Come creare un accordo sui social media per i clienti

Se vuoi essere visto come un social media manager professionista, è importante impostare la tua attività con i processi giusti fin dall'inizio. Ciò semplificherà la tua attività e la aiuterà a funzionare in modo più fluido su base continuativa. Parte di questo processo prevede la creazione di un accordo dettagliato sui social media per i tuoi clienti.

Ogni relazione con il cliente è diversa, ma indipendentemente da quanto sia formale quella relazione, è importante avere linee guida chiare che governino il lavoro che stai completando. Che tu sia un'agenzia affermata o che tu abbia appena iniziato come libero professionista, la creazione di accordi sui social media ben organizzati è fondamentale per il tuo successo. Affrontiamolo; i social media sono ancora un mondo di mistero per molti clienti, il che significa che non tutti capiranno cosa è incluso nel tuo ambito di lavoro e cosa no!

Non tutti i professionisti dei social media sanno come creare un contratto sui social media, e va bene. Il tuo contratto non deve essere un complicato documento di 30 pagine. Può essere solo un breve accordo che delinea le regole di base del tuo rapporto di lavoro e cosa comporta. Continua a leggere per scoprire di più!

Perché ho bisogno di un accordo sui social media?

Quindi, hai davvero bisogno di un accordo sui social media? Ebbene, la risposta semplice è sì. Anche se sei coinvolto in un progetto a breve termine, vuoi comunque essere chiaro sull'ambito del tuo lavoro, sul tuo coinvolgimento nel progetto, sul compenso del progetto e su eventuali linee guida legali che regolano il progetto e i tuoi ruoli e responsabilità al suo interno .

Un accordo sui social media è generalmente un contratto legalmente vincolante che crea linee guida chiare per entrambe le parti. Ti protegge anche da eventuali controversie legali che sorgono durante il completamento del progetto e stabilisce un'agenda chiara per le tempistiche e le tariffe del progetto. Ciò stabilisce chiare aspettative per il progetto e può far risparmiare molto tempo a entrambe le parti.

Può anche delineare eventuali esclusioni non incluse nel progetto. Se il tuo cliente non conosce i social media, potrebbe presumere che ti stai assumendo determinate responsabilità, come la gestione della community o la produzione di video. Un accordo delinea eventuali esclusioni in modo che non vi sia confusione durante il progetto in merito ai ruoli e alle responsabilità di ciascuna parte.

Anche se lavori con un cliente da diversi anni o se è un caro amico personale, puoi comunque incontrare problemi legali o controversie sull'ambito di un progetto. Non importa quanto piccolo sia il progetto, possono comunque esserci problemi che emergono. Avere un accordo sui social media rende le cose più facili per tutti.

Non solo, ma un contratto sui social media ti fa anche sembrare molto più professionale. Ti stabilisce come un legittimo uomo d'affari e aiuta il cliente a sentirsi più rassicurato nel lavorare con te. Saranno in grado di vedere fin dall'inizio che hai stabilito dei processi in atto. Potranno anche vedere quanto lavoro potrebbe essere coinvolto nel progetto. Un contratto sui social media consente al cliente di vedere tutti i diversi componenti coinvolti in una campagna e quanto tempo potrebbero impiegare, il che ti aiuta a dimostrare il valore del tuo lavoro.

Cosa include un accordo sui social media?

Un accordo sui social media è un documento legale. Idealmente, dovrebbe includere una serie di elementi diversi, inclusi i seguenti:

All'interno del contratto, ogni elemento dovrebbe essere chiaramente delineato in modo che entrambe le parti comprendano i requisiti coinvolti. Quindi, entrambe le parti dovrebbero firmare e datare il contratto prima dell'inizio di qualsiasi lavoro.

È importante creare il tuo contratto sui social media prima di acquisire nuovi clienti. Se aspetti di ottenere il tuo primo cliente, potrebbe essere necessaria almeno una settimana per creare il tuo contratto sui social media, quindi è meglio prepararlo in anticipo.

Quindi, analizziamo ogni parte del tuo contratto sui social media e discutiamo perché sono così importanti.

1. Dettagli di base del progetto

La prima parte del contratto dovrebbe evidenziare i dettagli di base del progetto, compresi i servizi offerti, le date che coprirà il progetto e le parti coinvolte. Ricorda che questo potrebbe includere anche altre agenzie, altri liberi professionisti o qualsiasi altra parte coinvolta nel progetto.

Assicurati di specificare chi firmerà il contratto e rappresenterà il cliente e il libero professionista o l'agenzia di social media. In genere, dal lato del cliente, questi saranno gli imprenditori. Dalla tua parte, questo sarai te stesso o chiunque ti rappresenti all'interno della tua agenzia. Se lavori come libero professionista, dovresti firmare tu stesso il contratto.

È importante delineare queste parti in anticipo. A seconda del progetto, a volte collaborare con altri team può richiedere più tempo che lavorare da soli. Dovrai anche delineare le responsabilità specifiche che risiedono con diverse agenzie o team. Il tuo cliente potrebbe presumere che tu non abbia problemi a lavorare con altre agenzie e, sebbene questo non dovrebbe essere un grosso problema, potrebbe aggiungere tempo al progetto, quindi è necessario delinearlo in anticipo.

2. Il lavoro coinvolto

Questo è probabilmente il dettaglio più importante dell'intero accordo. Questo componente delinea il lavoro effettivo da completare e le eventuali inclusioni incorporate in esso. In questa sezione, dovresti essere il più dettagliato possibile, quindi non c'è confusione sul lavoro coinvolto.

Delineare tutti i ruoli e le responsabilità coinvolti all'interno del progetto e includere tutte le altre componenti di cui il cliente è responsabile. Assicurati di includere tutti gli obiettivi del progetto. Se stai creando un calendario di social media, includi su quali piattaforme social pubblicherai e il numero esatto di post che creerai. Dovresti anche includere tutte le attività secondarie che potrebbero far parte del progetto.

Pertanto, se stai fornendo servizi di social media marketing, delinea esattamente ciò che verrà fornito da te, inclusi servizi come:

Dovresti anche delineare le responsabilità e le scadenze dei clienti, incluso ciò che deve essere fornito per completare il progetto in quali date. Ciò è particolarmente importante se sono necessarie informazioni o risorse sul cliente per completare la parte dei componenti del progetto. Se vuoi essere davvero prescrittivo, puoi anche includere stime per raggiungere i tuoi obiettivi o concordare KPI in modo che il cliente sia chiaro su cosa può aspettarsi.

3. Dettagli di costo e pagamento

I dettagli di costo e pagamento sono un'altra componente fondamentale del tuo accordo sui social media. Qualsiasi contratto di social media marketing dovrebbe specificare esattamente quanto costerà il lavoro e includere un programma di pagamento in modo che il cliente sappia quanto è dovuto e quando. Dovresti anche specificare se stai lavorando su una base di conservazione o se stai solo lavorando a un progetto una tantum per una durata prestabilita.

Quando si delinea il costo, assicurarsi di includere eventuali tasse, eventuali costi aggiuntivi e una tariffa oraria aggiuntiva se necessario. Aggiungi un programma di pagamento all'interno del contratto. La pianificazione dovrebbe indicare quali pagamenti sono dovuti quando, o potrebbe anche specificare che i pagamenti sono dovuti quando si raggiungono determinati traguardi all'interno del progetto. Se diverse parti stanno pagando componenti diversi all'interno del progetto, specificarlo nei termini di pagamento.

Potresti anche voler aggiungere dettagli su eventuali spese aggiuntive all'interno del progetto e chi coprirà questi costi. Ciò potrebbe includere le spese di viaggio, il costo del software o delle immagini, il costo degli strumenti o una tariffa oraria per coprire il costo di servizi aggiuntivi o straordinari.

4. Cronologia

Un'altra componente importante del tuo accordo sui social media sono le tue scadenze. Se il lavoro è a tempo indeterminato o lavori in base a un contratto di gestione dei social media in corso, assicurati di specificarlo all'interno del contratto. Se il tuo contratto ha una durata minima, specificalo.

Includere eventuali consegne specifiche dovute entro date specifiche all'interno di questa sezione. Sii chiaro che i risultati potrebbero subire ritardi se le informazioni richieste non vengono fornite in modo tempestivo dal tuo cliente.

La maggior parte dei contratti in corso dovrebbe avere un periodo minimo stabilito, ad esempio tre o sei mesi. Dopo che questo periodo minimo è scaduto, puoi ancora avere il tuo contratto in vigore, ma potresti voler assicurarti di includere un periodo di preavviso di risoluzione, ad esempio 21 giorni. Ciò garantisce che entrambe le parti siano protette. Significa che non rimarrai senza lavoro. Allo stesso tempo, garantisce che il cliente non venga lasciato a bocca aperta senza contenuti sui social media per il mese successivo.

Potresti anche voler includere una commissione o aggiungere rimborsi se il contratto viene risolto entro il periodo contrattuale.

5. Passività

La maggior parte degli accordi di social media marketing includerà anche una sezione sulla responsabilità e consigliamo vivamente di farlo. Questa sezione specifica essenzialmente chi è responsabile per eventuali danni causati dall'opera completata. In genere, la gestione dei social media (SMM) non tende a causare molti problemi, tuttavia, la pubblicazione di materiale online comporta sempre un rischio.

Per questo componente, potresti voler consultare un avvocato, a seconda di con chi stai lavorando, in quale settore operano e quali sono i potenziali rischi. Ad esempio, le aziende di determinati settori, come l'industria medica, hanno linee guida molto specifiche su ciò che può essere pubblicato e quali affermazioni possono essere fatte all'interno di questi post.

A seconda del cliente o del progetto, potresti voler includere protezioni aggiuntive nel tuo contratto sui social media per proteggerti in scenari che includono rischi più elevati. Queste protezioni includono cose come clausole di non concorrenza, clausole di non rinuncia, forza maggiore e clausole di non garanzia.

6. Dettagli sulla proprietà intellettuale (PI).

Il tuo accordo sui social media dovrebbe includere anche dettagli sui tuoi diritti di proprietà intellettuale, o in altre parole, chi possiede l'opera. Il lavoro sui social media viene solitamente completato per produrre contenuti sui social media o anche altri contenuti video o immagini. Una clausola sulla proprietà intellettuale delineerà chi possiede il contenuto ea quali condizioni. Ad esempio, il cliente potrebbe possedere i diritti sui contenuti solo per un periodo specifico o solo per usi specifici.

In genere, il cliente o l'azienda per cui lavori di solito possiede il contenuto e conserva tutti i diritti sul lavoro completato. Questo ha senso: dopotutto, la creazione di contenuti per l'azienda è l'obiettivo dell'intero lavoro e probabilmente non ti servirà. L'unico motivo per cui potresti voler utilizzare il contenuto in futuro è forse per scopi di formazione o un portfolio per il tuo sito Web o documento di credenziali. In tal caso, assicurati di includere una clausola al riguardo nel tuo contratto.

Se stai eseguendo un servizio fotografico sui social media e fornisci immagini ad alta risoluzione da utilizzare sui social, le immagini non devono essere utilizzate per riviste o annunci stampati, a meno che non sia specificato nel contratto. Inoltre, non dovrebbero essere utilizzati per altri canali di social media in tutto il mondo se non diversamente specificato.

Ma perché questo è un grosso problema? Ebbene, in questo scenario, non solo il cliente non paga per questi altri usi, ma il contenuto potrebbe non essere utilizzato per lo scopo previsto.

Nell'esempio sopra, ad esempio, le immagini dei social media in genere non sono pensate per essere utilizzate per la stampa, poiché la qualità in genere non è adatta per un annuncio stampato. Se il contenuto viene utilizzato in un modo diverso da quello previsto , ciò potrebbe non riflettersi bene sulla tua attività o sulla tua agenzia. Potrebbe sembrare che tu non sappia cosa stai facendo e non sai come creare contenuti per questo scopo. In altre parole; non è un bell'aspetto per te o la tua agenzia.

All'interno di questa sezione, potresti anche voler includere una nota sulla non esclusività. Se hai un cliente molto grande che ti sta fornendo una commissione significativa, potresti potenzialmente considerare una relazione esclusiva tra te e il tuo cliente. Ciò potrebbe significare che non lavori con altri clienti nello stesso settore.

Ad esempio, se stai lavorando con un marchio di vino biologico, potrebbe voler specificare che non lavori con nessun altro marchio di vino biologico. Il contratto potrebbe anche dettagliare marchi specifici. In tal caso, assicurati di includere questi dettagli nel contratto. Se il tuo cliente ti chiede di accettare un rapporto esclusivo, fai attenzione. Ciò potrebbe significare che non puoi lavorare con altri marchi o altri marchi simili, il che significa che perdi altri lavori. Se scegli di incorporare questo all'interno del tuo contratto, assicurati di specificare che il contratto scade quando scade il tuo contratto.

7. Dettagli sulla cessazione

Non è sempre facile pensare a cosa potrebbe succedere in caso di risoluzione del contratto, tuttavia è importante includere tutti i dettagli sulla risoluzione all'interno del contratto sui social media. I tuoi dettagli di risoluzione specificheranno come il contratto può essere risolto o se può essere risolto del tutto. Dovrebbe includere un periodo di preavviso di almeno 14 giorni per entrambe le parti, se non di più.

Il contratto può anche includere una clausola che stabilisca che non può essere risolto fino a quando non è trascorso un certo periodo. Nel contratto, è necessario specificare che la risoluzione deve essere data per iscritto da una delle parti.

8. Esclusioni

La maggior parte del tuo accordo sui social media delinea ciò che è incluso . La sezione di esclusione delinea eventuali componenti che non sono inclusi nell'ambito di lavoro concordato.

Non tutti i clienti hanno una profonda comprensione di cosa siano i social media, per non parlare di cosa comportano. Potrebbe sembrare ovvio per te, ma non dare per scontato che il tuo cliente sappia cosa è e cosa non è generalmente incluso in un accordo sui social media.

Le tue esclusioni potrebbero delineare componenti come:

• ; questo viene spesso completato dal cliente, soprattutto se le preoccupazioni degli utenti riguardano direttamente prodotti specifici o devono essere inoltrate direttamente al team di assistenza clienti del cliente
• ; questo potrebbe essere delegato a un'altra agenzia o al team interno di un cliente, in particolare cose come storie di Instagram o contenuti live
• ; alcuni clienti non sono consapevoli del fatto che il social media marketing non sempre include anche il marketing digitale. Sii chiaro che cose come la SEO o altra pubblicità digitale a pagamento non sono incluse nell'ambito del tuo lavoro

Quando sei nella fase di presentazione, è importante porre tutte le domande giuste e citare accuratamente per il progetto in base esattamente a ciò che comporta. Cose come la produzione di contenuti video o la creazione di report possono richiedere ore al mese, quindi è importante sapere fin dall'inizio se queste attività devono essere incluse nel tuo ambito di lavoro.

È anche importante comprendere il potenziale rendimento che potresti ottenere su determinate attività di gestione dei social media. Ad esempio, potresti essere in grado di addebitare molto per i rapporti sui social media, ma potrebbero essere necessarie solo un paio d'ore al mese. Man mano che impari di più sulla gestione dei social media, inizierai a capire quali attività sui social media sono più redditizie di altre. Quindi puoi iniziare a spingere per quelle attività che sono più redditizie. Ovviamente non è solo questione di soldi. Ad esempio, fare reportage sui social media ti aiuta anche a dimostrare l'efficacia di tutto il lavoro che stai facendo, quindi è molto importante indipendentemente da quanto sia redditizio.

9. Altri fattori

All'interno del tuo accordo sui social media, potresti anche voler includere una clausola di riservatezza. Questa clausola specifica che nessuna delle parti divulgherà alcuna informazione riservata, comprese eventuali proposte, costi, spese o altre informazioni sull'altra parte. Se lavori con grandi marchi, potrebbero inviarti un accordo di non divulgazione (NDA) da firmare separatamente per proteggere eventuali segreti commerciali o informazioni riservate che potrebbero averti fornito. Ma tieni presente che devi anche proteggere le tue informazioni, i costi, i dati e i tuoi interessi.

A seconda degli altri servizi di social media marketing che offri all'interno del tuo contratto, vorrai anche includere tutti i dettagli di tali servizi per chiarire come verrà impostato l'accordo.

Vuoi anche specificare all'interno del contratto che stai lavorando come un appaltatore o un'agenzia indipendente, piuttosto che un dipendente. Alcuni contratti potrebbero anche includere una riga che specifica questa relazione.

Una nota finale sui contratti sui social media

Sebbene ci siano innumerevoli modelli di contratto di social media marketing là fuori, è importante consultare un avvocato quando crei il tuo contratto sui social media. Potrebbero essere in vigore leggi specifiche relative al tuo campo o al lavoro specifico da svolgere. È anche importante notare che le leggi che disciplinano le diverse aree possono variare, quindi assicurati di avere un contratto relativo a leggi specifiche nella tua regione o paese.

Quando invii il tuo contratto, tieni presente che il cliente potrebbe tornare da te con le modifiche suggerite al contratto. A meno che gli emendamenti non modifichino drasticamente uno qualsiasi dei dettagli all'interno del tuo contratto, dovrebbero poter essere firmati. Detto questo, se stai iniziando un grande progetto, non vuoi cambiare nessun dettaglio importante senza consultare un avvocato.

E anche se può sembrare costoso consultare un avvocato, può valerne la pena se significa che eviterai una controversia legale in futuro. Le controversie legali possono costarti migliaia o addirittura centinaia di migliaia di dollari, per non parlare del danno alla tua reputazione e dell'interruzione della tua vita lavorativa e domestica.

La cosa buona è che una volta che hai un buon modello di contratto per i social media, puoi usarlo per tutti i tuoi clienti, modificando piccoli componenti ove necessario. Creando tu stesso il contratto con l'aiuto di un avvocato avrai la tranquillità di sapere che sei coperto per ogni evenienza.

In alcuni casi, il cliente potrebbe presentarti un contratto cliente separato, che delinea tutti i suoi requisiti. Nello scenario, potresti voler verificare con un avvocato per assicurarti che parti del loro contratto non annullino il tuo, o non stai firmando i tuoi diritti.

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Esistono modelli di contratto sui social media che puoi utilizzare per dare struttura ai tuoi accordi sui servizi di social media, tuttavia, tieni presente che probabilmente vorrai consultare un avvocato per creare un contratto che sia specificamente rilevante per te.

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