Che cos'è l'analisi delle cause alla radice? Modello, vantaggi e metodi

"Andiamo alla radice del problema".

Questo è il modo migliore per avvicinarsi alla ricerca di soluzioni aziendali complesse. Arrivare in fondo a qualsiasi problema è fondamentale, anche se all'inizio non riesci a capire cosa c'è che non va.

Le aziende utilizzano spesso software di analisi dei registri contenenti record di informazioni dettagliate per identificare e analizzare diverse circostanze che si verificano sul posto di lavoro. Tuttavia, se ti senti perso, prova un modello di analisi delle cause alla radice per aiutarti a comprendere la situazione e sviluppare risposte fattibili a problemi complessi.

Alcune metodologie RCA sono mirate e specifiche, mentre altre metodologie RCA si concentrano su strategie generiche.

Le persone spesso usano un RCA per saperne di più sul motivo per cui un sistema si comporta in modo diverso o supera metodi simili. Il più delle volte, tuttavia, l'attenzione è rivolta a questioni specifiche, in particolare quando coinvolgono sistemi critici. Un RCA valuta tutti gli elementi che contribuiscono e collega gli eventi in modo significativo per affrontare i problemi e impedire che si ripetano. È possibile capire come, quando e perché si è verificato il problema solo concentrandosi sulla causa principale piuttosto che sui suoi indicatori superficiali.

Perché è importante un'analisi della causa principale?

RCA è eccezionalmente vitale poiché identifica i difetti principali nel processo di sviluppo di un prodotto, consentendo ai team di intraprendere le azioni correttive appropriate per evitare che si verifichino problemi in futuro. Di conseguenza, il prodotto finito presenta meno difetti e necessita di meno rilavorazioni.

Ad esempio, l'aggiunta di più membri del team è una soluzione immediata se la tua azienda ha bisogno di un tasso di fidelizzazione migliore. Ma utilizzando RCA, potresti scoprire perché i membri del team stanno lasciando la tua organizzazione e applicare tali informazioni per migliorare la fidelizzazione dei dipendenti. Bassi tassi di ritenzione potrebbero avere una delle seguenti cause principali.

• Mancanza di opportunità di sviluppo professionale
• Pochi vantaggi per i membri del team
• Paga inferiore a quella di mercato
• Morale basso

Un'azienda può utilizzare la ricerca per identificare una o più cause profonde dopo aver considerato le possibili ragioni. Non puoi trovare una soluzione duratura fino a quando non conosci i problemi di fondo. Un modello RCA utilizza un approccio sistematico alla risoluzione dei problemi piuttosto che applicare una benda e pregare per il meglio.

Obiettivi della root cause analysis

L'obiettivo principale dell'analisi delle cause alla radice è riconoscere i problemi fondamentali per eliminarli. I professionisti possono utilizzare le intuizioni ottenute attraverso questo approccio per rassicurare dipendenti e clienti dell'affidabilità e dell'affidabilità di un'azienda.

Principi fondamentali della RCA

I principi fondamentali RCA dovrebbero essere considerati se si desidera beneficiare di questo metodo.

• L'obiettivo principale di RCA è identificare la causa principale di un problema in modo che possano essere prese misure correttive per sradicare ogni causa sottostante piuttosto che affrontare solo i sintomi dei difetti del sistema. Questa fase investigativa è significativa e richiede processi specifici per garantire il successo. Pertanto, la RCA dovrebbe essere eseguita con la massima attenzione e in linea con le normative.
• I difetti non si manifestano dall'etere. Per ogni problema, c'è almeno una causa principale. Certo, individuarlo può essere difficile, ma devi fare lo sforzo a meno che tu non voglia continuare a "risolvere" gli stessi problemi più e più volte
• Un'analisi completa richiede di scomporre una serie di eventi per comprendere meglio il legame tra gli elementi che hanno contribuito alla questione. Ciò significa che dovresti preoccuparti meno di chi ha causato l'errore e concentrarti principalmente sul motivo per cui si è verificato il difetto.

Ecco perché i sintomi sono fondamentali : ti portano a ciò che non va, ma concentrarsi esclusivamente su questioni superficiali non è corretto. Invece, cerca soluzioni pratiche alla fonte del problema.

Come eseguire un'analisi della causa principale

Una varietà di tecniche determina le fonti radice in RCA. Di seguito sono riportati alcuni passaggi che puoi seguire per identificare i problemi durante il processo RCA.

1. Definire il problema

Per iniziare un'analisi della causa principale, devi prima caratterizzare il problema in tempo reale. Se hai diversi problemi da risolvere, inizia con uno e fai numerosi RCA per trovare le risposte. Concentrarsi su un problema alla volta ti darà una maggiore possibilità di determinare e risolvere rapidamente la causa principale del problema.

Identificare il tuo problema implica anche garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.

2. Raccolta dati

La raccolta dei dati è necessaria per illustrare il problema. È possibile utilizzare le risorse di ricerca dell'azienda per comprendere meglio i segni ei sintomi del problema. Durante questa fase, dovresti informarti su quanto segue:

• Da quanto tempo è presente il problema?
• Chi ne risente?
• Quali sono gli effetti immediati ea lungo termine di questo problema?
• Quali sono i principali sintomi e indicazioni di questo problema?
• Quali prove certe ci sono per suggerire che c'è un problema?

Puoi trovare ragioni plausibili per il problema dopo aver compreso meglio come influisce sulla tua azienda e sulla tua rete.

3. Identificazione delle possibili cause alla radice

Il passaggio più cruciale nel metodo di analisi delle cause alla radice è l'identificazione delle potenziali cause alla radice e l'elaborazione di un modello di analisi delle cause alla radice. I modelli RCA consentono una migliore visualizzazione dei dati e una comprensione più chiara del problema. Una soluzione e un piano d'azione alla fine emergeranno dalle cause identificate in questa fase. I popolari modelli di analisi delle cause alla radice per risolvere gli ostacoli includono diagrammi di Pareto, semplici analisi delle cause alla radice, diagrammi causa-effetto, tecnica dei 5 perché e mappatura delle cause.

4. Determinare la causa principale

Dovrai esaminare quante più probabili cause alla radice possibili per trovare la causa sottostante dei tuoi problemi. Se hai esplorato tutte le possibilità, considera quanto segue:

• Ci sono punti in comune tra i motivi principali che ho identificato?
• C'è qualche motivo per escludere queste potenziali cause fondamentali?
• Quale causa sottostante sembra essere la più problematica?

È possibile utilizzare diversi metodi di analisi della causa principale per soluzioni efficaci. Tra queste strategie ci sono:

• Failure Mode and Effects Analysis (FMEA): FMEA è uno strumento che esamina le potenziali cause alla radice trovate ed elimina quelle che più probabilmente porteranno al fallimento in seguito.
• Analisi dell'impatto: un'analisi dell'impatto valuta le conseguenze positive e negative di ciascuna potenziale causa principale scoperta. Creare un ipotetico elenco di pro e contro per ogni motivo ti farà sentire più sicuro nel perfezionare la tua decisione.
• Analisi del cambiamento: questo tipo di analisi considera come l'ambiente immediato dell'incidente è cambiato nel tempo, il che potrebbe aver contribuito direttamente al problema.

Per arrivare alla causa principale di una tendenza, gli analisti utilizzano spesso processi alternativi come la scoperta dei dati e il data mining per creare un rapporto di analisi della causa principale.

I professionisti che desiderano concentrarsi sull'analisi delle cause alla radice e migliorare continuamente l'affidabilità dovrebbero essere in grado di scegliere l'approccio migliore per la situazione. Semplificare un piano d'azione con un unico modello di analisi della causa principale è l'ideale, ma spesso sono necessarie più strategie in un modello di report per affrontare un problema.

5. Implementazione di soluzioni

Dopo aver conosciuto i problemi fondamentali che hai scoperto, è il momento di individuare le risposte e agire. Le tue soluzioni dovrebbero mirare alla causa reale, ma di conseguenza risaliranno la catena e risolveranno il problema originale.

Quando sei pronto per iniziare a sviluppare la tua strategia di implementazione, assicurati che sia semplificata e condivisa in uno strumento accessibile a tutte le parti interessate. Il software di gestione dei progetti consente al tuo team di interagire facilmente e organizzare le consegne secondo necessità.

Tipi di modelli di analisi delle cause principali

Un modello di analisi delle cause principali semplifica l'analisi delle cause principali consentendo di visualizzare il problema e le cause sottostanti in forma grafica. La RCA può essere eseguita tramite vari metodi, ciascuno appropriato per situazioni diverse. Di seguito sono discussi i modelli di analisi delle cause principali più comuni.

Semplice analisi della causa principale

Semplici modelli RCA esaminano problemi che non richiedono un esame approfondito. Puoi usarlo per descrivere brevemente il problema o il problema, un elenco di probabili cause, soluzioni potenziali e una conclusione sull'efficacia o meno di tali soluzioni.

Diagramma di flusso causa-effetto

Questo diagramma di flusso separa il problema in sintomi, ragioni potenziali e cause naturali per arrivare a una soluzione logica. I diagrammi di flusso causa-effetto sono spesso disegnati tramite un diagramma strutturato a lisca di pesce o ad albero. Il diagramma a lisca di pesce mostra il problema o l'effetto alla testa o alla bocca del pesce, mentre un diagramma ad albero dirama l'elenco delle cause alla radice.

Il metodo dei 5 perché

Il metodo dei 5 perché può identificare le cause alla base dei problemi. Chiedi "perché" invece di accettare il caso alla lettera finché non riconosci una procedura o un sistema che non funziona come dovrebbe. Potresti scoprire livelli nascosti di problemi non accontentandoti di quelle soluzioni iniziali.

Un modello di analisi delle cause alla radice di 5 Whys di solito include domande o suggerimenti per aiutarti a scoprire le cause alla base della situazione. Un semplice modello di analisi delle cause alla radice di Five Whys potrebbe essere simile al seguente:

1. Qual'è il problema?
2. Perché si è verificato il problema?
3. Perché si è verificato l'evento in questione 2?
4. Perché si è verificato l'evento della domanda 3?
5. Perché si è verificato l'evento della domanda 4?

Poiché l'approccio è iterativo, è possibile ricondurre il problema alla sua causa principale e progettare modi efficaci per risolverlo rispondendo a queste domande. Puoi aggiungere domande o personalizzare il modello per adattarlo a problemi e requisiti specifici.

Sei sigma DMAIC

Six Sigma DMAIC è un modo per ridurre al minimo gli errori e migliorare i processi aziendali. Ha il suo metodo per esaminare ed esaminare le cause fondamentali. La sigla "DMAIC" allude alle fasi di questa procedura:

Definisci e misura: cosa era previsto e cosa invece è andato storto? Cosa è successo, quando e dove è successo? Qual è il significato della situazione e chi ne è stato colpito?

Analizza: esamina i collegamenti causa-effetto tra i componenti che contribuiscono al problema. Cosa ha causato la situazione e cosa bisogna fare per evitare che si ripeta?

Implementazione e controllo: quali sono le soluzioni praticabili al problema e quali sono le cause ei vantaggi di metterle in atto? Come possono essere monitorate e regolate le soluzioni per garantire che il problema non si ripresenti?

Questo modello di analisi della causa principale guida l'utente attraverso ciascuno dei processi precedenti e consente di aggiungere informazioni relative al piano d'azione della causa principale, alla risoluzione e al team di indagine. Inoltre, questo modello di causa principale contiene diagrammi che possono essere utilizzati per rappresentare il modo in cui i vari componenti che contribuiscono (ad esempio, persone, processi e attrezzature) si collegano tra loro e al problema stesso.

Mappatura delle cause

Il modello di mappatura delle cause combina il modello di analisi della causa principale semplice, il modello DMAIC Six Sigma e il modello di analisi della causa principale 5 Whys. Contiene un riepilogo completo del problema, un calendario, un'analisi della domanda "perché", illustrazioni per chiarire il processo, sezioni per suggerire e valutare soluzioni alternative e una sezione per sviluppare un piano d'azione.

Scarica un modello di mappatura della causa principale gratuito da Smartsheet.

Vantaggi dell'analisi della causa principale

RCA aiuta a risolvere problemi di progetto persistenti e colli di bottiglia significativi nelle operazioni aziendali. Alcuni dei suoi impatti positivi sul business sono discussi di seguito.

• Abbassa i costi: se un problema viene scoperto più avanti nel processo di sviluppo, è più costoso risolverlo e, se viene incorporato nel prodotto finito, gli acquirenti possono acquistarlo solo una volta, con un costo per l'azienda.
• Identifica il fallimento: indica che i team che ritengono di disporre di metodi di sviluppo e garanzia della qualità adeguati, ma riscontrano ancora problemi ricorrenti, traggono il massimo vantaggio dall'RCA. È evidente che qualcosa è rotto, ma le domande su cosa, perché e dove rimangono senza risposta. RCA può scoprire la vera causa del problema, non solo il motivo apparente.
• Migliora la sicurezza e l'affidabilità: poiché l'analisi delle cause alla radice aiuta nella futura riduzione dei difetti, può avvantaggiare principalmente le aziende in settori con severi standard di qualità in cui l'affidabilità e la sicurezza del prodotto sono cruciali.
• Migliora il flusso di lavoro e il time-to-market: identificando la fonte di un problema ed eseguendo l'azione appropriata, un prodotto può essere testato più rapidamente e immesso sul mercato con meno difetti non scoperti.

Sfide dell'analisi delle cause alla radice

Alcune sfide che possono essere affrontate durante il processo RCA sono discusse di seguito.

• Problemi mal definiti: quando un problema viene dichiarato in modo inadeguato o errato, i singoli membri del team possono avere percezioni diverse del problema o il team può muoversi in una direzione completamente diversa per risolvere qualcosa che non è un problema.
• Informazioni mancanti: è difficile osservare continuamente ogni potenziale causa di un problema. Ciò si traduce spesso in un'identificazione distorta e in un'analisi insufficiente.
• Infrastrutture effimere: le infrastrutture moderne hanno una durata minima. Di conseguenza, l'esecuzione di una tradizionale indagine sulle cause principali basata su query sta diventando sempre più difficile.

Strumenti di analisi delle cause alla radice

I metodi di analisi delle cause alla radice combinano l'inferenza umana con la raccolta dei dati e gli strumenti di reporting. Per condurre il processo RCA, i team IT si rivolgono spesso alle piattaforme che già utilizzano, poiché spesso contengono dati che possono fornire informazioni più approfondite sul problema definito. Questi strumenti possono includere:

• Le soluzioni di gestione della rete li aiutano a determinare chi utilizza la loro rete, come è configurata e come funziona.
• Software di gestione delle indagini per comprendere la gestione delle questioni, inclusi incidenti sul posto di lavoro, conformità e prevenzione delle frodi.
• Software di gestione delle applicazioni per monitorare e tenere traccia delle prestazioni di applicazioni specifiche che aiutano a identificare e risolvere eventuali problemi di prestazioni che possono sorgere.
• Le soluzioni di gestione del cloud forniscono un punto di accesso locale o un gateway di archiviazione per il recupero dei dati.

Molte di queste soluzioni dispongono di strumenti di analisi delle cause principali integrati direttamente nelle loro piattaforme. Inoltre, alcuni fornitori offrono strumenti che raccolgono e correlano informazioni da molte piattaforme per aiutare a risolvere problemi o errori. Ad esempio, gli strumenti di automazione con funzionalità di intelligenza artificiale per le operazioni IT (AIOps) possono trarre insegnamenti dagli eventi passati e suggerire azioni correttive future.

Gli analisti dovrebbero impiegare le tecniche e le risorse più adatte al loro specifico insieme di circostanze mentre conducono un RCA.

Stroncare sul nascere

RCA può essere utilizzato praticamente in ogni circostanza. Scegliere fino a che punto portare avanti la tua ricerca implica ragionamenti solidi e buon senso. È inoltre fondamentale pianificare in anticipo per prevedere le ripercussioni della soluzione. Questo ti aiuta a identificare potenziali problemi prima che si verifichino.

RCA non produce soluzioni immediate, ma arrivare alla causa principale di un problema lo stronca definitivamente sul nascere.

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