Guida passo passo alla creazione di un budget per eventi

Pubblicato: 2022-05-20

Hai il compito di organizzare un evento? Se è così, congratulazioni! I seguenti paragrafi sono progettati per semplificare il tuo lavoro. Creare un budget per il tuo evento può sembrare scoraggiante, ma non deve esserlo. Puoi assicurarti che il tuo evento si svolga senza intoppi senza sorprese finanziarie seguendo questi semplici passaggi.

Stima il costo complessivo del tuo evento

Quando si pianifica un evento, uno dei primi passi è creare un budget. Questo ti aiuterà a stimare il costo complessivo del tuo evento e ad assicurarti di avere fondi sufficienti per coprire tutte le spese. Ecco una guida passo passo su come creare un budget per eventi:

Stima il numero di ospiti che parteciperanno al tuo evento. Questo ti aiuterà a stimare il costo di cibo, bevande e altre forniture.
Determina la location del tuo evento. Ciò influirà sul costo dell'affitto della sede, della decorazione e di altri costi associati allo spazio dell'evento.
Considera il costo dell'intrattenimento e delle attività. Ciò può includere l'assunzione di musicisti o altri artisti e il costo di eventuali materiali o forniture necessari per le attività.
Somma tutte le spese generali per stimare il costo complessivo del tuo evento. Assicurati di considerare anche eventuali costi aggiuntivi come assicurazione o permessi.

Suddividi i costi in categorie

Una volta che hai una stima del costo complessivo del tuo evento, è il momento di suddividere tali costi in categorie. Questo ti aiuterà a capire meglio dove stanno andando tutti i soldi e a identificare le aree in cui puoi risparmiare. Ecco alcune categorie di budget per eventi comuni:

Cibo e bevande: questo includerà il costo del catering e di eventuali alcolici che verranno serviti durante l'evento.
Decorazioni: questo può includere l'affitto di mobili o altri elementi decorativi e il costo di eventuali composizioni floreali.
Intrattenimento: ciò può includere l'assunzione di musicisti o altri artisti e il costo di eventuali materiali o forniture necessari per le attività.
Affitto della sede: questo sarà il costo dell'affitto dello spazio dell'evento e tutte le tasse associate all'utilizzo dell'area.
Altro: questo può includere il costo di assicurazione, permessi e altre spese varie.

Determina quanto denaro hai bisogno per ogni categoria

Ora che hai un elenco di tutte le categorie di eventi, è tempo di stimare la quantità di denaro di cui avrai bisogno per ciascuna.

Inizia osservando il tuo budget complessivo e determinando quanti soldi puoi realisticamente allocare a ciascuna categoria. Questo ti aiuterà a rispettare il budget, assicurandoti comunque che il tuo evento abbia successo.
Quindi, inizia a cercare i prezzi per vari fornitori e fornitori in ciascuna categoria. Questo ti aiuterà a farti un'idea migliore di quanto denaro devi preventivare per ogni articolo o servizio.
Infine, inizia a cercare modi per ridurre i costi in ciascuna categoria. Ad esempio, potresti essere in grado di ottenere uno sconto sul catering ordinando in anticipo o trovare articoli di arredamento più economici facendo acquisti nei discount. Assicurati di tenere conto di eventuali offerte o coupon che potresti essere in grado di utilizzare. Questo può aiutarti a risparmiare denaro in tutte le categorie di eventi.

Trova modi per ridurre i costi

Una volta che hai una buona idea di quanti soldi hai bisogno per ogni categoria di evento, è il momento di iniziare a cercare modi per ridurre i costi. Ci sono diversi modi per farlo:

Cerca sconti: molti venditori e fornitori offrono sconti per eventi, quindi assicurati di chiedere eventuali risparmi.
Guardati intorno: ottieni preventivi da più fornitori e fornitori prima di prendere le decisioni finali. Questo ti aiuterà ad assicurarti di ottenere il miglior prezzo possibile.
Fai da te: se sei disposto e in grado, ci sono molte attività relative agli eventi che puoi svolgere da solo invece di assumere qualcun altro per farle. Questo può farti risparmiare una notevole quantità di denaro.

Crea una sequenza temporale per effettuare i pagamenti

Dopo aver finalizzato il budget e aver effettuato tutte le selezioni di fornitori e fornitori, è il momento di creare una sequenza temporale per effettuare i pagamenti. Questo ti aiuterà a rimanere in pista ed evitare di perdere scadenze critiche. Assicurati di includere le seguenti informazioni nella sequenza temporale del pagamento:

La data di scadenza di ogni pagamento ti aiuterà a effettuare tutti i pagamenti in tempo.
Il nome e le informazioni di contatto della persona o dell'azienda a cui è dovuto il pagamento ti aiuteranno ad assicurarti di effettuare il pagamento alla persona o azienda corretta.
L'importo del pagamento ti aiuterà a non spendere troppo in un'area.
Eventuali istruzioni speciali per effettuare il pagamento garantiranno il rispetto di eventuali istruzioni speciali del venditore o fornitore.

Seguendo questi passaggi e tenendo traccia dei tuoi progressi, puoi assicurarti che il tuo evento rientri nel budget e si svolga senza intoppi.

Tieni traccia dei tuoi progressi lungo la strada!

Quando inizi a implementare il tuo budget, è essenziale tenere traccia dei tuoi progressi e rimanere in pista. Questo può aiutarti a identificare le aree in cui stai spendendo troppo o in cui potresti dover ridurre. Esistono diversi modi per monitorare il tuo budget:

Crea un foglio di calcolo: questo ti consentirà di inserire tutte le spese relative all'evento in un unico posto e vedere esattamente dove stanno andando i tuoi soldi.
Utilizza un software di budgeting: un software professionale per il monitoraggio del budget degli eventi può aiutarti a tenere traccia del budget dell'evento. Questa può essere un'opzione utile se non ti senti a tuo agio nell'usare i fogli di calcolo.
Effettua calcoli manuali: se preferisci, puoi anche tenere traccia del tuo budget eseguendo calcoli manuali. Questa potrebbe essere una buona opzione se hai solo poche spese da monitorare.

Indipendentemente da come scegli di monitorare il tuo budget, l'importante è monitorare le tue spese e apportare le modifiche necessarie.

In sintesi

La creazione di un budget per il tuo prossimo evento non deve essere stressante o difficile. Seguendo questi semplici passaggi, puoi assicurarti che il tuo evento si svolga senza intoppi e rispetti il budget.

Inizia stimando il costo complessivo del tuo evento, quindi suddividilo in categorie. Successivamente, determina la quantità di denaro di cui avrai bisogno per ciascun tipo e trova i modi per ridurre i costi ove possibile. Infine, crea una sequenza temporale per effettuare i pagamenti e traccia i tuoi progressi!