In che modo la tua startup può trarre vantaggio da un numero di telefono virtuale?

Avviare un'attività è costoso, soprattutto se non si dispone di una solida fonte di capitale. Il costo iniziale sostenuto è fuori scala e, se non ben preventivato, puoi perdere i soldi che non avresti mai voluto. Corri il rischio di indebitarti.

Vuoi risparmiare denaro e massimizzare i profitti? L'utilizzo di un numero di telefono virtuale per la tua comunicazione aziendale può essere un modo per farlo. Continua a leggere per una migliore comprensione dei sistemi telefonici virtuali.

Cos'è un numero di telefono virtuale?

Un numero di telefono virtuale è un numero di telefono non legato o vincolato a nessun indirizzo, scheda SIM, dispositivo o telefono. Questo numero utilizza Internet per effettuare chiamate telefoniche.

Per illustrare, ecco tre differenze tra un numero virtuale e un numero fisico.

• A differenza dei numeri fisici, che necessitano di apparecchiature telefoniche, schede SIM e altri dispositivi per funzionare, i numeri virtuali non richiedono apparecchiature specializzate.
• I numeri fisici hanno bisogno di linee telefoniche per funzionare. Senza queste linee, questi numeri rimangono disconnessi.
• I numeri fisici che utilizzano i telefoni fissi si basano su reti telefoniche realizzate in filo di rame. D'altra parte, un numero di telefono virtuale può funzionare su qualsiasi dispositivo di comunicazione, dai laptop ai telefoni.

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Come funzionano i numeri virtuali?

Come accennato in precedenza, i numeri di telefono virtuali non hanno bisogno di normali sim card per funzionare. Tutto ciò di cui hanno bisogno questi numeri è una connessione Internet sicura. Funzionano inoltrando le chiamate a un dispositivo connesso a Internet.

I numeri virtuali, chiamati anche DID (Direct Inward Dialing) o numeri secondari, utilizzano la tecnologia Voice Over Internet Protocol (VoIP). Questa tecnologia è relativamente comune e potresti averla utilizzata per effettuare chiamate su WhatsApp o iMessage.

I numeri virtuali sono la migliore forma di comunicazione per una start-up. Non sono solo convenienti, ma hanno anche caratteristiche uniche. Ecco alcune di queste caratteristiche.

Caratteristiche dei numeri di telefono virtuali utili per le startup

I numeri di telefono virtuali ti aiuteranno a comunicare in modo efficace con i tuoi clienti. Questi numeri possono supportare molte funzionalità essenziali per migliorare la comunicazione nella tua azienda. Alcune di queste funzionalità includono:

Registrazione delle chiamate

Puoi registrare tutte le chiamate effettuate sul tuo numero aziendale virtuale. Il bello di questo è che puoi riprodurre queste registrazioni ogni volta che vuoi.

Inoltre, in caso di eventuali malintesi, puoi sempre riprodurre queste registrazioni per chiarimenti. Sono anche utili come prova concreta quando le cose vanno in tilt con i clienti e sei ritenuto responsabile.

Screening delle chiamate

I numeri di telefono virtuali supportano anche lo screening delle chiamate. Questa funzione consente di sapere chi sta chiamando e deviarlo automaticamente prima di rispondere alla chiamata. Questa funzione è utile, soprattutto quando ti aspetti una chiamata importante.

Inoltro SMS

Al giorno d'oggi, la maggior parte delle persone preferisce inviare messaggi piuttosto che chiamare. Con questa funzione di inoltro SMS, puoi inviare e ricevere messaggi di testo senza incorrere in costi aggiuntivi poiché tutto questo viene fatto su Internet.

Chiamata in conferenza

I numeri di telefono virtuali dispongono di funzionalità di conferenza telefonica che ti consentiranno di tenere riunioni in modo efficiente. Potrai incontrare i tuoi clienti e fornitori praticamente senza costi aggiuntivi. Questi numeri hanno anche un'interfaccia utente facile da usare. Non devi viaggiare per incontrare i tuoi clienti o fornitori; puoi fare una teleconferenza e incontrarli da remoto.

Segreteria telefonica

Questo sistema telefonico ha una funzione piuttosto interessante per i messaggi vocali. I tuoi messaggi vocali vengono inviati automaticamente alla tua casella di posta elettronica, dove puoi leggerli. Ti risparmia il trambusto di dover ascoltare centinaia e centinaia di messaggi vocali. Con questa funzione, puoi leggere i feedback dei tuoi clienti e rispondere loro in tempo reale.

Gestione chiamate simultanee

I clienti che chiamano la tua azienda non amano aspettare in fila o avere sempre a che fare con segnali di occupato. I sistemi telefonici virtuali ti aiuteranno a migliorare la tua comunicazione poiché supportano la gestione di più chiamate. Il sistema semplifica inoltre la gestione di un elevato volume di chiamate.

Numeri di telefono locali gratuiti

Gli unici addebiti che devi sostenere quando utilizzi i numeri virtuali sono quelli relativi a Internet. Questo è di grande vantaggio per la tua attività poiché ti fa risparmiare denaro. Inoltre, i numeri virtuali sono abbastanza flessibili da poter passare da un dispositivo all'altro.

Inoltre, la maggior parte dei fornitori di servizi offre piani di installazione di numeri virtuali a basso costo. Per la massima efficienza, prendi in considerazione la possibilità di ottenere un numero di telefono aziendale dedicato. Anche un sistema telefonico virtuale supporta questo.

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Motivi per cui hai bisogno di un numero di telefono virtuale per la tua startup

Un numero di telefono virtuale è una necessità per la tua azienda. Ecco alcuni vantaggi che indicano tutti i motivi per cui è necessario questo sistema.

Migliore comunicazione con i tuoi clienti

Puoi ricevere le tue chiamate ovunque ti trovi, tablet, telefono fisso o dispositivo mobile. Questi numeri sono compatibili con quasi tutti i dispositivi di comunicazione, quindi non devi essere stanco di telefoni fissi ingombranti. I numeri virtuali ti assicurano di non perdere mai una chiamata dal tuo cliente.

“Con un numero di telefono virtuale, sarai sempre accessibile ai tuoi clienti e fornitori. Questo perché, a differenza dei numeri tradizionali, un numero di telefono virtuale ti permette di deviare e ricevere le tue chiamate quando e come vuoi». – come accennato da Peter Antoniou, amministratore delegato di Edgility, in una delle sue recenti interviste.

Conveniente

Il business consiste nel massimizzare i profitti e ridurre al minimo le spese. Un numero di telefono virtuale è economico da usare poiché l'unico costo che devi sostenere è il costo di Internet. Con questo sistema, puoi goderti più numeri al prezzo di una sola connessione. Puoi massimizzarlo assegnando un numero diverso per ogni reparto della tua azienda.

Inoltre, rispetto alle chiamate basate sull'operatore, i sistemi telefonici virtuali sono più economici e affidabili. Inoltre, non devi pagare hardware costoso come i nuovi telefoni cellulari per i tuoi numeri virtuali. Questi numeri sono compatibili con la maggior parte dei dispositivi di comunicazione e puoi persino rispondere alle chiamate sul tuo computer.

Aumento del rendimento lavorativo

Una comunicazione fluida tra te e i tuoi clienti migliora la produttività. Con un sistema virtuale, puoi facilmente tenere traccia della tua attività ovunque ti trovi. Oltre a chiamare i tuoi clienti, puoi anche inviare loro fax promozionali e messaggi vocali. Ciò potrebbe aumentare la tua base di clienti e di conseguenza migliorare le tue vendite.

Professionalità

Un numero di telefono virtuale fa sembrare la tua attività legale e professionale. Con questa rete, puoi creare una prospettiva professionale per la tua attività. Ti rende anche più facile costruire i tuoi marchi attraverso la pubblicità.

I clienti si sentono a proprio agio nel trattare con un numero aziendale piuttosto che con un numero personale. Un numero di telefono virtuale ti offre una piattaforma per ottenere una linea di business.

Nessun contratto

A differenza dei numeri di telefono tradizionali, non è necessario un contratto per usufruire dei servizi di numeri di telefono virtuali. Questo, a sua volta, ti fa risparmiare denaro. I numeri virtuali vengono pagati con un piano di pagamento una tantum.

Backup dei dati

Viene eseguito il backup di ogni telefonata, messaggio, fax e messaggio vocale che invii o ricevi sul tuo numero virtuale. Questo protegge tutti i tuoi dati, come le informazioni sui clienti, da circostanze impreviste. La presenza di un data center su questo sistema riduce al minimo il rischio di perdere tutti i dati in un intoppo tecnico.

Maggiore soddisfazione del chiamante

I sistemi telefonici virtuali di solito sono dotati di assistenti automatici virtuali. Questi assistenti sono generalmente bot e possono essere configurati e automatizzati per rispondere alle domande dei clienti. Ciò li tiene impegnati mentre aspettano di essere collegati al prossimo agente disponibile. La funzione fa in modo che un cliente sia assistito dalla persona giusta.

Affari separati dai telefoni personali

La maggior parte delle startup commette l'errore di utilizzare i telefoni personali per effettuare chiamate di lavoro. Sebbene sia comune tra i proprietari di piccole imprese, non è raccomandato.

Un numero di telefono virtuale aiuterà a separare gli affari dalla tua vita personale. Detto questo, anche se scegli di utilizzare lo stesso numero per effettuare chiamate di lavoro, questo sistema nasconderà la tua identità. Tutto quello che devi fare è selezionare l'orario di lavoro affinché il numero di telefono virtuale accetti o rifiuti le chiamate.

Affrontare le frodi telefoniche virtuali

L'utilizzo di un numero di telefono virtuale ha molti vantaggi. Tuttavia, sei a rischio di frodi e truffe telefoniche virtuali. Al giorno d'oggi, Internet è accessibile a tutti, il che ha portato a un aumento delle truffe online. Le piccole imprese e le start-up sono gli obiettivi principali delle truffe poiché sono considerate ecologiche e inesperte nella gestione delle transazioni online.

Esistono diversi modi per proteggere la tua azienda dai contro. Ecco alcuni esempi:

• Aggiorna periodicamente i tuoi sistemi telefonici virtuali. Una versione aggiornata è più difficile da violare.
• Evita di utilizzare il WI-FI pubblico. Se devi usarlo, prendi in considerazione l'idea di ottenere una VPN.
• Installa il software antivirus più recente per aiutarti a rilevare e tenere a bada i virus
• Scansiona sempre e-mail e fax alla ricerca di virus prima di aprirli.
• Usa password sicure per accedere ai tuoi sistemi telefonici virtuali. Inoltre, cambia frequentemente le tue password.
• Scansiona tutto l'hardware come dispositivi di archiviazione esterni, mouse e unità USB alla ricerca di virus prima di collegarli ai tuoi dispositivi.

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Conclusione

Internet ha reso il mondo un villaggio globale. Affinché la tua attività cresca da una start-up a una mega-società, devi comunicare in modo efficace con i tuoi clienti, parti interessate e fornitori. Puoi farlo solo se disponi di un software all'altezza dell'attività, come un sistema telefonico virtuale.