RFQ (Richiesta di preventivo): come crearlo in modo efficace per l'agenzia di sviluppo

Una richiesta di offerta (RFQ) è un processo in cui l'azienda invita fornitori e fornitori esterni a fare offerte su prodotti o servizi specifici. In generale, è la richiesta del prezzo degli articoli che sai di volere. Tuttavia, dovrebbe sempre comportare qualcosa di più del semplice costo per articolo. Con la richiesta di preventivo è possibile fornire informazioni approfondite sul progetto e sulle sue esigenze. È la massima priorità rendere le specifiche il più dettagliate possibile per ricevere preventivi accurati. Questo dà la possibilità di creare un preventivo molto più preciso, rispetto ad altri fornitori. L'altro motivo per rendere le citazioni specifiche risiede dietro il legame legale poiché le citazioni possono essere utilizzate per questo.

La richiesta di offerta è un'operazione necessaria per l'esecuzione regolare da parte di un responsabile della fornitura. Esistono diversi metodi per farlo. Qualunque sia la tua scelta, è un metodo affidabile per ridurre i costi. In questo articolo, discuteremo di come creare una richiesta di offerta in modo efficace per l'agenzia di sviluppo.

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Il processo di richiesta di offerta

Una richiesta di offerta non lascia spazio alla creatività. Ma piuttosto richiede che il fornitore fornisca il suo preventivo sullo sviluppo del tipo esatto di software utilizzando specifiche predeterminate.

1. Preparazione

La parte cruciale della creazione di una richiesta di offerta è la preparazione. Incorpora la raccolta di tutti i documenti essenziali e la ricreazione del processo da un invito alla chiusura dell'accordo. Tieni sempre a mente il "quadro generale" di come vuoi che sia la tua citazione.

Utilizzando la richiesta di offerta del catalogo, puoi acquistare articoli di grandi volumi ed effettuare ordini che ti vengono forniti regolarmente. Con lo standard puoi inserire un preventivo su una quantità fissa di un prodotto specifico che acquisti poco spesso. Per quanto riguarda la richiesta di offerta, puoi utilizzarla per ordinare macchinari o attrezzature grandi e costosi che non sono mai stati richiesti prima.

2. Raccolta dei documenti cruciali

Questi includono l'invito e la descrizione dell'offerta, i termini e le condizioni, il modello dei prezzi, i requisiti di qualificazione insieme al questionario e i criteri di aggiudicazione. Nella richiesta descrivi la tua azienda, il progetto che stai portando avanti e tutte le altre informazioni necessarie affinché il fornitore sappia di cosa tratta la tua attività.

3. Fornire il quadro giuridico per l'offerta

Successivamente, allegare i termini e le condizioni per fornire il quadro giuridico per l'offerta. Descrivi quali termini sono accettati e su cui non lavorerai per ridurre la velocità di elaborazione della negoziazione dell'affare e chiudere la richiesta di offerta.

Il modello di prezzo fornisce linee guida a tutti i partecipanti da seguire nella presentazione di un'offerta. Questo è il documento che ti aiuterà a confrontare le offerte per selezionare quella giusta per te. Disporre di una ripartizione del prezzo specifica in base alla categoria del prodotto e fornire driver di costo specifici.

Considera i seguenti criteri nella scelta del fornitore giusto:

• Qualità dei servizi o prodotti;

• Prezzo per la qualità offerta dal fornitore;

• Costo di proprietà nel periodo;

• Rischi e resi associati ai prodotti e ai fornitori;

• La raccolta dei documenti è un passaggio significativo nel processo di preparazione. L'intero processo stesso dovrebbe richiedere circa il 50% del tempo totale della richiesta di offerta.

4. Gestione

• In questo processo, la cosa più importante è trattare tutti i partecipanti allo stesso modo . Consegna tutti gli aggiornamenti sul tuo progetto all'intero gruppo dei tuoi fornitori. Se qualcuno dei tuoi fornitori fa una domanda sul progetto, assicurati di rispondere e di condividerla con l'altro gruppo. Rispettare l'etica comune del processo. A quel punto, puoi sempre sottoporti a un secondo round di negoziazione del prezzo nel caso in cui i partecipanti abbiano in mente il nuovo obiettivo di prezzo.
• Il penultimo passaggio che completerai è l'assegnazione . Sulla base dei dati che hai raccolto nel tempo, scegli il fornitore che sceglierai. I criteri di aggiudicazione sono utili in questo processo. Nel processo di assegnazione, cerca di invitare quante più persone diverse possibile della tua azienda per prendere la decisione. Assicurati di tenere un promemoria di quante offerte totali hai ricevuto, quante ne hai scelte, chi ha votato cosa e i motivi per cui hai scelto le scommesse vincenti. Ti aiuta a semplificare e migliorare il processo di completamento delle richieste di offerta in futuro.

5. Chiusura

La fase finale del processo di richiesta di offerta si sta chiudendo. Dopo aver selezionato il vincitore, è utile condurre l'ultimo incontro in cui si chiude l'affare e si firma il contratto. Prendendoti cura dei termini e delle condizioni generali nel processo di preparazione, non dovrebbe richiedere molto tempo e fatica. In caso contrario, ti attende una lunga trattativa, insieme all'eventuale variazione di prezzo non a tuo favore. Inoltre, abituati a dare un feedback a tutti i partecipanti all'asta, non solo a quelli premiati. È una buona pratica commerciale e garantisce che sarai in grado di mantenere i collegamenti nel caso in cui alcune offerte preziose ti verranno offerte in futuro.

Come creare un documento RFQ in modo da poter ottenere un preventivo accurato dall'agenzia di sviluppo?

Per rispondere a questa domanda, rivedi il seguente elenco di prerequisiti che devono essere presenti prima di creare il brief iniziale del progetto:

Sondaggio: ricerca i siti Web della concorrenza e raccogli un elenco di funzionalità

Quando desideri essere un commerciante di e-commerce, allacciati. Visita i siti Web dei tuoi concorrenti e annota attentamente tutte le funzionalità. Se necessario, non esitare ad annotare gli URL con gli screenshot. Questa è la fase iniziale della ricerca per te e porterà più chiarezza alle tue idee e alla sua USP (Unique Selling Proposition).

Immagini del prodotto: fornisci immagini di esempio del prodotto alla tua agenzia di sviluppo

Il più critico ma macchinoso è il processo di creazione delle immagini dei prodotti. È un investimento che produrrà rendimenti favorevoli nel lungo periodo.

Dai un'occhiata:

• Hai tutte le immagini dei prodotti in alta risoluzione?
• Hanno uno sfondo bianco o richiederanno ulteriori modifiche in Photoshop?

Dati del prodotto: è necessario fornire almeno 5-6 record completi con tutti gli attributi del prodotto in un foglio di calcolo con richiesta di offerta

Man mano che il settore dell'e-commerce diventa sempre più sofisticato, i dati sono la chiave per un back-end robusto e potente del tuo sito Web di e-commerce. Prima di iniziare lo sviluppo, rivedere i dati del tuo prodotto per capire se è organizzato in modo strutturato in un foglio di calcolo o in un database? Oppure è possibile esportare dati dal proprio software POS? Se no, come intendi farlo?

Design del sito web: il design perfetto dei pixel ti farà ottenere conversioni di visitatori.

Il design del tuo sito Web di e-commerce gli fornirà un'identità, devi essere altamente specifico in termini di aspetto e aspetto del tuo sito Web. In che modo particolare vuoi progettare il tuo sito web? Preferisci alcuni colori specifici o un tema di colori? Il tuo logo è disponibile in alta risoluzione? C'è un sito Web in particolare che desideri emulare? Dichiaralo nel tuo documento RFQ.

Struttura del menu: definisce categorie e sottocategorie.

Questo è il più semplice di tutti i prerequisiti ma estremamente critico. Cerca di definire le categorie e le sottocategorie della tua struttura del menu con la massima chiarezza. Ad esempio Home, Chi siamo, Prodotti, Soluzioni, ecc. Un menu ben definito ti consente di creare una struttura adeguata per il tuo sito eCommerce, che a sua volta gioca un ruolo significativo durante il processo di sviluppo.

Bilancio e Finanziamenti

Il sito Web di e-commerce è un progetto cardine e non dovrebbe essere considerato un progetto collaterale. Richiede investimenti seri insieme a molto duro lavoro. Se il tuo budget è inferiore a 7000-8000 USD, ti consigliamo di ripensare ai tuoi piani per lo sviluppo di un sito Web di eCommerce. Perché i siti Web di qualità inferiore non vendono (Periodo). Più alto è il budget, migliore sarà la qualità del tuo sito eCommerce.

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Un modello per il brief iniziale del tuo sito Web da inviare alla tua agenzia di sviluppo:

Panoramica:

Fornisci un riepilogo del tuo progetto. Specificare anche la scadenza per il completamento del progetto.

Caratteristiche:

Un elenco delle funzionalità di cui hai bisogno nel tuo sito eCommerce con esempi e riferimenti.

Immagini e dati:

Insieme al documento sui requisiti del progetto, invia anche un set di dati campione di minimo 3-4 record (puoi omettere qualsiasi informazione proprietaria, ad esempio il costo di acquisto). Invia anche alcune immagini di riferimento, se necessario, puoi filigranare queste immagini eliminando ogni possibilità di riutilizzo.

Casi d'uso:

Prova a definire pochi casi d'uso. Stakeholder e giocatori nel sito e cosa faranno. Google "casi d'uso" e troverai un sacco di informazioni su come definire casi d'uso. Aiuta la tua agenzia di sviluppo a mettere a punto il flusso di attività degli utenti.

Caratteristiche speciali:

Se il tuo sito Web di eCommerce ha alcune funzionalità pronte all'uso o requisiti speciali, ad esempio il sito Web dovrebbe rilevare il paese dell'utente. Inoltre cambia automaticamente la valuta, si prega di indicare chiaramente questi requisiti.

Struttura del menu, design e modello:

Se hai già fatto un mock up, invialo senza alcuna esitazione. Anche uno schizzo disegnato a mano della home page che mostra la tua prospettiva e come hai visualizzato il tuo sito di eCommerce sarà di grande utilità. Inoltre, fornisci dettagli sulla struttura del menu del tuo sito web.

Conclusione

Il processo di RFQ è uno degli strumenti più influenti per l'acquirente per richiedere informazioni aggiuntive sul prezzo sul mercato dei fornitori. È fondamentale per le aziende di medie dimensioni capire come eseguire il processo di richiesta di offerta in modo efficiente. Considera che la richiesta di preventivo è come un legame tra marito e moglie. È essenziale trovare il fornitore giusto per la tua attività poiché questa connessione può essere vantaggiosa per gli anni a venire. Coltivare questa relazione è vitale per entrambe le parti. La strategia è importante e devi sempre ricordarla mentre conduci la richiesta di offerta.

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