3 passaggi per una migrazione dei dati Salesforce senza problemi

Ricordi l'ultima volta che hai passato ore a lavorare su un documento lungo e ben formattato solo per aprirlo in un programma diverso e farlo sembrare un disastro totale?

Ora, immagina quell'orrore, ma invece di un documento di testo o di una presentazione, sono tutti i dati più importanti della tua azienda che sono appena diventati "poof" (salto paura!).

Ovviamente, questo è l'esatto opposto dell'ideale, ma se tenti una migrazione dei dati in Salesforce senza pianificazione, armato degli strumenti sbagliati o altrimenti impreparato, ti stai preparando al fallimento.

Che cos'è una migrazione dei dati di Salesforce (e perché ne avresti bisogno)?

Una migrazione dei dati di Salesforce è il processo di estrazione dei dati da un sistema di origine e di caricamento in un ambiente Salesforce di destinazione mantenendone, idealmente, l'integrità, la struttura e le relazioni.

La tua organizzazione potrebbe voler eseguire una migrazione dei dati se:

• Stai aggiornando i tuoi sistemi legacy o la piattaforma CRM a Salesforce
• Stai consolidando più database o sistemi
• Stai cercando di eliminare, archiviare o migliorare in altro modo la qualità dei tuoi dati

Quindi, com'è il processo di migrazione dei dati in Salesforce?

Fase uno: pianificare in anticipo

Come puoi immaginare, i progetti di migrazione dei dati richiedono un'attenta pianificazione, coordinamento ed esperienza per garantire la corretta transizione dei tuoi dati a Salesforce con un'interruzione minima delle operazioni aziendali.

Di seguito, analizziamo in che modo puoi impostare la tua organizzazione per il successo quando avvii una migrazione.

Chiarire gli obiettivi, l'ambito e le parti interessate

Per un progetto di questa portata, dovresti essere in grado di articolare chiaramente gli scopi e gli obiettivi per i tuoi team. Inizia identificando eventuali proprietari di dati, amministratori e altre parti interessate e collaborando con loro per stabilire ruoli e responsabilità chiari. Da lì, determina qual è l'ambito del progetto: quali dati verranno migrati? Quali sistemi di origine sono coinvolti? Qual è l'ambiente Salesforce di destinazione? Stabilisci una tempistica e assicurati di allocare tutte le risorse necessarie.

Pulisci i dati di origine

Esaminare i dati di origine per garantirne la qualità e l'accuratezza. Ciò può comportare attività di pulizia dei dati come la deduplicazione, la standardizzazione dei formati, la convalida dell'integrità dei dati e la risoluzione di eventuali altre incoerenze o errori. Dati puliti e ben preparati renderanno il processo molto più fluido, facendoti risparmiare tempo (e grattacapi!) a lungo termine.

Ottieni la mappatura

Pensa a questo passaggio come a “Misura due volte; Taglia una volta”. Analizza le strutture di dati, i campi e le relazioni nel sistema di origine e mappali ai campi corrispondenti in Salesforce. Definire le regole e la logica di trasformazione necessarie per convertire i dati di origine in modo che corrispondano al modello di dati di Salesforce. Ricordarsi di considerare eventuali dipendenze dei dati o relazioni complesse che devono essere preservate durante la migrazione.

Identificare i requisiti di integrazione

Identifica eventuali integrazioni o dipendenze dei dati tra Salesforce e qualsiasi altro sistema all'interno dell'organizzazione. In che modo queste integrazioni saranno influenzate dalla migrazione dei dati? Pianifica in anticipo eventuali aggiornamenti o riconfigurazioni necessari per garantire la coerenza e il flusso di dati continuo dopo la migrazione.

Costruisci una strategia di convalida

Stabilire un piano per verificare l'accuratezza e la completezza dei dati migrati una volta. Sembra come definire scenari di test, controlli di esempio e determinare come convaliderai i dati migrati rispetto ai dati di origine.

Stabilire la governance dei dati

La governance dei dati comprende i processi, le policy, i ruoli e le responsabilità per garantire la qualità, l'integrità, la sicurezza e la conformità dei dati all'interno dell'organizzazione. Garantisce l'adozione di misure e autorizzazioni appropriate durante e dopo il processo di migrazione. Collabora con i tuoi amministratori per implementare la crittografia dei dati, i controlli di accesso e altri protocolli di sicurezza per salvaguardare la privacy dei dati.

Avere un piano di riserva

Anticipare i potenziali rischi e le sfide che possono sorgere durante il processo di migrazione. Crea un piano di emergenza che delinei approcci alternativi, strategie di mitigazione e opzioni di fallback per affrontare eventuali problemi o battute d'arresto riscontrati durante la migrazione. Avere un piano di emergenza ben definito aiuta a ridurre al minimo i tempi di inattività e garantisce la continuità aziendale.

Dare preavviso a tutta l'azienda

Qui è dove informi tutti gli altri all'interno della tua organizzazione sull'imminente migrazione dei dati e comunichi il piano generale, la tempistica e qualsiasi potenziale impatto sulle operazioni quotidiane.

In parole povere, una pianificazione accurata, il coinvolgimento delle parti interessate e l'attenzione alla qualità e alla sicurezza dei dati sono tutti fattori quando si cerca una transizione graduale a un nuovo ambiente Salesforce.

Fase due: migra i tuoi dati

Ora che siete tutti preparati e tutti sono d'accordo, è il momento di migrare!

Il processo include in genere i seguenti passaggi:

1. Estrazione dei dati: raccogli tutti i dati di migrazione dal tuo sistema o database di origine.I dati estratti possono includere record dei clienti, lead, account, contatti, opportunità, oggetti personalizzati e metadati correlati.

2. Trasformazione dei dati: i dati di origine spesso devono essere modificati per corrispondere al modello di dati di Salesforce di destinazione e aderire agli standard di qualità dei dati.Come accennato in precedenza, ciò può comportare la pulizia dei dati, la standardizzazione, la deduplicazione, la formattazione e la mappatura. Le trasformazioni dei dati assicurano che i dati migrati rimangano coerenti, accurati e compatibili con il nuovo ambiente, rendendo la gestione dei dati di Salesforce un gioco da ragazzi.

3. Caricamento dei dati: una volta trasformati, i dati sono pronti per essere caricati e mappati nei campi appropriati in Salesforce.A tale scopo, è possibile utilizzare gli strumenti di importazione dei dati di Salesforce, come l'Importazione guidata dati di Salesforce, Data Loader o strumenti di integrazione di terze parti. Naturalmente, consigliamo il modulo Import di Validity DemandTools .

4. Convalida e test dei dati: dopo che i dati sono stati caricati, la convalida e il test approfonditi sono essenziali per garantire l'integrità dei dati e verificare che la migrazione abbia avuto successo.Ciò comporta il confronto dei dati migrati con i dati di origine, l'esecuzione di controlli a campione e altri test.

Suggerimento per professionisti : crea una strategia di test che copra diversi casi d'uso e scenari per garantire un elevato livello di qualità e integrità dei dati.

Fase tre: assistenza post-migrazione

Una volta completata la migrazione e convalidati i tuoi dati, potrebbero essere necessarie ulteriori attività post-migrazione, vale a dire:

1. Configurazione del sistema: ciò significa configurare le impostazioni di sicurezza, ristabilire le integrazioni con altri sistemi e aggiornare i flussi di lavoro e le regole di automazione.

2. Governance dei dati: dovrai inoltre fornire formazione su eventuali modifiche o nuove funzionalità che verranno introdotte, incoraggiare il coinvolgimento degli utenti ed essere pronto a rispondere a eventuali dubbi o domande che potrebbero avere.

3. Sicurezza e conformità: è indispensabile proteggere i dati sensibili prima, durante e dopo una migrazione di Salesforce per garantire che i dati vengano trasferiti in modo sicuro e che siano presenti le autorizzazioni e i controlli appropriati.Ricordati di considerare i requisiti di conformità, come le normative sulla residenza dei dati, e assicurati di aderire alle normative legali e specifiche del settore pertinenti dopo la migrazione.

Dai forma ai tuoi dati CRM

Una migrazione di Salesforce consente alle organizzazioni di mantenere l'integrità dei dati, semplificare i processi, migliorare la qualità dei dati e garantire una transizione agevole a Salesforce o a un nuovo ambiente Salesforce. Tuttavia, la pianificazione è fondamentale quando si eseguono le migrazioni dei dati se si desidera ridurre al minimo le interruzioni e garantire il risultato migliore per tutti.

Se eseguito in modo errato, un processo di questo tipo può essere difficile, richiedere tempo e costare entrate.

Per consigli degli esperti su come migrare volumi crescenti di dati ed evitare che i problemi di qualità dei dati compromettano i tuoi profitti, consulta la nostra guida "I migliori consigli per realizzare la tua prossima migrazione dei dati di Salesforce".