Valutazione dei rischi durante l'integrazione dei sistemi aziendali di vendita al dettaglio

Quando sei pronto per integrare i tuoi sistemi aziendali di vendita al dettaglio come il tuo software di eCommerce, finanziario e fisico, devi prendere alcune decisioni. Devi decidere quali sistemi integrare, come li collegherai e con chi lavorerai per realizzarlo. E mentre intraprendi un progetto del genere, è meglio fermarsi e pensare ai rischi a breve e lungo termine che potresti incontrare durante tutto il processo.

Rimanere qualche passo avanti è l'unico modo per evitare di finire in una situazione prevenibile, ma deplorevole, come progetti lunghi, costosi o mal gestiti. Alla fine di quella giornata, vuoi andartene con una soluzione che funziona e non il rimorso dell'acquirente.

Facendo un passo indietro rispetto al tuo progetto di integrazione, ci sono due aree che è fondamentale pianificare. Questi includono i rischi a breve termine relativi alla messa in funzione dell'integrazione del sistema aziendale di vendita al dettaglio e gli altrettanto importanti rischi a lungo termine relativi al mantenimento e al supporto corretto di tali connessioni in seguito.

Un progetto di integrazione è più di un semplice lancio iniziale e quindi un processo che viene eseguito sullo sfondo della tua attività. Vuoi assicurarti che la tua integrazione si evolva man mano che la tua azienda assume nuovi volumi di ordini, canali di vendita o capacità omnicanale. L'interruzione del flusso di inventario, ordini o altri dati tra i sistemi per qualsiasi motivo può causare seri problemi a te e ai tuoi clienti.

Per semplificare il processo di pianificazione, abbiamo messo insieme una tabella di valutazione del rischio di seguito. Questo grafico ha lo scopo di aiutarti a misurare due volte e tagliare una volta. Puoi utilizzare questo grafico quando confronti sistemi e servizi per gestire le tue integrazioni.

Come valutare il rischio durante il tuo progetto di integrazione al dettaglio

Per iniziare, diamo un'occhiata ai problemi comuni che possono sorgere dal momento in cui inizi a pianificare il tuo progetto di integrazione di vendita al dettaglio, al momento in cui viene lanciato.

Rischi a breve termine del progetto di integrazione

Definire il tuo progetto

Quando si collegano due sistemi software per automatizzare i flussi di dati tra di loro, è fondamentale capire quali campi di dati devono essere collegati e quali processi aziendali devono essere gestiti. Ciò avrà inevitabilmente un impatto sull'ambito o sulla dichiarazione di lavoro, identificando non solo i campi che devono essere mappati, ma anche i modi in cui i dati devono essere tradotti o modificati lungo il percorso per essere accettati da un sistema di endpoint.

La mancanza di un'adeguata definizione dell'ambito in anticipo porta a modifiche dell'ambito più avanti nel progetto, che possono causare ritardi e aumento dei costi. In alcuni casi, potresti non avere la documentazione sulle personalizzazioni e sui componenti aggiuntivi distribuiti al software che stai tentando di connettere. Oppure potresti non avere accesso a sviluppatori, professionisti IT e altre persone coinvolte nella distribuzione e personalizzazione del tuo software. Senza queste risorse, i cambiamenti lungo la strada sono più probabili poiché è difficile pianificare ciò che non conosci.

Conclusione chiave: è importante coinvolgere tutte le parti interessate nella creazione del tuo ambito in modo da non scoprire a metà progetto che un dipartimento come la finanza ha requisiti di cui non eri a conoscenza.

Accedi al tuo sistema

Per connettere i sistemi, devi essere in grado di ottenere dati dentro e/o da quei sistemi. Che si tratti di superare i firewall o semplicemente di generare gli accessi giusti per una posizione API o FTP, devi essere in grado di ottenere ciò di cui hai bisogno, quando ne hai bisogno. È importante assicurarsi che tutti i fornitori necessari, come una società di hosting o un rivenditore a valore aggiunto (VAR) che controllano l'accesso al software, siano pronti a fare la loro parte nel concedere l'accesso per l'utilizzo da parte del partner di integrazione.

Quando il tuo partner di integrazione non ha l'accesso di cui ha bisogno, può ritardare il tuo progetto o impedire l'integrazione dei tuoi sistemi come pianificato originariamente.

Key Takeaway: preparati a comprendere e condividere l'accesso ai sistemi di cui hai bisogno per connetterti all'inizio del tuo progetto.

Il tuo lavoro

Quando si crea un sito Web, è necessario fornire feedback su design e altri elementi e potrebbe essere necessario fornire contenuti, ad esempio per una pagina "Chi siamo". Se un partner sta completando l'integrazione per te, molto probabilmente avrà bisogno di informazioni da te, ad esempio come desideri evadere gli ordini per generare l'ambito del lavoro. Potrebbero anche farti firmare il lavoro in diverse parti del progetto e intraprendere altri passaggi necessari per completare un progetto.

Conclusione chiave: aspettati di fornire un feedback al tuo partner durante tutto il progetto di integrazione. I ritardi da parte tua molto probabilmente influiranno sulle date di lancio del tuo progetto.

Requisiti hardware e software

Per connetterti con altri software, avrai bisogno che i tuoi sistemi software dispongano di un metodo per la connessione. In alcuni casi, potrebbe essere necessario pagare un modulo o diritti di accesso per poter accedere a un'API, importare ed esportare file flat o altrimenti ottenere dati dentro e fuori dal software. In altri casi, potrebbe essere necessario aggiornare la licenza SaaS o l'hosting per accogliere il carico aggiuntivo necessario per la connessione dei dati.

Conclusione chiave: tieni presente che l'integrazione dei tuoi sistemi potrebbe richiedere più risorse di quelle che hai attualmente. Dovresti essere in grado di lavorare con il tuo partner per comprendere e pianificare queste esigenze in quanto possono influire sulla tempistica e sui costi complessivi.

Ora va tutto bene... Se stai costruendo su una base solida.

Scegliere un approccio di integrazione: rischi a lungo termine

Ecco le 10 cose principali a cui prestare attenzione quando scegli il tuo approccio di integrazione per connettere i tuoi sistemi a cui potresti non aver ancora pensato:

1. Sicurezza: vuoi davvero rischiare che i dati dei tuoi clienti e altri dati sensibili vengano violati? Sappiamo che non lo sei, quindi è importante capire in che modo la tua soluzione di integrazione viene testata per rilevare le vulnerabilità degli hacker. Ci saranno controlli di sicurezza? Test di penetrazione? I livelli di hosting e software verranno mantenuti aggiornati per scongiurare minacce nuove e in evoluzione?
2. Manutenzione: man mano che i tuoi endpoint software vengono aggiornati, chi si assicura che la tua piattaforma di integrazione corrisponda a tali modifiche? Senza un piano di manutenzione, la tua soluzione di integrazione potrebbe smettere di funzionare, causando dolore e frustrazione a te e ai tuoi clienti.
3. Supporto e documentazione: se riscontri problemi con l'automazione dei dati, ad esempio quando l'ordine fallisce, a chi ti rivolgerai? Come saprai se si tratta di un problema con le API, un problema con il firewall, dati errati che un dipendente o un fornitore ha inserito accidentalmente in uno dei tuoi sistemi software o qualche altro problema? Se ti affidi a "un ragazzo" che potrebbe essere in vacanza, legato o comunque non disponibile e non hai una documentazione adeguata, potresti ritrovarti bloccato su un torrente senza una pagaia.
4. Approccio all'integrazione: la tua integrazione è una connessione personalizzata che collega direttamente i tuoi due sistemi? Oppure, la tua soluzione include un "hub" che si trova tra i tuoi sistemi endpoint che gestisce ed esegue l'integrazione dei dati? Il modo in cui i tuoi sistemi sono collegati tra loro influisce sulla facilità con cui è possibile aggiungere un ulteriore pezzo di software o aggiornare uno dei tuoi attuali sistemi endpoint. A seconda dell'approccio di integrazione, uno di questi scenari potrebbe significare tornare al tavolo da disegno e ricominciare da capo un nuovo progetto. Superare la crescita dell'integrazione può essere certamente costoso.
5. Implementazione: a seconda della soluzione, potrebbe essere necessario affidarsi al proprio partner per collegare i propri sistemi o potrebbe essere più fai-da-te con strumenti punta e clicca. Se è quest'ultimo, hai le risorse interne per eseguire l'installazione? Queste differenze influiranno anche sui costi. Se il tuo partner è tenuto a configurare l'integrazione, aspettati che ci siano costi di implementazione una tantum.
6. Hosting: chi ospita la tua soluzione di integrazione? È scalabile per gestire maggiori volumi di dati? Fa affidamento su un particolare data center o provider di servizi cloud per rimanere attivo e funzionante? Esiste uno SLA per proteggerti dai tempi di inattività? Se il tuo provider di integrazione non funziona, sono i tuoi clienti a soffrire di ordini persi, elaborazione degli ordini ritardata e altro ancora.
7. Backup: cosa succede se si verifica un problema per cui i dati smettono di fluire o vengono danneggiati in uno dei tuoi endpoint? Come ti riprenderai? Anche se tutti speriamo che cose del genere non accadano mai, è meglio pianificare tali contingenze, per ogni evenienza.
8. Scalabilità: qual è il punto di rottura per il tuo sistema endpoint? Quanti prodotti e ordini può trasmettere alla volta? Non c'è niente di peggio che avere una fantastica giornata di saldi e poi scoprire che gli ordini sono bloccati nella trasmissione dei dati invece di essere prelevati, imballati e spediti.
9. Batching: in un mondo perfetto, tutti i dati passerebbero attraverso un'API in tempo reale (il modo in cui il software comunica con l'altro software). Anche se uno dei tuoi sistemi non ha un'API, i dati dovrebbero fluire verso un sistema che ne ha. Con il batch, stai ritardando la trasmissione dei dati. Ciò può portare a problemi come l'inventario non aggiornato, i tuoi ordini non vengono trasferiti al software da cui li evaderai il più rapidamente possibile e così via. Le API hanno anche il vantaggio di utilizzare il codice per inviare ogni dato e per ottenere una risposta dal software ricevente. Il che ci porta a:
10. Gestione degli errori e delle eccezioni : il tuo sistema sa cosa fare se un ordine # esiste già nel sistema in cui sta tentando di inserire un ordine? Cosa succede se restituisce un codice di errore 4xx o 5xx? Se il tuo sistema non ha una gestione, un percorso e una registrazione sufficienti, potresti scoprire che la tua barca ha dei buchi e stai per scaricare l'acqua.

Utilizzare questo grafico per valutare diverse soluzioni e partner. Puoi confrontare facilmente le opzioni creando colonne per ciascuna soluzione che desideri confrontare.

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