiti nascosti o poco chiari sulle tue fatture, contatta subito il tuo fornitore perché potrebbe essere un segno di un servizio di buste paga inesperto o disonesto. Assicurati di aver compreso la struttura dei costi prima di firmare qualsiasi contratto e chiedi chiarimenti se necessario per assicurarti che non ci siano bollette a sorpresa in seguito.

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2. Semplificazione del processo di acquisizione dei dati

Assicurarsi che tutti abbiano accesso a tutti i propri dati rende più facile per loro agire e apportare modifiche. Se utilizzi fogli di lavoro, valuta la possibilità di creare una copia master da condividere con il tuo team. In questo modo, possono aggiungere nuove informazioni e modificare i dati esistenti senza aggiornare più file o inviare e-mail avanti e indietro. Crea un programma per la gestione delle attività di gestione stipendi per assicurarti che il tuo team segua lo stesso processo ogni volta che deve aggiornare i dati o apportare modifiche.

Ad esempio, crea procedure operative standard (SOP) per la frequenza con cui rivedi i file con i dipendenti, esegui audit sulle tariffe salariali, ecc., in modo che tutti conoscano le proprie responsabilità in ogni fase del processo. Scegli un'opzione di raccolta dati automatizzata per semplificare la tua busta paga ed evitare errori che possono verificarsi con l'elaborazione manuale o i fogli di calcolo. Con i dati corretti sulle buste paga, puoi tenere traccia e aggiornare cose come il tempo lavorato, le tariffe salariali in base ai titoli di lavoro o ai livelli di esperienza, gli aumenti per i dipendenti che lavorano con la tua azienda da molto tempo, ecc.

3. Scopri di cosa hanno effettivamente bisogno gli altri reparti

Uno dei più grandi errori che le aziende commettono quando cercano di semplificare il loro processo di gestione stipendi è che non si consultano con altri reparti, in particolare la contabilità. Se i tuoi reparti aziendali non hanno accesso a ciò di cui hanno bisogno in qualsiasi momento, non puoi mai aspettarti che il tuo processo di gestione stipendi si svolga senza intoppi. Scopri di cosa hanno effettivamente bisogno gli altri dipartimenti e impegnati a fornire loro le informazioni di cui hanno bisogno tempestivamente.

Ad esempio, se disponi di un semplice modello di business in cui il tuo reparto contabilità deve solo conoscere il numero totale di ore lavorate da ciascun dipendente, non è necessario creare una voce di giornale contabile. Tuttavia, se ci sono alcune voci relative alle buste paga che devono essere effettuate affinché i rendiconti finanziari e le imposte della tua azienda siano archiviati correttamente, assicurati che vengano inseriti nella contabilità. Fornendo a ciascun dipartimento le informazioni di cui ha bisogno, puoi semplificare il processo di gestione stipendi.

4. Gestire in modo più efficiente l'iscrizione automatica alle buste paga

L'iscrizione dei dipendenti nel libro paga è fondamentale per garantire che i loro stipendi vengano consegnati in tempo e con l'importo giusto. Tuttavia, quando i datori di lavoro hanno un gran numero di dipendenti da iscrivere al libro paga, possono essere necessarie diverse ore per completare questa attività. Questo uso inefficiente delle preziose risorse aziendali rappresenta un grosso rischio di errore umano con così tante persone diverse coinvolte. I datori di lavoro dovrebbero invece automatizzare il processo di iscrizione.

Prendi in considerazione l'integrazione di questo in una soluzione di onboarding automatizzata che può anche iscrivere nuovi dipendenti nelle risorse umane e altri servizi aziendali, come benefici o tasse sui salari. Dovresti anche abilitare le regolazioni automatiche quando lo stato di un dipendente cambia, ad esempio quando viene promosso o si sposta da un reparto all'altro. Automatizzare l'iscrizione al libro paga è un grande passo verso la razionalizzazione dell'intero processo e rendere i tuoi giorni di paga più fluidi senza alcuna tecnologia aggiuntiva.

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5. Abbraccia le nuove tecnologie aziendali

Un altro modo efficace per semplificare il processo di gestione stipendi è l'adozione di nuove tecnologie aziendali. In questo modo, puoi automatizzare molte attività e rendere più semplice per i dipendenti e i capi dipartimento gestire più progetti contemporaneamente. Puoi farlo utilizzando sistemi online che ti consentono di raccogliere rapidamente i dati automatizzando anche i processi di pagamento come la rendicontazione e la fatturazione.

Considera alcune di queste opzioni:

• Automatizza il tuo cronometraggio con un'app di registrazione del tempo o fai in modo che i dispositivi siano precaricati con le schede attività dei dipendenti a cui possono accedere da soli. Una soluzione come questa non richiede di calcolare manualmente le ore lavorate e i timestamp, rendendolo un processo semplice.
• Investire in questo può aiutare a creare fatture e inviarle elettronicamente, riducendo il tempo dedicato ad attività amministrative come la fatturazione ai clienti o l'emissione di buste paga.
• Consenti ai dipendenti di gestire le proprie richieste di ferie e note spese utilizzando una piattaforma collaborativa online. In questo modo, possono inviare richieste quando necessario e tenere traccia delle spese in tempo reale.
• Utilizza le notifiche automatiche per tenere tutti aggiornati quando si tratta di apportare modifiche, inviare richieste di ferie o controllare le spese.

Quando investi in tecnologia aziendale, assicurati di ottenere il massimo da essa formando i dipendenti sull'utilizzo di ogni strumento. In questo modo si garantisce che tutti utilizzino questi sistemi per massimizzare i vantaggi e ridurre al minimo il tempo dedicato all'inserimento dei dati o all'analisi dei problemi.

6. Rimani aggiornato sulle nuove modifiche legislative

Dovresti anche capire l'impatto della nuova legislazione sulla tua attività e come influisce sul libro paga. Assicurati di essere a conoscenza delle modifiche imminenti per assicurarti di non rimanere indietro non appena entrano in vigore. Le leggi federali e statali in genere forniscono una finestra di tempo alle aziende per adeguarsi ai cambiamenti. Tuttavia, vuoi agire il prima possibile. Non vuoi ritrovarti a giocare al recupero quando arriva la scadenza.

Assicurarsi che tutte le nuove modifiche vengano implementate in modo tempestivo. Tieni presente che parte della garanzia di un processo di gestione stipendi semplificato implica il rispetto della legislazione. Qualsiasi interruzione dei processi esistenti dovuta a una mancanza di conformità può facilmente far deragliare l'intero processo di gestione stipendi e potenzialmente anche metterti a rischio di essere controllato. Inoltre, è importante che anche tutti i dipendenti siano aggiornati sui cambiamenti. Ciò è particolarmente vero se sono state apportate modifiche alla loro tariffa salariale o detrazioni all'interno della nuova legislazione.

7. Integrare il libro paga con altre funzioni aziendali

Un altro modo per semplificare il processo di gestione stipendi è integrarlo con altre funzioni aziendali. Puoi farlo utilizzando un software o un servizio con integrazioni avanzate come Xero, FreshBooks e altro. Le soluzioni software di contabilità più popolari ora sono dotate di servizi di gestione stipendi integrati che ti consentono di importare dati finanziari da questi programmi nel tuo sistema di gestione stipendi, quindi non devi inserire i dati manualmente.

Ciò consente un processo di busta paga più accurato, riducendo la possibilità di errore umano e semplificandoti la dichiarazione delle tasse alla fine dell'anno. L'integrazione del tuo libro paga con altre funzioni aziendali può aiutarti a ridurre il tempo e lo sforzo necessari per completare le attività relative al libro paga, lasciandoti più tempo per altre responsabilità. Ad esempio, se sei un piccolo imprenditore, un processo integrato può consentirti di concentrarti sulla crescita della tua azienda e contemporaneamente avere la certezza che il tuo libro paga venga pagato in modo accurato e tempestivo.

8. Ottieni il supporto di cui hai bisogno quando ne hai bisogno

A volte, potresti riscontrare problemi di buste paga che non sei in grado di risolvere da solo. Ad esempio, se c'è una complessa modifica della legge fiscale o l'IRS ha domande su qualcosa nelle tue tasse sui salari, potrebbe essere meglio per te cercare l'aiuto di un esperto. Questo esperto può essere un professionista delle risorse umane o un contabile esperto nell'elaborazione delle buste paga. Non vuoi far soffrire la tua attività perché non sei in grado di risolvere subito il problema. È qui che ti tornerà utile trovare l'aiuto di qualcuno con più esperienza.

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Gestire il tuo processo di gestione stipendi dovrebbe essere facile

Con questi suggerimenti in mente, il tuo processo di gestione stipendi dovrebbe essere più semplice ed efficiente. Sia che tu scelga di esternalizzare o gestirlo internamente, dovresti essere in grado di completare le tue buste paga più velocemente. Ricorda che esternalizzare non significa cedere la responsabilità della conformità delle risorse umane e della cultura aziendale. Quindi, assicurati che l'outsourcer sia all'altezza del compito anche su questi problemi. I vantaggi di un processo semplificato sono evidenti, ma lo sono anche il tempo e gli sforzi necessari per metterlo in funzione.

Quindi, assicurati di prenderti del tempo per capire di cosa hai bisogno e dove risiedono le priorità della tua azienda. Solo così potrai implementare il processo più efficiente possibile.