L'importanza strategica dell'archivio digitale in un'impresa

L'archivio digitale di un'impresa è principalmente la memoria digitale dell'impresa , che è composta prevalentemente da documenti elettronici. Di conseguenza, è essenziale che le organizzazioni conservino digitalmente i documenti in modo appropriato al fine di preservare la memoria del proprio archivio nel tempo.

È giunto il momento per il management di prendere coscienza della necessità di costruire effettivamente una cultura digitale nelle proprie organizzazioni in modo che siano in grado di conoscere e governare gli archivi durante tutto il loro ciclo di vita.

L'archivio informatico di documenti e dati di un'azienda rappresenta la ricchezza esclusiva e strategica per l'organizzazione, e il suo valore non si limita agli oggetti digitali che lo costituiscono (i documenti elettronici dell'azienda), ma riguarda i processi, le relazioni e le modalità adottati per formarli, gestirli e conservarli nel tempo.

La legislazione in Italia spinge per una corretta formazione, gestione e conservazione

La legge italiana sta spingendo le aziende ad adottare e utilizzare sempre più soluzioni di firma elettronica , sistemi documentali con un'efficace gestione del flusso di lavoro e capacità di conservazione digitale conformi alla legge. Questi sistemi possono essere gestiti internamente dall'azienda o utilizzati come servizi cloud "software as a service" (SaaS) tramite fornitori di servizi specializzati, certificati e qualificati come Doxee.

Le disposizioni della principale fonte normativa in Italia in materia di digitalizzazione, rappresentata dal Codice dell'amministrazione digitale (CAD), di cui al d.lgs. n. 82 del 7 marzo 2005 e successive modificazioni, e le relative Linee Guida AgID in materia di documenti elettronici, firme elettroniche e servizi fiduciari, riproduzione e conservazione di documenti, comunicazioni elettroniche e identità digitali si applicano anche alle società private .

Il CAD prevede che i libri, gli scritti e i documenti che devono essere conservati possano essere formati e conservati su supporti informatici nel rispetto di quanto previsto dal presente codice e secondo le Linee Guida AgID.

Ciò è stato ribadito anche dall'art. 2215-bis del codice civile , il quale attesta che libri, atti e documenti la cui conservazione sia obbligatoria per legge o regolamento, o che siano richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell'impresa, possono essere formati e conservati per via telematica, costituendo primaria e informazioni originali dalle quali è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.

Inoltre, ai sensi dell'art. 43, comma 3, del CAD, i documenti informatici, la cui conservazione è prescritta da legge o regolamento , devono essere conservati con mezzi informatici, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'art. 71 del CAD, quindi secondo le regole individuate dalle Linee Guida AgID in materia di gestione e conservazione della creazione, entrate in vigore il 10 settembre 2020 e con applicazione obbligatoria dal 1 gennaio 2022.

Gli obblighi di conservazione ed esibizione dei documenti che compongono l'archivio digitale aziendale si considerano assolti a tutti gli effetti di legge per mezzo di documenti informatici se le procedure utilizzate sono conformi alle Linee Guida AGID, come prescritto dagli articoli 20 comma 5-bis e 43 comma 1.

Per le aziende la sfida è garantire che i documenti informatici prodotti o ricevuti oggi possano continuare ad essere letti e utilizzati in un lontano futuro, assicurandone il valore legale e la corretta collocazione negli archivi aziendali.

Tale obiettivo può essere raggiunto solo adottando sistemi documentali e servizi di conservazione che garantiscano il rispetto delle regole tecniche delle Linee Guida AgID e assicurino elevati requisiti di sicurezza e riservatezza .

Ma cos'è un archivio digitale?

L'archivio digitale di un ente privato, quale un'impresa, è costituito dal complesso organico e dalle relazioni dei documenti prodotti o ricevuti dall'ente nel corso della sua attività.

Lo storico Jacques Le Goff ha definito un documento “qualcosa che rimane ” , cioè è prodotto proprio per essere conservato nel tempo e messo a disposizione di chi ha interesse a conoscere l'atto o il fatto rappresentato nel documento.

I requisiti di integrità, immodificabilità, autenticità, collocazione temporale, disponibilità e conservazione nel tempo che garantisce sono i principali obiettivi che un'azienda deve saper progettare per gestire correttamente i propri archivi informatici.

Lo prevede lo stesso Codice dell'amministrazione digitale, che indica all'art. 44, comma 1-ter, che “in tutti i casi in cui la legge prescrive obblighi di conservazione, anche per i privati , il sistema di conservazione dei documenti elettronici assicura, per quanto conservato, caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, rintracciabilità, secondo le modalità indicate nelle Linee Guida AgID.

Un sistema documentale affidabile nel tempo richiede all'azienda di provvedere a:

• organizzazione e controllo delle responsabilità per la produzione, il mantenimento e la conservazione dei documenti aziendali;
• adozione di procedure e strumenti che identifichino i documenti informatici archiviati in un certo modo nel tempo e nello spazio, garantendo la leggibilità e il facile reperimento dei documenti e identificando le informazioni, inclusi i metadati associati ai documenti;
• selezione e affidamento a fornitori specializzati nella gestione e conservazione degli archivi digitali e che garantiscono i massimi livelli di sicurezza, qualità e affidabilità .

Conservazione significa organizzare un archivio digitale con valore legale , gestito da un sistema informativo e supportato da un modello organizzativo, procedure, ruoli, compiti e attività, descritti nel manuale di conservazione .

La digitalizzazione è possibile in tutti i settori di attività

Da tempo la normativa di riferimento in materia di digitalizzazione non pone limiti temporali alla corretta procedura di digitalizzazione nei vari settori aziendali , consentendo così di alimentare gli archivi digitali aziendali con una quantità sempre crescente di documenti e dati digitali di natura trasversale collocati in deposito. Di seguito alcuni settori ed esempi pratici di tipologie di documenti aziendali:

• documenti con rilevanza fiscale: fatture e note attive e passive, documenti di trasporto attivi e passivi, ordini NSO, libri e registri contabili , scritture ausiliarie, bilanci, dichiarazioni, attestazioni CU, F24, comunicazioni fiscali, libri societari, note spese e ricevute, fatture bollate per agevolazioni fiscali, ecc.
• documentazione civilistica: modulistica, avvisi di pagamento, lettere, inviti, comunicazioni, solleciti, ordini di acquisto, contratti, estratti conto, corrispondenza, ricevute, messaggi di posta elettronica e PEC, registri o registri informatici, documentazione tecnica, certificati di conformità, documentazione di processo qualità, consensi privacy, documentazione di produzione, ecc.
• documentazione del lavoro: buste paga (in Italia, Libro Unico del Lavoro – LUL), contratti di lavoro e gestione del rapporto di lavoro, lettere di incarico, comunicazioni, dichiarazioni previdenziali e fiscali, ecc.
• documentazione bancaria: conti (bollettini di versamento e di prelievo), contratti, documenti di credito garantito, documenti di negoziazione e gestione degli investimenti, registratori di cassa, ordini telematici locali, assegni dematerializzati, documenti di idonea verifica, ecc.
• documentazione assicurativa: polizze assicurative e altri documenti giustificativi, record di assicurazione sulla vita e danni vari, ecc.
• documentazione doganale: documentazione relativa all'importazione, esportazione, transito di merci, effetti doganali, e-DAS, ecc.
• documentazione clinica: referti di analisi di laboratorio, referti e immagini di diagnostica radiologica e di medicina nucleare, referti ambulatoriali, lettere di dimissione, cartelle cliniche elettroniche, FSE, prescrizioni elettroniche, cartelle cliniche, ecc.
• documentazione da altre aree.

Vantaggi durante l'intero ciclo di vita di un archivio IT

La gestione di un archivio digitale offre vantaggi davvero rilevanti nel medio-lungo periodo se si basa sui principi di automazione e semplificazione dei flussi documentali dell'organizzazione lungo tutto il loro ciclo di vita, secondo un percorso volto al raggiungimento di livelli di maggiore efficienza , efficacia, trasparenza e conformità.

In termini di processi digitali , la capacità di ottimizzare le fasi di ricezione, produzione e firma dei documenti, condivisione di dati e documenti, archiviazione, conservazione e distruzione dei documenti al termine del loro ciclo di vita richiede una significativa ottimizzazione dei processi di relazioni interne ed esterne dell'azienda .

Avere un approccio integrato all'adozione di software e servizi che dialogano con il sistema di archiviazione documentale e con il servizio di conservazione digitale e dando valore ai dati scambiati ed elaborati permette all'azienda di realizzare molti vantaggi: ridurre i tempi e quindi i costi operativi gestione dei flussi documentali per renderli più semplici; ottenere una drastica riduzione degli errori umani; eliminare la dispersione dei documenti; migliorare i processi di approvazione, monitoraggio e controllo ; aumentare la sicurezza e la trasparenza; e di contribuire a un modello di sostenibilità ambientale .

Pertanto, la digitalizzazione dei vari processi aziendali consente di produrre e/o conservare le più svariate tipologie di documenti elettronici che alimentano l'archivio digitale aziendale .

Formati e metadati dei documenti in un archivio digitale

Pertanto, al fine di preservare la memoria digitale di un'azienda è necessario prestare attenzione non solo agli oggetti digitali (es. documenti informatici), intesi come sequenze di bit e ai loro requisiti di validità legale, ma anche adottare formati elettronici adeguati e conformi Allegato 2 delle Linee Guida AgID. E' inoltre necessario garantire la valorizzazione dell'insieme dei metadati necessari all'indicizzazione dei documenti da valorizzare. Ciò al fine di evidenziare le caratteristiche documentali e il vincolo archivistico rappresentato dall'insieme delle relazioni logiche e formali che esistono tra i documenti di un archivio, che devono essere in linea con l'allegato 5 delle Linee guida AgID.

I metadati non sono altro che un insieme di dati (informazioni) associati a un oggetto digitale , come un documento informatico per identificarne e descriverne il contesto, il contenuto e la struttura, nonché per consentirne la gestione nel tempo nel sistema di conservazione.

Per la conservazione dell'archivio, i metadati hanno varie funzioni. Si va dall'identificazione permanente degli oggetti e delle loro relazioni, alla conservazione dei meccanismi tecnici e procedurali di formazione, manutenzione e conservazione, ai privilegi di accesso, alle logiche di selezione, alla descrizione del contesto di produzione e successiva custodia e conservazione .

La documentazione da conservare, pertanto, dovrebbe essere descritta in termini di:

• natura della documentazione (es. tipo, classe);
• formato utilizzato;
• elenco e descrizione dei metadati;
• periodo di conservazione;
• ogni informazione ritenuta utile per la conservazione.

Nell'era della società digitale, il volume dei documenti informatici in possesso delle aziende italiane sta crescendo in modo esponenziale . Ciò richiede un sistema di conservazione all'avanguardia che renda disponibile nel tempo il patrimonio informativo attraverso opportuni metadati , il che significa anche eliminare il rischio di incontrare criticità nel reperimento, nell'accesso e nell'esposizione dei documenti nel tempo, nonostante sono stati dematerializzati e archiviati digitalmente.

L'importanza di affidarsi a un fornitore certificato e qualificato Agid

La gestione della conservazione degli archivi può essere affidata dall'azienda a soggetti specializzati, i cosiddetti Preservation Provider, attraverso contratti che affidano le attività di conservazione dei documenti informatici e la nomina di un Responsabile del Trattamento dei Dati.

In particolare, rivestono grande importanza le regole e le procedure applicate, la professionalità dei preposti e la qualità , in particolare in termini di robustezza, sicurezza e affidabilità delle tecnologie applicate. Fondamentale , quindi, la scelta di affidare la conservazione digitale degli archivi di un'azienda ad un fornitore certificato e qualificato .

I Conservatori qualificati AgID hanno i più elevati requisiti di qualità, sicurezza e organizzazione , individuati secondo la normativa europea dalle Linee guida per la formazione, gestione e conservazione dei documenti elettronici. Le aziende private non sono obbligate a esternalizzare a Fornitori di Conservazione Qualificati , ma si consiglia vivamente di affidarsi a fornitori qualificati dall'Agenzia per l'Italia Digitale, come Doxee, al fine di ridurre la responsabilità di Al riguardo, con Determinazione n. 455 del 25 giugno 2021, AgID ha emanato il nuovo Regolamento che definisce i criteri per l'erogazione del servizio di conservazione dei documenti informatici, stabilendone i requisiti generali nonché la qualità, sicurezza e requisiti organizzativi per l'erogazione del servizio di conservazione in appositi allegati, con l'istituzione di uno specifico Marketplace per i servizi di conservazione qualificati.