Le organizzazioni non profit e di beneficenza possono raggiungere più donatori con uno sponsor. Diamo un'occhiata a cinque tipi di lettere di sponsorizzazione e come scriverle in modo che si distingua. Preparati a inchiodare la tua richiesta di sponsorizzazione e assicurati più finanziamenti e consapevolezza per la tua organizzazione non profit.
Che cos'è una lettera di sponsor?
Una lettera di sponsorizzazione è una richiesta di donazione che chiede a un'azienda o a un individuo di sponsorizzare un evento, progetto o attività imminente. Lo scopo di questo tipo di lettera di raccolta fondi è convincere il benefattore che il tuo evento o progetto di raccolta fondi merita il suo sostegno.
Le lettere di sponsorizzazione sono una delle lettere di richiesta di donazione più comuni perché sono versatili. Puoi usarli per chiedere supporto a privati e aziende e puoi chiedere qualsiasi somma di denaro.
La lettera dovrebbe includere informazioni sui vantaggi della sponsorizzazione, ad esempio su come aiuta lo sponsor ad aumentare la visibilità e costruire il proprio marchio. Dovrebbe anche fornire dettagli su quanto denaro riceverà il potenziale sponsor per il suo sostegno e per quanto tempo durerà la sponsorizzazione.
Qual è il vantaggio di una raccolta fondi o di una sponsorizzazione di un evento?
Per un'organizzazione no profit, la sponsorizzazione aziendale fa parte della gestione di un piano di raccolta fondi completo. È un modo per ottenere di più per la sua missione con aiuti finanziari, articoli all'asta o donazioni in natura da parte di un'azienda o di una società.
Le organizzazioni non profit hanno spesso idee di raccolta fondi che richiedono più assistenza di quella che i loro team possono affrontare da soli. Portare partnership da organizzazioni che si allineano con la tua causa apre nuove possibilità per le comunità bisognose.
Per un'azienda o una società, una sponsorizzazione aziendale offre una maggiore visibilità all'interno di una comunità. L'attività di sponsorizzazione può stabilire la propria immagine di beneficenza sostenendo organizzazioni che svolgono un lavoro incredibile.
Molti consumatori preferiscono un'azienda che mostri regolarmente il proprio investimento nella propria comunità, rendendo un'opportunità di sponsorizzazione un ottimo modo per fare colpo e portare in primo piano una buona causa.
Come si chiede il patrocinio?
Chiedere una sponsorizzazione significa fare una buona impressione. Una lettera di proposta di sponsorizzazione è sia informativa che persuasiva. Dovrebbe fornire tutte le informazioni di cui un potenziale sponsor ha bisogno per prendere una decisione informata, spiegando anche perché dovrebbero sostenere la tua causa.
Conosci il tuo pubblico
Chi è la persona a cui stai chiedendo soldi? Quali informazioni demografiche è importante conoscere? Cosa gli piace leggere, quali vantaggi gli interessano e come puoi relazionarti con loro? Assicurati di parlare con loro in un modo che risuoni.
Sii chiaro su ciò di cui hai bisogno e perché è importante
Quando chiedi a qualcuno una sponsorizzazione, è utile essere chiari sulle tue esigenze. Sii specifico su ciò che vorresti che sponsorizzassero, in quale periodo di tempo stai osservando e le aspettative che derivano da una sponsorizzazione di questo tipo.
Dovresti anche includere il tuo obiettivo di raccolta fondi e l'impatto di tale obiettivo sulla tua comunità. Con ciò arriva un chiaro schema del motivo per cui questa sponsorizzazione è essenziale per la tua organizzazione, progetto o programma.
Come scrivere una lettera di richiesta di sponsorizzazione?
Ogni e-mail di sponsorizzazione avrà un layout e un contenuto personalizzati per il suo destinatario e una richiesta tempestiva. Abbiamo esposto alcuni elementi indispensabili nella tua lettera di sponsorizzazione in modo da non perdere mai un'opportunità.
- Includi dettagli sulla sponsorizzazione: non vuoi mai lasciare che il tuo potenziale sponsor si chieda cosa gli stai chiedendo. Esponi i dettagli dell'evento o dell'iniziativa specifica di raccolta fondi e qualsiasi livello di sponsorizzazione utilizzando un linguaggio accattivante.
- Presentati correttamente: aiuta il tuo potenziale sponsor a comprendere meglio e connettersi con la tua organizzazione e la sua missione per garantire una partnership naturale.
- Personalizza la tua lettera: una buona lettera di richiesta di sponsorizzazione dovrebbe essere personalizzata con il nome della persona o dell'organizzazione che desideri sponsorizzare la tua organizzazione non profit. Quando si tratta di una gestione proattiva ed efficace dei donatori, la personalizzazione è fondamentale.
- Mantienilo chiaro e conciso: anche se la tua lettera formale contiene molte informazioni, dovrebbe comunque essere chiara e concisa in modo da non confondere il lettore o perdere tempo. Usa un tono amichevole, rivolgendoti al destinatario per nome, se possibile.
- Includi i passaggi successivi: alla fine della tua lettera, assicurati che il lettore sappia cosa dovrebbe fare dopo. Indica chiaramente come possono confermare la loro sponsorizzazione o chi possono contattare in merito a qualsiasi domanda di chiarimento. Puoi anche includere un breve poscritto che ribadisca l'invito all'azione o che aggiunga un elemento di urgenza alla tua richiesta. È più probabile che il tuo PS venga letto rispetto a qualsiasi altra parte della tua lettera di raccolta fondi. Inoltre, le lettere che includono un PS hanno tassi di risposta più elevati rispetto a quelle che non lo fanno.
Come si scrive un'e-mail per chiedere una sponsorizzazione?
Nel mondo della comunicazione online di oggi, la tua lettera di sponsorizzazione sarà probabilmente sotto forma di e-mail. In linea con le migliori pratiche di posta elettronica, ti consigliamo di pensare ad alcuni modi unici per assicurarti che il tuo messaggio venga ricevuto, aperto e, soprattutto, risponda.
- Crea una riga dell'oggetto convincente: includi dettagli sufficienti per essere chiari ma abbastanza estro per attirare l'attenzione, come questi esempi di riga dell'oggetto dell'e-mail.
- Sii breve: la parte migliore di un'e-mail è la tua capacità di utilizzare collegamenti ipertestuali e ridurre la quantità di testo.
- Aggiungi elementi visivi: più puoi mostrare la tua organizzazione invece di dire semplicemente a uno sponsor perché dovrebbe prendere in considerazione la tua richiesta, più forte sarà la connessione che potrai creare.
- Aggiungi informazioni di contatto: non fare in modo che il destinatario cerchi un numero di telefono o un punto di contatto per rispondere alla tua richiesta, soprattutto se l'e-mail viene inoltrata.
- Pianifica il follow-up: le e- mail possono facilmente perdersi nella confusione, ma attendere circa una settimana per inviare un follow-up può riaprire la conversazione senza essere troppo invadenti.
5 tipi di modelli di lettere di sponsorizzazione
Esempio di lettera di sponsorizzazione aziendale locale
Riga oggetto: Opportunità di sponsorizzazione | [NOME AZIENDALE] x [NOME NON PROFIT]
Ciao [NOME],
Il nostro team di [LA TUA ORGANIZZAZIONE] non ha potuto fare a meno di notare l'impatto che [LOCAL BUSINESS] ha sulla nostra comunità qui in [LOCATION]. Ci chiedevamo se saresti interessato a una sponsorizzazione per [FUNDRAISING INITIATIVE].
Diventare uno sponsor può portare [LOCAL BUSINESS] nuovi affari e mostrare come i nostri valori si allineano nella missione per risolvere [LA TUA MISSIONE/SFIDE A PORTATA DI MANO].
Ecco come sarebbe:
- [TEMPO IMPEGNO]
- [CONTRIBUTI FINANZIARI/PRODOTTO/SPAZIO]
- [IL VALORE CHE FORNISCE ALLA LORO ATTIVITÀ]
Non vedo l'ora di parlare di più di questa opportunità. Ti ricontatterò tra qualche giorno per controllare e rispondere a qualsiasi domanda se non riceverò tue notizie prima di allora.
Migliore,
[IL TUO NOME]
Modello di lettera di richiesta di sponsorizzazione aziendale
Riga oggetto: Opportunità di sponsorizzazione | [NOME AZIENDA] x [NOME NON PROFIT]
Ciao [NOME],
Il nostro team di [LA TUA ORGANIZZAZIONE] è così impressionato dalla visione di [SOCIETÀ] e vediamo molti valori sovrapposti tra le nostre due organizzazioni. Ci chiedevamo se saresti interessato a una sponsorizzazione per [FUNDRAISING INITIATIVE].
I clienti che amano il tuo [PRODOTTO/SERVIZIO] possono vedere i tuoi valori in azione collaborando per sostenere la nostra missione di risolvere [LA TUA MISSIONE/SFIDE A PORTATA DI MANO].
Ecco come sarebbe:
- [TEMPO IMPEGNO]
- [CONTRIBUTI FINANZIARI/PRODOTTO/SPAZIO]
- [IL VALORE CHE FORNISCE ALLA LORO ATTIVITÀ]
Non vedo l'ora di parlare di più di questa opportunità. Ti ricontatterò tra qualche giorno per controllare e rispondere a qualsiasi domanda se non riceverò tue notizie prima di allora.
Migliore,
[IL TUO NOME]
Modello di lettera di sponsorizzazione dell'evento
Riga oggetto: Opportunità di sponsorizzazione | [NOME AZIENDA] x [NOME EVENTO NON PROFIT]
Caro [NOME],
Ti scriviamo oggi per conto di [LA TUA ORGANIZZAZIONE].
Come organizzazione che fornisce [prodotto/servizio], possiamo vedere [LA LORO ORGANIZZAZIONE] diventare uno sponsor meraviglioso per il nostro prossimo evento, [NOME EVENTO].
Il nostro team ha creato [NOME EVENTO] per riunire i nostri sostenitori, potenziali nuovi donatori e la comunità attorno alla nostra missione per risolvere [LA TUA MISSIONE/SFIDE A PORTATA DI MANO]. Ospitiamo questo evento presso [sede]. Abbiamo invitato diverse aziende locali a partecipare come sponsor, con molte donazioni di prodotti o servizi da mettere all'asta durante l'evento.
La sponsorizzazione verrebbe principalmente finanziata con una donazione di qualsiasi importo da $[DOLLAR AMOUNT] a $[DOLLAR AMOUNT]. Se scegli di non fornire supporto finanziario, ci piacerebbe che prendessi in considerazione l'idea di donare qualcos'altro: un servizio o un prodotto per aiutarci a organizzare un grande spettacolo.
In qualità di sponsor ufficiale del nostro evento, il tuo logo apparirà in tutto lo spazio del festival sopra banner e poster. I tuoi dollari di sponsorizzazione andranno ad aiutarci a coprire i costi associati all'organizzazione di un evento di queste dimensioni, dal noleggio di attrezzature e materiali alla messa in sicurezza dello spazio dell'evento.
Se sei interessato a sponsorizzare il nostro evento o a saperne di più su come possiamo lavorare insieme, contattami al [TELEFONO] o inviami un'e-mail all'indirizzo [EMAIL].
Scopri di più su come intendiamo fare la differenza:
[LINK EVENTO]
Grazie per aver letto della nostra missione. Vi preghiamo di contattarci se volete saperne di più e partecipare ai nostri sforzi di raccolta fondi.
Migliore,
[NOME]
Modello di lettera di sponsorizzazione in natura
Riga oggetto: Opportunità di sponsorizzazione in natura | [NOME AZIENDALE] x [NOME NON PROFIT]
Caro [NOME],
Ti scriviamo oggi per conto di [LA TUA ORGANIZZAZIONE].
Come organizzazione che fornisce [prodotto/servizio], possiamo vedere [LA LORO ORGANIZZAZIONE] diventare un meraviglioso sponsor in natura per il nostro prossimo [NOME EVENTO O RACCOLTA FONDI].
Ecco un elenco di donazioni in natura che puoi fornire come sponsor:
- [ELEMENTO 1]
- [ELEMENTO 2]
- [ELEMENTO 3]
Tutti questi elementi ci aiutano nella nostra missione di risolvere [LA TUA MISSIONE/ SFIDE A PORTATA DI MANO].
In qualità di sponsor ufficiale della nostra raccolta fondi, il tuo logo apparirà su tutti i nostri materiali promozionali e indirizzerà il traffico verso la tua attività.
Abbiamo bisogno di tutte le donazioni in natura entro il [DATA], che puoi spedire o consegnare a [INDIRIZZO].
Non vediamo l'ora di risentirti.
Migliore,
[NOME]
Porta la tua opportunità di sponsorizzazione al livello successivo
Social media
Ci sono tanti esempi di sponsorizzazioni aziendali che portano i social media in primo piano. Mentre rifletti sulla tua lettera di sponsorizzazione, considera i modi per aggiungere valore attraverso la consapevolezza sociale e la condivisione.
Ad esempio, hai un hashtag di marca che sia i tuoi sponsor che la tua organizzazione possono utilizzare per promuovere la tua raccolta fondi o il tuo evento? Hai influencer che stanno collaborando con te per creare traffico sul tuo sito durante questo periodo che aumenterebbe l'esposizione anche per i tuoi sponsor?
C'è molto che puoi fare online che addolcisce l'affare per potenziali aziende e organizzazioni che stanno prendendo in considerazione la tua proposta di sponsorizzazione.
Promozioni e Incentivi
Il modo in cui promuovi la tua sponsorizzazione può attirare anche grandi nomi. Diventa creativo sui modi per posizionare i tuoi sponsor in primo piano e al centro nel tuo sito Web per le donazioni, nelle comunicazioni, nel marchio dell'evento, nei materiali promozionali per la raccolta fondi e nella segnaletica fisica.
Più immobili possono guadagnare per il loro logo in correlazione con la tua missione, più potrebbero voler dare. Questo può anche essere un ottimo modo per segmentare diversi livelli di sponsorizzazione. Offri ulteriori opportunità di esposizione a coloro che sono disposti a dare a un livello più alto.
Lettere di ringraziamento
Probabilmente la tua organizzazione non profit conosce già l'importanza di inviare una lettera di conferma della donazione (nota anche come ricevuta della donazione). Tuttavia, non dovrebbero essere trascurati come un modo potente per mostrare apprezzamento ai tuoi sponsor.
Quando la tua raccolta fondi o il tuo evento si conclude, fai un passo avanti nell'assicurare i tuoi sponsor per il prossimo anno, dando loro un valido motivo per rimanere in contatto. Potresti anche fare una telefonata per ringraziare ogni sponsor a un livello più personale. L'autenticità farà molta strada durante la navigazione nel processo di sponsorizzazione.
Inchioda le tue lettere di richiesta di sponsorizzazione
Una lettera di sponsorizzazione non è solo una lettera: è uno strumento di riferimento progettato per creare partnership che raccolgono denaro e consapevolezza per la tua organizzazione. Ti consentono di condividere la tua storia, spiegare la tua causa e dire alle persone perché dovrebbero partecipare. Indipendentemente da quale di queste cinque lettere di sponsorizzazione invii, assicurati di fare i compiti e di trasmettere un messaggio chiaro e convincente.